O que são Horas Faturáveis?
Horas faturáveis são o tempo dedicado a um projeto de cliente que pode ser cobrado. Seja você uma agência, escritório de advocacia, consultor
ou freelancer, calcular horas faturáveis com precisão é essencial para uma compensação adequada e lucratividade do negócio.
Por exemplo, se você é um designer de sites trabalhando no projeto de um cliente,
o tempo gasto com design de layout, codificação de páginas e implementação de funcionalidades será considerado faturável. Já
o tempo dedicado a tarefas administrativas, verificação de e-mails ou reuniões internas normalmente é não faturável.
Entender o que caracteriza tempo faturável é o primeiro passo para aprender a calcular corretamente as horas faturáveis do seu negócio.
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Por que Calcular Horas Faturáveis é Importante
Calcular horas faturáveis com precisão é fundamental por diversos motivos:
1. Garante uma remuneração justa
Quando você calcula corretamente as horas faturáveis, garante que será pago de forma justa pelo seu trabalho — ou que seus colaboradores o serão.
2. Melhora o planejamento financeiro
Entender a proporção entre tempo faturável e não faturável ajuda a prever receitas e gerenciar as finanças do negócio com eficácia.
3. Aumenta a transparência com o cliente
Um rastreamento de tempo detalhado gera confiança com os clientes ao mostrar exatamente pelo que estão pagando. Se você paga seus funcionários por hora, o controle de tempo garante pagamento justo por cada minuto de trabalho.
4. Otimiza a produtividade
Ao rastrear horas faturáveis e não faturáveis, é possível identificar ineficiências e focar mais em atividades que geram receita.
5. Facilita melhores estimativas de projetos
Os dados históricos de tempo fornecidos pelo rastreamento ajudam a criar estimativas mais precisas para projetos futuros.
Sem um sistema confiável de cálculo de horas faturáveis, o negócio corre o risco de cobrar menos dos clientes, alocar recursos de forma inadequada ou gerar conflitos com clientes devido a disputas de cobrança.
Horas Faturáveis vs. Não Faturáveis
Compreender a diferença entre horas faturáveis e não faturáveis é crucial para um rastreamento e faturamento precisos. Veja quais tipos de trabalho se enquadram em cada categoria:
Horas faturáveis incluem:
- Trabalho direto com o cliente
- Reuniões e chamadas com o cliente
- Planejamento e pesquisa do projeto
- Revisões e edições
- Tempo de deslocamento (se acordado com o cliente)
Horas não faturáveis incluem:
- Tarefas administrativas
- Reuniões internas
- Desenvolvimento profissional
- Atividades de marketing e vendas
- Eventos de networking
Para entender melhor, imagine que você é um contador. O tempo gasto preparando a declaração de imposto de um cliente é faturável,
enquanto o tempo em um treinamento sobre novas leis fiscais seria não faturável.
Lembre-se: encontrar o equilíbrio certo entre horas faturáveis e não faturáveis é essencial para a sustentabilidade do negócio.
Tempo demais não faturável pode prejudicar a lucratividade; pouco tempo pode limitar o crescimento e o desenvolvimento profissional.
Guia Passo a Passo: Como Calcular Horas Faturáveis
Passo 1: Defina atividades e taxas faturáveis
Antes de começar a rastrear o tempo — seja o seu ou o da sua equipe — defina claramente quais atividades são faturáveis em cada projeto. O ideal é que isso esteja especificado no contrato com o cliente para evitar mal-entendidos.
Em seguida, defina as taxas de faturamento. Elas podem variar de acordo com:
- Tipo de serviço prestado
- Nível de experiência do membro da equipe
- Tipo de cliente ou complexidade do projeto
É evidente que ter taxas claramente definidas garante consistência no processo de cálculo das horas faturáveis.
Passo 2: Escolha o método de rastreamento de tempo
Existem dois métodos principais para rastrear e calcular horas faturáveis: manual e digital.
Métodos manuais:
- Planilhas de papel
- Planilhas eletrônicas
- Registros básicos de tempo
Soluções digitais:
Embora os métodos manuais possam parecer mais simples no início, eles geralmente causam erros, são difíceis de analisar e se tornam impraticáveis à medida que o negócio cresce.
As soluções digitais, por outro lado, oferecem automação, recursos de relatórios
e integração com outras ferramentas empresariais, aumentando a precisão ao máximo.
Passo 3: Registre seu tempo com precisão
Independentemente do método escolhido, lembre-se de que a consistência é fundamental ao rastrear o tempo para o cálculo de horas faturáveis.
Algumas práticas recomendadas incluem:
- Iniciar e parar o rastreamento em tempo real sempre que possível
- Registrar descrições detalhadas para cada entrada de tempo
- Categorizar o tempo por projeto, cliente e tipo de tarefa
- Separar horas faturáveis de não faturáveis
- Rastrear o tempo em intervalos consistentes (como blocos de 6, 10 ou 15 minutos)
Passo 4: Revise e calcule suas horas faturáveis
No final do período de faturamento, revise suas entradas de tempo para garantir precisão e completude.
Em seguida, use esta fórmula de horas faturáveis:
- Valor Total = Horas Faturáveis × Taxa Horária
Para projetos com taxas variadas, use o seguinte:
- Valor Total = (Horas na Taxa A × Taxa A) + (Horas na Taxa B × Taxa B) + ...
Se estiver utilizando incrementos de tempo, converta minutos para o formato decimal apropriado. Por exemplo, em um sistema de 6 minutos (décimos de hora):
- 1–6 minutos = 0,1 hora
- 7–12 minutos = 0,2 hora
Passo 5: Crie faturas precisas
Com base nas horas faturáveis calculadas, crie faturas detalhadas que incluam:
- Lista detalhada de tarefas realizadas
- Horas gastas em cada tarefa
- Taxas aplicáveis
- Valor total devido
- Condições de pagamento
Faturas claras e detalhadas ajudam a evitar dúvidas e disputas com os clientes, acelerando os pagamentos e fortalecendo o relacionamento.
Para gerar faturas com precisão e facilidade, utilize um rastreador de tempo com sistema de faturamento integrado, como o WebWork.
Ele permite criar dois tipos de fatura: personalizada ou baseada em horas, conforme a sua necessidade.
Como Calcular Horas Faturáveis com o WebWork
O WebWork simplifica o processo de cálculo de horas faturáveis com seus recursos completos de rastreamento de tempo.
Veja como usar o WebWork para otimizar o processo:
1. Configure projetos e clientes
Comece criando projetos para cada cliente:
- Acesse a seção Projetos e clique em Criar projeto
- Insira os detalhes do projeto e atribua membros da equipe
- Defina a taxa horária do projeto
O WebWork oferece configurações de taxas flexíveis em vários níveis:
- Taxas por projeto: Taxas específicas para projetos individuais
- Taxas individuais: Taxas personalizadas por membro da equipe
Essa flexibilidade garante que o cálculo das horas reflita o real valor do trabalho em diferentes projetos e equipes.
3. Registre o tempo com precisão
O WebWork oferece várias opções de rastreamento de tempo para diferentes estilos de trabalho:
- Rastreador de Tempo para Desktop: Rastreamento automático com capturas de tela
- Aplicativo móvel: Rastreamento em campo, onde quer que esteja
- Extensão de navegador e rastreamento via Web: Rastreie diretamente no navegador
- Entradas manuais: Adicione horas após o trabalho
Basta selecionar projeto e tarefa, clicar em iniciar, e o WebWork fará o rastreamento com precisão.
4. Gere relatórios completos
Os relatórios do WebWork oferecem insights detalhados sobre suas horas faturáveis:
Com esses relatórios, fica fácil calcular horas com precisão e identificar oportunidades de melhoria.
5. Crie faturas profissionais
Transforme suas horas rastreadas em faturas profissionais diretamente no WebWork:
- Acesse Finanças > Faturas > Criar fatura
- Selecione o intervalo de datas para faturamento
- Insira os dados do cliente
- Escolha se deseja incluir projeto, membro, tarefa e descrição
- Clique em Gerar e revise os valores calculados automaticamente
- Clique em Salvar & Compartilhar e selecione o método de envio
Esse processo fluido elimina erros manuais e garante que você fature por cada minuto trabalhado.
Métodos Alternativos para Calcular Horas Faturáveis
Embora softwares especializados como o WebWork ofereçam a solução mais completa para calcular horas faturáveis, existem métodos alternativos para empresas com diferentes necessidades ou restrições.
A fórmula fundamental para horas faturáveis é:
Receita = Horas Faturáveis × Taxa Horária
Para cenários mais complexos com diferentes taxas, a fórmula se expande para:
Receita Total = Σ (Horas × Taxa) para cada categoria de taxa
Usando Excel para cálculo de horas faturáveis
O Microsoft Excel pode ser usado como uma calculadora básica de horas faturáveis com algumas fórmulas simples:
- Crie colunas para Data, Cliente, Projeto, Descrição, Hora de Início, Hora de Término, Horas, Taxa e Valor
- Calcule as horas com: =IF(F2-E2<0,F2-E2+1,F2-E2)*24 (para horários que passam da meia-noite)
- Calcule o valor com: =G2*H2
- Some a coluna de valores para obter a receita total faturável
Embora o Excel ofereça flexibilidade, ele não possui a automação, recursos de rastreamento e prevenção de erros dos softwares dedicados de controle de tempo.
Abordagens Específicas por Indústria
Diferentes setores desenvolveram abordagens únicas para rastrear horas faturáveis de acordo com suas necessidades específicas:
Serviços jurídicos
Escritórios de advocacia geralmente:
- Rastreiem o tempo em incrementos de 6 minutos (0,1 hora)
- Estabelecem taxas diferentes para diferentes atividades (pesquisa, audiências, etc.)
- Definem metas de horas faturáveis para advogados (geralmente de 1.800 a 2.200 horas anuais)
Agências criativas
Agências de design e marketing frequentemente:
- Usam taxas combinadas para diferentes membros da equipe
- Estabelecem contratos de retenção com horas faturáveis definidas
- Rastreiam o tempo com base no orçamento do projeto e não por hora
TI e desenvolvimento
Equipes de desenvolvimento de software frequentemente:
- Rastreiem o tempo por ciclos de sprint
- Utilizam pontos de história junto às horas faturáveis
- Implementam cobrança baseada em valor para certos componentes do projeto
Serviços de consultoria
Consultores geralmente:
- Rastreiem horas faturáveis por entregável ou marco
- Aplicam taxas premium para especialização técnica
- Oferecem pacotes de serviços com horas faturáveis predefinidas
Compreender as normas do setor ajuda a estabelecer processos adequados e a escolher o método certo para calcular horas faturáveis no seu campo específico.
Para facilitar isso, o WebWork Time Tracker oferece controle de tempo e cálculo de horas faturáveis para qualquer setor,
desde marketing e TI até construção e transporte.
Melhores Práticas para Rastrear Horas Faturáveis
Para calcular horas faturáveis com precisão e maximizar a eficiência, siga estas boas práticas comprovadas:
1. Registre em tempo real
Registre o tempo conforme o trabalho acontece em vez de reconstituí-lo depois da memória. Isso garante precisão e evita perdas de receita por tarefas esquecidas.
Usar um rastreador de tempo é a melhor forma de garantir que cada minuto seja registrado automaticamente.
2. Seja específico nas descrições
Ao rastrear o tempo em tarefas, certifique-se de escrever descrições detalhadas para cada uma. Essas descrições de entrada de tempo
ajudam a justificar o tempo faturado aos clientes, analisar onde o tempo é gasto e melhorar estimativas futuras de projeto.
3. Estabeleça incrementos claros de faturamento
Decida se irá faturar em blocos de 6, 15 ou 30 minutos ou por tempo real (minuto a minuto).
Para evitar disputas futuras, comunique isso claramente aos clientes.
4. Revise regularmente a proporção entre horas faturáveis e não faturáveis
Busque uma proporção saudável entre horas faturáveis e não faturáveis:
- 70-80% de tempo faturável é considerado ideal para empresas de serviços
- Abaixo de 60% pode indicar ineficiência ou carga administrativa excessiva
- Acima de 85% pode sugerir falta de investimento em desenvolvimento do negócio
5. Use automação sempre que possível
Automatize tarefas repetitivas de rastreamento
com softwares como o WebWork para reduzir erros de entrada manual, capturar todas as horas faturáveis automaticamente e gerar relatórios sem esforço adicional.
6. Treine sua equipe
Para um controle de tempo e cálculo de horas faturáveis eficaz, garanta que todos da equipe entendam o seguinte:
- O que é trabalho faturável vs. não faturável
- Como rastrear e categorizar corretamente o tempo
- A importância de entradas de tempo precisas e pontuais
