Sistema de gestión
de ausencias
Gestiona solicitudes, aprobaciones y saldos de ausencias en línea, desde el mismo rastreador de tiempo que tu equipo ya usa para registrar horas. Los empleados envían una solicitud, el propietario del espacio de trabajo o un responsable asignado la aprueba, rechaza o edita con un clic, y el saldo restante se actualiza automáticamente. Disponible en todos los planes desde 3,99 $ por usuario al mes.
¿Qué es un sistema de gestión de ausencias?
Un sistema de gestión de ausencias es un software que gestiona el tiempo libre de los empleados, desde la solicitud hasta el registro. El personal solicita vacaciones, bajas por enfermedad o días libres, los responsables las aprueban o rechazan, y el sistema controla cuántos días le quedan a cada persona según cada política.
Un sistema de gestión de ausencias mantiene un único registro, y es con ese registro con el que trabajan responsables, empleados y finanzas.
Cómo funciona la gestión de ausencias en WebWork
Define políticas de ausencia
Crea una política para cada tipo de ausencia que ofrece tu empresa, como vacaciones, bajas por enfermedad, permisos parentales o permisos no retribuidos, y configura los parámetros de cada una por separado.
Asigna saldos de ausencia
Asigna a cada política su propio saldo o define un saldo único para todas. También puedes permitir saldos negativos en determinadas políticas.
Los empleados envían solicitudes
Todos los miembros del espacio de trabajo pueden solicitar ausencias desde su panel, eligiendo la política y las fechas en que estarán fuera.
Los gerentes aprueban, rechazan o editan
Cuando un empleado envía una solicitud, la gestionas con un solo clic. Editar una solicitud no la aprueba, así que las fechas pueden ajustarse antes de tomar una decisión.
Gestión de ausencias online sin instalar nada
La gestión de ausencias funciona en el panel de WebWork, en Tiempo libre > Ausencias, y se abre en cualquier navegador. Los gerentes aprueban solicitudes desde donde estén y los empleados consultan su saldo disponible sin preguntar a nadie.
Como las ausencias están dentro de WebWork y no en otro producto de RR. HH., no hay que pagar una segunda suscripción ni tu equipo necesita otro inicio de sesión.
Ir al rastreador de tiempo webSolicitudes de ausencia y aprobaciones multinivel
El propietario del espacio de trabajo, un gerente ejecutivo o un gerente de equipo con permiso pueden aprobar, rechazar o editar cualquier solicitud. Los tipos de miembros y permisos determinan quién decide qué.
Si tu organización necesita más de una firma, configura varios niveles de aprobación en los ajustes de ausencias. Las solicitudes pasan por cada nivel en orden, ideal para empresas donde primero aprueba el líder de equipo y luego confirma RR. HH. o un directivo.
Políticas de vacaciones, bajas por enfermedad y PTO
Los miembros del espacio de trabajo piden tiempo libre por distintos motivos, y cada motivo puede tener sus propias reglas. Crea una política para vacaciones, otra para días de enfermedad, otra para permiso parental y todas las que necesites, cada una con sus propios parámetros.
Las políticas también te permiten gestionar distintas jurisdicciones. Un equipo en un país puede tener derechos diferentes a los de un equipo en otro, algo clave donde la ley fija mínimos de vacaciones anuales.
Si lo que más te interesa evaluar es el tiempo libre y no el seguimiento de tiempo, Seguimiento de PTO y vacaciones presenta las mismas funciones desde ese enfoque.
Saldos y acumulación de ausencias
Cada política tiene su propio saldo, así que los días de vacaciones y de enfermedad se cuentan por separado. Los saldos se actualizan al aprobarse las ausencias y los miembros pueden ver cuánto les queda.
La acumulación se calcula automáticamente, así que los saldos se mantienen al día durante todo el año sin que nadie los recalcule a mano. Si quieres comprobar una cifra fuera del rastreador, tienes la calculadora de acumulación de PTO.
Traspasa vacaciones anuales e importa saldos de ausencias
Los saldos de ausencias suelen descuadrarse en dos momentos: al terminar el año y cuando trasladas a tu equipo a un nuevo rastreador. WebWork los mantiene correctos en ambos casos.
Traspasa las ausencias no usadas al año siguiente
Elige qué pasa con las vacaciones anuales que tu equipo no usa. Con el traspaso activado, el saldo restante de cada miembro pasa al año siguiente en lugar de volver a cero. Si está desactivado, los saldos se borran al final del año como siempre. Al igual que la duración de las ausencias, el ajuste se aplica por política cuando cada tipo tiene su propia duración, o a todo el espacio de trabajo cuando una sola duración las cubre todas.
Importa saldos de ausencias desde un archivo CSV o XLSX
¿Vienes de hojas de cálculo u otra herramienta de RR. HH.? Sube los saldos actuales de todos en un solo archivo en lugar de introducirlos uno a uno. Descarga la plantilla, introduce cada saldo en la unidad de la política (días u horas) y elige cómo se aplica el archivo:
- Sumar: suma el valor del archivo al saldo actual de cada miembro.
- Reemplazar: sobrescribe el saldo actual con el valor del archivo.
WebWork revisa primero el archivo, señala cualquier problema y muestra los cambios exactos que va a realizar. Los saldos solo se actualizan cuando se corrigen los problemas y das tu confirmación.
Consulta quién está ausente y cuándo en todo el espacio
La vista de todo el espacio de trabajo muestra cada ausencia aprobada en un solo lugar. Las ausencias aprobadas también aparecen en el calendario de seguimiento de tiempo, con colores para distinguirlas de un vistazo de las horas registradas, los descansos y los festivos.
Gestión de ausencias para equipos en distintos países
A los equipos de distintos países se les pueden asignar festivos y políticas de ausencias diferentes dentro del mismo espacio de trabajo, así una empresa distribuida no necesita un sistema por cada ubicación. La planificación de turnos lo complementa cuando las personas también trabajan en horarios distintos.
Informes y registros de ausencias
Los informes muestran cuándo estuvo de permiso cada miembro del espacio de trabajo y cuánto saldo utilizó, con filtros por miembro, equipo o rango de fechas. Todo se exporta en CSV o XLSX, y los informes pueden enviarse por correo de forma periódica.
Este registro resulta especialmente útil cuando un empleado cuestiona su saldo o una auditoría pregunta cuántos permisos retribuidos se tomaron en un periodo.
Ir a informesAusencias en el calendario, la asistencia y la nómina
Las ausencias aprobadas no hay que volver a introducirlas en ninguna otra parte de WebWork.
Registros de asistencia
El panel de asistencia muestra en tiempo real quién está activo, ausente, llega tarde o está de permiso, para que una ausencia aprobada no cuente como día perdido.
Nómina
La nómina calcula los permisos retribuidos junto con las horas normales, las horas extra y los descansos pagados, según la tarifa de cada miembro.
Informes de productividad
Las vacaciones pagadas y los festivos aparecen como líneas propias en el desglose de tiempo de productividad. Así, los días en que alguien no trabaja no se cuentan en el informe de productividad.
Avisos automáticos de festivos
Los días festivos se gestionan por separado de las ausencias. Crea una lista de festivos para el espacio de trabajo, asigna festivos distintos a cada equipo y define si cada uno es no laborable o remunerado. WebWork AI genera los mensajes de aviso y los envía por WebWork Chat o Slack, y el WebWork Bot omite las reuniones diarias en los días no laborables.
Ir a Gestión de festivos
Seguridad y privacidad
Los registros de ausencias contienen información personal, por eso se almacenan con las mismas protecciones que el resto de los datos de tu espacio de trabajo: cifrado SSL/TLS, infraestructura en la nube en Amazon S3 y seguridad de red de Cloudflare. WebWork cumple con GDPR, CCPA y HIPAA, y no vende datos de clientes.
