¿Qué es una hoja de tiempo?

¿Qué es una hoja de tiempo?

Una hoja de tiempo es un documento donde se registran las horas de trabajo, junto con otros datos importantes relacionados. Tiene forma de tabla, de ahí parte de su nombre. Las hojas de tiempo pueden ser digitales o en papel, aunque las hojas de tiempo en línea son más habituales por la comodidad que ofrecen.

Contenido de una hoja de tiempo

Además del total de horas trabajadas, las hojas de tiempo contienen mucha más información sobre el flujo de trabajo de su equipo.

Según para qué las use, puede que necesite añadir otros datos. Por ejemplo, si las utiliza para facturar, tendrá que incluir también los datos de su cliente.

¿Hoja de tiempo, hoja de horas o planilla?

Los tres términos son correctos y designan lo mismo: el registro de las horas trabajadas. Hoja de horas y hoja de tiempo son las formas más habituales en España; planilla de horas predomina en México y buena parte de Latinoamérica, donde «planilla» puede referirse además a la nómina. En textos legales españoles verá también registro de jornada, que es el nombre que le da el Estatuto de los Trabajadores. Elija un término y úselo de forma coherente en sus documentos de nómina y recursos humanos.

¿Las hojas de tiempo son obligatorias por ley?

Si paga a su equipo un salario fijo, probablemente no necesite hojas de tiempo. Pero si paga por horas, debe cumplir con las obligaciones de registro horario. En Estados Unidos, por ejemplo, la Fair Labor Standards Act (FLSA) establece unos requisitos de registro; en España, el registro diario de jornada es obligatorio desde 2019 conforme al Estatuto de los Trabajadores. Qué exigen exactamente esas normas — cuánto hay que conservar los registros, qué debe constar en ellos y quién los aprueba — lo detallamos en nuestra guía sobre cumplimiento de hojas de tiempo y requisitos legales. Para saber con exactitud qué obligaciones se aplican a su empresa, consulte con un abogado laboralista local.

Para qué sirven las hojas de tiempo

Veamos ahora en qué aspectos de su negocio pueden ayudarle las hojas de tiempo. Entre ellos están:

• Nómina
• Gestión de proyectos
• Facturación a clientes

Gestión de la nómina

Gestionar la nómina con precisión es fundamental si paga a su plantilla por horas. Hacerlo sin hojas de tiempo es muy difícil. No tendría registros de cuánto trabajó cada empleado en cada momento. Que sus datos de tiempo, y por tanto sus cálculos de nómina, sean exactos aporta varias ventajas. Las veremos en detalle más adelante en esta guía.

Gestión de proyectos

Las hojas de tiempo resultan muy útiles al gestionar proyectos en su empresa. Con ellas obtiene una visión detallada de cuánto tiempo y dinero dedica su organización a cada proyecto. Esto le ayuda a asegurarse de que se prioricen los proyectos correctos. Además, las hojas de tiempo revelan un reparto desigual de la carga de trabajo en el equipo. Ese es el primer paso para combatir la sobrecarga de trabajo en su empresa, cuyos inconvenientes son numerosos y evidentes.

Facturación a clientes

Si su equipo trabaja en proyectos para clientes concretos, las hojas de tiempo son prácticamente imprescindibles. Las necesitará no solo para facturar tras la entrega de un proyecto, sino también como prueba del trabajo realizado durante el mismo. Las hojas de tiempo generan confianza con sus clientes, lo que las convierte en una inversión muy valiosa.

Tipos de hojas de tiempo

Pasemos ahora a otro aspecto del tema: ¿qué tipos de hojas de tiempo existen?

Hojas de tiempo manuales y automáticas

Los dos tipos principales son las manuales y las automáticas. La diferencia se explica sola: las manuales las rellena su equipo, mientras que las automáticas las genera un software. Las hojas de tiempo automáticas suelen crearlas aplicaciones de seguimiento de tiempo como WebWork. Con el Desktop Time Tracker de WebWork también verá en qué aplicaciones y sitios web pasó el tiempo su equipo. Así podrá comprobar la exactitud de sus hojas de tiempo antes de facturar a clientes y pagar a sus empleados correctamente.

Períodos de las hojas de tiempo

Además de manuales y automáticas, las hojas de tiempo también se diferencian por su período. La más habitual es la semanal, que cubre una semana de trabajo de un empleado. También puede usar hojas quincenales o mensuales según la frecuencia con la que pague a su equipo.

¿Necesita una para rellenar? Descargue una plantilla gratuita de hoja de tiempo para cualquiera de estos períodos: ocho modelos en Excel, Google Sheets o PDF.

Cómo funciona el proceso de una hoja de tiempo

Una hoja de tiempo pasa por cuatro etapas: el empleado registra sus horas, entrega la hoja al final del periodo, un responsable la revisa y la aprueba, y las horas aprobadas pasan a nómina o a la factura del cliente. En papel cada etapa es una entrega; en un software de control horario ocurren todas en el mismo sitio.

1. Registrar las horas — El empleado anota la hora de entrada y de salida, las pausas y, cuando corresponde, el proyecto o la tarea a la que pertenece cada bloque de tiempo. En una hoja manual se hace cada día; con un rastreador de tiempo queda registrado automáticamente en segundo plano.
2. Entregar al final del periodo — Al cerrar la semana, la quincena o el mes, el empleado revisa la hoja, completa lo que falte y la entrega. Aquí empiezan la mayoría de los retrasos: la nómina no puede comenzar hasta que estén todas las hojas.
3. Revisar y aprobar — Un responsable coteja las horas con los turnos, las ausencias y el trabajo realmente entregado, y luego aprueba la hoja o la devuelve para corregirla. La aprobación es lo que convierte el tiempo registrado en una cifra que la empresa va a pagar.
4. Pagar y facturar — Las horas aprobadas pasan a nómina para el salario y las horas extra y, en el trabajo para clientes, a las facturas según la tarifa acordada. Esa misma hoja aprobada es el respaldo ante una reclamación salarial o una inspección.

En qué ayuda el software de hojas de tiempo

Todo lo anterior funciona en papel o en una hoja de cálculo. Lo que cambia con el software es que registrar, entregar y aprobar dejan de ser pasos manuales separados.

Qué hace el software de hojas de tiempo

El software de gestión de hojas de tiempo es una aplicación que reúne en un solo sitio todo el tiempo registrado por su equipo. En lugar de recoger hojas, ve los mismos datos como hoja de tiempo, como línea temporal o como informes: en WebWork las tres vistas parten de las mismas horas registradas.

Ahorrar dinero y frenar el robo de tiempo

Una hoja de tiempo inexacta cuesta dinero dos veces: por pagar de más horas que no se trabajaron y por las sanciones cuando no se cumplen las obligaciones locales de registro. De las dos, la mayor suele ser el robo de tiempo: horas registradas y cobradas sin haberse trabajado. El seguimiento automático elimina la ocasión, porque las horas quedan grabadas mientras ocurren y no se reconstruyen de memoria al final de la semana.

Qué buscar: aprobaciones y seguimiento automático

Dos funciones hacen casi todo el trabajo. El seguimiento automático del tiempo mantiene exactas las horas de partida: en WebWork, el seguimiento automático viene activado por defecto con la opción «Autorun» del rastreador de escritorio. Las aprobaciones de hojas de tiempo detectan lo que la automatización no puede: el tiempo añadido a mano y los errores de buena fe. Las aprobaciones de WebWork permiten aceptar o rechazar una hoja y decidir quién del equipo directivo puede hacerlo, para que la validación no dependa de una sola persona.