Was sind abrechenbare Stunden?
Abrechenbare Stunden sind die Arbeitszeit an Kundenprojekten, die in Rechnung gestellt wird. Ob Agentur, Kanzlei, Berater: Die präzise Erfassung dieser Stunden ist entscheidend für faire Vergütung und Rentabilität.
Beispiel: Als Webdesigner zählen Zeit für Layouts, Codierung und Features zur abrechenbaren Zeit. Administrative Aufgaben, E-Mails oder interne Meetings sind hingegen nicht abrechenbar.
Zu verstehen, was als abrechenbare Zeit gilt, ist der erste Schritt zur korrekten Berechnung.
Warum es wichtig ist, abrechenbare Stunden zu berechnen
Die exakte Berechnung abrechenbarer Stunden ist aus mehreren Gründen unerlässlich:
1. Gewährleistet faire Vergütung
Wer seine abrechenbaren Stunden korrekt erfasst, wird fair bezahlt – oder bezahlt Mitarbeiter gerecht.
2. Verbessert die Finanzplanung
Das Verständnis des Verhältnisses von abrechenbarer zu nicht abrechenbarer Zeit hilft bei Finanzplanung und Prognosen.
3. Erhöht Transparenz für Kunden
Detaillierte Zeiterfassung schafft Vertrauen, da der Kunde sieht, wofür er zahlt. Ebenso erhalten Mitarbeitende bei Stundenlohn für jede Minute Bezahlung.
4. Steigert die Produktivität
Durch die Trennung von abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit lassen sich Ineffizienzen aufdecken und produktive Tätigkeiten priorisieren.
5. Unterstützt bessere Projektkalkulationen
Historische Daten aus der Zeiterfassung helfen, genauere Projektkalkulationen zu erstellen.
Ohne ein zuverlässiges System riskieren Unternehmen Fehlkalkulationen, Ressourcenumlenkung oder Unstimmigkeiten in der Kundenbeziehung.
Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden
Den Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu verstehen, ist entscheidend für eine korrekte Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Sehen wir uns an, welche Art von Arbeit als abrechenbar gilt und welche nicht. Zu den abrechenbaren Stunden zählen: - Direkte Kundenarbeit
- Kundengespräche und Anrufe
- Projektplanung und Recherche
- Überarbeitungen und Korrekturen
- Reisezeit (sofern mit dem Kunden vereinbart)
Zu den nicht abrechenbaren Stunden zählen: - Administrative Aufgaben
- Interne Meetings
- Berufliche Weiterbildung
- Marketing- und Vertriebsaktivitäten
- Networking-Veranstaltungen
Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind Buchhalter. Die Zeit, die Sie für die Erstellung der Steuererklärung eines Kunden aufwenden, ist abrechenbar, während die Teilnahme an einer Schulung zu neuen Steuergesetzen nicht abrechenbar wäre. Denken Sie daran: Das richtige Gleichgewicht zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu finden, ist entscheidend für die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens. Zu viel nicht abrechenbare Zeit kann die Rentabilität beeinträchtigen, während zu wenig davon Wachstum und berufliche Weiterentwicklung einschränken kann. Sobald Sie sich für einen Satz entschieden haben, lohnt es sich, Ihre Gewinnmarge zu prüfen, um sicherzustellen, dass die Zahlen tatsächlich zu Ihren Gunsten ausfallen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung
Schritt 1: Abrechenbare Aktivitäten und Sätze definieren
Bevor Sie mit der Zeiterfassung beginnen – sei es für sich selbst oder Ihre Mitarbeitenden –, definieren Sie klar, welche Aktivitäten bei jedem Projekt abrechnungsfähig sind. Idealerweise sollte dies in Ihrer Kundenvereinbarung oder im Vertrag festgehalten sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Bestimmen Sie anschließend die abrechenbaren Stundensätze. Diese können variieren je nach:
- Art der erbrachten Dienstleistung
- Kompetenzniveau des Teammitglieds
- Kundentyp oder Projektkomplexität
Es versteht sich von selbst, dass klar definierte Sätze für Konsistenz bei der Abrechnung sorgen.
Schritt 2: Methode zur Zeiterfassung wählen
Es gibt zwei Hauptmethoden zur Erfassung und Berechnung abrechenbarer Stunden: manuell und digital.
Manuelle Methoden:
- Stundenzettel auf Papier
- Tabellenkalkulationen
- Einfache Zeitprotokolle
Digitale Lösungen:
Auch wenn manuelle Methoden anfangs einfacher erscheinen, führen sie häufig zu Fehlern, sind schwer zu analysieren und skalieren schlecht mit dem Unternehmenswachstum.
Digitale Lösungen bieten hingegen Automatisierung, Berichtsfunktionen und Integrationen mit anderen Tools – und maximieren so die Genauigkeit.
Schritt 3: Zeit präzise erfassen
Unabhängig von der gewählten Methode ist Konsistenz bei der Zeiterfassung entscheidend für eine genaue Abrechnung.
Zu den Best Practices zählen:
- Zeit in Echtzeit starten und stoppen, wann immer möglich
- Detaillierte Beschreibungen für jede Zeiterfassung
- Zeit nach Projekt, Kunde und Aufgabentyp kategorisieren
- Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden trennen
- Zeit in festen Intervallen erfassen (z. B. 6, 10 oder 15 Minuten)
Schritt 4: Abrechenbare Stunden prüfen und berechnen
Am Ende Ihres Abrechnungszeitraums prüfen Sie Ihre Zeiteinträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Verwenden Sie dann diese Formel für abrechenbare Stunden:
- Gesamter Abrechnungsbetrag = Abrechenbare Stunden × Stundensatz
Für Projekte mit unterschiedlichen Sätzen nutzen Sie diese Formel:
- Gesamter Abrechnungsbetrag = (Stunden × Satz A) + (Stunden × Satz B) + ...
Wenn Sie mit Zeitintervallen arbeiten, konvertieren Sie Minuten in das passende Dezimalformat. Zum Beispiel im 6-Minuten-System (Zehntelstunden):
- 1–6 Minuten = 0,1 Stunden
- 7–12 Minuten = 0,2 Stunden
Schritt 5: Genaue Rechnungen erstellen
Verwenden Sie Ihre berechneten abrechenbaren Stunden, um detaillierte Rechnungen zu erstellen, die Folgendes enthalten:
- Aufgeschlüsselte Liste der durchgeführten Aufgaben
- Erfasste Zeit pro Aufgabe
- Angewandte Stundensätze
- Gesamtbetrag
- Zahlungsbedingungen
Klare, detaillierte Rechnungen vermeiden Kundenrückfragen und Streitigkeiten – für schnellere Zahlungen und bessere Beziehungen.
Für eine präzise und einfache Rechnungserstellung verwenden Sie einen Zeiterfasser mit integrierter Rechnungserstellung, wie WebWork.
Damit können Sie zwei Rechnungstypen erstellen: individuell und stundenbasiert – je nach Bedarf.
So berechnen Sie abrechenbare Stunden mit WebWork
WebWork vereinfacht die Abrechnung von Stunden mit seinen umfassenden Zeiterfassungsfunktionen.
So optimieren Sie Ihren Abrechnungsprozess mit WebWork:
1. Projekte und Kunden einrichten
Beginnen Sie mit der Erstellung von Projekten für jede Kundenbeziehung:
- Gehen Sie zum Bereich Projekte und klicken Sie auf Projekt erstellen
- Geben Sie Projektdetails ein und weisen Sie Teammitglieder zu
- Legen Sie den Stundensatz für das Projekt fest
WebWork bietet flexible Einstellungen für Stundensätze auf mehreren Ebenen:
- Projektsätze: Spezielle Sätze für bestimmte Projekte
- Individuelle Sätze: Benutzerdefinierte Sätze für bestimmte Teammitglieder
Diese Flexibilität stellt sicher, dass Ihre Abrechnung den tatsächlichen Wert der geleisteten Arbeit für verschiedene Projekte und Teammitglieder widerspiegelt.
3. Zeit präzise erfassen
WebWork bietet mehrere Möglichkeiten zur Zeiterfassung, passend zu unterschiedlichen Arbeitsstilen:
- Desktop-Zeiterfasser: Automatische Erfassung mit Screenshots für Desktop-Arbeiten
- Mobile App: Zeiterfassung unterwegs für Außeneinsätze
- Browser-Erweiterung und Web-Zeiterfassung: Zeiterfassung direkt über den Browser
- Manuelle Einträge: Zeit nachträglich für offline geleistete Arbeit erfassen
Wählen Sie einfach Ihr Projekt und Ihre Aufgabe aus, klicken Sie auf Start, und WebWork erfasst Ihre abrechenbare Zeit präzise.
4. Detaillierte Berichte erstellen
Die Berichtsoptionen von WebWork liefern detaillierte Einblicke in Ihre abrechenbaren Stunden:
Diese Berichte erleichtern die exakte Berechnung der abrechenbaren Zeit und helfen dabei, Optimierungspotenziale zu erkennen.
5. Professionelle Rechnungen generieren
Wandeln Sie Ihre erfassten Stunden direkt in professionelle Rechnungen um – direkt in WebWork:
- Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen > Rechnung erstellen
- Wählen Sie den Abrechnungszeitraum aus
- Geben Sie Kundendetails ein
- Wählen Sie aus, ob Projekt, Teammitglied, Aufgabe und Beschreibung enthalten sein sollen
- Klicken Sie auf Generieren und prüfen Sie die automatisch berechneten Stunden und Beträge
- Klicken Sie auf Speichern & Teilen und wählen Sie Ihre gewünschte Versandart
Dieser reibungslose Prozess eliminiert Fehler bei manueller Berechnung und stellt sicher, dass Sie jede wertvolle Arbeitsminute abrechnen.
Alternative Methoden zur Berechnung
Während spezialisierte Software wie WebWork die umfassendste Lösung zur Berechnung abrechenbarer Stunden bietet, existieren auch alternative Methoden für Unternehmen mit anderen Anforderungen oder Einschränkungen.
Die grundlegende Formel zur Berechnung abrechenbarer Stunden lautet:
Umsatz = Abrechenbare Stunden × Stundensatz
Für komplexere Szenarien mit unterschiedlichen Sätzen erweitert sich die Formel zu:
Gesamtumsatz = Σ (Stunden × Satz) für jede Satzkategorie
Excel zur Berechnung abrechenbarer Stunden verwenden
Microsoft Excel kann mit einigen einfachen Formeln als grundlegender Rechner für abrechenbare Stunden dienen:
- Spalten erstellen für Datum, Kunde, Projekt, Beschreibung, Startzeit, Endzeit, Stunden, Satz und Betrag
- Stunden berechnen mit: =IF(F2-E2<0,F2-E2+1,F2-E2)*24 (funktioniert auch bei Zeit über Mitternacht hinaus)
- Betrag berechnen mit: =G2*H2
- Summe der Betrag-Spalte als Gesamterlös
Excel bietet Flexibilität, jedoch fehlen Automatisierung, Nachverfolgung und Fehlerminimierung im Vergleich zu spezieller Zeiterfassungssoftware.
Branchenspezifische Ansätze
Verschiedene Branchen haben je nach Bedarf eigene Methoden zur Erfassung abrechenbarer Stunden entwickelt:
Juristische Dienstleistungen
Anwaltskanzleien erfassen typischerweise:
- Zeit in 6-Minuten-Schritten (0,1 Stunden)
- Unterschiedliche Sätze je nach Tätigkeit (Recherche, Gericht, etc.)
- Abrechnungsziele für Anwälte (oft 1.800–2.200 Stunden jährlich)
Kreativagenturen
Design- und Marketingagenturen nutzen häufig:
- Gemischte Stundensätze für verschiedene Teammitglieder
- Pauschalverträge mit festgelegten Stunden
- Zeiterfassung auf Projektbudgetbasis statt pro Stunde
IT und Entwicklung
Softwareentwicklungsteams erfassen oft:
- Zeit nach Sprintzyklen
- Story Points zusammen mit abrechenbaren Stunden
- Wertbasierte Abrechnung für bestimmte Projektschritte
Beratungsdienste
Beratungsfirmen erfassen in der Regel:
- Abrechnung nach Meilensteinen oder Ergebnissen
- Premium-Sätze für Spezialwissen
- Paketangebote mit vorher definierten Stunden
Branchenstandards zu kennen hilft, passende Prozesse zu definieren und die richtige Methode zur Stundenerfassung auszuwählen.
Zur Vereinfachung bietet WebWork Zeiterfassung und Stundenberechnung für jede Branche, von Marketing und IT bis Bauwesen und Logistik.
Best Practices zur Zeiterfassung
Befolgen Sie diese bewährten Methoden, um abrechenbare Stunden korrekt zu erfassen und die Effizienz zu maximieren:
1. Zeit in Echtzeit erfassen
Erfassen Sie Zeit direkt während der Arbeit – nicht im Nachhinein aus dem Gedächtnis. So vermeiden Sie vergessene Aufgaben und stellen genaue Abrechnungen sicher.
Der Einsatz eines Zeiterfassers gewährleistet, dass jede Minute automatisch dokumentiert wird.
2. Genaue Beschreibungen verwenden
Notieren Sie bei der Zeiterfassung detaillierte Beschreibungen jeder Aufgabe. Solche Zeiteintragsbeschreibungen
helfen bei der Rechtfertigung gegenüber Kunden, bei der Analyse und für künftige Projektplanungen.
3. Klare Abrechnungseinheiten festlegen
Legen Sie fest, ob Sie in 6-, 15- oder 30-Minuten-Schritten oder minutengenau abrechnen.
Kommunizieren Sie dies klar mit Ihren Kunden, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
4. Verhältnis abrechenbar vs. nicht abrechenbar prüfen
Streben Sie ein gesundes Verhältnis von abrechenbarer zu nicht abrechenbarer Zeit an:
- 70–80 % abrechenbare Zeit gilt als ideal für Dienstleister
- Unter 60 % kann auf Ineffizienz oder zu viele interne Aufgaben hinweisen
- Über 85 % kann auf zu wenig Geschäftsentwicklung hindeuten
5. Wo möglich automatisieren
Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben
mit Tools wie WebWork, um manuelle Fehler zu reduzieren, alle Stunden zu erfassen und Berichte ohne Zusatzaufwand zu erstellen.
6. Team schulen
Damit Ihr Team effizient abrechenbare Stunden erfassen kann, stellen Sie sicher, dass alle Folgendes verstehen:
- Was abrechenbare vs. nicht abrechenbare Arbeit ist
- Wie Zeit korrekt erfasst und kategorisiert wird
- Warum zeitnahe und präzise Einträge wichtig sind
