Urlaubsverwaltung
für Mitarbeiter
Verwalten Sie Urlaubsanträge, Genehmigungen und Kontingente online – im selben Tool, mit dem Ihr Team bereits seine Stunden erfasst. Mitarbeiter stellen einen Antrag, der Workspace-Inhaber oder ein zugewiesener Manager genehmigt, lehnt ab oder bearbeitet ihn per Klick, und das Restkontingent aktualisiert sich automatisch. In allen Tarifen ab 3,99 $ pro Nutzer und Monat verfügbar.
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Was ist eine Urlaubsverwaltung?
Eine Urlaubsverwaltung ist eine Software, die Abwesenheiten von Mitarbeitern vom Antrag bis zur Dokumentation abwickelt. Mitarbeiter beantragen Urlaub, Krankheitstage oder bezahlte Freistellung, Manager genehmigen oder lehnen ab, und das System erfasst, wie viele Tage jeder Person pro Richtlinie noch zustehen.
Eine Urlaubsverwaltung führt stattdessen einen einzigen Datensatz – und mit genau diesem arbeiten Manager, Mitarbeiter und Buchhaltung.
So funktioniert die Urlaubsverwaltung in WebWork
Urlaubsrichtlinien festlegen
Erstellen Sie für jede Abwesenheitsart Ihres Unternehmens eine eigene Richtlinie – etwa Urlaub, Krankheitstage, Elternzeit oder unbezahlten Urlaub – und legen Sie die Parameter jeweils separat fest.
Urlaubskontingente zuweisen
Geben Sie jeder Richtlinie ein eigenes Kontingent oder legen Sie ein gemeinsames Kontingent für alle fest. Für bestimmte Richtlinien können Sie auch ein negatives Kontingent zulassen.
Mitarbeiter stellen Anträge
Alle Mitglieder des Workspace können im Dashboard Urlaub beantragen und dabei die Richtlinie sowie den Abwesenheitszeitraum wählen.
Manager genehmigen, lehnen ab oder ändern
Stellt ein Mitarbeiter einen Antrag, bearbeiten Sie ihn mit einem Klick. Eine Änderung gilt nicht als Genehmigung, sodass sich Termine vor der Entscheidung noch anpassen lassen.
Online-Urlaubsmanagement ohne Installation
Das Urlaubsmanagement befindet sich im WebWork Dashboard unter Abwesenheit > Urlaub und läuft in jedem Browser. Manager genehmigen Anträge von überall, und Mitarbeiter sehen ihr Resturlaubskonto, ohne nachfragen zu müssen.
Da der Urlaub direkt in WebWork statt in einem separaten HR-Tool verwaltet wird, brauchen Sie kein zweites Abo und Ihr Team keinen zusätzlichen Login.
Zum Web-Zeiterfassungs-ToolUrlaubsanträge und mehrstufige Genehmigungen
Der Workspace-Inhaber, ein Executive Manager oder ein berechtigter Team Manager kann jeden Antrag genehmigen, ablehnen oder ändern. Mitgliedstypen und Berechtigungen legen fest, wer worüber entscheidet.
Braucht Ihr Unternehmen mehr als eine Freigabe, richten Sie in den Urlaubseinstellungen mehrere Genehmigungsstufen ein. Anträge durchlaufen dann jede Stufe der Reihe nach – ideal, wenn zuerst die Teamleitung genehmigt und anschließend HR oder die Geschäftsführung bestätigt.
Richtlinien für Urlaub, Krankheit und bezahlte Freistellung
Mitglieder nehmen aus unterschiedlichen Gründen frei, und für jeden Grund können eigene Regeln gelten. Legen Sie Richtlinien für Urlaub, Krankheitstage, Elternzeit und beliebig viele weitere an – jeweils mit eigenen Parametern.
Über Richtlinien bilden Sie auch unterschiedliche Rechtsräume ab. Ein Team in einem Land kann andere Ansprüche haben als ein Team in einem anderen – wichtig dort, wo der Mindesturlaub gesetzlich geregelt ist.
Wenn Sie vor allem Abwesenheiten statt Zeiterfassung bewerten, finden Sie unter PTO- und Urlaubserfassung dieselben Funktionen aus dieser Perspektive.
Urlaubskonten und Ansprüche
Jede Richtlinie hat ihr eigenes Konto, sodass Urlaubs- und Krankheitstage getrennt gezählt werden. Die Konten aktualisieren sich bei jeder Genehmigung, und Mitglieder sehen jederzeit ihren Resturlaub.
Ansprüche werden automatisch berechnet, sodass die Konten das ganze Jahr aktuell bleiben, ohne dass jemand manuell nachrechnen muss. Mit dem PTO-Rechner können Sie Werte auch außerhalb des Tools prüfen.
Resturlaub übertragen und Urlaubskonten importieren
Urlaubskonten geraten meist zu zwei Zeitpunkten durcheinander: zum Jahresende und beim Wechsel zu einem neuen Tool. WebWork hält sie in beiden Fällen korrekt.
Resturlaub ins nächste Jahr übertragen
Legen Sie fest, was mit nicht genommenem Jahresurlaub passiert. Ist die Übertragung aktiv, wandert der Resturlaub jedes Mitglieds ins nächste Jahr, statt auf null zurückgesetzt zu werden. Ist sie deaktiviert, verfallen die Konten wie üblich zum Jahresende. Wie bei der Urlaubsdauer gilt die Einstellung pro Richtlinie, wenn jede Urlaubsart eine eigene Dauer hat, oder für den gesamten Workspace, wenn eine Dauer für alle gilt.
Urlaubskonten per CSV- oder XLSX-Datei importieren
Sie wechseln von Tabellen oder einem anderen HR-Tool? Laden Sie alle aktuellen Kontostände in einer Datei hoch, statt sie einzeln einzugeben. Laden Sie die Vorlage herunter, tragen Sie jeden Stand in der Einheit der Richtlinie ein (Tage oder Stunden) und wählen Sie, wie die Datei angewendet wird:
- Addieren: addiert den Dateiwert zum aktuellen Saldo jedes Mitglieds.
- Ersetzen: überschreibt den aktuellen Saldo mit dem Dateiwert.
WebWork prüft die Datei vorab, markiert Probleme und zeigt genau an, welche Änderungen vorgenommen werden. Die Salden werden erst aktualisiert, wenn alle Probleme behoben sind und Sie bestätigen.
Sehen Sie, wer wann im Workspace abwesend ist
Die Workspace-Übersicht zeigt alle genehmigten Abwesenheiten an einem Ort. Genehmigter Urlaub erscheint außerdem im Zeiterfassungskalender – farblich markiert, sodass Sie ihn auf einen Blick von erfassten Stunden, Pausen und Feiertagen unterscheiden können.
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Urlaubsverwaltung für Teams in verschiedenen Ländern
Teams in verschiedenen Ländern können im selben Workspace eigene Feiertage und Urlaubsrichtlinien erhalten – ein verteiltes Unternehmen braucht also kein separates System pro Standort. Arbeiten Mitarbeitende zudem zu unterschiedlichen Zeiten, ergänzt die Schichtplanung diese Funktion.
Urlaubsberichte und -nachweise
Berichte zeigen, wann jedes Workspace-Mitglied im Urlaub war und wie viel seines Kontingents es genutzt hat – filterbar nach Mitglied, Team oder Zeitraum. Alles lässt sich als CSV oder XLSX exportieren, und Berichte können regelmäßig per E-Mail versendet werden.
Diese Nachweise sind besonders hilfreich, wenn Mitarbeitende einen Saldo anfechten oder bei einer Prüfung nachgewiesen werden muss, wie viel bezahlter Urlaub in einem Zeitraum genommen wurde.
Zu den BerichtenUrlaub im Kalender, in der Anwesenheit und in der Lohnabrechnung
Genehmigter Urlaub muss in WebWork nirgendwo sonst erneut eingetragen werden.
Anwesenheitsnachweise
Das Anwesenheits-Dashboard zeigt in Echtzeit, wer aktiv, abwesend, verspätet oder im Urlaub ist – so wird eine genehmigte Abwesenheit nicht als Fehltag gezählt.
Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung berechnet bezahlten Urlaub zusammen mit regulären Stunden, Überstunden und bezahlten Pausen – anhand des Stundensatzes jedes Mitglieds.
Produktivitätsberichte
Bezahlter Urlaub und Feiertage erscheinen als eigene Zeilen in der Zeitaufschlüsselung der Produktivität. So werden Tage, an denen jemand nicht arbeitet, im Produktivitätsbericht nicht mitgezählt.
Automatische Feiertagsbenachrichtigungen
Gesetzliche Feiertage werden getrennt von Abwesenheiten verwaltet. Erstellen Sie eine Feiertagsliste für den Workspace, weisen Sie verschiedenen Teams unterschiedliche Feiertage zu und legen Sie fest, ob ein Feiertag arbeitsfrei oder bezahlt ist. WebWork AI erstellt die Benachrichtigungen und versendet sie über WebWork Chat oder Slack – und der WebWork Bot überspringt Standups an arbeitsfreien Tagen.
Zur Feiertagsverwaltung
Sicherheit und Datenschutz
Abwesenheitsdaten enthalten personenbezogene Informationen und sind daher genauso geschützt wie alle anderen Daten Ihres Workspace: SSL/TLS-Verschlüsselung, Cloud-Infrastruktur auf Amazon S3 und Netzwerksicherheit durch Cloudflare. WebWork ist DSGVO-, CCPA- und HIPAA-konform und verkauft keine Kundendaten.
FAQ
Abwesenheiten dort verwalten, wo Ihr Team bereits Zeiten erfasst
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