O que é uma folha de ponto?

O que é uma folha de ponto?

Uma folha de ponto é um documento onde se registam as horas de trabalho, juntamente com outros dados importantes. Tem a forma de uma tabela, daí parte do nome. As folhas de ponto podem ser digitais ou em papel, embora as folhas de ponto online sejam mais comuns pela conveniência que oferecem.

Conteúdo de uma folha de ponto

Além do total de horas trabalhadas, as folhas de ponto contêm muita outra informação sobre o fluxo de trabalho da sua equipa.

Dependendo da finalidade, pode ser necessário acrescentar outros dados. Por exemplo, se as usar para faturação, terá de incluir também os dados do cliente.

Folha de ponto, folha de horas ou planilha de horas?

Os três termos designam o mesmo registo de horas trabalhadas. Folha de ponto é a forma mais comum em Portugal e no Brasil, e é também a que aparece na legislação laboral. Folha de horas e planilha de horas surgem sobretudo em contextos de projeto e de faturação a clientes, onde interessa saber em que trabalho foram gastas as horas. No Brasil, cartão de ponto refere-se ao registo de entradas e saídas propriamente dito. Escolha um termo e use-o de forma consistente nos seus documentos de salários e recursos humanos.

As folhas de ponto são obrigatórias por lei?

Se paga à sua equipa um salário fixo, provavelmente não precisará de folhas de ponto. Mas se paga à hora, tem de cumprir as regras de registo de tempos de trabalho. Nos Estados Unidos, por exemplo, a Fair Labor Standards Act (FLSA) define requisitos de registo; no Brasil, a CLT obriga ao controlo de jornada nos estabelecimentos com mais de 20 colaboradores. O que essas regras exigem na prática — durante quanto tempo guardar os registos, o que deve constar neles e quem os aprova — está detalhado no nosso guia sobre conformidade de folhas de ponto e requisitos legais. Para saber exatamente que obrigações se aplicam ao seu negócio, consulte um advogado trabalhista local.

Para que servem as folhas de ponto

Vejamos agora em que aspetos do seu negócio as folhas de ponto podem ajudar. Entre eles:

• Folha de pagamento
• Gestão de projetos
• Faturação a clientes

Gestão da folha de pagamento

Gerir a folha de pagamento com rigor é essencial se paga à hora. Fazê-lo sem folhas de ponto é muito difícil. Não teria registos de quanto cada colaborador trabalhou em cada momento. Garantir que os seus dados de tempo, e por consequência os seus cálculos salariais, estão corretos traz várias vantagens. Voltaremos a elas mais à frente neste guia.

Gestão de projetos

As folhas de ponto são muito úteis na gestão de projetos. Através delas obtém uma visão detalhada de quanto tempo e dinheiro a sua organização dedica a cada projeto. Isso ajuda a garantir que os projetos certos são priorizados. Além disso, as folhas de ponto revelam uma distribuição desequilibrada da carga de trabalho na equipa. Esse é o primeiro passo para combater a sobrecarga de trabalho na sua empresa, cujas desvantagens são muitas e evidentes.

Faturação a clientes

Se a sua equipa trabalha em projetos para clientes específicos, as folhas de ponto são praticamente indispensáveis. Vai precisar delas não só para faturar após a entrega de um projeto, mas também como prova de trabalho durante o mesmo. As folhas de ponto criam confiança junto dos seus clientes, o que as torna um investimento valioso.

Tipos de folhas de ponto

Passemos agora a outro aspeto do tema: que tipos de folhas de ponto existem?

Folhas de ponto manuais e automáticas

Os dois tipos principais são as manuais e as automáticas. A diferença é simples: as manuais são preenchidas pela sua equipa, enquanto as automáticas são geradas por software. As folhas de ponto automáticas costumam ser criadas por aplicações de controlo de tempo como o WebWork. Com o Desktop Time Tracker do WebWork verá também em que aplicações e sites a sua equipa passou o tempo. Assim pode confirmar a exatidão das folhas de ponto antes de faturar clientes e pagar corretamente aos colaboradores.

Períodos das folhas de ponto

Além de manuais e automáticas, as folhas de ponto também diferem pelo seu período. A mais comum é a semanal, que cobre uma semana de trabalho de um colaborador. Também pode usar folhas quinzenais ou mensais, consoante a frequência com que paga à sua equipa.

Precisa de uma para preencher? Descarregue um modelo gratuito de folha de ponto para qualquer um destes períodos — oito modelos em Excel, Planilhas Google ou PDF.

Como funciona o processo de uma folha de ponto

Uma folha de ponto passa por quatro fases: o colaborador regista as horas, entrega a folha no fim do período, uma chefia revê e aprova, e as horas aprovadas seguem para o processamento salarial ou para a fatura do cliente. Em papel cada fase é uma entrega; num software de registo de tempos acontecem todas no mesmo sítio.

1. Registar as horas — O colaborador anota a hora de entrada e de saída, as pausas e, quando se aplica, o projeto ou a tarefa a que pertence cada bloco de tempo. Numa folha manual faz-se todos os dias; com um rastreador de tempo fica registado automaticamente em segundo plano.
2. Entregar no fim do período — No fecho da semana, da quinzena ou do mês, o colaborador verifica a folha, preenche o que falta e entrega-a. É aqui que começam a maioria dos atrasos: o processamento salarial não avança enquanto faltar uma folha.
3. Rever e aprovar — A chefia confronta as horas com os turnos, as ausências e o trabalho efetivamente entregue, e depois aprova a folha ou devolve-a para correção. A aprovação é o que transforma o tempo registado num valor que a empresa vai pagar.
4. Pagar e faturar — As horas aprovadas seguem para o processamento salarial, incluindo horas extra, e — no trabalho para clientes — para as faturas à tarifa acordada. Essa mesma folha aprovada é a prova a que recorre num diferendo salarial ou numa inspeção.

Em que ajuda o software de folhas de ponto

Tudo o que ficou acima funciona em papel ou numa folha de cálculo. O que muda com o software é que registar, entregar e aprovar deixam de ser passos manuais separados.

O que faz o software de folhas de ponto

O software de gestão de folhas de ponto é uma aplicação que junta num só sítio todo o tempo registado pela sua equipa. Em vez de recolher folhas, vê os mesmos dados como folha de ponto, como linha temporal ou como relatórios — no WebWork as três vistas assentam nas mesmas horas registadas.

Poupar dinheiro e travar o roubo de tempo

Uma folha de ponto inexata custa dinheiro duas vezes: por pagar a mais horas que não foram trabalhadas e por coimas quando as regras locais de registo não são cumpridas. Das duas, a maior é normalmente o roubo de tempo — horas registadas e pagas sem terem sido trabalhadas. O registo automático elimina a oportunidade, porque as horas ficam gravadas à medida que acontecem e não são reconstituídas de memória no fim da semana.

O que procurar: aprovações e registo automático

Duas funcionalidades fazem quase todo o trabalho. O registo automático de tempo mantém exatas as horas de origem — no WebWork, o registo automático vem ativo por predefinição através da opção «Autorun» do tracker de computador. As aprovações de folhas de ponto apanham o que a automatização não apanha: o tempo adicionado à mão e os erros de boa-fé. As aprovações do WebWork permitem aprovar ou rejeitar uma folha e definir quem na chefia o pode fazer, para que a validação não fique presa a uma só pessoa.