Software de Controle de Horas em Conformidade com a DCAA
Para os contratados do governo dos EUA, a conformidade com a DCAA é essencial para passar em auditorias e manter contratos.
A Defense Contract Audit Agency exige rastreamento preciso de horas, aprovações e registros seguros.
WebWork Time Tracker torna isso simples — combinando
lançamento diário de horas,
registros prontos para auditoria,
aprovações baseadas em função e retenção de registros em conformidade, para que você esteja sempre preparado.
A Defense Contract Audit Agency audita contratados que trabalham com o Departamento de Defesa dos EUA e outras agências federais para garantir a precisão da cobrança e dos custos de mão de obra. Controle de horas em conformidade com a DCAA significa que seu sistema segue os padrões da agência para:
Registros diários precisos
Certificação das horas pelos funcionários
Revisão e aprovação do supervisor
Alterações seguras e rastreáveis
Retenção de registros para fins de auditoria
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Principais Requisitos de Controle de Horas da DCAA
As diretrizes da DCAA exigem que seu processo de controle de horas cubra:
Registro Diário de Horas
Os funcionários devem registrar as horas trabalhadas em cada projeto diariamente, e não retroativamente.
Certificação do Funcionário
Cada planilha de horas deve ser assinada ou digitalmente certificada pelo funcionário.
Aprovação do Supervisor
Um supervisor direto deve revisar e aprovar as planilhas de horas.
Trilhas de Auditoria
Todas as alterações devem ser registradas com carimbo de data/hora, ID de usuário e motivo.
Separação de Funções
Os funcionários não podem aprovar suas próprias planilhas de horas.
Retenção e Acessibilidade
Os registros devem ser mantidos por pelo menos 2 anos e estar acessíveis para auditorias da DCAA.
Checklist de Conformidade do Controle de Horas DCAA
Etapa
Requisito
Funcionalidade do WebWork
1
Registro diário de horas
Lembretes automáticos para registrar horas todos os dias
2
Certificação do funcionário
Aprovação digital em um clique no envio
3
Aprovação do supervisor
Permissões baseadas em função para gerentes
4
Trilha de auditoria
Registros à prova de adulteração de todas as alterações
5
Retenção de registros
Armazenamento seguro com opções fáceis de exportação
Como o WebWork Garante a Conformidade com a DCAA
Lembretes Diários – Mantêm os funcionários no cronograma de registro diário.
Assinaturas Digitais – Funcionários certificam suas planilhas antes do envio.
Aprovação Baseada em Função – Apenas supervisores autorizados podem aprovar.
Rastreamento de Alterações – Cada edição é registrada com data, hora e usuário.
Retenção Segura – Todos os registros são armazenados em formato compatível para os períodos exigidos.
Relatórios Prontos para Auditoria – Gere registros detalhados para auditores em minutos.
Erros Comuns no Controle de Horas DCAA
Lançamento de horas retroativo
Pular a certificação do funcionário
Permitir que funcionários aprovem suas próprias planilhas
Não documentar alterações
Não manter registros pelo período exigido
Melhores Práticas para Manter a Conformidade DCAA
Treine os funcionários sobre os requisitos da DCAA.
Imponha o registro diário e a revisão do supervisor.
Realize auditorias internas regularmente.
Mantenha políticas escritas claras para o controle de horas.
Use um software – como o WebWork – que aplica automaticamente as regras.
Software de Controle de Horas: DCAA vs. Não-DCAA
Funcionalidade
Software Conformidade DCAA (WebWork)
Ferramentas de Controle de Horas Não-DCAA
Obrigatoriedade de registro diário
Lembretes integrados garantem registros diários
Frequentemente permite lançamentos em massa ou retroativos
Certificação do funcionário
Certificação digital em um clique com verificação segura
Normalmente sem etapa formal de certificação
Fluxo de aprovação do supervisor
Acesso baseado em função apenas para gerentes
Aprovações opcionais ou irrestritas
Trilha de auditoria
Registros à prova de adulteração com data, hora, ID do usuário e motivo
Histórico de alterações limitado ou sobrescreve dados antigos
Separação de funções
Funcionários não podem aprovar suas próprias planilhas
Muitas ferramentas não possuem restrição integrada
Conformidade de retenção
Armazenamento seguro por períodos legais exigidos com opções de exportação
Retenção de dados variável, não alinhada às regras da DCAA
Relatórios prontos para auditoria
Gera relatórios no formato DCAA instantaneamente
Relatórios genéricos que podem não atender aos padrões de auditoria
Aplicação de políticas
Configurações aplicam regras de conformidade automaticamente
Depende da aplicação manual de políticas
Com o WebWork, esses recursos vêm de forma padrão — eliminando o risco de erros manuais e ajudando a garantir que seu processo de controle de horas resista a uma auditoria da DCAA.
Conclusão
A conformidade com a DCAA vai além de passar em uma auditoria – trata-se de manter a confiança dos clientes federais e garantir relatórios precisos de custos de mão de obra. WebWork Time Tracker simplifica a conformidade com
registro diário de horas,
aprovações baseadas em função,
registros à prova de auditoria e retenção segura em uma única plataforma, para que sua empresa possa focar em entregar ótimos resultados enquanto permanece totalmente em conformidade.
