Neun fertige Stundenzettel: Abrechnungszeitraum oder Rolle wählen und in Excel, Google Tabellen oder als druckbares PDF herunterladen. Die Tabellenversionen berechnen Stunden, Überstunden und Bruttolohn schon beim Eintippen.
Neun Vorlagen, zwei Wege zur Auswahl. Filtern Sie nach Ihrem Abrechnungszeitraum oder danach, wer den Zettel ausfüllt. Jede Vorlage gibt es in drei Formaten, und keine fragt nach Ihrer E-Mail-Adresse.
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Zeitraum
Wöchentliche Stundenzettel-Vorlage
Der Standard für Stundenlöhner: Montag bis Sonntag auf einer Seite.
Was drin ist
Einmal das Montagsdatum eintragen, die ganze Woche füllt sich selbst
Tagesstunden aus Kommen, Gehen und Pause
Trennung von Normal- und Überstunden an der 40-Stunden-Grenze der Woche
Ein Stundenzettel ist zuerst ein Lohnnachweis. Alle Vorlagen auf dieser Seite folgen demselben Aufbau, und fehlt einer dieser Punkte, schlichtet der Zettel keinen Streit und überzeugt keine Prüfung.
Wer gearbeitet hat — vollständiger Name und Personalnummer, falls Sie eine führen.
Der Zeitraum — die genauen Daten, nicht „Woche 3“.
Kommen- und Gehen-Zeiten — nicht nur eine Summe. Eine Summe lässt sich nicht prüfen, eine Uhrzeit schon.
Unbezahlte Pausen — getrennt erfasst, weil sie von der bezahlten Zeit abgehen.
Tages- und Zeitraumsummen — mit getrennten Normal- und Überstunden.
Wofür die Zeit aufgewendet wurde — Projekt, Aufgabe, Kunde oder Mandat.
Die Freigabe — Unterschrift oder Name der freigebenden Person, mit Datum.
In den USA verlangt das Bundesgesetz FLSA, Lohnunterlagen — einschließlich der an jedem Tag und in jeder Woche geleisteten Stunden — mindestens zwei Jahre für die Zeitaufzeichnungen und drei Jahre für die Lohnunterlagen aufzubewahren. In Deutschland gelten eigene, teils längere Fristen, und seit dem Arbeitszeit-Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit ohnehin Pflicht. Heben Sie die Zettel also auf, statt sie zum Jahresende wegzuwerfen.
So füllen Sie ihn aus
Die Tabellenversionen übernehmen das Rechnen. Ihr Teil ist der Nachweis.
Kopfzeile einmal ausfüllen. Name, Zeitraum, Abteilung, Freigabe. In den datierten Vorlagen tragen Sie den ersten Tag ein, der Rest erscheint von selbst.
Zeiten sofort eintragen, nicht am Freitag. 9:00 und 17:30 genügen.
Pausen in Stunden angeben. 0,5 sind dreißig Minuten. Unbezahlte Pausen gehen automatisch ab.
Kontext ergänzen. Projekt, Aufgabe, Kunde oder Mandat — das macht den Zettel in drei Monaten noch brauchbar.
Summen prüfen und freigeben lassen. Normal- und Überstunden sind bereits getrennt; unterschreiben und weitergeben.
Zum ersten Mal dabei? Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung Stundenzettel richtig ausfüllen geht ein vollständiges Beispiel durch.
Überstunden: die Wochen- und die Tagesregel
Die meisten Fehler auf Stundenzetteln sind Überstundenfehler, und fast alle gehen auf eines von zwei Missverständnissen zurück.
Überstunden gelten je Arbeitswoche, nie je Abrechnungszeitraum
Nach dem FLSA sind Überstunden für Stunden über 40 in einer einzelnen Arbeitswoche fällig. Auf einem zweiwöchigen Zettel sind 45 Stunden in der einen und 35 in der anderen Woche fünf Überstunden — nicht null. Beide Wochen zu mitteln ist einer der häufigsten Lohnabrechnungsfehler überhaupt, und deshalb hält die zweiwöchentliche Vorlage jede Woche in einem eigenen Block.
Mancherorts kommt eine Tagesregel dazu
Das US-Bundesrecht kennt keine Tagesüberstunden: Ein 12-Stunden-Tag in einer 38-Stunden-Woche bringt keinen Zuschlag. Kalifornien, Alaska, Nevada, Colorado und einige andere sehen das anders und verlangen 1,5× ab 8 Stunden am Tag, in Kalifornien das Doppelte ab 12. Gelten beide Regeln, bekommt die beschäftigte Person die für sie günstigere. Die Überstundenvorlage zeigt die Tagesaufteilung und die Wochenkontrolle nebeneinander.
Stunden in der Woche
US-Bundesregel (FLSA)
Tagesregel nach kalifornischem Muster
38 Stunden, ein 12-Stunden-Tag
Keine Überstunden
4 Stunden zu 1,5×
45 Stunden, fünf 9-Stunden-Tage
5 Stunden zu 1,5×
5 Stunden zu 1,5×
50 Stunden, ein 14-Stunden-Tag
10 Stunden zu 1,5×
1,5× und 2× am langen Tag, danach der Wochenvergleich
Diese Seite ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie vor der Lohnabrechnung die Regeln Ihres Landes oder Bundesstaates sowie geltende Tarif- und Betriebsvereinbarungen.
Excel, Google Tabellen oder PDF — was wann
Jede Vorlage gibt es in allen drei Formaten. Sie sind nicht austauschbar, wählen Sie also bewusst.
Stundenzettel-Vorlage für Excel (.xlsx)
Die volle Fassung: lebende Formeln, Auswahllisten, fertige Druckeinstellungen. Am besten, wenn eine Person die Datei führt und die Lohnbuchhaltung sie per Mail erwartet. Öffnet sich in Excel, Numbers und LibreOffice.
Stundenzettel-Vorlage für Google Tabellen
Dasselbe Blatt, geteilt. Am besten, wenn mehrere Personen dieselbe Datei füllen oder eine Führungskraft die Woche mitlaufen sehen will. Beim Öffnen entsteht eine Kopie in Ihrem eigenen Drive — wir sehen Ihre Daten nie.
Stundenzettel-Vorlage zum Ausdrucken (PDF)
Eine druckbare Seite, nichts zu rechnen. Am besten an der Wand, auf dem Klemmbrett oder auf der Baustelle ohne Laptop. Die Summen trägt man von Hand ein.
Wann Papier und Tabellen anfangen, Geld zu kosten
Eine Vorlage ist die richtige Antwort für eine Person, ein Team oder einen Betrieb, den man noch überblickt. Sie hört an einem vorhersehbaren Punkt auf, es zu sein — und die Anzeichen sollte man kennen.
Zeiten werden erinnert, nicht erfasst. Ein am Freitag ausgefüllter Zettel ist eine Schätzung. Schätzungen runden auf: Untersuchungen zur manuellen Zeiterfassung beziffern die Abweichung seit Langem auf mehrere Minuten pro Schicht — in jeder Schicht.
Niemand kann eine Zahl prüfen. Ein eingetragenes 8:58 und ein tatsächliches 9:20 sehen auf dem Blatt gleich aus.
Das Einsammeln dauert länger als die Abrechnung. Fünfzehn Personen, fünfzehn Dateien, eine fehlt — und die Abrechnung wartet.
Überstunden werden von Hand gerechnet. Der oben beschriebene Mittelungsfehler ist der häufigste, und er ist teuer.
Dateien verschwinden. Ein Laptop stirbt, und mit ihm der Lohnnachweis des Quartals — vorlegen müssen Sie ihn trotzdem.
Vom Stundenzettel zur Lohnabrechnung
WebWork erledigt dieselbe Aufgabe wie diese Vorlagen, nur füllt niemand etwas aus. Zeit wird erfasst, während sie entsteht — am Rechner, am Handy oder in der Web-App. Stundenzettel bauen sich selbst, und Führungskräfte geben eine Woche frei, statt Dateien einzusammeln. Überstunden werden nach den Regeln getrennt, und die Summen gehen direkt in Lohnabrechnung und Rechnungen — auf Wunsch mit Screenshots und Aktivitätswerten, wenn remote gearbeitet wird.
Sind diese Stundenzettel-Vorlagen wirklich kostenlos?
Ja. Laden Sie jede der neun in Excel, Google Tabellen oder als PDF herunter. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Schranke, kein Wasserzeichen — und Sie dürfen sie beliebig anpassen.
Welche Stundenzettel-Vorlage soll ich nehmen?
Richten Sie sich danach, wie Sie zahlen. Wöchentlich und zweiwöchentlich decken die meisten Stundenlöhner ab, monatlich passt zum Festgehalt, und der Tageszettel passt, wenn ein Tag aus mehreren Aufträgen besteht. Zahlen Sie ein Team, beginnen Sie mit dem Teamblatt; rechnen Sie mit Kunden ab, nehmen Sie die Freelancer- oder die Anwaltsfassung.
Berechnen die Vorlagen die Stunden automatisch?
Die Fassungen für Excel und Google Tabellen ja. Kommen, Gehen und Pause eintragen, und das Blatt errechnet die Tagesstunden, die Trennung von Normal- und Überstunden und den Bruttolohn. Nachtschichten sind berücksichtigt: eine Schicht von 22:00 bis 6:00 Uhr zählt als acht Stunden, nicht als negativer Wert. Die PDF-Fassung ist zum Ausfüllen von Hand gedacht.
Wie behandeln die Vorlagen Überstunden?
Wochen-, Zweiwochen- und Teamblatt wenden die US-Bundesregel an: Stunden über 40 in einer Arbeitswoche sind Überstunden zu 1,5×. Das Zweiwochenblatt hält jede Woche getrennt, sodass eine volle Woche gefolgt von einer leichten weiterhin Überstunden ausweist. Die Überstundenvorlage wendet zusätzlich die Tagesregel Kaliforniens und einiger anderer Staaten an: 8 Stunden normal, 8 bis 12 zu 1,5×, ab 12 zu 2×.
Kann ich sie für Freelancer und Auftragnehmer verwenden?
Ja — die Freelancer-Vorlage ist dafür gemacht, mit Kunde, Projekt, Satz, Betrag und Rechnungssumme. Bedenken Sie: Die Stunden eines Auftragnehmers zu erfassen macht ihn für sich genommen nicht zum Angestellten, doch enge Vorgaben dazu, wann und wie er arbeitet, können die Einordnung beeinflussen.
Warum rundet die Anwaltsvorlage auf Zehntelstunden auf?
Weil Kanzleien in Sechs-Minuten-Schritten abrechnen. Das Blatt erfasst Ihre tatsächliche Zeit und rundet die abgerechnete Zeit auf das nächste Zehntel auf: 1 Stunde 13 Minuten wird als 1,22 erfasst und als 1,3 berechnet. Es führt außerdem kostenfreie und abgeschriebene Zeiten und zeigt Ihre Realisierungsquote.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Nach dem FLSA mindestens zwei Jahre die Zeitaufzeichnungen und drei Jahre die Lohnunterlagen. In Deutschland und in mehreren US-Staaten gelten längere Fristen — prüfen Sie Ihre, bevor Sie etwas vernichten.
Können mehrere Personen denselben Stundenzettel ausfüllen?
Dafür nehmen Sie die Google-Tabellen-Fassung: Alle arbeiten in einer Datei, und die Führungskraft sieht die Woche entstehen. Die Teamvorlage ist genau dafür gebaut — eine Zeile pro Person und die Lohnsumme am Fuß.
Sehen Sie die Daten, die ich eintrage?
Nein. Die Excel- und PDF-Dateien landen auf Ihrem Rechner, und beim Öffnen der Google-Tabellen-Fassung entsteht eine Kopie in Ihrem eigenen Drive. Nichts von dem, was Sie tippen, erreicht uns.
Wann sollten wir die Tabelle aufgeben?
Wenn das Einsammeln der Zettel länger dauert als die Abrechnung, wenn niemand die Zeiten prüfen kann, oder wenn Überstunden für mehr als eine Handvoll Personen von Hand gerechnet werden. Ab da rechnet sich automatische Zeiterfassung von selbst.
Heißt es Stundenzettel, Arbeitszeitnachweis oder Zeiterfassungsbogen?
Alle drei meinen dasselbe Dokument: den Nachweis der geleisteten Arbeitszeit. «Arbeitszeitnachweis» ist der Begriff, der in Gesetzestexten auftaucht, «Stundenzettel» der im Alltag. Egal, wonach Sie suchen — die Vorlagen auf dieser Seite sind gemeint.
