Créez des bulletins de paie précis en quelques minutes
Un bulletin de paie récapitule ce qu'un salarié a gagné sur une période et ce qui a été déduit avant le versement. Le créer à la main pour chaque employé à chaque cycle prend du temps, et la moindre erreur dans les déductions fausse le salaire net. Ces modèles gratuits de bulletins de paie se chargent des calculs à votre place. Vous saisissez les heures, le taux et les déductions, et le salaire brut, le total des déductions et le salaire net se remplissent automatiquement.
Cinq modèles sont disponibles, chacun proposé au format Excel et Google Sheets, avec un PDF imprimable pour les archives papier. Choisissez celui qui correspond à votre mode de paie : horaire de base, avec congés payés, avec heures supplémentaires, avec les deux, ou pour les travailleurs indépendants.
Qu'est-ce qu'un bulletin de paie ?
Un bulletin de paie est le détail qui accompagne la rémunération d'un salarié. Il indique le salaire brut, chaque déduction et le salaire net final de la période, généralement accompagnés des totaux cumulés annuels. L'employeur en émet un à chaque cycle de paie, qu'il soit hebdomadaire, bimensuel ou mensuel.
Ce même document porte plusieurs noms : fiche de paie, relevé de salaire, décompte de rémunération ou bulletin de salaire désignent tous le même document.
Que doit contenir un bulletin de paie ?
Un bulletin de paie doit comporter les éléments suivants :
- Nom et adresse de l'employeur
- Nom, adresse, numéro d'identification et numéro de sécurité sociale du salarié
- Dates de la période de paie et date de versement
- Heures travaillées et taux horaire
- Primes, le cas échéant
- Salaire brut de la période
- Déductions détaillées par type (impôt fédéral, impôt d'État, sécurité sociale, assurance maladie, etc.)
- Salaire net
- Totaux cumulés annuels des gains, des déductions et du salaire net
Modèles gratuits de bulletins de paie (avec calculatrice)
Chaque modèle ci-dessous est proposé sous forme de copie Google Sheets, de fichier Excel et de PDF imprimable. Les versions avec calculatrice totalisent le salaire brut, les déductions et le salaire net au fur et à mesure de la saisie : vous n'entrez que les chiffres bruts.
1. Modèle de bulletin de paie de base avec calculatrice
L'option la plus simple, conçue pour les salariés horaires ou mensualisés avec une rémunération classique. Elle couvre les gains, les déductions et le salaire net, sans sections superflues à parcourir.
Son utilité : Émettez un bulletin clair et laissez le modèle totaliser le salaire brut, les déductions et le salaire net pour des chiffres toujours cohérents.
Comment le remplir :
- Ajoutez le nom et l'adresse de votre entreprise.
- Saisissez le nom, l'adresse, le numéro de sécurité sociale et l'identifiant du salarié.
- Définissez les dates de la période de paie et la date de versement.
- Dans la section des gains, indiquez le taux horaire, les heures travaillées et toute prime éventuelle.
- Dans la section des déductions, indiquez l'impôt fédéral, l'impôt d'État, la sécurité sociale, l'assurance maladie et toute autre retenue.
- Renseignez les totaux cumulés annuels du brut, des déductions et du net.
Le salaire brut, le total des déductions et le salaire net sont calculés automatiquement.
2. Modèle de bulletin avec congés payés + calculatrice
Une version détaillée qui ajoute une section congés payés : le bulletin affiche les heures de congés utilisées et le solde restant à côté de la rémunération habituelle.
Son utilité : Affichez clairement les congés payés sur le bulletin, sans recalculer les soldes à la main chaque période.
Comment le remplir :
- Ajoutez les informations de votre entreprise et celles du salarié (nom, adresse, numéro de sécurité sociale et identifiant).
- Définissez les dates de la période de paie et la date de versement.
- Indiquez le taux horaire, les heures normales travaillées et toute prime dans la section des gains.
- Indiquez toutes les déductions applicables (impôt fédéral, impôt d'État, sécurité sociale, assurance maladie, etc.).
- Dans la section des congés payés, indiquez les heures de congés disponibles au début de la période et les heures utilisées durant celle-ci.
- Renseignez les totaux cumulés annuels.
Le salaire brut, le total des déductions, le solde de congés payés restant et le salaire net sont calculés automatiquement. Remarque : aux États-Unis, aucune loi fédérale n'impose un nombre minimum d'heures de congés payés — vérifiez la réglementation de votre État et votre propre politique pour ce qui doit apparaître.
3. Modèle de fiche de paie avec heures supplémentaires + calculateur
Conçu pour les employés qui dépassent leurs heures habituelles. Le modèle sépare la paie normale des heures supplémentaires, applique un multiplicateur au taux horaire de base et ajoute les gains supplémentaires au montant brut.
Son utilité : Ajoutez les heures supplémentaires à une fiche sans calculer manuellement le taux ni les totaux.
Comment le remplir :
- Ajoutez les informations de votre entreprise.
- Saisissez les informations de l'employé, les dates de la période de paie et la date de paiement.
- Saisissez le taux horaire normal et les heures normales travaillées.
- Saisissez les heures supplémentaires travaillées. Le taux majoré est calculé à partir du taux normal.
- Saisissez toutes les retenues applicables et les éventuelles primes.
- Renseignez les montants cumulés depuis le début de l'année.
Les gains bruts, le total des retenues et le salaire net sont calculés automatiquement. Le modèle utilise le multiplicateur courant de 1,5× — les règles varient selon l'État et la situation, alors vérifiez le bon multiplicateur pour votre équipe avant l'envoi.
4. Modèle de fiche de paie avec congés payés et heures supplémentaires + calculateur
L'option la plus complète, couvrant à la fois les congés payés et les heures supplémentaires sur une seule fiche. C'est le bon choix lorsque la paie inclut des heures normales, des heures supplémentaires et des congés payés sur la même période.
Son utilité : Gérez une fiche de paie complexe en un seul endroit, avec tous les totaux calculés pour vous.
Comment le remplir :
- Ajoutez les informations de votre entreprise.
- Saisissez les informations de l'employé, les dates de la période de paie et la date de paiement.
- Saisissez le taux horaire normal et les heures normales travaillées.
- Saisissez les heures supplémentaires travaillées. Le taux majoré est calculé à partir du taux normal.
- Dans la section congés payés, saisissez les heures disponibles au début de la période et les heures utilisées durant celle-ci.
- Saisissez toutes les retenues applicables et les éventuelles primes, puis renseignez les montants cumulés de l'année.
Les gains bruts, le total des retenues, le solde de congés restant et le salaire net sont calculés automatiquement. Vérifiez que le multiplicateur des heures supplémentaires correspond bien à votre État avant d'émettre la fiche.
5. Modèle de fiche de paie pour prestataire avec calculateur
Pour les travailleurs indépendants, aussi appelés travailleurs 1099. Elle détaille les services fournis, le taux et les heures ou unités, et totalise le montant dû. Les retenues fiscales sont laissées vides, car les prestataires gèrent eux-mêmes leurs impôts.
Son utilité : Offrez à un prestataire un relevé de paiement clair et un justificatif de revenus, avec les totaux calculés pour vous.
Comment le remplir :
- Ajoutez les informations de votre entreprise (le payeur).
- Définissez la période de paiement et la date d'émission.
- Saisissez le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale (TIN) du prestataire.
- Ajoutez une description de projet facultative.
- Dans la section services, saisissez chaque prestation, le taux (horaire ou fixe) et le nombre d'heures ou d'unités.
- Laissez les champs fiscaux vides pour que le prestataire les gère, ou renseignez le cumul annuel si vous le suivez ensemble.
Les gains et le salaire net total sont calculés automatiquement. Une fiche de paie de prestataire n'est pas identique au formulaire 1099-NEC, le document de fin d'année déposé pour les prestataires payés au-dessus du seuil de déclaration de l'IRS — c'est un relevé facultatif que vous pouvez envoyer à chaque période de paie.
Fiche de paie vs chèque
Le chèque de paie est le paiement lui-même. La fiche de paie est le document qui l'explique. Le chèque indique le montant net que reçoit l'employé ; la fiche montre comment ce chiffre a été obtenu, avec le salaire brut, chaque retenue, les heures travaillées et les cumuls annuels. Quand la paie est versée par virement direct, il n'y a souvent aucun chèque papier, mais la fiche de paie parvient tout de même à l'employé.
Fiche de paie vs facture
Une fiche de paie et une facture concernent toutes deux le paiement, mais elles vont dans des directions opposées. Une entreprise remet une fiche de paie à un employé dans le cadre de la paie. Un travailleur indépendant émet une facture à un client pour demander le paiement d'un travail terminé. Si vous facturez des clients, c'est une facture qu'il vous faut ; si vous payez du personnel, c'est une fiche de paie.
Les employeurs doivent-ils remettre une fiche de paie ?
L'obligation de fournir une fiche de paie dépend du lieu où votre entreprise opère. Aux États-Unis, aucune loi fédérale unique n'impose les fiches de paie, mais de nombreux États le font, et les règles diffèrent. Certains États autorisent une fiche électronique, d'autres exigent une copie imprimée ou la possibilité d'en imprimer une, et quelques-uns n'imposent rien du tout. En dehors des États-Unis, les fiches de paie sont généralement obligatoires. Comme ces règles évoluent et varient selon le lieu, vérifiez les exigences actuelles de votre État ou pays avant de choisir un format.
Comment calculer les heures supplémentaires
Selon la norme fédérale américaine, les heures supplémentaires sont payées 1,5 fois le taux horaire normal pour toute heure travaillée au-delà de 40 par semaine. La formule de base est :
Paie majorée = taux horaire normal × 1,5 × heures supplémentaires
Pour une personne gagnant 20 $ de l'heure qui effectue 5 heures supplémentaires dans la semaine, le taux majoré est de 30 $, soit 150 $ de paie supplémentaire. Ajouté aux 40 heures normales à 20 $ (800 $), le salaire brut de la semaine s'élève à 950 $.
Certains États calculent les heures supplémentaires différemment, par exemple en comptabilisant les heures au-delà d'un seuil journalier ou en appliquant un multiplicateur plus élevé dans certains cas. Vérifiez la règle applicable à votre équipe pour que la fiche de paie reste exacte.
Pourquoi utiliser un modèle de fiche de paie avec WebWork
Un modèle gère la mise en forme et les calculs, mais une fiche de paie n'est fiable que si les heures qui la composent le sont. C'est justement ce dont WebWork s'occupe.
WebWork enregistre automatiquement les heures de travail : les chiffres que vous inscrivez sur une fiche de paie reposent donc sur du temps réel, et non sur des estimations. À partir de là, vous pouvez :
Le modèle vous donne une fiche de paie soignée. WebWork vous donne les heures exactes pour la remplir.
Comment WebWork facilite la paie
Obtenir des heures exactes pour vos fiches de paie se fait en quatre étapes :
- Invitez votre équipe par e-mail.
- Créez des projets et des tâches, puis attribuez-les à chacun.
- Laissez chacun suivre son temps depuis son propre appareil.
- Vérifiez et approuvez les feuilles de temps à chaque période de paie.
Utilisez ensuite les heures suivies et les taux pour compléter l'un des modèles ci-dessus, ou générez un rapport de paie dans WebWork. Les tarifs débutent à 3,99 $ par utilisateur et par mois.
