Para los contratistas del gobierno de EE. UU., el cumplimiento de la DCAA es esencial para aprobar auditorías y mantener contratos.
La Defense Contract Audit Agency exige un registro preciso del tiempo, aprobaciones y registros seguros.
WebWork Time Tracker lo hace sencillo: combinando
registro diario de tiempo,
registros listos para auditoría,
aprobaciones basadas en roles y retención conforme de registros, para que siempre esté preparado.
La Defense Contract Audit Agency audita a los contratistas que trabajan con el Departamento de Defensa de EE. UU. y otras agencias federales para garantizar la precisión en la facturación y los costos laborales. El control de tiempo conforme a la DCAA significa que su sistema sigue los estándares de la agencia para:
Registros diarios precisos
Certificación de horas por parte del empleado
Revisión y aprobación del supervisor
Cambios seguros y rastreables
Retención de registros para fines de auditoría
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Requisitos Clave de la DCAA para el Control de Tiempo
Las directrices de la DCAA requieren que su proceso de control de tiempo cubra:
Registro Diario de Tiempo
Los empleados deben registrar las horas trabajadas en cada proyecto diariamente, no de manera retroactiva.
Certificación del Empleado
Cada hoja de tiempo debe estar firmada o certificada digitalmente por el empleado.
Aprobación del Supervisor
Un supervisor directo debe revisar y aprobar las hojas de tiempo.
Registros de Auditoría
Todos los cambios deben registrarse con marca de tiempo, ID de usuario y motivo.
Separación de Funciones
Los empleados no pueden aprobar sus propias hojas de tiempo.
Retención y Accesibilidad
Los registros deben conservarse por al menos 2 años y estar disponibles para auditorías de la DCAA.
Lista de Verificación de Conformidad con la DCAA
Paso
Requisito
Funcionalidad de WebWork
1
Registro diario de tiempo
Recordatorios automáticos para registrar horas cada día
2
Certificación del empleado
Aprobación digital con un clic al enviar
3
Aprobación del supervisor
Permisos basados en roles para gerentes
4
Registro de auditoría
Registros a prueba de alteraciones de todos los cambios
5
Retención de registros
Almacenamiento seguro con opciones de exportación fáciles
Cómo WebWork Asegura la Conformidad con la DCAA
Recordatorios Diarios – Mantienen a los empleados al día con el registro diario.
Firmas Digitales – Los empleados certifican sus hojas de tiempo antes de enviarlas.
Aprobación Basada en Roles – Solo los supervisores autorizados pueden aprobar.
Seguimiento de Cambios – Cada edición se registra con fecha, hora y usuario.
Retención Segura – Todos los registros se almacenan en formato conforme durante los períodos requeridos.
Informes Listos para Auditoría – Genere informes detallados para auditores en minutos.
Errores Comunes en el Control de Tiempo de la DCAA
Registrar horas retroactivamente
Omitir la certificación del empleado
Permitir que los empleados aprueben sus propias hojas de tiempo
No documentar los cambios
No conservar registros por el período requerido
Mejores Prácticas para Mantener la Conformidad con la DCAA
Capacite a los empleados en los requisitos de la DCAA.
Haga cumplir el registro diario y la revisión del supervisor.
Realice auditorías internas periódicas.
Mantenga políticas escritas claras para el control de tiempo.
Use software —como WebWork— que haga cumplir las reglas automáticamente.
Software de Control de Tiempo: DCAA vs. No-DCAA
Funcionalidad
Software Conforme DCAA (WebWork)
Herramientas de Control de Tiempo No-DCAA
Obligatoriedad de Registro Diario
Recordatorios integrados aseguran el registro diario
A menudo permite registros masivos o retroactivos
Certificación del Empleado
Firma digital con un clic y verificación segura
Generalmente sin paso formal de certificación
Flujo de Aprobación del Supervisor
Acceso basado en roles solo para aprobación de gerentes
Aprobaciones opcionales o sin restricción
Registro de Auditoría
Registros a prueba de manipulación con marca de tiempo, ID de usuario y motivo de cada cambio
Historial de cambios limitado o sobrescribe datos antiguos
Separación de Funciones
Los empleados no pueden aprobar sus propias hojas de tiempo
Muchas herramientas no tienen restricción incorporada
Conformidad en la Retención
Almacenamiento seguro durante los períodos legales requeridos con opciones de exportación
La retención de datos varía, no alineada con las reglas de la DCAA
Informes Listos para Auditoría
Genera instantáneamente informes en formato DCAA
Informes genéricos que pueden no cumplir con los estándares de auditoría
Aplicación de Políticas
La configuración aplica automáticamente las reglas de conformidad
Depende de la aplicación manual de políticas
Con WebWork, estas funciones vienen de forma estándar, eliminando el riesgo de errores manuales y ayudando a garantizar que su proceso de control de tiempo supere una auditoría de la DCAA.
Conclusión
La conformidad con la DCAA no es solo pasar una auditoría, es mantener la confianza de los clientes federales y garantizar reportes precisos de costos laborales. WebWork Time Tracker simplifica el cumplimiento mediante
registro diario de tiempo,
aprobaciones basadas en roles,
registros a prueba de auditoría y retención segura en una sola plataforma, para que su empresa pueda enfocarse en ofrecer un gran trabajo mientras se mantiene totalmente conforme.
