Präzise Lohnabrechnungen in Minuten erstellen
Eine Lohnabrechnung dokumentiert, was ein Mitarbeiter während eines Abrechnungszeitraums verdient hat und was vor der Auszahlung abgezogen wurde. Sie für jeden Mitarbeiter in jedem Zyklus von Hand zu erstellen, kostet Zeit – und ein einziger Tippfehler bei den Abzügen verfälscht den Nettolohn. Diese kostenlosen Vorlagen für Lohnabrechnungen übernehmen die Rechenarbeit für Sie. Sie geben Stunden, Satz und Abzüge ein, und der Bruttoverdienst, die Gesamtabzüge sowie der Nettolohn werden automatisch berechnet.
Es stehen fünf Vorlagen zur Auswahl, jeweils als Excel-Datei und als Google Sheets-Version, mit einem druckbaren PDF für die Papierablage. Wählen Sie die passende Variante für die Art, wie Sie Ihr Team bezahlen: einfacher Stundenlohn, mit bezahltem Urlaub (PTO), mit Überstunden, mit beidem oder für selbstständige Auftragnehmer.
Was ist eine Lohnabrechnung?
Eine Lohnabrechnung ist die Aufschlüsselung, die zur Bezahlung eines Mitarbeiters gehört. Sie listet den Bruttoverdienst, jeden Abzug und den endgültigen Nettolohn für den Zeitraum auf, meist ergänzt um die Jahressummen. Arbeitgeber stellen sie in jedem Abrechnungszyklus aus – ob wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich.
Dasselbe Dokument trägt mehrere Namen. Gehaltsabrechnung, Entgeltnachweis, Verdienstabrechnung und Lohnzettel bezeichnen alle denselben Beleg.
Was gehört in eine Lohnabrechnung?
Eine Lohnabrechnung sollte Folgendes enthalten:
- Name und Adresse des Arbeitgebers
- Name, Adresse, Personalnummer und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
- Zeitraum und Datum der Auszahlung
- Geleistete Stunden und Stundensatz
- Boni, falls zutreffend
- Bruttoverdienst für den Zeitraum
- Abzüge, aufgeschlüsselt nach Art (Bundessteuer, Landessteuer, Sozialversicherung, Medicare und weitere)
- Nettolohn
- Jahressummen für Verdienst, Abzüge und Nettolohn
Kostenlose Lohnabrechnungs-Vorlagen (mit Rechner)
Jede Vorlage unten gibt es als Google Sheets-Kopie, als Excel-Datei und als druckbares PDF. Die Rechner-Versionen summieren Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn während der Eingabe, sodass Sie nur die Rohwerte eintragen müssen.
1. Einfache Lohnabrechnungs-Vorlage mit Rechner
Die einfachste Option, gemacht für Stunden- oder Festangestellte mit unkomplizierter Bezahlung. Sie deckt Verdienst, Abzüge und Nettolohn ab, ohne zusätzliche Abschnitte, die man durcharbeiten muss.
Vorteil: Stellen Sie eine übersichtliche Lohnabrechnung aus und lassen Sie die Vorlage Bruttoverdienst, Abzüge und Nettolohn summieren, damit die Zahlen stimmig bleiben.
So füllen Sie sie aus:
- Fügen Sie Ihren Firmennamen und Ihre Adresse hinzu.
- Geben Sie Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Personalnummer des Mitarbeiters ein.
- Legen Sie den Abrechnungszeitraum und das Auszahlungsdatum fest.
- Geben Sie im Verdienst-Abschnitt den Stundensatz, die geleisteten Stunden und einen etwaigen Bonus ein.
- Geben Sie im Abzugs-Abschnitt Bundessteuer, Landessteuer, Sozialversicherung, Medicare und weitere Abzüge ein.
- Tragen Sie die Jahreswerte für Brutto, Abzüge und Nettolohn ein.
Bruttoverdienst, Gesamtabzüge und Nettolohn werden automatisch berechnet.
2. Lohnabrechnungs-Vorlage mit PTO + Rechner
Eine detaillierte Version mit einem Abschnitt für bezahlten Urlaub (PTO), sodass die Abrechnung genutzte PTO-Stunden und das verbleibende Guthaben neben dem regulären Lohn zeigt.
Vorteil: Zeigen Sie PTO übersichtlich auf der Abrechnung, ohne die Guthaben jeden Zeitraum von Hand neu zu berechnen.
So füllen Sie sie aus:
- Fügen Sie Ihre Firmendaten und die Daten des Mitarbeiters hinzu (Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Personalnummer).
- Legen Sie den Abrechnungszeitraum und das Auszahlungsdatum fest.
- Geben Sie im Verdienst-Abschnitt den Stundensatz, die regulären geleisteten Stunden und einen etwaigen Bonus ein.
- Geben Sie alle zutreffenden Abzüge ein (Bundessteuer, Landessteuer, Sozialversicherung, Medicare und weitere).
- Geben Sie im PTO-Abschnitt die zu Beginn des Zeitraums verfügbaren PTO-Stunden und die in diesem Zeitraum genutzten PTO-Stunden ein.
- Tragen Sie die Jahreswerte ein.
Bruttoverdienst, Gesamtabzüge, das verbleibende PTO-Guthaben und der Nettolohn werden automatisch berechnet. Hinweis: In den USA gibt es kein Bundesgesetz, das eine Mindestzahl an PTO-Stunden festlegt – prüfen Sie Ihre bundesstaatlichen Vorschriften und Ihre eigene Richtlinie, um zu entscheiden, was Sie ausweisen.
3. Lohnabrechnungsvorlage mit Überstunden + Rechner
Entwickelt für Mitarbeiter, die über ihre regulären Arbeitszeiten hinaus tätig sind. Die Vorlage trennt reguläre Bezüge von Überstundenvergütung, wendet einen Überstundenfaktor auf den Grundlohn an und addiert die Überstunden zum Bruttolohn.
Vorteil: Fügen Sie Überstunden zu einer Abrechnung hinzu, ohne Überstundensätze und Summen manuell zu berechnen.
So füllen Sie sie aus:
- Fügen Sie Ihre Firmendaten hinzu.
- Geben Sie die Angaben des Mitarbeiters, den Abrechnungszeitraum und das Zahlungsdatum ein.
- Geben Sie den regulären Stundenlohn und die geleisteten regulären Stunden ein.
- Geben Sie die geleisteten Überstunden ein. Der Überstundensatz wird aus dem Grundlohn berechnet.
- Geben Sie alle relevanten Abzüge und etwaige Boni ein.
- Tragen Sie die Jahressummen (Year-to-Date) ein.
Bruttobezüge, Gesamtabzüge und Nettolohn werden automatisch berechnet. Die Vorlage verwendet den üblichen Überstundenfaktor von 1,5× – da Überstundenregelungen je nach Bundesland und Situation variieren, prüfen Sie vor dem Versand den korrekten Faktor für Ihr Team.
4. Lohnabrechnung mit Urlaub und Überstunden + Rechner
Die vollständigste Option, die sowohl bezahlten Urlaub als auch Überstunden auf einer Abrechnung abdeckt. Die richtige Wahl, wenn die Vergütung reguläre Stunden, Überstunden und bezahlten Urlaub im selben Zeitraum umfasst.
Vorteil: Verwalten Sie eine mehrteilige Lohnabrechnung an einem Ort – alle Summen inklusive.
So füllen Sie sie aus:
- Fügen Sie Ihre Firmendaten hinzu.
- Geben Sie die Angaben des Mitarbeiters, den Abrechnungszeitraum und das Zahlungsdatum ein.
- Geben Sie den regulären Stundenlohn und die geleisteten regulären Stunden ein.
- Geben Sie die geleisteten Überstunden ein. Der Überstundensatz wird aus dem Grundlohn berechnet.
- Geben Sie im Urlaubsbereich die zu Beginn des Zeitraums verfügbaren Urlaubsstunden und die in diesem Zeitraum genutzten Urlaubsstunden ein.
- Geben Sie alle relevanten Abzüge und Boni ein und tragen Sie anschließend die Jahressummen ein.
Bruttobezüge, Gesamtabzüge, das verbleibende Urlaubsguthaben und der Nettolohn werden automatisch berechnet. Prüfen Sie vor der Erstellung der Abrechnung, ob der Überstundenfaktor Ihres Teams für Ihr Bundesland korrekt ist.
5. Lohnabrechnungsvorlage für Auftragnehmer mit Rechner
Für selbstständige Auftragnehmer, auch als 1099-Kräfte bekannt. Sie listet die erbrachten Leistungen, den Satz sowie die Stunden oder Einheiten auf und summiert den fälligen Betrag. Steuerabzüge bleiben leer, da Auftragnehmer ihre Steuern selbst regeln.
Vorteil: Geben Sie Auftragnehmern einen klaren Zahlungsnachweis und Einkommensbeleg – mit automatisch berechneten Summen.
So füllen Sie sie aus:
- Fügen Sie Ihre Firmendaten (Zahler) hinzu.
- Legen Sie den Zahlungszeitraum und das Ausstellungsdatum fest.
- Geben Sie Name, Adresse und Steueridentifikationsnummer (TIN) des Auftragnehmers ein.
- Fügen Sie optional eine Projektbeschreibung hinzu.
- Geben Sie im Leistungsbereich jede Leistungsposition, den Satz (stündlich oder fest) und die Anzahl der Stunden oder Einheiten ein.
- Lassen Sie die Steuerfelder für den Auftragnehmer leer oder füllen Sie das Jahressummen-Feld aus, falls Sie es gemeinsam erfassen.
Bezüge und der gesamte Nettolohn werden automatisch berechnet. Eine Auftragnehmer-Lohnabrechnung ist nicht dasselbe wie das Formular 1099-NEC, das zum Jahresende für Auftragnehmer oberhalb der IRS-Meldegrenze eingereicht wird – sie ist ein optionaler Beleg, den Sie in jedem Abrechnungszeitraum versenden können.
Lohnabrechnung vs. Gehaltsscheck
Ein Gehaltsscheck ist die Zahlung selbst. Eine Lohnabrechnung ist der Beleg, der sie erklärt. Der Gehaltsscheck zeigt den Nettobetrag, den ein Mitarbeiter erhält; die Lohnabrechnung zeigt, wie dieser Betrag zustande kam – inklusive Bruttolohn, jedem Abzug, geleisteten Stunden und Jahressummen. Bei Zahlung per Direktüberweisung gibt es oft gar keinen Papierscheck, doch die Lohnabrechnung erhält der Mitarbeiter trotzdem.
Lohnabrechnung vs. Rechnung
Eine Lohnabrechnung und eine Rechnung betreffen beide Zahlungen, verlaufen aber in entgegengesetzte Richtungen. Ein Unternehmen stellt einem Mitarbeiter im Rahmen der Gehaltsabrechnung eine Lohnabrechnung aus. Ein selbstständiger Auftragnehmer stellt einem Kunden eine Rechnung, um die Bezahlung für erledigte Arbeit zu verlangen. Wenn Sie Kunden abrechnen, benötigen Sie eine Rechnung; wenn Sie Mitarbeiter bezahlen, eine Lohnabrechnung.
Müssen Arbeitgeber Lohnabrechnungen ausstellen?
Ob Sie eine Lohnabrechnung bereitstellen müssen, hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen tätig ist. In den USA gibt es kein einheitliches Bundesgesetz, das Lohnabrechnungen vorschreibt, doch viele Bundesstaaten tun dies, und die Regeln unterscheiden sich. Manche Staaten erlauben elektronische Abrechnungen, andere verlangen eine gedruckte Kopie oder die Möglichkeit zum Ausdruck, und einige haben gar keine Vorgaben. Außerhalb der USA sind Lohnabrechnungen häufig verpflichtend. Da sich diese Regeln ändern und je nach Standort variieren, prüfen Sie die aktuellen Anforderungen Ihres Bundeslandes oder Landes, bevor Sie sich für ein Format entscheiden.
So berechnen Sie Überstundenlohn
Nach dem US-Bundesstandard werden Überstunden mit dem 1,5-fachen des regulären Stundenlohns für Stunden über 40 pro Arbeitswoche vergütet. Die Grundformel lautet:
Überstundenlohn = Stundenlohn × 1,5 × Überstunden
Bei einem Stundenlohn von 20 $ und 5 Überstunden pro Woche beträgt der Überstundensatz 30 $, sodass der Überstundenlohn 150 $ ergibt. Zusammen mit 40 regulären Stunden zu 20 $ (800 $) beläuft sich der Bruttolohn der Woche auf 950 $.
Manche Bundesländer berechnen Überstunden anders, etwa indem Stunden über einer täglichen Grenze gezählt oder in bestimmten Fällen höhere Zuschläge angewendet werden. Prüfen Sie die für Ihr Team geltende Regelung, damit die Abrechnung korrekt bleibt.
Warum eine Gehaltsabrechnungsvorlage mit WebWork nutzen
Eine Vorlage kümmert sich um Format und Berechnung, aber eine Gehaltsabrechnung ist nur so genau wie die Stunden dahinter. Genau darum kümmert sich WebWork.
WebWork erfasst Arbeitsstunden automatisch, sodass die Zahlen auf einer Gehaltsabrechnung auf erfassten Zeiten statt auf Schätzungen beruhen. Von dort aus können Sie:
Die Vorlage liefert Ihnen eine saubere Gehaltsabrechnung. WebWork liefert die genauen Stunden dafür.
Wie WebWork bei der Lohnabrechnung hilft
Genaue Stunden für Ihre Abrechnungen erhalten Sie in vier Schritten:
- Laden Sie Ihr Team per E-Mail ein.
- Richten Sie Projekte und Aufgaben ein und weisen Sie sie Personen zu.
- Lassen Sie alle die Zeit über ihr eigenes Gerät erfassen.
- Prüfen und genehmigen Sie die Stundenzettel in jeder Abrechnungsperiode.
Nutzen Sie dann die erfassten Stunden und Sätze, um eine der obigen Vorlagen auszufüllen, oder rufen Sie einen Lohnabrechnungsbericht in WebWork ab. Die Preise beginnen bei 3,99 $ pro Nutzer und Monat.
