Zeiterfassungskonformität / gesetzliche Vorgaben

USA — Zeiterfassungskonformität auf Bundes- und Länderebene

Fair Labor Standards Act (FLSA) legt die nationalen Mindestanforderungen an die Zeiterfassung fest. Die meisten US-Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten erfassen und diese Aufzeichnungen gemäß Bundes- und oft strengeren Landesgesetzen aufbewahren.

Bundesanforderungen

Nach 29 CFR Part 516 müssen Arbeitgeber folgende Daten aufbewahren:

• Angaben zur Mitarbeiteridentifikation (Name, Adresse, SSN oder ID)
• Täglich geleistete Arbeitsstunden und Gesamtwochenstunden
• Stundensätze und Gesamtverdienst für Regelarbeitszeit
• Überstundenstunden und -vergütung separat
• Zuschläge/Abzüge vom Lohn
• Gesamtlohnsumme je Abrechnungsperiode
• Zahlungsdatum und abgedeckter Zeitraum

Aufbewahrungsfristen:

• Abrechnungsunterlagen — mindestens 3 Jahre
• Zeiterfassungsdaten und zugehörige Unterlagen — mindestens 2 Jahre

Das Format kann papierbasiert oder elektronisch sein, solange die Aufzeichnungen korrekt, lesbar und auf Anfrage durch das US-Arbeitsministerium (DOL) zugänglich sind. WebWork automatisiert diese Dokumentationspflichten, indem es tägliche und wöchentliche Stunden protokolliert, Überstunden separat verfolgt und exportierbare, auditfähige Berichte bereitstellt.

Bundesstaatliche Regelungen

Einige Bundesstaaten gehen über die FLSA hinaus:

• Kalifornien — Erfassung aller täglichen Arbeitsstunden, unbezahlter Essenspausen und detaillierte Lohnabrechnungen; Aufbewahrungspflicht von mindestens 3 Jahren.
• New York — Aufbewahrung von Lohn- und Zeiterfassungsunterlagen für 6 Jahre; gilt für freigestellte und nicht freigestellte Mitarbeiter.
• Washington — Strenge Vorschriften zur Dokumentation von Ruhe-/Essenspausen und Überstundenberechtigung.
• Texas — Orientierung an der FLSA, aber genaue Aufzeichnungen je Abrechnungszeitraum erforderlich.

In mehreren Bundesstaaten tätig? Beachten Sie stets das jeweils strengste Gesetz.

Häufige Fehler in den USA

• Rundungspraktiken zulasten der Mitarbeiter
• Nichterfassung von Arbeitszeiten außerhalb der planmäßigen Arbeitszeit (E-Mails, Anrufe)
• Keine separate Erfassung von Überstunden
• Annahme, dass Gehaltsangestellte keine Zeiterfassung benötigen (manche Bundesstaaten verlangen diese dennoch)

Kontrolle und Sanktionen

DOL und Landesbehörden können:

• Audits und Inspektionen durchführen
• Zivilrechtliche Strafen verhängen
• Zahlung von Nachlöhnen und Schadensersatz anordnen
• Fälle an Gerichte übergeben

Schon unzureichende Dokumentation kann teure Einigungen erzwingen – selbst bei korrekter Bezahlung.

Globaler Überblick zur Zeiterfassungskonformität

Während in den USA ein striktes System existiert, ist Zeiterfassungskonformität eine globale Anforderung mit verschiedenen Ausprägungen. Europäische Union Nach Entscheidung des EuGH 2019 (CCOO v Deutsche Bank) müssen alle EU-Mitgliedstaaten ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System zur täglichen Arbeitszeiterfassung einführen. Die Umsetzung variiert pro Land; Deutschland hat bereits eine umfassende tägliche Erfassung vorgeschrieben. Deutschland: Der Bundesarbeitsgerichtshof bestätigte 2022, dass sämtliche Arbeitsstunden, nicht nur Überstunden, erfasst werden müssen, bis detaillierte Regelungen folgen. Vereinigtes Königreich Arbeitgeber müssen Aufzeichnungen führen, um die Einhaltung der Working Time Regulations (Durchschnitt 48 Std./Woche, Nachtarbeitsgrenzen etc.) nachzuweisen. Trotz geplanter Reformen bleibt die Aufzeichnungspflicht bestehen. Kanada Bundesweite Arbeitgeber müssen Lohn- und Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens 36 Monate aufbewahren. Provinciale Regelungen können strenger sein. Australien Nach dem Fair Work Act müssen Arbeitszeit- und Lohnaufzeichnungen (Arbeitsstunden, Überstunden etc.) 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Aufzeichnungen müssen für Inspektionen verfügbar und auf Anfrage den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Neuseeland Arbeitgeber müssen tägliche Arbeitszeiterfassung und Bezahlung pro Abrechnungszeitraum dokumentieren. Singapur Seit 2016 müssen Arbeitgeber detaillierte Beschäftigungsunterlagen, einschließlich Arbeitsstunden und Lohnangaben, gemäß dem Employment Act führen. Japan Nach dem Arbeitsnormengesetz müssen Arbeitgeber die tatsächlichen Arbeitszeiten erfassen; Aufzeichnungen werden in der Regel 3 Jahre aufbewahrt. Indien Landesweite Shops & Establishments Acts erfordern Anwesenheits- und Arbeitszeitregister; Vorschriften variieren, sind aber landesweit verbindlich. Brasilien Unternehmen mit 20+ Beschäftigten müssen Ein- und Austrittszeiten (manuell, mechanisch oder elektronisch per „ponto“) nach dem CLT aufzeichnen. Mexiko Arbeitgeber müssen Arbeitsstunden und Überstunden gemäß dem Federal Labor Law dokumentieren. Südafrika Der Basic Conditions of Employment Act verpflichtet Arbeitgeber, vorgeschriebene Arbeitszeit-, Lohn- und Urlaubsaufzeichnungen zu führen und eine BCEA-Zusammenfassung auszuhängen.

Inhalte konformer Zeiterfassungen

• Mitarbeiterdetails
• Tägliche Anfangs/Endzeiten und Gesamtstunden
• Essens-/Ruhepausen, wo erforderlich
• Separate Überstundeneinträge
• Aufbewahrung gemäß Jurisdiktion
• Lesbares, genaues und zugängliches Format

Mit WebWork werden diese Daten automatisch über automatisches Zeittracking erfasst, was manuelle Fehler eliminiert und alle Pflichtfelder abdeckt.

Best Practices für globale Konformität

• Verwenden Sie ein digitales, auditfähiges System, das den strengsten Standards in Ihren Einsatzregionen entspricht.
• Schulen Sie Mitarbeiter und Führungskräfte in Compliance-Regeln.
• Prüfen Sie Aufzeichnungen regelmäßig auf Lücken oder Fehler.
• Bleiben Sie über Änderungen im lokalen Arbeitsrecht informiert.

Fazit

Zeiterfassungskonformität und gesetzliche Vorgaben sind universelle Verpflichtungen, die je nach Jurisdiktion variieren. In den USA bedeutet das, FLSA und Bundesstaatengesetze zu verstehen; global heißt es, Ihr System an den strengsten Standard anzupassen.WebWork Time Tracker unterstützt Sie dabei mühelos – automatisierte Zeiterfassung, Trennung von Überstunden, sichere Aufbewahrung und auditfähige Berichte – für Compliance weltweit.