Zeiterfassung mit Zoho Flow Integration

Zoho Flow erstellt WebWork-Projekte, Aufgaben, Mitglieder und Verträge aus Ereignissen in den Apps, die Ihr Team bereits nutzt – so ist alles in WebWork eingerichtet, bevor die Zeiterfassung beginnt. Die Zoho Flow Zeiterfassung verbindet WebWork mit Zoho CRM, Bigin by Zoho CRM, Zoho Desk, Zoho People und Zoho Books sowie über 1.000 weiteren Apps – ganz ohne Code.

WebWork mit Zoho Flow verbinden

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Zoho Flow-Integration für Zeiterfassung verbindet WebWork mit über 1.000 Apps

WebWork über Zoho Flow mit 1.000+ Apps verbinden

Mit der Zoho Flow Integration für Zeiterfassung können über 1.000 Apps per No-Code-Flow Datensätze in WebWork erstellen und aktualisieren. Zoho Flow erkennt das Ereignis in der anderen App, und WebWork führt die Aktion aus. Das kommt in WebWork an:

  • Neue Projekte aus abgeschlossenen Deals, gewonnenen Opportunities und unterzeichneten Verträgen in Ihrem CRM
  • Neue Aufgaben aus Aufgaben, Tickets und Anfragen in den Tools rund um WebWork
  • Neue Mitglieder aus Ihren HR-, Onboarding- und Recruiting-Systemen
  • Verträge werden mit bereits hinterlegtem Satz und Konditionen erstellt und aktualisiert
  • Aufgabenzuweisungen werden gesetzt und entfernt, wenn sich Zuständigkeiten in der Quell-App ändern
Zoho Flow-Integration für Zeiterfassung überträgt Datensätze aus CRM- und Support-Apps in WebWork
Zeiterfassungs-Tool mit Zoho Flow-Integration neben den nativen App-Integrationen von WebWork

Native Integrationen plus die Reichweite von Zoho Flow

WebWork bietet native Integrationen mit Zoho Projects, Jira, Asana, ClickUp, Trello, Slack und Notion. Diese synchronisieren Projekte, Aufgaben und Personen in beide Richtungen – nutzen Sie also eine native Integration, wo immer verfügbar.

Zoho Flow deckt die über 1.000 Apps ab, für die es keine native WebWork-Integration gibt. Die Richtung ist dabei einseitig: Ein Flow liest ein Ereignis in einer anderen App und erstellt oder aktualisiert einen Datensatz in WebWork. Ein WebWork-Ereignis startet keinen Flow.

Für Automatisierungsplattformen lässt sich WebWork auch über Zapier und Make verbinden.

Alle nativen Integrationen

So entsteht ein WebWork-Flow

Jeder Flow besteht aus zwei Teilen. Der Trigger ist ein Ereignis in einer anderen App, die Aktion ist das, was Zoho Flow daraufhin in WebWork ausführt. Ein Deal, der in Zoho CRM den Status „Gewonnen“ erreicht, ist der Trigger; „Projekt erstellen“ ist die Aktion, die in WebWork ausgeführt wird.

Trigger

Zoho CRM

„Deal aktualisiert“

Logik

Zoho Flow

„Phase ist Gewonnen“

Aktion

WebWork

„Projekt erstellen“

Zoho Flow-Aktionen zur Zeiterfassung in WebWork

Für die Zeiterfassung mit Zoho Flow stehen vierzehn WebWork-Aktionen zur Auswahl, gegliedert in drei Bereiche: Datensätze erstellen und aktualisieren, Aufgabenzuweisungen verwalten und bestehende Datensätze abrufen.

Erstellen & aktualisieren

Aktion Funktion
Projekt erstellen Erstellt ein neues Projekt
Projekt aktualisieren Aktualisiert die Details eines bestehenden Projekts
Aufgabe erstellen Erstellt eine neue Aufgabe
Aufgabe ändern Ändert die Details einer bestehenden Aufgabe
Nutzer anlegen Legt ein neues Mitglied an
Nutzer ändern Ändert die Details eines bestehenden Mitglieds
Vertrag anlegen Legt einen neuen Vertrag an
Vertrag ändern Ändert die Details eines bestehenden Vertrags

Zuweisung

Aktion Funktion
Nutzer zu Aufgabe zuweisen Weist einer Aufgabe ein Mitglied zu
Nutzer von Aufgabe entfernen Entfernt ein Mitglied aus einer Aufgabe

Abrufen

Ein Abruf-Schritt liest einen bestehenden WebWork-Datensatz anhand seiner ID, damit nachfolgende Schritte im selben Flow dessen Daten nutzen können.

Aktion Funktion
Projekt abrufen Liest ein bestehendes Projekt per ID
Aufgabe abrufen Liest eine bestehende Aufgabe per ID
Nutzer abrufen Liest ein bestehendes Mitglied per ID
Vertrag abrufen Liest einen bestehenden Vertrag per ID

Die Zuweisungs- und Fetch-Aktionen gibt es nur im Zoho Flow-Connector, nicht im Zapier-Connector von WebWork. Der WebWork-Connector in Zoho Flow bietet ausschließlich Aktionen: Ein Flow startet also in der anderen App und endet in WebWork.

WebWork ist mit 22 fertigen Flows in der App Gallery von Zoho Flow verfügbar

Praxisnahe Workflow-Ideen

Zeiterfassung mit Zoho Flow beginnt, bevor der Timer läuft. Diese fünf Muster enden jeweils mit einem neuen Eintrag in WebWork.

Aus Zoho CRM und Bigin

Zoho Flow erstellt ein WebWork-Projekt, sobald ein Deal in Zoho CRM oder Bigin by Zoho CRM als gewonnen markiert wird. Die Aktion „Vertrag erstellen“ läuft im selben Flow – so steht der im CRM vereinbarte Satz von Anfang an im WebWork-Vertrag, und abrechenbare Stunden werden ab dem ersten Tag im Projekt erfasst.

Aus Zoho Desk und Support-Tools

Zoho Flow erstellt eine WebWork-Aufgabe, sobald in Zoho Desk oder einem anderen Support-Tool ein Ticket eröffnet wird. Das Ticket bleibt im Helpdesk, die aufgewendete Zeit wird in der passenden WebWork-Aufgabe erfasst.

Aus anderen CRMs

Zoho Flow verbindet WebWork auch mit CRMs außerhalb der Zoho-Suite, etwa HubSpot CRM, Salesforce, Copper, Insightly und Streak. Eine dort erstellte Aufgabe erzeugt eine passende WebWork-Aufgabe – nach diesem Muster funktionieren die meisten vorgefertigten WebWork-Flows in der Galerie von Zoho Flow.

Aus HR- und Onboarding-Tools

Zoho Flow legt ein WebWork-Mitglied an, sobald eine neue Arbeitskraft in einem HR- oder Onboarding-System erfasst wird. Parallel läuft die Aktion „Vertrag erstellen“, sodass Satz und Vertrag schon vor der ersten erfassten Stunde hinterlegt sind.

Aus Formularen und Anfragen

Zoho Flow erstellt ein WebWork-Projekt oder eine Aufgabe, sobald eine Anfrage über ein Formular oder ein Kunden-Intake-Tool eingeht. Kundenname, Briefing und Deadline aus dem Formular werden beim Ausführen des Flows in den WebWork-Eintrag übernommen.

Beliebte Kombinationen

Deal in Zoho CRM als gewonnen markiert

Projekt erstellen

Neuer Kunde in Bigin by Zoho CRM gewonnen

Vertrag erstellen

Ticket in Zoho Desk erstellt

Aufgabe erstellen

Neue Arbeitskraft im HR-System

Nutzer anlegen

Aufgabenverantwortlicher in HubSpot CRM geändert

Aufgabe abrufen, dann Nutzer zuweisen

Aufgabe in Salesforce als erledigt markiert

Aufgabe abrufen, dann aktualisieren

Projekt in Insightly umbenannt

Projekt abrufen, dann aktualisieren

Teammitglied in Copper von Account entfernt

Nutzer von Aufgabe entfernen

Was Zoho Flow über eine direkte Verbindung hinaus bietet

Ein Flow leitet Daten nicht nur einfach weiter. Der Builder von Zoho Flow bereitet auf, was bei WebWork ankommt, bevor die Aktion ausgeführt wird.

Logik

Zoho Flow durchläuft Wenn-dann-Verzweigungen und Verzögerungen, bevor ein Flow WebWork erreicht. Mit einer Verzweigung nach Deal-Wert oder Account-Typ erzeugen nur passende Datensätze ein WebWork-Projekt, und eine Verzögerung hält die Aktion bis zum Startdatum zurück.

Eigene Funktionen

Zoho Flow führt Skriptfunktionen aus, die Daten innerhalb des Flows umformen. Datumsangaben, Währungswerte und Namenskonventionen aus der Quell-App lassen sich so formatieren, wie die WebWork-Aktion sie erwartet – noch bevor der Datensatz angelegt wird.

Webhook-Trigger

Zoho Flow empfängt Webhooks über eine eigene URL als JSON, Formulardaten oder Klartext. So kann auch eine App ohne eigenen Zoho-Flow-Connector einen Flow starten, der in einer WebWork-Aktion endet.

So hilft Ihnen diese Automatisierung

Die Einrichtung zwischen unterschriebenem Deal und erfasster Stunde läuft nicht mehr manuell.

  • Projekte und Aufgaben sind in WebWork angelegt, bevor jemand darauf Zeit erfassen muss
  • Neue Mitglieder werden einmal eingerichtet – im System, das sie eingestellt hat
  • Verträge übernehmen den im CRM vereinbarten Satz, sodass Stundenzettel und Lohnabrechnung den richtigen Wert nutzen
  • Aufgabenzuständigkeiten in WebWork stimmen ohne zweites Update mit der Quell-App überein
  • Stunden werden ab dem ersten Tag des Auftrags erfasst, weil das Projekt bereits existiert
Zeiterfassung mit Zoho Flow: WebWork und Zoho Flow verknüpft, damit Projekte vor der ersten erfassten Stunde existieren
Ersten Flow erstellen

Zeiterfassung mit Zoho Flow einrichten

  1. Schritt 1

    Gehen Sie in WebWork zu Integrationen > Zoho Flow > Flows erstellen & bearbeiten.

  2. Schritt 2

    Wählen Sie in Zoho Flow die Trigger-App und das Ereignis, das den Flow startet. Fügen Sie dann WebWork als Aktion hinzu und verbinden Sie Ihr WebWork-Konto.

  3. Schritt 3

    Felder zuordnen, Schritt testen und Flow veröffentlichen.

Die Verbindung umfasst Projekte, Aufgaben, Mitglieder und Verträge. Stunden, Screenshots und Aktivitätsdaten sind nicht Teil der WebWork-Aktionen in Zoho Flow. Mehr dazu: So verarbeitet und schützt WebWork Ihre Daten.

Vollständige Anleitung
Schaltfläche „Flows erstellen & bearbeiten“ in WebWork – der erste Schritt zur Zeiterfassung mit Zoho Flow

Fertige Zoho Flow-Vorlagen für WebWork

In der Galerie von Zoho Flow finden Sie fertige WebWork-Flows, die Sie als Ausgangspunkt nutzen können.

Alle WebWork-Flows

FAQ

Die Zeiterfassungs-Integration für Zoho Flow stellt einem Flow vierzehn WebWork-Aktionen bereit. Acht erstellen oder aktualisieren Projekte, Aufgaben, Mitglieder und Verträge. Zwei weisen Mitglieder einer Aufgabe zu oder entfernen sie. Vier rufen einen vorhandenen Datensatz per ID ab, damit spätere Schritte im selben Flow dessen Daten nutzen können.
Nein. Der WebWork-Connector in Zoho Flow bietet ausschließlich Aktionen. Ein Flow startet also immer mit einem Ereignis in einer anderen App und endet mit einem in WebWork erstellten oder aktualisierten Datensatz. Ein Flow kann zudem keinen Timer starten oder stoppen, da die Erfassung direkt in WebWork läuft. Für Automatisierungen, die von einem WebWork-Ereignis ausgehen sollen, bietet die Zapier-Integration zehn WebWork-Trigger.
Nutzen Sie die native Integration, wenn Sie in Zoho Projects arbeiten. Die Zoho Projects-Integration synchronisiert Portale, Projekte, Aufgaben und Personen in beide Richtungen, und in WebWork erfasste Stunden erscheinen in der Zoho Projects-Aufgabe als nativer Zeiteintrag. Zoho Flow ist für Apps gedacht, die keine native WebWork-Anbindung haben.
Ja. Mit „Assign user to task“ fügen Sie einer Aufgabe ein Mitglied hinzu, mit „Unassign user from a task“ entfernen Sie es – beides als Aktionen in einem Flow. Nutzen Sie WebWork als Zeiterfassungs-Tool mit Zoho Flow-Integration, werden Zuweisungsänderungen aus der Quell-App ohne zweites Update in die WebWork-Aufgabe übernommen.
Die Galerie von Zoho Flow umfasst Zoho CRM, Bigin by Zoho CRM, Zoho Desk, Zoho People, Zoho Books und die übrigen Apps der Suite sowie über 1.000 weitere Apps. Eine Ausnahme ist Zoho Projects: WebWork ist damit nativ verbunden – und zwar in beide Richtungen.
Gehen Sie in WebWork zu Integrationen > Zoho Flow > Flows erstellen & bearbeiten – dadurch öffnet sich Zoho Flow. Erstellen Sie dort den Flow und verbinden Sie Ihr WebWork-Konto, wenn Sie WebWork als Aktion hinzufügen.

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Arbeit in WebWork einrichten, bevor die erste Stunde erfasst wird

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