Nueve hojas de tiempo listas para usar: elige tu periodo de pago o tu rol y descárgala en Excel, Google Sheets o PDF para imprimir. Las versiones de hoja de cálculo calculan horas, horas extra y salario bruto mientras escribes.
Nueve plantillas y dos formas de elegir. Filtra por el periodo de pago que manejas o por quién rellena la hoja. Cada plantilla se descarga en tres formatos y ninguna te pide el correo.
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Periodo
Plantilla de hoja de tiempo semanal
La hoja estándar para personal por horas: de lunes a domingo en una sola página.
Qué incluye
Escribe la fecha del lunes una vez y la semana entera se completa
Horas diarias a partir de la entrada, la salida y el descanso
Separación de horas normales y extra en el límite de 40 horas semanales
Una hoja de tiempo es, antes que nada, un registro de nómina. Todas las plantillas de esta página siguen la misma estructura, y si a una hoja le falta alguno de estos datos no resolverá una disputa ni convencerá a un inspector.
Quién trabajó: nombre completo y número de empleado o de contratista, si los usáis.
El periodo cubierto: las fechas exactas, no «la semana 3».
Horas de entrada y de salida: no solo un total. Un total no se puede comprobar; una hora sí.
Los descansos no remunerados: registrados aparte, porque se restan del tiempo pagado.
Totales diarios y del periodo: con las horas normales y las extra separadas.
En qué se empleó el tiempo: proyecto, tarea, cliente o asunto.
La aprobación: una firma o el nombre de quien aprueba, con la fecha.
La ley federal estadounidense FLSA obliga a conservar los registros de nómina —incluidas las horas trabajadas cada día y cada semana— al menos dos años en el caso de los registros de tiempo y tres años en el de los de nómina. En España y en Latinoamérica los plazos son distintos y a menudo mayores, así que conserva las hojas en lugar de tirarlas a fin de año.
Cómo rellenarla
Las versiones de hoja de cálculo hacen la aritmética. Tu parte es el registro.
Rellena la cabecera una vez. Nombre, periodo, departamento y quien aprueba. En las plantillas con fechas, escribe el primer día y el resto aparece solo.
Anota las horas sobre la marcha, no el viernes. Sirve 9:00 y 17:30, o 9:00 AM y 5:30 PM.
Pon los descansos en horas. 0,5 significa treinta minutos. Los descansos no remunerados se restan automáticamente.
Añade el contexto. Proyecto, tarea, cliente o asunto: es lo que hará útil la hoja dentro de tres meses.
Revisa los totales y consigue la aprobación. Las horas normales y las extra ya están separadas; firma y envía.
¿Es la primera vez que rellenas una? Nuestra guía paso a paso sobre cómo rellenar una hoja de tiempo recorre un ejemplo completo.
Horas extra: la regla semanal y la diaria
La mayoría de los errores en las hojas de tiempo son errores de horas extra, y casi todos vienen de uno de estos dos malentendidos.
Las horas extra son por semana laboral, nunca por periodo de pago
Según la FLSA, se deben horas extra por las horas que superan las 40 en una misma semana laboral. En una hoja quincenal, 45 horas una semana y 35 la siguiente son cinco horas extra, no cero. Promediar las dos semanas es uno de los errores de nómina más frecuentes que existen, y por eso la plantilla quincenal mantiene cada semana en su propio bloque.
Algunos territorios añaden una regla diaria
La ley federal estadounidense no reconoce las horas extra diarias: un día de 12 horas dentro de una semana de 38 no genera recargo. California, Alaska, Nevada, Colorado y algunos más discrepan y exigen 1,5× a partir de 8 horas al día, con pago doble a partir de 12 en California. Cuando se aplican ambas reglas, el trabajador recibe la más favorable. La plantilla de horas extra muestra el desglose diario y la comprobación semanal uno al lado del otro.
Horas en la semana
Regla federal (FLSA)
Regla diaria tipo California
38 horas, un día de 12 horas
Sin horas extra
4 horas a 1,5×
45 horas, cinco días de 9 horas
5 horas a 1,5×
5 horas a 1,5×
50 horas, un día de 14 horas
10 horas a 1,5×
1,5× y 2× en el día largo, y después la comparación semanal
Esta página es información general, no asesoramiento legal. Consulta la normativa de tu país o estado, y cualquier convenio colectivo, antes de procesar la nómina.
Excel, Google Sheets o PDF: cuál usar
Cada plantilla existe en los tres formatos. No son intercambiables, así que elige con criterio.
Plantilla de hoja de tiempo en Excel (.xlsx)
La versión completa: fórmulas vivas, listas desplegables y ajustes de impresión. Ideal cuando una sola persona gestiona el archivo y nóminas lo espera por correo. Se abre en Excel, Numbers y LibreOffice.
Plantilla de hoja de tiempo en Google Sheets
La misma hoja, compartida. Ideal cuando varias personas rellenan el mismo archivo o un responsable necesita seguir la semana en directo. Al abrirla se crea una copia en tu propio Drive: nosotros nunca vemos tus datos.
Plantilla de hoja de tiempo para imprimir (PDF)
Una página imprimible, sin nada que calcular. Ideal para una pared, un portapapeles o una obra sin ordenador. Los totales se rellenan a mano.
Cuándo el papel y las hojas de cálculo empiezan a costarte dinero
Una plantilla es la respuesta correcta para una persona, un equipo o un negocio que todavía se abarca con la vista. Deja de serlo en un momento predecible, y conviene conocer las señales.
Las horas se recuerdan, no se registran. Una hoja rellenada el viernes es una estimación. Las estimaciones redondean al alza: los estudios sobre registro manual llevan tiempo situando la desviación en varios minutos por turno, en cada turno.
Nadie puede verificar una cifra. Un 8:58 escrito y un 9:20 real se ven exactamente igual en la hoja.
Perseguir hojas lleva más tiempo que procesar la nómina. Quince personas, quince archivos, uno que falta, y la nómina espera.
Las horas extra se calculan a mano. El error de promediar del que hablábamos arriba es el más común, y sale caro.
Los archivos se pierden. Muere un portátil y con él el registro de nómina del trimestre, mientras la ley sigue exigiendo que lo presentes.
De la hoja de tiempo a la nómina
WebWork hace el mismo trabajo que estas plantillas, sin que nadie rellene nada. El tiempo se registra según ocurre desde el ordenador, el móvil o la aplicación web, las hojas de tiempo se construyen solas y los responsables aprueban una semana en lugar de recopilar archivos. Las horas extra se separan según las reglas y los totales pasan directamente a la nómina y a las facturas, con capturas de pantalla y niveles de actividad opcionales cuando el trabajo es remoto.
¿Estas plantillas de hoja de tiempo son realmente gratuitas?
Sí. Descarga cualquiera de las nueve en Excel, Google Sheets o PDF. No hay registro, ni muro de correo electrónico, ni marca de agua, y puedes editarlas como quieras.
¿Qué plantilla de hoja de tiempo debería usar?
Ajústala a cómo pagas. La semanal y la quincenal cubren a la mayoría del personal por horas, la mensual encaja con los sueldos fijos y la diaria sirve cuando el día se reparte entre varios trabajos. Si pagas a un equipo, empieza por la hoja de equipo; si facturas a clientes, usa la versión de contratista o la de abogado.
¿Las plantillas calculan las horas automáticamente?
Las versiones de Excel y Google Sheets sí. Introduce entrada, salida y descanso y la hoja calcula las horas de cada día, la separación entre normales y extra, y el salario bruto. Los turnos nocturnos están contemplados: un turno de 22:00 a 6:00 cuenta como ocho horas, no como un número negativo. La versión en PDF es para rellenar a mano.
¿Cómo tratan las horas extra?
Las hojas semanal, quincenal y de equipo aplican la regla federal estadounidense: las horas por encima de 40 en una semana laboral son extra y se pagan a 1,5×. La quincenal mantiene cada semana separada, de modo que una semana cargada seguida de otra floja sigue generando horas extra. La plantilla de horas extra aplica además la regla diaria de California y otros estados: 8 horas normales, de 8 a 12 a 1,5× y más de 12 a 2×.
¿Puedo usarlas para contratistas y autónomos?
Sí: la plantilla de contratista está hecha para eso, con cliente, proyecto, tarifa, importe y total de factura. Ten en cuenta que registrar las horas de un contratista no lo convierte por sí solo en empleado, pero un control estricto sobre cuándo y cómo trabaja sí puede afectar a su clasificación.
¿Por qué la plantilla de abogado redondea a la décima de hora?
Porque los despachos facturan en intervalos de seis minutos. La hoja registra tu tiempo real y luego redondea al alza el tiempo facturado hasta la siguiente décima: 1 hora y 13 minutos se registra como 1,22 y se factura como 1,3. También lleva el tiempo sin cargo y el anulado, y muestra tu tasa de realización.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las hojas de tiempo?
Bajo la FLSA, al menos dos años los registros de tiempo y tres los de nómina. Varios estados y países exigen más, así que comprueba tu normativa antes de eliminar nada.
¿Pueden varias personas rellenar la misma hoja?
Para eso usa la versión de Google Sheets: todo el mundo trabaja en un único archivo y el responsable ve la semana según se completa. La plantilla de equipo está diseñada así, con una fila por persona y el total de nómina al pie.
¿Veis los datos que introduzco?
No. Los archivos de Excel y PDF se descargan a tu ordenador, y al abrir la versión de Google Sheets se crea una copia en tu propio Drive. Nada de lo que escribes llega hasta nosotros.
¿Cuándo deberíamos dejar de usar una hoja de cálculo?
Cuando perseguir hojas lleva más tiempo que procesar la nómina, cuando nadie puede verificar las horas, o cuando las horas extra se calculan a mano para más de un puñado de personas. Ese es el punto en el que el registro automático del tiempo se paga solo.
¿Se dice hoja de tiempo, hoja de horas o parte de trabajo?
Las tres se refieren al mismo documento: el registro de las horas trabajadas. En España es más común «parte de trabajo» o «hoja de horas», y en Latinoamérica «hoja de tiempo». Busques el nombre que busques, las plantillas de esta página son lo que necesitas.
