Conformidad de hojas de tiempo / requisitos legales

Estados Unidos — cumplimiento federal y estatal de hojas de tiempo

El Fair Labor Standards Act (FLSA) establece el estándar nacional para la conformidad de hojas de tiempo. La mayoría de los empleadores en EE. UU. deben registrar las horas de trabajo y conservar estos registros según las normas federales y, en muchos casos, estatales más estrictas.

Requisitos federales

Según 29 CFR Part 516, los empleadores deben conservar:

• Detalles de identificación del empleado (nombre, dirección, SSN o ID)
• Horas trabajadas diariamente y total semanal
• Tasa de pago y total ganado en horas ordinarias
• Horas extras y pago de horas extras por separado
• Adiciones/deducciones del salario
• Total de salarios pagados en cada período
• Fecha de pago y período cubierto

Conservación:

• Registros de nómina: mínimo 3 años
• Hojas de tiempo y registros relacionados: mínimo 2 años

La ley permite flexibilidad de formato (papel o electrónico), siempre que los registros sean precisos, legibles y disponibles para inspección por el Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL). WebWork automatiza estas necesidades de registro al registrar horas diarias y semanales, rastrear las horas extras por separado y proporcionar informes listos para auditoría exportables.

Reglas específicas por estado

Algunos estados pueden—y frecuentemente lo hacen—exigir más que la FLSA:

• California — Debe registrar todas las horas trabajadas cada día, los períodos de comida no remunerados y proporcionar declaraciones de salario detalladas; conservar registros de nómina durante al menos 3 años.
• Nueva York — Requiere conservar registros de nómina y tiempo por 6 años; aplica a empleados exentos y no exentos.
• Washington — Normas estrictas para documentar descansos/comidas y elegibilidad de horas extras.
• Texas — Sigue la FLSA de cerca pero exige registros precisos por período de pago para todos los empleados.

Si opera en varios estados, cumpla siempre con la ley más protectora aplicable.

Errores comunes de cumplimiento en EE. UU.

• Prácticas de redondeo que favorecen injustamente al empleador
• No registrar trabajo fuera de horario (correos, llamadas fuera del horario previsto)
• No separar los registros de horas extras
• Asumir que los empleados asalariados no necesitan registros de tiempo (algunos estados lo exigen)

Fiscalización y sanciones

El DOL y las agencias estatales pueden:

• Realizar auditorías e inspecciones
• Imponer sanciones civiles
• Exigir pago de atrasos más daños y perjuicios
• Remitir casos a litigio

Incluso si la remuneración es correcta, un mal registro por sí solo puede generar acuerdos costosos.

Visión general de la conformidad global de hojas de tiempo

Aunque EE. UU. tiene un marco sólido, la conformidad de hojas de tiempo es un requisito global en diversas formas. Unión Europea Tras la sentencia del TJUE de 2019 (CCOO c. Deutsche Bank), todos los Estados miembros deben implantar un sistema objetivo, fiable y accesible para registrar el tiempo de trabajo diario. La implementación varía según el país; algunos, como Alemania, ya han exigido el registro diario completo. Alemania: El Tribunal Laboral Federal confirmó en 2022 que todas las horas de trabajo deben registrarse, no solo las extras, hasta que haya una legislación detallada. Reino Unido Los empleadores deben conservar registros adecuados para demostrar el cumplimiento de las Working Time Regulations (promedio de 48 h semanales, límites de trabajo nocturno, etc.). Aunque se estudian reformas, persiste el deber de registro. Canadá Los empleadores regulados federalmente deben conservar registros de nómina y horas durante al menos 36 meses. Las provincias tienen sus propias normas, a menudo más estrictas. Australia Bajo el Fair Work Act, los empleadores deben conservar registros de tiempo y salarios (horas trabajadas, extras, etc.) durante 7 años. Los registros deben estar accesibles para inspección y proporcionarse a los empleados a solicitud. Nueva Zelanda Los empleadores deben conservar registros diarios de las horas trabajadas y la remuneración correspondiente de cada período de pago. Singapur Desde 2016, los empleadores deben mantener registros detallados de empleo, incluidos horas y pagos, según el Employment Act. Japón Según el Labor Standards Act, los empleadores deben monitorear y registrar las horas reales de trabajo; los registros se conservan generalmente 3 años. India Los Shops & Establishments Acts estatales exigen libros de asistencia y registro de tiempo; los requisitos varían según el estado, pero son universales. Brasil Las empresas con 20+ empleados deben registrar las entradas y salidas (manual, mecánico o sistema “ponto”) según la CLT. México Los empleadores deben mantener registros de horas trabajadas y horas extras según la Ley Federal del Trabajo. Sudáfrica El Basic Conditions of Employment Act exige a los empleadores conservar registros prescritos de horas de trabajo, pagos y licencias, y exhibir un resumen del BCEA.

Qué debe incluir una hoja de tiempo conforme

• Detalles del empleado
• Horas de inicio/fin diarias y total de horas
• Pausas de comida/descanso cuando se requieren
• Entradas separadas de horas extras
• Retención según la jurisdicción
• Formato legible, preciso y accesible

Con WebWork, estos datos se capturan automáticamente mediante seguimiento automático del tiempo, eliminando errores manuales y asegurando que se completen todos los campos obligatorios.

Mejores prácticas para la conformidad global

• Use un sistema digital listo para auditorías que cumpla con el estándar más estricto en sus regiones.
• Capacite a empleados y gerentes en las normas de cumplimiento.
• Audite los registros regularmente para detectar brechas u errores.
• Manténgase al día con los cambios en las leyes laborales locales.

Conclusión

El cumplimiento de hojas de tiempo y los requisitos legales son una obligación universal, pero las normas varían según la jurisdicción. En EE. UU., implica conocer tanto la FLSA como las leyes estatales; a nivel global, significa adaptar su sistema para cumplir con la norma más estricta. WebWork Time Tracker le ayuda a cumplir estos requisitos sin esfuerzo—automatizando la captura de tiempo, separando las horas extras, almacenando registros de forma segura y dejándolos listos para auditoría—para que su empresa mantenga la conformidad donde opere.