¿Qué son las Horas Facturables?
Las horas facturables son el tiempo que se dedica a trabajar en un proyecto de cliente por el cual se cobra. Ya sea que seas una agencia, despacho legal, consultor,
o freelancer, calcular horas facturables con precisión es esencial para una compensación adecuada y rentabilidad del negocio.
Por ejemplo, si eres diseñador web trabajando en el sitio de un cliente,
el tiempo dedicado a diseñar maquetas, codificar páginas e implementar funciones contaría como horas facturables. Sin embargo,
el tiempo dedicado a tareas administrativas, revisar correos o asistir a reuniones internas típicamente se considera no facturable.
Entender qué constituye tiempo facturable es el primer paso para aprender a calcular horas facturables para tu negocio.
Por Qué Importa Calcular Horas Facturables
Calcular las horas facturables con precisión es vital por varias razones:
1. Garantiza una compensación justa
Cuando calculas horas facturables con precisión, aseguras que se te pague justamente por tu trabajo o que pagues justamente a tus empleados.
2. Mejora la planificación financiera
Comprender la proporción entre tiempo facturable y no facturable ayuda a prever ingresos y administrar las finanzas del negocio eficazmente.
3. Mejora la transparencia con el cliente
Un seguimiento detallado del tiempo genera confianza con los clientes al mostrar exactamente por qué están pagando. De igual forma, si pagas por hora, asegura que tus empleados reciban pago por cada minuto trabajado.
4. Optimiza la productividad
Al registrar horas facturables y no facturables, puedes identificar ineficiencias y concentrarte más en actividades generadoras de ingresos.
5. Facilita mejores estimaciones de proyectos
Los datos históricos de tiempo que ofrece el seguimiento ayudan a crear estimaciones más precisas para proyectos futuros.
Sin un sistema confiable para calcular horas facturables, los negocios corren el riesgo de cobrar de menos, asignar mal los recursos o crear fricciones con los clientes debido a disputas de facturación.
Horas Facturables vs. No Facturables
Entender la diferencia entre horas facturables y no facturables es clave para registrar el tiempo e identificarlo en las facturas con precisión. Veamos qué tipo de trabajo puede considerarse facturable y cuál no.
Las horas facturables incluyen:
- Trabajo directo con clientes
- Reuniones y llamadas con clientes
- Planificación e investigación de proyectos
- Revisiones y ediciones
- Tiempo de viaje (si fue acordado con el cliente)
Las horas no facturables incluyen:
- Tareas administrativas
- Reuniones internas
- Desarrollo profesional
- Actividades de marketing y ventas
- Eventos de networking
Para entenderlo con un ejemplo, imagina que eres contador. El tiempo que pasas preparando una declaración de impuestos es facturable,
mientras que asistir a una capacitación sobre nuevas leyes fiscales sería no facturable.
Recuerda que encontrar el equilibrio adecuado entre horas facturables y no facturables es clave para la sostenibilidad del negocio.
Demasiado tiempo no facturable puede dañar la rentabilidad, mientras que muy poco puede limitar el crecimiento y desarrollo profesional.
Guía Paso a Paso: Cómo Calcular Horas Facturables
Paso 1: Define actividades y tarifas facturables
Antes de comenzar a registrar el tiempo — ya sea el tuyo o el de tus empleados — define claramente qué actividades son facturables en cada proyecto. Lo ideal es que esto se especifique en el contrato con el cliente para evitar malentendidos.
Luego, determina las tarifas facturables. Estas pueden variar según:
- Tipo de servicio prestado
- Nivel de experiencia del miembro del equipo
- Tipo de cliente o complejidad del proyecto
Está claro que tener tarifas bien definidas garantiza coherencia en el proceso de cálculo de horas facturables.
Paso 2: Elige tu método de seguimiento de tiempo
Existen dos métodos principales para registrar y calcular horas facturables: manual y digital.
Métodos manuales:
- Hojas de tiempo en papel
- Hojas de cálculo
- Registros básicos de tiempo
Soluciones digitales:
Aunque los métodos manuales pueden parecer más simples al principio, suelen introducir errores, son difíciles de analizar y se vuelven poco prácticos a medida que el negocio crece.
Las soluciones digitales, en cambio, ofrecen automatización, capacidades de generación de informes,
e integración con otras herramientas empresariales, lo que aumenta al máximo la precisión.
Paso 3: Registra tu tiempo con precisión
Independientemente del método que elijas, recuerda que la consistencia es clave al registrar tiempo para el cálculo de horas facturables.
Algunas buenas prácticas incluyen:
- Iniciar y detener el seguimiento en tiempo real si es posible
- Registrar descripciones detalladas para cada entrada de tiempo
- Categorizar el tiempo por proyecto, cliente y tipo de tarea
- Separar horas facturables de no facturables
- Registrar el tiempo en incrementos consistentes (como bloques de 6, 10 o 15 minutos)
Paso 4: Revisa y calcula tus horas facturables
Al final del período de facturación, revisa tus registros de tiempo para garantizar precisión y completitud.
Luego, utiliza esta fórmula para horas facturables:
- Total a facturar = Total de horas facturables × Tarifa por hora
Para proyectos con tarifas variables, usa lo siguiente:
- Total a facturar = (Horas a Tarifa A × Tarifa A) + (Horas a Tarifa B × Tarifa B) + ...
Si usas incrementos de tiempo, convierte los minutos al formato decimal correspondiente. Por ejemplo, en un sistema de incremento de 6 minutos (décimas de hora):
- 1-6 minutos = 0.1 hora
- 7-12 minutos = 0.2 hora
Paso 5: Crea facturas precisas
Con las horas facturables calculadas, crea facturas detalladas que incluyan:
- Lista detallada de tareas realizadas
- Horas dedicadas a cada tarea
- Tarifas aplicables
- Total a pagar
- Términos de pago
Facturas claras y detalladas ayudan a evitar dudas o disputas con el cliente, lo que conduce a pagos más rápidos y mejores relaciones.
Para una generación de facturas precisa y sin esfuerzo, utiliza un rastreador de tiempo con sistema de facturación integrado, como WebWork.
Te permite crear dos tipos de facturas: personalizadas y basadas en horas, según lo que necesites.
Cómo Calcular Horas Facturables con WebWork
WebWork simplifica el proceso de cálculo de horas facturables con sus funciones integrales de seguimiento de tiempo.
Así es como puedes usar WebWork para optimizar tu proceso de facturación:
1. Configura proyectos y clientes
Comienza creando proyectos para cada cliente:
- Ve a la sección Proyectos y haz clic en Crear proyecto
- Ingresa los detalles del proyecto y asigna los miembros del equipo
- Establece la tarifa por hora del proyecto
WebWork ofrece configuraciones de tarifas flexibles en varios niveles:
- Tarifas por proyecto: Tarifas específicas para proyectos particulares
- Tarifas individuales: Tarifas personalizadas para miembros específicos del equipo
Esta flexibilidad asegura que el cálculo de tus horas facturables refleje el verdadero valor del trabajo realizado en diferentes proyectos y por distintos miembros.
3. Registra el tiempo con precisión
WebWork ofrece múltiples opciones de seguimiento de tiempo para diferentes estilos de trabajo:
- Rastreador de Escritorio: Seguimiento automático con capturas de pantalla
- Aplicación Móvil: Seguimiento en movimiento para trabajos de campo
- Extensión de Navegador y Web: Registra el tiempo directamente desde tu navegador
- Entradas manuales: Agrega tiempo trabajado sin conexión
Simplemente selecciona tu proyecto y tarea, haz clic en iniciar, y WebWork registrará con precisión tu tiempo facturable.
4. Genera informes completos
Las funciones de informes de WebWork brindan información detallada sobre tus horas facturables:
Estos informes facilitan el cálculo preciso de las horas facturables e identifican oportunidades para aumentarlas.
5. Crea facturas profesionales
Convierte tus horas facturables registradas en facturas profesionales directamente desde WebWork:
- Ve a Finanzas > Facturas > Crear factura
- Selecciona el rango de fechas para la facturación
- Ingresa los datos del cliente
- Selecciona si deseas incluir proyecto, miembro, tarea y descripción
- Haz clic en Generar y revisa las horas y montos calculados automáticamente
- Haz clic en Guardar y compartir y elige el método que prefieras
Este proceso sin fricciones elimina errores de cálculo manual y garantiza que cobres por todo tu trabajo valioso.
Métodos Alternativos para Calcular Horas Facturables
Aunque el software especializado como WebWork ofrece la solución más completa para calcular horas facturables, existen métodos alternativos para empresas con diferentes necesidades o limitaciones.
La fórmula básica para calcular horas facturables es:
Ingresos = Horas Facturables × Tarifa por Hora
Para escenarios más complejos con diferentes tarifas, la fórmula se amplía a:
Ingresos Totales = Σ (Horas × Tarifa) para cada categoría de tarifa
Uso de Excel para calcular horas facturables
Microsoft Excel puede servir como una calculadora básica de horas facturables con algunas fórmulas simples:
- Crea columnas para Fecha, Cliente, Proyecto, Descripción, Hora de Inicio, Hora de Fin, Horas, Tarifa y Monto
- Calcula las horas con: =IF(F2-E2<0,F2-E2+1,F2-E2)*24 (para manejar horarios que cruzan la medianoche)
- Calcula el monto con: =G2*H2
- Suma la columna Monto para obtener los ingresos facturables totales
Aunque Excel ofrece flexibilidad, carece de la automatización, capacidad de seguimiento y prevención de errores que ofrece un software especializado en seguimiento del tiempo.
Enfoques por Industria para Horas Facturables
Diferentes industrias han desarrollado enfoques únicos para registrar las horas facturables según sus necesidades específicas:
Servicios legales
Los bufetes de abogados suelen:
- Registrar el tiempo en incrementos de 6 minutos (0.1 horas)
- Establecer diferentes tarifas para distintas actividades (investigación, comparecencias, etc.)
- Fijar objetivos de horas facturables para los abogados (generalmente entre 1,800 y 2,200 al año)
Agencias creativas
Las agencias de diseño y marketing suelen:
- Utilizar tarifas combinadas para distintos miembros del equipo
- Establecer acuerdos de retención con horas facturables fijas
- Registrar el tiempo con base en presupuestos de proyecto, no por hora
TI y desarrollo
Los equipos de desarrollo de software frecuentemente:
- Registran el tiempo según ciclos de sprints
- Usan puntos de historia junto con horas facturables
- Implementan facturación basada en valor para componentes específicos del proyecto
Servicios de consultoría
Los consultores normalmente:
- Registran horas facturables por entregable o hito
- Aplican tarifas premium para conocimientos especializados
- Ofrecen servicios empaquetados con horas predefinidas
Comprender las normas del sector ayuda a establecer procesos adecuados y seleccionar el mejor método para calcular las horas facturables según tu campo.
Para facilitarte el trabajo, WebWork Time Tracker ofrece seguimiento de tiempo y cálculo de horas facturables para cualquier industria, desde marketing e IT hasta construcción y transporte.
Mejores Prácticas para Registrar Horas Facturables
Para calcular con precisión las horas facturables y maximizar la eficiencia, sigue estas buenas prácticas comprobadas:
1. Registra en tiempo real
Registra el tiempo conforme trabajas, en lugar de reconstruirlo luego desde la memoria. Esto garantiza precisión y evita la pérdida de ingresos por tareas olvidadas.
Usar un rastreador de tiempo es la mejor forma de asegurarse de que cada minuto de trabajo quede registrado automáticamente.
2. Sé específico con las descripciones
Al registrar el tiempo en tareas, asegúrate de escribir descripciones detalladas para cada una. Estas descripciones de entradas de tiempo
ayudan a justificar el tiempo facturado al cliente, analizar en qué se invierte el tiempo y mejorar las estimaciones de proyectos futuros.
3. Establece incrementos de facturación claros
Decide si vas a facturar en incrementos de 6, 15 o 30 minutos, o por tiempo real (minuto a minuto).
Para evitar disputas futuras, comunícalo claramente al cliente.
4. Revisa regularmente la proporción facturable vs. no facturable
Apunta a una proporción saludable de horas facturables frente a no facturables:
- 70-80% de tiempo facturable suele ser ideal para empresas de servicios
- Menos del 60% puede indicar ineficiencia o carga administrativa excesiva
- Más del 85% podría indicar poca inversión en desarrollo comercial
5. Usa automatización cuando sea posible
Automatiza tareas repetitivas de seguimiento
con software como WebWork para reducir errores manuales, capturar todas las horas facturables automáticamente y generar informes sin esfuerzo adicional.
6. Capacita a tu equipo
Para un seguimiento eficiente del tiempo y cálculo de horas facturables, asegúrate de que todo tu equipo comprenda lo siguiente:
- Qué trabajo es facturable y cuál no
- Cómo registrar y categorizar el tiempo correctamente
- La importancia de entradas de tiempo precisas y a tiempo
