Создавайте точные расчётные листки за минуты
Расчётный листок фиксирует заработок сотрудника за период и удержания, произведённые до выплаты. Составлять такой документ вручную для каждого сотрудника в каждом цикле — долго, а одна опечатка в удержаниях искажает сумму к выплате. Эти бесплатные шаблоны расчётных листков берут вычисления на себя. Вы вводите часы, ставку и удержания, а валовой заработок, общая сумма удержаний и сумма к выплате заполняются автоматически.
На выбор есть пять шаблонов, каждый доступен в формате Excel и в версии Google Sheets, а также в виде PDF для печати. Выберите тот, который соответствует вашей схеме оплаты: базовый почасовой, с оплачиваемым отпуском, со сверхурочными, с тем и другим или для независимых подрядчиков.
Что такое расчётный листок?
Расчётный листок — это детализация, которая прилагается к выплате сотруднику. В нём указывается валовой заработок, каждое удержание и итоговая сумма к выплате за период, обычно вместе с суммами нарастающим итогом за год. Работодатель выдаёт его в каждом цикле оплаты — еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.
Этот документ называют по-разному. Расчётный листок, квиток, ведомость по зарплате, справка о доходах и платёжная ведомость — всё это об одном и том же документе.
Что должно быть в расчётном листке?
Расчётный листок должен включать следующее:
- Название и адрес работодателя
- Имя, адрес, идентификационный номер и номер социального страхования сотрудника
- Даты расчётного периода и дату выплаты
- Отработанные часы и почасовую ставку
- Премии, если они предусмотрены
- Валовой заработок за период
- Удержания с разбивкой по видам (федеральный налог, налог штата, соцстрахование, Medicare и прочие)
- Сумму к выплате
- Итоги за год по заработку, удержаниям и сумме к выплате
Бесплатные шаблоны расчётных листков (с калькулятором)
Каждый шаблон ниже доступен в виде копии Google Sheets, файла Excel и PDF для печати. Версии с калькулятором подсчитывают валовую оплату, удержания и сумму к выплате по мере ввода, так что вам остаётся вписать только исходные цифры.
1. Базовый шаблон расчётного листка с калькулятором
Самый простой вариант для сотрудников с почасовой или окладной оплатой и простой схемой выплат. Он охватывает заработок, удержания и сумму к выплате без лишних разделов.
Зачем это нужно: Выдавайте аккуратный расчётный листок, а шаблон подсчитает валовой заработок, удержания и сумму к выплате — цифры всегда сойдутся.
Как его заполнить:
- Укажите название и адрес компании.
- Введите имя, адрес, номер социального страхования и ID сотрудника.
- Задайте даты расчётного периода и дату выплаты.
- В разделе заработка введите почасовую ставку, отработанные часы и премию, если есть.
- В разделе удержаний введите федеральный налог, налог штата, соцстрахование, Medicare и другие удержания.
- Заполните суммы нарастающим итогом за год по валовому заработку, удержаниям и сумме к выплате.
Валовой заработок, общая сумма удержаний и сумма к выплате рассчитываются автоматически.
2. Шаблон расчётного листка с отпуском + калькулятор
Подробная версия с разделом оплачиваемого отпуска: листок показывает использованные часы отпуска и остаток рядом с обычной оплатой.
Зачем это нужно: Показывайте отпуск в листке наглядно, не пересчитывая остатки вручную каждый период.
Как его заполнить:
- Укажите данные компании и сотрудника (имя, адрес, номер социального страхования и ID).
- Задайте даты расчётного периода и дату выплаты.
- В разделе заработка введите почасовую ставку, отработанные обычные часы и премию, если есть.
- Введите все применимые удержания (федеральный налог, налог штата, соцстрахование, Medicare и прочие).
- В разделе отпуска укажите доступные часы отпуска на начало периода и использованные за этот период.
- Заполните суммы нарастающим итогом за год.
Валовой заработок, общая сумма удержаний, остаток отпуска и сумма к выплате рассчитываются автоматически. Примечание: в США нет федерального закона, устанавливающего минимальное число часов оплачиваемого отпуска — уточните правила своего штата и собственную политику, чтобы понять, что указывать.
3. Шаблон расчётного листа со сверхурочными + калькулятор
Создан для сотрудников, работающих сверх обычных часов. Шаблон разделяет обычную и сверхурочную оплату, применяет множитель сверхурочных к обычной ставке и добавляет сверхурочный заработок к сумме брутто.
Зачем это нужно: Добавьте сверхурочные в расчётный лист без ручного вычисления ставки и итогов.
Как его заполнить:
- Укажите данные вашей компании.
- Введите данные сотрудника, даты расчётного периода и дату выплаты.
- Введите обычную почасовую ставку и количество отработанных часов.
- Введите сверхурочные часы. Ставка сверхурочных рассчитывается от обычной ставки.
- Введите все применимые удержания и любые премии.
- Заполните данные с начала года.
Заработок брутто, общие удержания и сумма к выплате рассчитываются автоматически. Шаблон использует стандартный множитель сверхурочных 1,5× — правила различаются в зависимости от штата и ситуации, поэтому перед отправкой уточните правильный множитель для вашей команды.
4. Шаблон расчётного листа с отпускными и сверхурочными + калькулятор
Самый полный вариант, охватывающий и оплачиваемый отпуск, и сверхурочные в одном листе. Подходит, когда оплата сотрудника включает обычные часы, сверхурочные и оплачиваемый отпуск за один период.
Зачем это нужно: Оформите сложный расчётный лист в одном месте, где все итоги посчитаны за вас.
Как его заполнить:
- Укажите данные вашей компании.
- Введите данные сотрудника, даты расчётного периода и дату выплаты.
- Введите обычную почасовую ставку и количество отработанных часов.
- Введите сверхурочные часы. Ставка сверхурочных рассчитывается от обычной ставки.
- В разделе отпуска укажите доступные часы отпуска на начало периода и использованные за этот период.
- Введите все применимые удержания и любые премии, затем заполните данные с начала года.
Заработок брутто, общие удержания, остаток отпуска и сумма к выплате рассчитываются автоматически. Перед выдачей листа убедитесь, что множитель сверхурочных для вашей команды соответствует вашему штату.
5. Шаблон расчётного листа подрядчика с калькулятором
Для независимых подрядчиков, также известных как работники по форме 1099. В нём перечислены оказанные услуги, ставка, часы или единицы, а также итоговая сумма к выплате. Поле налоговых удержаний остаётся пустым, поскольку подрядчики платят налоги самостоятельно.
Зачем это нужно: Дайте подрядчику понятную запись о выплате и подтверждение дохода с автоматически рассчитанными итогами.
Как его заполнить:
- Укажите данные вашей компании (плательщика).
- Задайте период выплаты и дату выпуска.
- Введите имя, адрес и идентификационный номер налогоплательщика (TIN) подрядчика.
- Добавьте необязательное описание проекта.
- В разделе услуг укажите каждую услугу, ставку (почасовую или фиксированную) и количество часов или единиц.
- Оставьте налоговые поля пустыми, чтобы подрядчик заполнил их сам, или укажите данные с начала года, если вы ведёте учёт совместно.
Заработок и итоговая сумма к выплате рассчитываются автоматически. Расчётный лист подрядчика — это не форма 1099-NEC, годовая форма для подрядчиков с выплатами выше порога отчётности IRS. Это необязательная запись, которую можно отправлять каждый расчётный период.
Расчётный лист и чек
Чек — это сама выплата. Расчётный лист — это документ, который её объясняет. Чек показывает чистую сумму, которую получает работник; расчётный лист показывает, как эта сумма была получена, включая брутто-оплату, каждое удержание, отработанные часы и итоги с начала года. При прямом переводе бумажного чека часто вообще нет, но расчётный лист всё равно выдаётся сотруднику.
Расчётный лист и счёт
Расчётный лист и счёт оба связаны с оплатой, но направлены в противоположные стороны. Компания выдаёт расчётный лист сотруднику в рамках расчёта зарплаты. Независимый подрядчик выставляет счёт клиенту, чтобы запросить оплату за выполненную работу. Если вы выставляете счета клиентам, вам нужен счёт; если вы платите сотрудникам — расчётный лист.
Обязаны ли работодатели выдавать листы?
Обязательность выдачи расчётного листа зависит от того, где работает ваша компания. В США нет единого федерального закона, требующего расчётных листов, но во многих штатах он есть, и правила различаются. Одни штаты разрешают выдавать листы в электронном виде, другие требуют печатную копию или возможность её распечатать, а в некоторых требований нет вовсе. За пределами США расчётные листы обычно обязательны. Поскольку эти правила меняются и зависят от местоположения, перед выбором формата уточните актуальные требования вашего штата или страны.
Как рассчитать оплату сверхурочных
По федеральному стандарту США сверхурочные оплачиваются в размере 1,5× обычной почасовой ставки за часы, отработанные сверх 40 в рабочую неделю. Базовая формула такова:
Сверхурочные = почасовая ставка × 1,5 × сверхурочные часы
Для сотрудника с оплатой $20 в час, отработавшего 5 сверхурочных часов за неделю, ставка сверхурочных составляет $30, поэтому оплата сверхурочных — $150. С учётом 40 обычных часов по $20 ($800) брутто-оплата за неделю составит $950.
В некоторых штатах сверхурочные рассчитываются иначе — например, по превышению дневного лимита часов или с применением повышенного коэффициента в определённых случаях. Уточните правило, действующее для вашей команды, чтобы расчётный лист оставался точным.
Зачем использовать шаблон расчётного листа с WebWork
Шаблон берёт на себя формат и расчёты, но точность расчётного листа зависит от точности часов, лежащих в его основе. Именно это обеспечивает WebWork.
WebWork автоматически отслеживает рабочее время, поэтому цифры в расчётном листе берутся из фактически записанного времени, а не из приблизительных оценок. Дальше вы можете:
Шаблон даёт вам аккуратный расчётный лист. WebWork даёт точные часы, которыми его заполнить.
Как WebWork помогает с зарплатой
Получить точные часы для расчётных листов можно за четыре шага:
- Пригласите команду по электронной почте.
- Настройте проекты и задачи и назначьте их сотрудникам.
- Пусть каждый отслеживает время со своего устройства.
- Проверяйте и утверждайте табели в каждом платёжном периоде.
Затем используйте отслеженные часы и ставки, чтобы заполнить любой из шаблонов выше, или сформируйте зарплатный отчёт прямо в WebWork. Цены начинаются от $3.99 за пользователя в месяц.
