Crea recibos de nómina precisos en minutos
Un recibo de nómina registra lo que ganó un trabajador durante un período de pago y lo que se descontó antes de pagarle. Elaborar uno a mano para cada empleado en cada ciclo lleva tiempo, y un solo error de tipeo en las deducciones altera el pago neto. Estas plantillas gratuitas de recibos de nómina se encargan de los cálculos por ti. Solo ingresas las horas, la tarifa y las deducciones, y las ganancias brutas, las deducciones totales y el pago neto se completan automáticamente.
Hay cinco plantillas para elegir, cada una disponible como archivo de Excel y versión de Google Sheets, con un PDF imprimible para registros en papel. Elige la que se ajuste a cómo pagas a tu equipo: por hora básica, con PTO, con horas extra, con ambas o para contratistas independientes.
¿Qué es un recibo de nómina?
Un recibo de nómina es el desglose que acompaña al pago de un trabajador. Detalla las ganancias brutas, cada deducción y el pago neto final del período, normalmente junto con los totales acumulados del año. Los empleadores emiten uno en cada ciclo de pago, ya sea semanal, quincenal o mensual.
El mismo documento recibe varios nombres. Comprobante de pago, talón de cheque, estado de ganancias, estado de salario y hoja de pago se refieren todos al mismo registro.
¿Qué debe incluir un recibo de nómina?
Un recibo de nómina debe incluir lo siguiente:
- Nombre y dirección del empleador
- Nombre, dirección, número de identificación y número de Seguro Social del empleado
- Fechas del período de pago y la fecha de pago
- Horas trabajadas y la tarifa por hora
- Bonificaciones, si corresponden
- Ganancias brutas del período
- Deducciones, detalladas por tipo (impuesto federal, impuesto estatal, Seguro Social, Medicare y otras)
- Pago neto
- Totales acumulados del año en ganancias, deducciones y pago neto
Plantillas gratuitas de recibos de nómina (con calculadora)
Cada plantilla a continuación viene como copia de Google Sheets, archivo de Excel y PDF imprimible. Las versiones con calculadora suman el pago bruto, las deducciones y el pago neto a medida que escribes, así que solo completas las cifras básicas.
1. Plantilla básica de recibo de nómina con calculadora
La opción más sencilla, pensada para personal por hora o asalariado con un pago directo. Cubre ganancias, deducciones y pago neto sin secciones adicionales que revisar.
Por qué usarla: Emite un recibo de nómina claro y deja que la plantilla sume las ganancias brutas, las deducciones y el pago neto para que las cifras se mantengan consistentes.
Cómo completarla:
- Agrega el nombre y la dirección de tu empresa.
- Ingresa el nombre, la dirección, el número de Seguro Social y la identificación del empleado.
- Define las fechas del período de pago y la fecha de pago.
- En la sección de ganancias, ingresa la tarifa por hora, las horas trabajadas y cualquier bonificación.
- En la sección de deducciones, ingresa el impuesto federal, el impuesto estatal, el Seguro Social, Medicare y cualquier otra retención.
- Completa las cifras acumuladas del año para el bruto, las deducciones y el pago neto.
Las ganancias brutas, las deducciones totales y el pago neto se calculan automáticamente.
2. Plantilla de recibo de nómina con PTO + calculadora
Una versión detallada que añade una sección de tiempo libre pagado, para que el recibo muestre las horas de PTO usadas y el saldo restante junto al pago normal.
Por qué usarla: Muestra el PTO con claridad en el recibo sin recalcular los saldos a mano en cada período.
Cómo completarla:
- Agrega los datos de tu empresa y los del empleado (nombre, dirección, número de Seguro Social e identificación).
- Define las fechas del período de pago y la fecha de pago.
- Ingresa la tarifa por hora, las horas regulares trabajadas y cualquier bonificación en la sección de ganancias.
- Ingresa todas las deducciones aplicables (impuesto federal, impuesto estatal, Seguro Social, Medicare y otras).
- En la sección de PTO, ingresa las horas de PTO disponibles al inicio del período y las horas de PTO usadas durante este período.
- Completa las cifras acumuladas del año.
Las ganancias brutas, las deducciones totales, el saldo restante de PTO y el pago neto se calculan automáticamente. Nota: en EE. UU. no existe una ley federal que establezca un número mínimo de horas de PTO; consulta las reglas de tu estado y tu propia política para saber qué mostrar.
3. Plantilla de recibo de pago con horas extra + calculadora
Diseñada para empleados que trabajan más allá de su horario habitual. La plantilla separa el pago regular del de horas extra, aplica un multiplicador de horas extra a la tarifa regular y suma esas ganancias al total bruto.
Por qué usarla: Añade las horas extra a un recibo sin calcular manualmente la tarifa y los totales.
Cómo completarla:
- Añade los datos de tu empresa.
- Introduce los datos del empleado, las fechas del período de pago y la fecha de pago.
- Introduce la tarifa por hora regular y las horas regulares trabajadas.
- Introduce las horas extra trabajadas. La tarifa de horas extra se calcula a partir de la tarifa regular.
- Introduce todas las deducciones aplicables y cualquier bonificación.
- Completa las cifras acumuladas del año.
Las ganancias brutas, el total de deducciones y el pago neto se calculan automáticamente. La plantilla usa el multiplicador común de 1,5× para horas extra, pero las reglas varían según el estado y la situación, así que confirma el multiplicador correcto para tu equipo antes de enviarlo.
4. Plantilla de recibo con PTO y horas extra + calculadora
La opción más completa, que cubre tanto el PTO como las horas extra en un solo recibo. Es la elección correcta cuando el pago de un trabajador incluye horas regulares, horas extra y tiempo libre pagado en el mismo período.
Por qué usarla: Gestiona un recibo con varias partes en un solo lugar, con todos los totales calculados.
Cómo completarla:
- Añade los datos de tu empresa.
- Introduce los datos del empleado, las fechas del período de pago y la fecha de pago.
- Introduce la tarifa por hora regular y las horas regulares trabajadas.
- Introduce las horas extra trabajadas. La tarifa de horas extra se calcula a partir de la tarifa regular.
- En la sección de PTO, introduce las horas de PTO disponibles al inicio del período y las horas de PTO usadas en este período.
- Introduce todas las deducciones aplicables y cualquier bonificación, luego completa las cifras acumuladas del año.
Las ganancias brutas, el total de deducciones, el saldo de PTO restante y el pago neto se calculan automáticamente. Confirma que el multiplicador de horas extra de tu equipo sea correcto para tu estado antes de emitir el recibo.
5. Plantilla de recibo para contratistas con calculadora
Para contratistas independientes, también conocidos como trabajadores 1099. Detalla los servicios prestados, la tarifa y las horas o unidades, y suma el importe adeudado. La retención de impuestos se deja en blanco, ya que los contratistas gestionan sus propios impuestos.
Por qué usarla: Ofrece a un contratista un registro claro de pago y comprobante de ingresos, con los totales calculados por ti.
Cómo completarla:
- Añade los datos de tu empresa (pagador).
- Establece el período de pago y la fecha de emisión.
- Introduce el nombre, la dirección y el Número de Identificación del Contribuyente (TIN) del contratista.
- Añade una descripción opcional del proyecto.
- En la sección de servicios, introduce cada servicio, la tarifa (por hora o fija) y el número de horas o unidades.
- Deja los campos de impuestos en blanco para que el contratista los gestione, o completa el campo acumulado del año si lo llevan juntos.
Las ganancias y el pago neto total se calculan automáticamente. Un recibo de pago de contratista no es lo mismo que el formulario 1099-NEC, el formulario de fin de año que se presenta para los contratistas pagados por encima del umbral de declaración del IRS; es un registro opcional que puedes enviar en cada período de pago.
Recibo vs. cheque de pago
Un cheque de pago es el pago en sí. Un recibo de pago es el registro que lo explica. El cheque muestra el importe neto que recibe el trabajador; el recibo muestra cómo se llegó a esa cifra, incluyendo el pago bruto, cada deducción, las horas trabajadas y los totales acumulados del año. Cuando el pago se realiza por depósito directo, a menudo no hay ningún cheque en papel, pero el recibo de pago igualmente se entrega al empleado.
Recibo vs. factura
Un recibo de pago y una factura tratan ambos sobre el pago, pero van en direcciones opuestas. Una empresa emite un recibo de pago a un trabajador como parte de la nómina. Un contratista independiente emite una factura a un cliente para solicitar el pago por el trabajo realizado. Si facturas a clientes, la factura es el documento que necesitas; si pagas a empleados, es el recibo de pago.
¿Deben los empleadores emitir recibos de pago?
Que estés obligado a proporcionar un recibo de pago depende de dónde opere tu empresa. En EE. UU. no existe una única ley federal que exija los recibos de pago, pero muchos estados sí lo hacen, y las reglas difieren. Algunos estados permiten entregar los recibos de forma electrónica, otros exigen una copia impresa o la opción de imprimir una, y unos pocos no tienen ningún requisito. Fuera de EE. UU., los recibos de pago suelen ser obligatorios. Como estas reglas cambian y varían según la ubicación, consulta los requisitos actuales de tu estado o país antes de decidir un formato.
Cómo calcular el pago de horas extra
Según el estándar federal de EE. UU., las horas extra se pagan a 1,5 veces la tarifa por hora regular por las horas trabajadas más allá de las 40 en una semana laboral. La fórmula básica es:
Pago de horas extra = tarifa por hora × 1,5 × horas extra
Para alguien que gana $20 por hora y trabaja 5 horas extra en una semana, la tarifa de horas extra es de $30, por lo que el pago de horas extra es de $150. Sumado a 40 horas regulares a $20 ($800), el pago bruto de la semana es de $950.
Algunos estados calculan las horas extra de forma diferente, por ejemplo contando las horas que superan un límite diario o aplicando un multiplicador más alto en ciertos casos. Confirma la norma que aplica a tu equipo para que el recibo se mantenga preciso.
Por qué usar una plantilla de recibo de pago con WebWork
Una plantilla se encarga del formato y los cálculos, pero un recibo de pago solo es tan preciso como las horas que hay detrás. De eso se encarga WebWork.
WebWork registra las horas de trabajo automáticamente, por lo que las cifras que colocas en un recibo de pago provienen del tiempo registrado y no de estimaciones. A partir de ahí puedes:
La plantilla te da un recibo de pago claro. WebWork te da las horas precisas para completarlo.
Cómo ayuda WebWork con la nómina
Obtener horas precisas para tus recibos requiere cuatro pasos:
- Invita a tu equipo por correo electrónico.
- Configura proyectos y tareas, y asígnalos a las personas.
- Deja que cada uno registre su tiempo desde su propio dispositivo.
- Revisa y aprueba las hojas de tiempo en cada periodo de pago.
Luego usa las horas registradas y las tarifas para completar cualquiera de las plantillas anteriores, o genera un informe de nómina dentro de WebWork. Los precios comienzan en $3.99 por usuario al mes.
