Datenschutz für Mitarbeiter

Wenn Ihr Unternehmen WebWork nutzt, erklärt diese Seite den Datenschutz für Mitarbeiter bei WebWork – also was die App über Ihren Arbeitstag erfasst, wer diese Daten sehen kann und wie lange sie gespeichert werden. WebWork ermöglicht Ihnen und Ihren Managern, die meisten Funktionen selbst zu konfigurieren. Das heißt: Ihr Admin, nicht WebWork, entscheidet, ob eine bestimmte Funktion für Sie aktiviert ist.

Wenn Sie WebWork für Ihr Unternehmen bewerten möchten und nicht wissen wollen, was über Sie erfasst wird, besuchen Sie die Seite Sicherheit, die Infrastruktur, Verschlüsselung und Compliance technisch im Detail behandelt.

Leitfaden zum Mitarbeiterdatenschutz bei WebWork mit Erklärungen dazu, was die App während des Arbeitstags erfasst

Was WebWork erfasst

Was WebWork erfasst, hängt von Ihrem Tarif und Ihren Workspace-Einstellungen ab. Arbeitsaktivitäten werden nur erfasst, solange das Zeiterfassungs-Tool aktiv ist. WebWork läuft unter Windows, macOS, Linux, iOS und Android.

Ihre Stunden und der Tracking-Modus

Ihr Arbeitgeber wählt einen von drei Tracking-Modi für den Workspace:

  • Automatisch – das Tool läuft durchgehend und Sie können es weder starten noch stoppen
  • Manuell – Sie starten und stoppen das Tool selbst und verwalten Ihre eigenen Zeiteinträge, entweder in der Desktop-App oder im Browser
  • Silent – das Tool läuft im Hintergrund auf firmeneigenen Geräten, ganz ohne Ihr Zutun

Screenshots

Wenn Screenshots aktiviert sind, erfasst WebWork Ihren Bildschirm in dem von Ihrem Admin festgelegten Intervall, solange Ihr Timer läuft. Häufigkeit, Benachrichtigungen, Unschärfe und Löschung werden weiter unten auf dieser Seite ausführlich erklärt.

Wohlbefinden-Signale

Ist die Burnout-Erfassung aktiviert, markiert WebWork vier Muster: Arbeit über die von Ihrem Unternehmen festgelegten gesunden Tagesstunden hinaus, Arbeit außerhalb Ihres Zeitplans, zu lange ohne Pause und anhaltend hohe Aktivität ohne Unterbrechungen.

Ihr Standort, wenn Ihr Unternehmen GPS nutzt

GPS-Tracking ist eine separate Funktion, die Ihr Arbeitgeber aktivieren kann, und läuft erst, nachdem Sie die Standortberechtigung auf Ihrem Gerät erteilt haben. Wenn sie genutzt wird, erfasst WebWork Ihren Standort während der Arbeit und kann bei laufendem Tracker die Route zwischen Zielen auf einer Karte anzeigen.

Genutzte Apps und Websites

Unter Windows, macOS und Linux erfasst WebWork die Namen der Apps und Websites, die Sie während aktiver Arbeitssitzungen nutzen, sowie die jeweils darin verbrachte Zeit. In den Tarifen Plus und Premium werden zusätzlich Fenstertitel für mehr Kontext erfasst. WebWork ordnet diese Tools je nach Rolle Ihres Teams als produktiv, neutral oder nicht produktiv ein, und Ihr Manager kann jede Einstufung anpassen.

Inaktive und Leerlaufzeit

Wenn keine Aktivität wie Maus-, Tastatur- oder Scroll-Nutzung erkannt wird, markiert WebWork diesen Zeitraum automatisch als inaktiv. Falls Sie in dieser Zeit gearbeitet haben und die Leerlauf-Funktion aktiv ist, können Sie über ein Inaktivitäts-Pop-up die Zeit mit einer Beschreibung Ihrer Tätigkeit wieder hinzufügen.

Aktivitäts-Flags und KI-Zusammenfassungen

WebWork AI erstellt tägliche Zusammenfassungen der erfassten Aktivität und markiert Unregelmäßigkeiten für Manager. Im Premium-Tarif erkennt die Erkennung ungewöhnlicher Aktivität Muster wie über 95 % Aktivität über 45 Minuten oder länger, Eingabeschwankungen unter 4 % über eine Stunde und starke Mausnutzung bei kaum Tastatureingaben. Arbeitsbereiche mit dem Smart-Monitoring-Add-on ordnen jedes Mitglied zudem einer von fünf Leistungskategorien zu: Positiv, Neutral, Aufmerksamkeit erforderlich, Negativ oder Risiko unregelmäßiger Aktivität.

Pausen, Anwesenheit und Abwesenheit

Wenn Ihr Arbeitsbereich Pausenregelungen nutzt, zeigen die Berichte, welche Regelung für Sie galt, wie lange jede Pause dauerte und ob sie bezahlt oder unbezahlt war. Anwesenheitsdaten zeigen, ob Sie aktiv, abwesend, verspätet oder abwesend waren, und erfassen verspätete Starts sowie frühe Arbeitsenden automatisch.

Ihr Aktivitätslevel

Das Aktivitätslevel zählt die Häufigkeit von Mausklicks, Scrolls und Tastenanschlägen während der erfassten Zeit und bewertet jeden Zeitraum als hoch, mittel oder niedrig mit einer Farbanzeige. Manager können diese Werte als Linien-, Balken- oder Kreisdiagramm oder als Kalender-Heatmap ansehen.

Geräte- und technische Details

Der tägliche Aktivitätsbericht enthält einen minutengenauen Verlauf Ihres Arbeitstags: Projekt, Aufgabe, Aktivitätsbeschreibung, Apps und Websites, das genutzte Gerät, Aktivitätslevel, Screenshots, besuchte URLs und IP-Adresse. Manager können ihn als CSV- oder XLSX-Datei exportieren.

Was WebWork nicht erfasst

Diese Grenzen sind fest in der Plattform verankert und nicht konfigurierbar.

Der Inhalt von Tastenanschlägen wird nicht protokolliert. Das Aktivitätslevel zählt lediglich, wie viele Tasten Sie drücken, sowie Mausklicks und Scrolls. Was Sie tippen, wird nicht aufgezeichnet.

Ihre Webcam wird nicht genutzt, ebenso wenig Ihr Mikrofon.

Audio wird nicht aufgezeichnet.

Die App zeichnet nur auf, während sie aktiv ist, und jede Funktion, die eine Geräteberechtigung benötigt, etwa Standort-Tracking, läuft erst, nachdem Sie diese erteilt haben.

Screenshots werden nur bei laufendem Tracker erstellt.

Was Ihr Arbeitgeber einrichtet und was WebWork festlegt

Vieles, was Mitarbeitern an der Überwachung missfällt, ist eine Einstellung, die ein Manager im eigenen Unternehmen gewählt hat. Diese zwei Listen trennen beides.

Was Ihr Arbeitgeber steuern kann

  • Welchen Tracking-Modus der Arbeitsbereich nutzt
  • Ob Screenshots erstellt werden, wie oft und ob Sie sie sehen können
  • Ob Screenshots unscharf sind und wie stark
  • Ob Video-Screenshots genutzt werden
  • Ob GPS-Tracking aktiv ist
  • Welche Pausenregeln für Sie gelten
  • Ob Tätigkeitsbeschreibungen nötig sind
  • Ob Sie Ihre eigenen Screenshots sehen
  • Ob Sie eigene Screenshots löschen dürfen
  • Ob Projektbetrachter Screenshots von Mitgliedern sehen
  • Wer welche Rolle hat und somit Ihre Daten einsehen kann

Was Ihr Arbeitgeber nicht steuern kann

  • Screenshots entstehen nur, während Ihr Timer läuft
  • Jede Rolle sieht nur die Daten, die ihre Stufe zulässt
  • Tastatureingaben, Webcam und Mikrofon werden nie erfasst
  • Daten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt
  • Die Daten archivierter Mitglieder werden nach sechs Monaten gelöscht
  • WebWork verkauft Ihre Daten nicht

Wie Ihr eigener Workspace konfiguriert ist, weiß Ihr Workspace-Inhaber oder Admin.

Wer Ihre Daten sieht

Der Mitarbeiterdatenschutz bei WebWork basiert auf Zugriffsstufen für sechs Rollentypen, wobei jede Stufe begrenzt, was eine Person einsehen kann.

Ein Team-Manager kann keine Daten von Personen außerhalb seiner Teams einsehen, und ein Projektmanager keine Daten von Personen, die nicht zu seinen Projekten gehören. Administrative Aktivitäten im Workspace werden in Audit-Logs protokolliert.

Einige dieser Grenzen sind anpassbar und werden von Ihrem Unternehmen festgelegt. Der Workspace-Inhaber und die Executive Manager entscheiden, ob normale Nutzer ihre eigenen Screenshots sehen, ob sie ihre eigenen Screenshots löschen und ob Projektbetrachter die Screenshots von Mitgliedern sehen dürfen. Was Sie mit Ihren eigenen Daten sehen und tun können, entscheidet Ihr Unternehmen – es ist keine feste Regel der Plattform.

Zu Rollen und Berechtigungen

Workspace-Inhaber

Alle Einstellungen und Daten im Workspace

Executive Manager

Fast alle Einstellungen und Daten, vom Inhaber begrenzbar

Team-Manager

Nur Daten der Mitglieder des eigenen Teams

Projektmanager

Nur Daten der Mitglieder eigener Projekte

Standardnutzer

Nur eigene Daten, mit vom Owner erteilbaren Zusatzrechten

Projektbetrachter

Nur-Lese-Zugriff auf begrenzte Daten

Screenshots im Detail

Screenshots sind der Teil der Überwachung, nach dem Mitarbeiter am häufigsten fragen – hier finden Sie daher alle Einstellungen, die sie steuern.

  • Häufigkeit – 1 bis 10 Screenshots pro Intervall
  • Benachrichtigung – lautlos oder mit Popup, das jeden Screenshot anzeigt
  • Weichzeichnen – Datenschutz-Unschärfe mit einstellbarer Stärke
  • Geltungsbereich – Regeln pro Workspace, Projekt oder Vertrag festlegbar
  • Video-Screenshots – für Unternehmen, die mehr Details als Standbilder wünschen

Zwei weitere Einstellungen bestimmen, was Sie mit Ihren eigenen Screenshots tun können. Wenn der Workspace-Owner oder ein Executive Manager die Screenshot-Ansicht für Standardnutzer aktiviert hat, können Sie Ihren eigenen Screenshot-Verlauf öffnen. Ist das Löschen von Screenshots für Standardnutzer aktiviert, können Sie einen Screenshot selbst löschen; ist diese Einstellung deaktiviert, können Sie Ihren Admin bitten, ihn für Sie zu löschen. Eine separate Einstellung legt fest, ob Projektbetrachter die Screenshots der Mitglieder sehen können.

Zu den Screenshots
Screenshot-Einstellungen bei WebWork mit Häufigkeit, Benachrichtigung, Unschärfe und Geltungsbereich

Wie lange Ihre Daten gespeichert werden

Datensätze verbleiben nicht unbegrenzt im Workspace. Wird ein Mitglied archiviert, bleiben seine Daten einschließlich der erfassten Zeit sechs Monate lang verfügbar und werden danach endgültig gelöscht.

Die Screenshot-Aufbewahrung hängt vom Tarif Ihres Unternehmens ab:

3 Monate

Pro-Tarif

Screenshots

Pro-Tarif speichert sie drei Monate lang

1 Jahr

Plus Premium

Screenshots

Plus und Premium speichern sie ein Jahr lang

Sind meine Daten sicher?

Ihre Daten werden über eine verschlüsselte Verbindung an WebWork übertragen und verschlüsselt gespeichert. Screenshots und Mediendateien sind zusätzlich eigenständig verschlüsselt – ein Screenshot ist also keine gewöhnliche Bilddatei auf einem Server. Passwörter werden als Einweg-Hashes gespeichert, sodass niemand bei WebWork Ihr Passwort lesen kann. Die dahinterstehenden Zertifikate, die Firewall und die Audit-Verfahren sind auf der Seite Sicherheit dokumentiert.

Datensicherheit bei WebWork mit verschlüsselten Verbindungen, sicherem Speicher und Passwort-Hashing

WebWork verkauft Ihre Daten nicht

WebWork finanziert sich über Firmen-Abonnements, nicht über den Verkauf von Daten. Ihre Daten dienen nur dazu, die von Ihrem Arbeitgeber aktivierten Funktionen bereitzustellen.

Ihre Rechte an Ihren eigenen Daten

WebWork hält sich an die DSGVO, den CCPA und den HIPAA – und jede dieser Regelungen gibt Ihnen konkrete Rechte:

Wenn Sie in der EU arbeiten, gibt Ihnen die DSGVO das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert sind, diese berichtigen zu lassen, eine Kopie zu erhalten und die Löschung zu verlangen.

Wenn Sie in Kalifornien leben, gewährt Ihnen der CCPA vergleichbare Rechte an Ihren personenbezogenen Daten.

Wenn Sie im Gesundheitswesen arbeiten, legt der HIPAA fest, wie Gesundheitsdaten zu behandeln sind.

Ihr Unternehmen verwaltet den Workspace – eine Anfrage zu Ihren eigenen Daten beginnt daher in der Regel bei Ihrem Administrator.

Was Sie tun können

Sie haben Kontrolle über einige Funktionen, darunter die folgenden:

  • Inaktive Minuten über das Inaktivitäts-Popup wieder Ihrer Arbeitszeit hinzufügen – samt Beschreibung Ihrer Tätigkeit.
  • Tätigkeitsbeschreibungen während der Erfassung eingeben, damit Ihre Stunden gleich mit einer Erklärung der Arbeit ankommen.
  • Ihren eigenen Screenshot-Verlauf öffnen, sofern diese Einstellung für normale Nutzer in Ihrem Workspace aktiviert ist.
  • Einen Screenshot löschen, der etwas Persönliches erfasst hat, sofern das Löschen von Screenshots für normale Nutzer aktiviert ist – andernfalls Ihren Administrator um die Löschung bitten.
  • Ihren Administrator fragen, welcher Erfassungsmodus im Workspace läuft, wie oft Screenshots erstellt werden und ob eine Unschärfe angewendet wird.
  • Bei einer Datenschutzfrage, die Sie lieber nicht über Ihren Arbeitgeber klären möchten, eine E-Mail an [email protected] senden.
Mitarbeiterkontrolle über einige Tracking-Funktionen und Einstellungen von WebWork

FAQ

Manager mit Zugriff auf die Echtzeit-Überwachung sehen, wer gerade Zeit erfasst, an welchem Projekt und welcher Aufgabe jede Person arbeitet und welche Apps und Websites genutzt werden. Screenshots funktionieren anders: Sie werden in dem von Ihrem Admin festgelegten Intervall aufgenommen, während Ihr Timer läuft – nicht in Echtzeit.
Nein, der Inhalt Ihrer Eingaben wird nicht protokolliert. Das Aktivitätslevel misst nur die Häufigkeit Ihrer Tastenanschläge sowie Mausklicks und Scrollbewegungen – nicht den Inhalt. WebWork nutzt diese Daten, um für jeden Zeitraum eine hohe, mittlere oder niedrige Bewertung zu erstellen.
Nein. WebWork greift weder auf Ihre Webcam noch auf Ihr Mikrofon zu, und es werden keine Audioaufnahmen gemacht.
Nein. Screenshots werden nur aufgenommen, während der Timer läuft.
Beides sind Workspace-Einstellungen, die Ihr Admin steuert. Screenshots können mit einem Popup angekündigt oder unbemerkt ohne Benachrichtigung aufgenommen werden, und eine Unschärfe mit einstellbarer Intensität lässt sich für den gesamten Workspace, pro Projekt oder pro Vertrag anwenden.
Wenn Ihr Workspace die Screenshot-Ansicht für normale Nutzer aktiviert hat, ja. Diese Einstellung liegt beim Workspace-Inhaber und den Executive Managern. Falls Sie Ihren Screenshot-Verlauf nicht finden, lohnt es sich, Ihren Admin zu fragen, ob sie aktiviert ist.
Das hängt von einer Workspace-Einstellung ab. Wenn der Workspace-Inhaber oder ein Executive Manager das Löschen von Screenshots für normale Nutzer aktiviert hat, können Sie ihn selbst löschen. Ist diese Einstellung deaktiviert, können Sie Ihren Admin bitten, ihn für Sie zu löschen.
Wie lange Screenshots gespeichert werden, hängt vom Tarif Ihres Unternehmens ab. Bei Pro werden Screenshots drei Monate gespeichert, bei Plus und Premium ein Jahr.
Die stille Erfassung lässt das Zeiterfassungs-Tool unsichtbar im Hintergrund auf unternehmenseigenen Geräten laufen, ohne dass Sie etwas tun müssen. Ihr Arbeitgeber entscheidet, ob der Workspace sie nutzt.
WebWork kann Ihren Standort nur erfassen, wenn Ihr Unternehmen das GPS-Tracking aktiviert und Sie die Standortberechtigung auf Ihrem Gerät erteilt haben. Ist es aktiv, zeichnet WebWork Ihren Standort während der Arbeit auf und kann die Route zwischen Zielen auf einer Karte anzeigen.
Ja. Inaktive Minuten können über das Inaktivitäts-Popup mit einer Beschreibung Ihrer Tätigkeit wieder hinzugefügt werden, und mit Aktivitätsbeschreibungen halten Sie den Kontext fest, während das Zeiterfassungs-Tool läuft. Ist das Inaktivitäts-Popup deaktiviert, können Sie die Zeit dennoch manuell mit einer Beschreibung Ihrer Tätigkeit im inaktiven Zeitraum hinzufügen.
Wenn dein Konto archiviert wird, bleiben deine Daten – einschließlich der erfassten Zeit – noch sechs Monate im Workspace verfügbar. Nach sechs Monaten werden sie endgültig gelöscht.
Überwachung ist grundsätzlich zulässig, wenn Mitarbeiter darüber informiert sind und die Daten für legitime Arbeitszwecke genutzt werden. Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich jedoch je nach Land und – in den USA – je nach Bundesstaat. Die Einhaltung der jeweils geltenden Regeln liegt in der Verantwortung deines Arbeitgebers.
Für Manager und Admins

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