Was ist ein Stundenzettel?

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist ein Dokument, in dem Arbeitsstunden festgehalten werden, zusammen mit weiteren wichtigen Angaben. Er hat die Form einer Tabelle — daher der Name. Stundenzettel gibt es in digitaler oder Papier-Form, wobei Online-Stundenzettel wegen ihrer Bequemlichkeit häufiger sind.

Inhalte eines Stundenzettels

Neben den reinen Gesamtstunden enthalten Stundenzettel viele weitere Informationen zu den Arbeitsabläufen Ihres Teams.

Darüber hinaus benötigen Sie je nach Verwendungszweck möglicherweise weitere Angaben. Wenn Sie Stundenzettel zur Abrechnung nutzen, gehören etwa auch die Daten Ihrer Kundinnen und Kunden dazu.

Stundenzettel, Arbeitszeitnachweis oder Zeiterfassungsbogen?

Alle drei bezeichnen dieselbe Aufstellung der geleisteten Stunden, werden aber unterschiedlich verwendet. Stundenzettel ist der geläufige Alltagsbegriff, vor allem bei Stundenlohn und auf dem Bau. Arbeitszeitnachweis ist die Form, die in Arbeitsverträgen, Betriebsvereinbarungen und bei Prüfungen steht — etwa für den Nachweis nach dem Mindestlohngesetz. Zeiterfassungsbogen beschreibt eher das Formular selbst. Für Lohn- und Personalunterlagen sollten Sie sich auf einen Begriff festlegen.

Sind Stundenzettel gesetzlich vorgeschrieben?

Wenn Sie Ihr Team mit einem Festgehalt bezahlen, brauchen Sie in der Regel keine Stundenzettel. Bezahlen Sie jedoch auf Stundenbasis, müssen Sie die Aufzeichnungspflichten einhalten. In den USA legt zum Beispiel der Fair Labor Standards Act (FLSA) Aufzeichnungspflichten fest; in Deutschland ergeben sie sich aus dem Arbeitszeitgesetz und der Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung. Was diese Vorschriften konkret verlangen — wie lange Aufzeichnungen aufzubewahren sind, was darin stehen muss und wer sie freigibt — behandelt unser Leitfaden zur Zeiterfassungskonformität und den gesetzlichen Vorgaben. Für verbindliche Auskünfte dazu, welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten, wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Wozu Stundenzettel dienen

Sehen wir uns nun an, wobei Stundenzettel in Ihrem Unternehmen helfen. Dazu gehören:

• Lohnabrechnung
• Projektmanagement
• Kundenabrechnung

Lohnabrechnung

Eine korrekte Lohnabrechnung ist unverzichtbar, wenn Sie stundenweise bezahlen. Ohne Stundenzettel ist das sehr schwierig. Sie hätten dann keine Nachweise darüber, wie viel Ihre Mitarbeitenden zu welchem Zeitpunkt gearbeitet haben. Wenn Ihre Zeitdaten und damit Ihre Lohnberechnungen stimmen, bringt das mehrere Vorteile. Darauf gehen wir später in diesem Leitfaden genauer ein.

Projektmanagement

Stundenzettel sind im Projektmanagement nützlich. Über sie sehen Sie im Detail, wie viel Zeit und Geld Ihr Unternehmen in jedes Projekt steckt. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Projekte Vorrang haben. Außerdem erkennen Sie an Stundenzetteln eine ungleiche Auslastung im Team. Das ist der erste Schritt gegen Arbeitsüberlastung, deren Nachteile zahlreich und offensichtlich sind.

Kundenabrechnung

Arbeitet Ihr Team an Projekten für bestimmte Kundinnen und Kunden, sind Stundenzettel praktisch unverzichtbar. Sie brauchen sie nicht nur für die Rechnung nach Abschluss eines Projekts, sondern auch als Arbeitsnachweis währenddessen. Stundenzettel schaffen Vertrauen bei Ihren Kundinnen und Kunden und sind damit eine lohnende Investition.

Verschiedene Arten von Stundenzetteln

Wenden wir uns nun einem anderen Aspekt zu: Welche Arten von Stundenzetteln gibt es?

Manuelle und automatische Stundenzettel

Die zwei Hauptarten sind manuelle und automatische Stundenzettel. Das ist weitgehend selbsterklärend: manuelle füllt Ihr Team selbst aus, automatische entstehen per Software. Automatische Stundenzettel werden typischerweise von Zeiterfassungs-Apps wie WebWork erzeugt. Mit dem Desktop Time Tracker von WebWork sehen Sie zusätzlich, mit welchen Apps und Websites Ihr Team seine Zeit verbracht hat. So prüfen Sie die Richtigkeit Ihrer Stundenzettel, bevor Sie Kunden abrechnen und Löhne auszahlen.

Zeiträume von Stundenzetteln

Neben manuell und automatisch unterscheiden sich Stundenzettel auch nach ihrem Zeitraum. Am verbreitetsten ist der Wochenstundenzettel: Er deckt eine Arbeitswoche ab. Je nach Abrechnungsrhythmus sind auch zweiwöchentliche oder monatliche Stundenzettel üblich.

Brauchen Sie einen zum Ausfüllen? Laden Sie eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage für jeden dieser Zeiträume herunter — acht Vorlagen in Excel, Google Tabellen oder PDF.

Wie der Stundenzettel-Prozess abläuft

Ein Stundenzettel durchläuft vier Stufen: Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter erfasst die Stunden, reicht den Zettel am Ende des Zeitraums ein, eine Führungskraft prüft und genehmigt ihn, und die genehmigten Stunden gehen in die Lohnabrechnung oder in die Kundenrechnung. Auf Papier ist jede Stufe eine Übergabe; in einer Zeiterfassungssoftware passieren sie am selben Ort.

1. Stunden erfassen — Erfasst werden Beginn und Ende der Arbeit, Pausen und — wo es darauf ankommt — das Projekt oder die Aufgabe, zu der ein Zeitblock gehört. Auf einem manuellen Zettel geschieht das täglich, mit einem Zeittracker automatisch im Hintergrund.
2. Am Periodenende einreichen — Zum Abschluss der Woche, der zwei Wochen oder des Monats prüft man den Zettel auf Lücken, trägt Fehlendes nach und reicht ihn ein. Hier entstehen die meisten Verzögerungen: Die Lohnabrechnung startet erst, wenn alle Zettel vorliegen.
3. Prüfen und genehmigen — Die Führungskraft gleicht die Stunden mit Dienstplan, Abwesenheiten und tatsächlich erbrachter Leistung ab und genehmigt den Zettel oder gibt ihn zur Korrektur zurück. Erst die Genehmigung macht aus erfasster Zeit einen Betrag, den das Unternehmen auszahlt.
4. Abrechnen und fakturieren — Genehmigte Stunden fließen in Löhne und Überstunden und — bei Kundenarbeit — zum vereinbarten Satz in die Rechnung. Derselbe genehmigte Zettel ist auch der Nachweis, auf den Sie sich bei Lohnstreitigkeiten oder einer Prüfung berufen.

Wie Zeiterfassungssoftware hilft

Alles bisher Beschriebene funktioniert auch auf Papier oder in einer Tabelle. Mit Software ändert sich eines: Erfassen, Einreichen und Genehmigen sind keine getrennten manuellen Schritte mehr.

Was Zeiterfassungssoftware leistet

Software zur Stundenzettel-Verwaltung ist eine Anwendung, die die gesamte erfasste Zeit Ihres Teams an einem Ort bündelt. Statt Zettel einzusammeln, sehen Sie dieselben Daten als Stundenzettel, als Zeitleiste oder als Bericht — in WebWork beruhen alle drei Ansichten auf denselben erfassten Stunden.

Geld sparen und Zeitdiebstahl eindämmen

Ein ungenauer Stundenzettel kostet doppelt: durch Überzahlung für nicht geleistete Stunden und durch Bußgelder, wenn die örtlichen Aufzeichnungspflichten verletzt werden. Der größere Posten ist meist Zeitdiebstahl — bezahlte Stunden, die nie gearbeitet wurden. Automatische Erfassung nimmt die Gelegenheit, weil die Stunden entstehen, während gearbeitet wird, statt am Wochenende aus dem Gedächtnis rekonstruiert zu werden.

Worauf achten: Genehmigungen und automatische Erfassung

Zwei Funktionen erledigen den Großteil. Automatische Zeiterfassung hält die Rohdaten genau — in WebWork läuft die automatische Zeiterfassung standardmäßig über die Option „Autorun“ des Desktop-Trackers. Stundenzettel-Genehmigungen fangen ab, was Automatik nicht kann: manuell nachgetragene Zeit und ehrliche Fehler. Mit den Genehmigungen in WebWork geben Sie Zettel frei oder weisen sie zurück und legen fest, wer aus der Führungsebene das darf — damit die Freigabe nicht an einer Person hängt.