Für Auftragnehmer der US-Regierung ist die DCAA-Konformität entscheidend, um Audits zu bestehen und Verträge zu behalten.
Die Defense Contract Audit Agency verlangt eine präzise Zeiterfassung, Genehmigungen und sichere Aufzeichnungen.
WebWork Time Tracker macht es einfach – durch die Kombination von
täglicher Zeiterfassung,
auditfertigen Protokollen,
rollenbasierten Genehmigungen und konformer Aufbewahrung von Aufzeichnungen, sodass Sie immer vorbereitet sind.
Die Defense Contract Audit Agency prüft Auftragnehmer, die mit dem US-Verteidigungsministerium und anderen Bundesbehörden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Abrechnungen und Arbeitskosten korrekt sind. DCAA-konforme Zeiterfassung bedeutet, dass Ihr System die Standards der Agentur einhält in Bezug auf:
Genaue tägliche Zeiteinträge
Zertifizierung der Stunden durch Mitarbeiter
Überprüfung und Genehmigung durch Vorgesetzte
Sichere, nachvollziehbare Änderungen
Aufbewahrung der Aufzeichnungen für Audit-Zwecke
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Kernanforderungen der DCAA-Zeiterfassung
Die DCAA-Richtlinien verlangen, dass Ihr Zeiterfassungsprozess Folgendes abdeckt:
Tägliche Zeiterfassung
Mitarbeiter müssen die Arbeitsstunden für jedes Projekt täglich erfassen, nicht nachträglich.
Mitarbeiterzertifizierung
Jede Zeiterfassung muss vom Mitarbeiter unterschrieben oder digital bestätigt werden.
Genehmigung durch Vorgesetzte
Ein direkter Vorgesetzter muss die Zeiterfassungen überprüfen und genehmigen.
Audit-Trails
Alle Änderungen müssen mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Begründung protokolliert werden.
Trennung der Aufgaben
Mitarbeiter dürfen ihre eigenen Zeiterfassungen nicht genehmigen.
Aufbewahrung & Zugänglichkeit
Aufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre lang aufbewahrt und für DCAA-Audits zugänglich sein.
Die DCAA-Checkliste für Zeiterfassungskonformität
Schritt
Anforderung
WebWork-Funktion
1
Tägliche Zeiterfassung
Automatische Erinnerungen zur täglichen Stundenerfassung
2
Mitarbeiterzertifizierung
Digitale Genehmigung mit einem Klick bei der Abgabe
3
Genehmigung durch Vorgesetzte
Rollenbasierte Berechtigungen für Manager
4
Audit-Trail
Manipulationssichere Protokolle aller Änderungen
5
Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Sichere Speicherung mit einfachen Exportoptionen
Wie WebWork die DCAA-Konformität sicherstellt
Tägliche Erinnerungen – Halten Mitarbeiter im Zeitplan für die tägliche Eingabe.
Digitale Bestätigungen – Mitarbeiter zertifizieren ihre Zeiterfassungen vor der Abgabe.
Rollenbasierte Genehmigungen – Nur autorisierte Vorgesetzte können genehmigen.
Änderungsverfolgung – Jede Bearbeitung wird mit Datum, Uhrzeit und Benutzer protokolliert.
Sichere Aufbewahrung – Alle Aufzeichnungen werden konform für die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Auditfertige Berichte – Erstellen Sie detaillierte Berichte für Prüfer in wenigen Minuten.
Häufige Fehler bei der DCAA-Zeiterfassung
Nachträgliche Zeiteinträge
Fehlende Mitarbeiterzertifizierung
Mitarbeitern erlauben, ihre eigenen Zeiterfassungen zu genehmigen
Nicht dokumentierte Änderungen
Aufzeichnungen nicht für die vorgeschriebene Zeit aufbewahren
Best Practices für die Einhaltung der DCAA
Schulen Sie Mitarbeiter zu den DCAA-Anforderungen.
Erzwingen Sie tägliche Eingaben und Genehmigungen durch Vorgesetzte.
Führen Sie regelmäßig interne Audits durch.
Pflegen Sie klare schriftliche Richtlinien für die Zeiterfassung.
Nutzen Sie Software – wie WebWork – die Regeln automatisch durchsetzt.
DCAA- vs. nicht-DCAA-konforme Zeiterfassungssoftware
Funktion
DCAA-konforme Software (WebWork)
Nicht-DCAA-konforme Zeiterfassungstools
Tägliche Zeiterfassungspflicht
Eingebaute Erinnerungen stellen die tägliche Eingabe sicher
Oft Massen- oder nachträgliche Eingaben erlaubt
Mitarbeiterzertifizierung
Digitale Bestätigung mit einem Klick und sicherer Verifizierung
In der Regel kein formeller Zertifizierungsschritt
Genehmigungsworkflow für Vorgesetzte
Rollenbasierter Zugriff nur für Manager-Genehmigungen
Genehmigungen optional oder uneingeschränkt
Audit-Trail
Manipulationssichere Protokolle mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Grund für jede Änderung
Begrenzte Änderungshistorie oder Überschreiben alter Daten
Trennung der Aufgaben
Mitarbeiter können ihre eigenen Zeiterfassungen nicht genehmigen
In vielen Tools keine eingebaute Einschränkung
Aufbewahrungskonformität
Sichere Speicherung für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume mit Exportoptionen
Datenaufbewahrung variiert, nicht DCAA-konform
Auditfertige Berichterstattung
Generiert sofort Berichte im DCAA-Format
Allgemeine Berichte, die möglicherweise nicht auditkonform sind
Regeldurchsetzung
Einstellungen setzen Compliance-Regeln automatisch durch
Abhängig von manueller Durchsetzung der Richtlinien
Mit WebWork sind diese Funktionen standardmäßig enthalten – wodurch manuelle Fehler vermieden werden und sichergestellt wird, dass Ihr Zeiterfassungsprozess einer DCAA-Prüfung standhält.
Fazit
DCAA-Konformität bedeutet mehr als nur ein Audit zu bestehen – es geht darum, Vertrauen bei Bundesbehörden aufzubauen und eine genaue Berichterstattung der Arbeitskosten sicherzustellen. WebWork Time Tracker vereinfacht die Einhaltung durch
tägliche Zeiterfassung,
rollenbasierte Genehmigungen,
fälschungssichere Protokolle und sichere Aufbewahrung auf einer Plattform, sodass Ihr Unternehmen sich auf exzellente Arbeit konzentrieren kann und dennoch vollständig konform bleibt.
