Schichtplanung
Schichten erstellen und Mitarbeiter zuweisen. In WebWork legen Sie Start- und Endzeiten, Arbeitstage und Zeitzonen pro Schicht fest und erhalten eine Benachrichtigung, wenn jemand die geplanten Stunden überschreitet.
Personalmanagement-Software
Planen Sie Schichten, erfassen Sie Stunden, genehmigen Sie Timesheets und wickeln Sie die Lohnabrechnung an einem Ort ab. WebWork ist die Personalmanagement-Software für Büro-, Remote- und Außendienstteams. Neben den Stunden sehen Sie auch, woran Ihre Mitarbeiter gearbeitet haben: Aufgaben, Apps und Websites, Aktivitätsniveaus und Produktivitätsübersichten. Tarife ab 3,99 $ pro Nutzer und Monat.
14 Tage gratis
Demo buchen
Keine Kreditkarte Jederzeit kündbar
Was ist Personalmanagement-Software?
Personalmanagement-Software ist eine Reihe von Tools zum Planen, Erfassen und Vergüten der Arbeitsstunden eines Teams. Sie deckt Schichtplanung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Abwesenheiten und Urlaub, Arbeitskosten und Lohnabrechnung sowie das dazugehörige Reporting ab.
Zeit und Anwesenheit
Erfassen, wann Mitarbeiter beginnen, pausieren und aufhören. WebWork bietet jeder Gruppe ihre eigene Einstempelmethode: die Desktop-App, die Mobile-App, ein gemeinsames Stempeluhr-Kiosk mit persönlichen PIN-Codes oder Geofencing-Einsatzorte, die den Timer starten, sobald ein Außendienstmitarbeiter eintrifft.
Abwesenheit und Urlaub
Abwesenheiten verwalten ohne separate Tabelle. Mitarbeiter reichen Anträge ein, Manager genehmigen oder lehnen sie mit einem Klick ab, und die verbleibenden Ansprüche werden automatisch aktualisiert.
Arbeitskosten und Lohn
Aus Stunden wird Geld. Genehmigte Arbeitszeitnachweise werden zu Lohnbeträgen – mit separat berechneten Regelarbeitszeiten, Überstunden, bezahltem Urlaub und bezahlten Pausen. Die Projektbudgetierung zeigt, was die Arbeit an jedem Projekt im Vergleich zur Schätzung gekostet hat.
Workforce-Analytics-Software
Berichte zu all dem oben Genannten. WebWork bietet über 15 Berichtstypen, filterbar nach Mitglied, Team, Projekt, Einsatzort oder Zeitraum, exportierbar als CSV oder XLSX und planbar per E-Mail.
Personalmanagement von Schichten bis zu Lohnberichten
Schichten, Einstempelungen, Urlaubsanträge, Arbeitszeitnachweise und Lohn basieren alle auf erfassten Stunden und werden an einem Ort verwaltet.
Schichtplanung und Abdeckung
Erstellen Sie Schichten mit eigenen Start- und Endzeiten, Arbeitstagen und Zeitzone und weisen Sie sie einzelnen Personen oder ganzen Teams zu. WebWork benachrichtigt Sie, wenn jemand über seine geplanten Stunden hinaus arbeitet.
Anwesenheit, Abwesenheit und Urlaub
Das Anwesenheits-Dashboard zeigt jederzeit, wer aktiv, verspätet, abwesend oder im Urlaub ist – mit Pünktlichkeitsranglisten und Schichteinhaltung pro Person. Urlaubsanträge gehen zur Genehmigung mit einem Klick nach Ihren Unternehmensregeln ein, Ansprüche aktualisieren sich von selbst, und Feiertage lassen sich pro Team für Mitarbeiter in verschiedenen Ländern festlegen.
Lohn, abrechenbare Stunden und Arbeitskosten
Genehmigte Stunden werden zu Lohnabrechnungsbeträgen, wobei reguläre Zeit, Überstunden, bezahlter Urlaub und bezahlte Pausen jeweils separat zum individuellen Stundensatz berechnet werden. Legen Sie abrechenbare Sätze pro Mitarbeiter, Projekt oder Vertrag für Kundenarbeit fest und nutzen Sie die Projektbudgetierung, um geschätzte Ausgaben mit den tatsächlichen Arbeitskosten zu vergleichen – inklusive Warnungen, bevor ein Projekt seinen Schwellenwert überschreitet. Zahlen Sie über Deel aus oder exportieren Sie Lohnberichte für Wise, PayPal, Payoneer und Gusto.
Einstempeln für Büro-, Remote- und Vor-Ort-Teams
Jede Gruppe stempelt so ein, wie es zu ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passt. Büromitarbeiter nutzen die Desktop-App unter Windows, macOS oder Linux; Vor-Ort-Teams teilen sich einen Stempeluhr-Kiosk auf einem beliebigen Tablet oder Laptop, wobei jeder seine eigene PIN eingibt; Außendienstteams werden automatisch eingestempelt, sobald ihr Telefon die Grenze eines Einsatzortes überschreitet. Die Erfassung läuft auch offline weiter und synchronisiert sich, sobald die Verbindung zurückkehrt.
Arbeitszeitnachweise und Freigaben
Mitarbeiter reichen am Ende jedes Abrechnungszeitraums Arbeitszeitnachweise ein, und Manager genehmigen oder lehnen sie ab – mit erforderlicher Begründung bei allem, was zurückgeschickt wird. Mehrere Abrechnungszeiträume können gleichzeitig laufen, was gemischte Teams aus Festangestellten, Auftragnehmern und Freelancern benötigen, und genehmigte Arbeitszeitnachweise lassen sich als CSV, XLSX oder PDF exportieren.
Rollen und Berechtigungen im Team
Sechs Rollenstufen bestimmen, wer was sieht: Ein Teammanager sieht nur die Daten des eigenen Teams, ein Projektmanager nur seine Projekte, ein normaler Nutzer nur seine eigenen. Projekt-Viewer-Plätze sind rein lesend und kostenlos hinzufügbar – so kann ein Kunde den Fortschritt seines Projekts verfolgen, ohne dass Sie für den Platz zahlen.
Personaltracking in Echtzeit
WebWork erfasst den Arbeitstag in Echtzeit: wer gerade Zeit erfasst, an welchem Projekt gearbeitet wird, welche Apps und Websites genutzt werden und wie aktiv jeder war.
Sehen, wer gerade arbeitet
Ein Live-Dashboard zeigt alle, die gerade Zeit erfassen, mit ihrem aktuellen Projekt und ihrer Aufgabe, der genutzten App oder Website, ihrer Aktivitätsbeschreibung und dem verwendeten Tracker. Außendienstmitarbeiter erscheinen zudem auf einer Live-Präsenzkarte, die zeigt, wer an welchem Einsatzort ist.
Screenshots zur Arbeitsprüfung
Screenshots werden nur erstellt, während der Timer läuft – in einer von Ihnen festgelegten Häufigkeit von einem bis zehn pro Intervall. Zum Schutz der Privatsphäre können Sie das Weichzeichnen pro Workspace oder einzelnem Projekt und Vertrag aktivieren und anpassen.
Aktivitätslevel und App-Nutzung
Das Aktivitätslevel ergibt sich aus Mausklicks, Scrollen und Tastenanschlägen; jede Person wird als Hoch, Mittel oder Niedrig eingestuft, mit Trends als Diagramme. Das App- und Website-Tracking erfasst den Namen jedes Tools, die darin verbrachte Zeit sowie aktive und inaktive Minuten.
Leistungsberichte und Analysen zum Personal
Über 15 Berichtstypen decken erfasste Stunden, Anwesenheit, Aktivitätslevel, Apps und Websites, Aufgaben, Pausen, Lohnabrechnung, abrechenbare Stunden und Projektbudgetierung ab – alle filterbar nach Mitarbeiter, Team, Projekt, Einsatzort oder Zeitraum. Berichte lassen sich als CSV oder XLSX exportieren, per E-Mail regelmäßig versenden und per Link teilen.
Personalmanagement für jede Teamstruktur
WebWork ermöglicht es Teams jeder Art, ihre Zeit mit eigenen Schichtregeln und eigenem Abrechnungszeitraum zu verwalten.
Remote- und Hybrid-Teams
Software für das Personalmanagement im Homeoffice muss berücksichtigen, dass dieselbe Person an manchen Tagen im Büro und an anderen zu Hause arbeitet. Productivity Insights vergleicht diese beiden Tagestypen direkt, sodass Sie sehen, ob sich die Leistung tatsächlich unterscheidet.
Vor-Ort- und Schichtteams
Ein Kiosk öffnet sich über eine eigene URL in jedem Browser, sodass ein Lager, eine Klinik oder ein Baustellenbüro ein ungenutztes Tablet ohne Hardwarekauf oder App-Installation zur Stempeluhr macht. Erstellen Sie einen Kiosk pro Standort oder Schicht – jeweils mit eigenen zugewiesenen Mitgliedern und automatischer Abmeldung.
Außendienst- und Mobilteams
Arbeitsorte werden per Adresse mit einem Radius zwischen 50 und 5.000 Metern festgelegt und lassen sich per CSV oder XLSX in großen Mengen importieren. Jeder Besuch erfasst Ankunfts- und Abfahrtszeit, die Gesamtzeit innerhalb des Bereichs und wie viel der erfassten Zeit vor Ort verbracht wurde – inklusive Routenverlauf auf der Karte.
Kleine Teams und wachsende Unternehmen
Workspace anlegen, Personen einladen und die erste Schicht erstellen. Tarife starten bei 3,99 $ pro Nutzer und Monat, und die 14-tägige Testphase erlaubt kleinen Teams, alle Funktionen kostenlos und ohne Karte zu testen, bevor sie sich festlegen.
Intelligentes Personalmanagement mit WebWork AI
WebWork AI arbeitet mit den erfassten Daten – ohne separate Einrichtung und ohne zu konfigurierende Regeln. Fragen Sie zu einer Person, einem Team oder einem Projekt, und es antwortet aus den Berichten. Es erstellt außerdem tägliche Zusammenfassungen und markiert Leistungsmuster für jeden Mitarbeiter. Jede KI-Funktion außer dem Smart-Monitoring-Add-on ist in Ihrem Tarif enthalten.
WebWork AI zu Ihrem Team befragen
Fragen Sie den Assistenten zur Leistung einer Person, zu den erfassten Stunden eines Teams oder zur Zeit auf einem Projekt – er antwortet aus den vorhandenen Berichten.
Automatische Tagesaktivitätsberichte
WebWork AI fasst den Arbeitstag jeder Person aus ihrem täglichen Aktivitätsprotokoll zusammen – inklusive Projekte, Aufgaben, Apps und Aktivität hinter den Stunden – und sendet Ihnen die Zusammenfassung per E-Mail.
Unregelmäßigkeits- und Burnout-Flags
WebWork markiert ungewöhnliche Leistung wie Aktivität über 95 % für 45 Minuten oder länger, Eingaben, die innerhalb einer Stunde um weniger als 4 % schwanken, und starke Mausnutzung bei kaum Tastatureingaben. Es erkennt auch Burnout-Signale wie Arbeit über gesunde Tagesstunden hinaus und benachrichtigt Sie, um zu handeln.
Smart Monitoring
Smart Monitoring ist ein kostenpflichtiges Add-on für 2,50 $ pro Nutzer und Monat, das die Leistung jeder Person in einen von fünf Zuständen einordnet – Positiv, Neutral, Aufmerksamkeit nötig, Negativ oder Risiko unregelmäßiger Aktivität – und die auffälligen markiert. Eine Führungskraft mit einem großen Team erhält die Liste, ohne einzelne Protokolle dafür durchzugehen.
Datensicherheit und Compliance im Personalmanagement
WebWork ist DSGVO-, CCPA- und HIPAA-konform, verschlüsselt Daten während der Übertragung per SSL/TLS und läuft auf der Amazon-S3-Infrastruktur mit Cloudflare-Schutz – und keine dieser Daten wird jemals an Dritte verkauft. Dank Rollenstufen sieht ein Teamleiter nur die Daten seines eigenen Teams, während Mitarbeiter jederzeit ihre erfassten Stunden, Aktivitätslevel und Screenshots einsehen können. Sie bestimmen außerdem selbst, wie viel erfasst wird, und sobald der Timer stoppt, wird nichts mehr aufgezeichnet. Und wird nachträglich etwas geändert, zeigt das Protokoll die alten und neuen Werte sowie den Namen der Person, die die Änderung vorgenommen hat.
Mehr zur Sicherheit
Warum Teams WebWork für das Personalmanagement wählen
Adalberto V.
Top Zeiterfassung mit Produktivitäts-Screenshots
Die Zeit wird präzise erfasst und in Abständen werden zufällige Screenshots gemacht. So verstehe ich meine Produktivität über den Arbeitstag hinweg besser und bleibe ehrlich.
Inaam I.
Umfassendes Dashboard, top ROI
Das Dashboard ist überaus umfassend und die Berichte sind perfekt. Dank der UI/UX lässt es sich sehr leicht bedienen und man erhält schnell und einfach einen Überblick über die Arbeit des Teams. Die Gesamtleistung der Anwendung ist hervorragend und es gehen keine Einträge verloren. Die Preise sind sehr fair und bieten eine tolle Rendite für die Investition.
David P.
Hilfreiche Aktivitätsverfolgung & einfaches Setup
Ich nutze WebWork Tracker, um die Nutzeraktivität und Aktivitätslevel zu überwachen, was mir hilft, Entwicklungen nachzuverfolgen. Besonders gefallen mir die Funktionen zur Arbeitsverfolgung und Leerlaufzeit.
Demo buchen und Ihr Personalmanagement-System einrichten
Wenn Sie es lieber an Ihrem eigenen Setup angewendet sehen möchten, statt es selbst durchzuarbeiten, buchen Sie eine Demo. Ein Spezialist überträgt Ihre Schichtmuster, Abrechnungszeiträume und Reporting-Anforderungen in die Konfiguration und deckt die Aspekte ab, die von der Struktur Ihrer Teams abhängen – welcher Erfassungsmodus zu welcher Gruppe passt, wie Rollen unter den Managern verteilt werden sollten und wie die Berichte aussehen, sobald die Zeiterfassung läuft.
Demo buchen
Branchen, die WebWork fürs Personalmanagement nutzen
Personalmanagement-Software brauchen vor allem Teams, die mehrere Schichten, Standorte oder Kunden gleichzeitig managen. Genau für solche Konstellationen wird WebWork am häufigsten eingesetzt.
Personaldienstleister
Eingesetzte Mitarbeitende stempeln sich per Geofencing direkt an den Kundenstandorten ein, sodass die Agentur dem Kunden genau nachweisen kann, wann und wie lange ihre Zeitkräfte vor Ort waren. Sätze hängen am Vertrag statt an der Person, und Rechnungen werden aus den abrechenbaren Stunden je Kundenprojekt inklusive Tätigkeitsbeschreibungen erstellt.
Callcenter und Support
Wenn Warteschlangen den ganzen Tag über besetzt sein müssen, ist die Abdeckung das A und O – und das Anwesenheits-Dashboard zeigt verspätete Starts, frühe Feierabende und Abwesenheiten in Echtzeit statt erst am Wochenende. Pünktlichkeits-Rankings und Schichttreue pro Agent geben Teamleitern konkrete Anhaltspunkte für Einzelgespräche.
BPO-Unternehmen
Jeder Kunde erhält ein eigenes Projekt, sodass erfasste Stunden, Aktivitätslevel und Screenshots bereits nach Konto getrennt sind, wenn ein Kunde nachfragt, was sein Retainer abgedeckt hat. Schichten haben jeweils eigene Zeitzonen – genau das, was ein Delivery-Center braucht, das Kunden in drei Regionen bedient.
Gesundheitswesen
Ein Kiosk auf einem Tablet an der Rezeption deckt Mitarbeitende ab, die sich einen Arbeitsplatz teilen, während sich ambulante Fachkräfte per Handy einstempeln, sobald sie eine Patientenadresse erreichen. HIPAA-Konformität ist im Premium-Tarif für Organisationen verfügbar, die geschützte Gesundheitsdaten verarbeiten.
E-Commerce und Einzelhandel
Jede Filiale betreibt ihren eigenen Kiosk mit eigenem Personal und eigenen PINs, und saisonale Kräfte werden hinzugefügt oder entfernt, ohne die Einstellungen der anderen anzutasten. Ordnen Sie Mitarbeitende über benutzerdefinierte Felder nach Standort zu – und jeder Bericht (Stunden, Anwesenheit, Lohnabrechnung) lässt sich filialweise aufschlüsseln.
Software- und Webentwicklung
Die Zeit wird pro Aufgabe erfasst, sodass die Projektbudgetierung die geschätzten Sprint-Kosten mit den tatsächlich angefallenen Stunden vergleicht – mit einer Warnung, bevor die Grenze überschritten wird. Bei verteilten Teams berücksichtigen Schichten Zeitzonen, und das Tracker-Tool erfasst auch offline weiter.
Integrationen für Ihr Personalmanagement-Setup
WebWork lässt sich mit den Tools verbinden, die Ihr Team höchstwahrscheinlich bereits nutzt. WebWork lässt sich mit den Tools verbinden, die Ihr Team höchstwahrscheinlich bereits nutzt. Native Integrationen umfassen Projekt- und Aufgabenmanagement mit Jira, Asana, ClickUp, Trello, Notion, Teamwork, Todoist, Azure DevOps und Zoho sowie Lohn und Zahlungen mit Deel, Wise, PayPal, Payoneer, Stripe und vielen mehr. Über die Integration mit Zapier und Make lassen sich mehr als 8000 weitere Tools anbinden.
Zu allen Integrationen
Personalmanagement auf jedem Gerät
WebWork erfasst die Zeit überall, wo Ihr Team arbeitet – am Desktop, im Web und mobil.
FAQ
Personalmanagement-Software ist eine Sammlung von Tools zur Planung, Erfassung und Vergütung der von einem Team geleisteten Arbeitsstunden. Sie deckt in der Regel Dienstplanung, Zeiterfassung und Anwesenheit, Abwesenheiten und Urlaub, Arbeitskosten und Lohnabrechnung sowie das entsprechende Reporting ab.
Mindestens sollte sie Schichten erstellen und zuweisen, Ein- und Ausstempeln sowie Anwesenheit erfassen, Urlaubsanträge und -konten verwalten, Timesheets erstellen, die sich in die Lohnabrechnung überführen lassen, und über Stunden und Arbeitskosten berichten. Tools für Remote- und Hybrid-Teams bieten meist zusätzlich Aktivitäts- und App-Tracking, und Tools für Außendienstteams ergänzen GPS und Geofencing-Stempelung.
HR-Software verwaltet Mitarbeiterdaten wie Einstellungen, Verträge, Sozialleistungen und Leistungshistorie. Personalmanagement-Software steuert den Arbeitsalltag selbst – Dienstpläne, Stunden, Anwesenheit, Urlaubskonten und Arbeitskosten – und die meisten Unternehmen nutzen beide miteinander verbunden.
Kostenlose Tools gibt es, allerdings begrenzen sie meist die Nutzerzahl oder lassen Freigaben, Lohnabrechnung und Reporting weg – also genau die Teile, die die Software erst nützlich machen. WebWork hat keinen dauerhaft kostenlosen Tarif, bietet aber eine 14-tägige kostenlose Testversion ohne Kreditkarte, danach starten die Tarife bei 3,99 $ pro Nutzer und Monat.
Die Tarife starten bei 3,99 $ pro Nutzer und Monat für Pro, 6,39 $ für Plus und 7,19 $ für Premium, wobei Smart Monitoring als Add-on für 2,50 $ verfügbar ist. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.
Ja. Die Urlaubsverwaltung ist in allen Tarifen enthalten, und die Schichtplanung ist ab dem Plus-Tarif für 6,39 $ pro Nutzer und Monat verfügbar.
Ja, und jede Gruppe kann innerhalb desselben Workspaces unterschiedlich konfiguriert werden. Remote-Mitarbeiter erfassen ihre Zeit über die Desktop- oder Web-App, Vor-Ort-Teams teilen sich ein Kiosk mit persönlichen PIN-Codes, und Außendienstteams werden automatisch eingestempelt, sobald sie einen Geofencing-Einsatzort erreichen.
Nein. WebWork berichtet über bereits geleistete Stunden, Anwesenheit, Abdeckung und Arbeitskosten, und Schichten werden manuell erstellt statt aus prognostizierter Nachfrage generiert. Teams, die eine Bedarfsprognose benötigen, kombinieren WebWork meist mit einem dedizierten Prognose-Tool oder nutzen eine Enterprise-WFM-Suite.
Die Überwachung der Arbeitsaktivität während der Arbeitszeit ist in den meisten Ländern grundsätzlich legal, sofern die Mitarbeiter darüber informiert werden, was erfasst wird – die konkreten Anforderungen an Einwilligung und Benachrichtigung unterscheiden sich jedoch je nach Land und Bundesland. WebWork ist DSGVO-, CCPA- und HIPAA-konform und ermöglicht Mitarbeitern den Einblick in ihre eigenen erfassten Daten, aber prüfen Sie die geltenden Regeln am Standort Ihres Teams, bevor Sie die Überwachung aktivieren.
Sie können WebWork in wenigen Minuten einrichten und schon innerhalb einer Stunde nach der Registrierung mit der Zeiterfassung beginnen. Schichten, Urlaubsregeln und Abrechnungszeiträume lassen sich in den folgenden Tagen ergänzen, sobald sie relevant werden.