Pour les sous-traitants du gouvernement américain, la conformité DCAA est essentielle pour réussir les audits et conserver les contrats.
La Defense Contract Audit Agency exige un suivi précis du temps, des validations et des enregistrements sécurisés.
WebWork Time Tracker simplifie le processus en combinant
saisie quotidienne du temps,
journaux prêts pour l’audit,
validations basées sur les rôles, et conservation conforme des enregistrements pour que vous soyez toujours prêt.
La Defense Contract Audit Agency audite les sous-traitants travaillant avec le Département de la Défense des États-Unis et d’autres agences fédérales afin d’assurer l’exactitude de la facturation et des charges de travail. Un suivi du temps conforme DCAA signifie que votre système suit les normes de l’agence en matière de :
Saisies quotidiennes précises
Certification des heures par l’employé
Revue et validation par le superviseur
Modifications sécurisées et traçables
Conservation des enregistrements à des fins d’audit
Essayez WebWork dès aujourd’hui, entièrement gratuit
Principales exigences DCAA en matière de suivi du temps
Les directives DCAA exigent que votre processus de suivi du temps couvre :
Saisie quotidienne du temps
Les employés doivent enregistrer les heures travaillées sur chaque projet quotidiennement, et non rétroactivement.
Certification de l’employé
Chaque feuille de temps doit être signée ou certifiée numériquement par l’employé.
Validation par le superviseur
Un superviseur direct doit examiner et valider les feuilles de temps.
Journaux d’audit
Toutes les modifications doivent être enregistrées avec un horodatage, un identifiant utilisateur et une raison.
Séparation des tâches
Les employés ne peuvent pas valider leurs propres feuilles de temps.
Conservation et accessibilité
Les enregistrements doivent être conservés pendant au moins 2 ans et être accessibles pour les audits DCAA.
Liste de contrôle pour la conformité au suivi du temps DCAA
Étape
Exigence
Fonctionnalité WebWork
1
Saisie quotidienne du temps
Rappels automatiques pour enregistrer les heures chaque jour
2
Certification de l’employé
Validation numérique en un clic lors de la soumission
3
Validation par le superviseur
Autorisations basées sur les rôles pour les managers
4
Journal d’audit
Journaux inviolables de toutes les modifications
5
Conservation des enregistrements
Stockage sécurisé avec options d’export faciles
Comment WebWork assure la conformité DCAA
Rappels quotidiens – Maintiennent les employés à jour pour la saisie quotidienne.
Signatures numériques – Les employés certifient leurs feuilles de temps avant soumission.
Validation basée sur les rôles – Seuls les superviseurs autorisés peuvent valider.
Suivi des modifications – Chaque modification est consignée avec la date, l’heure et l’utilisateur.
Conservation sécurisée – Tous les enregistrements sont stockés dans un format conforme pour les périodes exigées.
Rapports prêts pour audit – Générez des rapports détaillés pour les auditeurs en quelques minutes.
Erreurs courantes à éviter dans le suivi du temps DCAA
Saisie des heures rétroactivement
Omission de la certification par l’employé
Autoriser les employés à valider leurs propres feuilles de temps
Ne pas documenter les modifications
Ne pas conserver les enregistrements pour la durée requise
Bonnes pratiques pour rester conforme DCAA
Former les employés aux exigences DCAA.
Imposer la saisie quotidienne et la validation par le superviseur.
Réaliser régulièrement des audits internes.
Maintenir des politiques écrites claires pour le suivi du temps.
Utiliser un logiciel – comme WebWork – qui applique automatiquement les règles.
Logiciel de suivi du temps : DCAA vs non-DCAA
Fonctionnalité
Logiciel conforme DCAA (WebWork)
Outils de suivi du temps non-DCAA
Saisie quotidienne obligatoire
Rappels intégrés pour garantir l’enregistrement quotidien
Souvent autorise les saisies en masse ou rétroactives
Certification de l’employé
Validation numérique en un clic avec vérification sécurisée
Généralement aucune étape de certification formelle
Workflow de validation par le superviseur
Accès basé sur les rôles pour validations par les managers uniquement
Validations optionnelles ou non restreintes
Journal d’audit
Journaux inviolables avec horodatage, ID utilisateur et raison de chaque modification
Historique des modifications limité ou écrase les anciennes données
Séparation des tâches
Les employés ne peuvent pas valider leurs propres feuilles de temps
Pas de restriction intégrée dans de nombreux outils
Conformité de conservation
Stockage sécurisé pendant les périodes légales avec options d’export
Durée de conservation variable, non alignée sur les règles DCAA
Rapports prêts pour audit
Génère instantanément des rapports au format DCAA
Rapports génériques qui peuvent ne pas répondre aux normes d’audit
Application des politiques
Les paramètres appliquent automatiquement les règles de conformité
Reposent sur l’application manuelle des politiques
Avec WebWork, ces fonctionnalités sont incluses par défaut – réduisant les erreurs manuelles et garantissant que votre processus de suivi du temps résiste à un audit DCAA.
Conclusion
La conformité DCAA, ce n’est pas seulement réussir un audit : c’est maintenir la confiance des clients fédéraux et assurer une déclaration précise des coûts de main-d’œuvre. WebWork Time Tracker simplifie la conformité grâce à
la saisie quotidienne du temps,
les validations basées sur les rôles,
des journaux inviolables et une conservation sécurisée sur une seule plateforme, afin que votre entreprise puisse se concentrer sur la qualité du travail tout en restant totalement conforme.
