Соблюдение табелей / юридические требования

США — соблюдение табелей на федеральном и штатном уровнях

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) задаёт национальные базовые нормы ведения табелей. Большинство работодателей в США должны фиксировать рабочие часы и хранить эти записи в соответствии с федеральными и, во многих случаях, более строгими законами штатов.

Федеральные требования

В соответствии с 29 CFR Part 516, работодатели обязаны хранить:

• Данные о сотруднике (имя, адрес, SSN или ID)
• Часы работы за день и общие часы за неделю
• Ставки оплаты и общий доход по обычным часам
• Сверхурочные — отдельные записи
• Надбавки и удержания из зарплаты
• Итоговая сумма выплат за период
• Дата выплаты и оплачиваемый период

Срок хранения:

• Платёжные документы — минимум 3 года
• Табели и связанные записи — минимум 2 года

Формат может быть бумажным или электронным, но записи должны быть точными, читаемыми и доступны для проверки Министерством труда США (DOL). WebWork автоматизирует учёт ежедневных и еженедельных часов, отделяет сверхурочные записи и формирует отчёты, готовые к аудиту.

Правила отдельных штатов

Штаты могут (и часто делают это) устанавливать более строгие нормы, чем FLSA:

• Калифорния — обязательный учёт всех отработанных часов каждый день, учёт неоплачиваемых перерывов на питание и выдача детализированных платёжных ведомостей; хранение платёжных документов не менее 3 лет.
• Нью-Йорк — хранение платёжных и табельных записей в течение 6 лет; применимо к освобождённым и неосвобождённым сотрудникам.
• Вашингтон — строгие требования к документированию перерывов на отдых/питание и начислению сверхурочных.
• Техас — следует FLSA, но требует точных записей по периодам оплаты для всех сотрудников.

Если вы работаете в нескольких штатах, соблюдайте наиболее строгие применимые нормы.

Распространённые ошибки

• Практики округления времени, необоснованно выгодные работодателю
• Неучёт работы вне графика (почта, звонки)
• Смешивание записей обычных и сверхурочных часов
• Предположение, что окладным сотрудникам не нужны табели (в некоторых штатах это обязательно)

Контроль и санкции

Министерство труда США (DOL) и ведомства штатов могут:

• Проводить аудиты и проверки
• Налагать административные штрафы
• Требовать выплату недоплаченной зарплаты и компенсаций
• Передавать дела в суд

Даже при верной оплате плохое ведение учёта может привести к дорогостоящим урегулированиям.

Глобальный обзор соблюдения табелей

Хотя в США действует развитая система, соблюдение табелей — глобальное требование. Евросоюз Согласно решению CJEU 2019 года (CCOO v Deutsche Bank), все страны ЕС обязаны внедрить объективную, надёжную и доступную систему учёта рабочего времени. Реализация зависит от страны; некоторые, например Германия, уже ввели ежедневный учёт. Германия: Федеральный суд подтвердил в 2022 году необходимость фиксировать все рабочие часы — не только сверхурочные — до принятия детального законодательства. Великобритания Работодатели обязаны хранить записи для подтверждения соблюдения Правил рабочего времени (средняя 48-часовая неделя, ограничения ночной работы и др.). Обязанность ведения записей сохраняется, несмотря на обсуждаемые реформы. Канада Федеральные работодатели обязаны хранить табели и платёжные записи не менее 36 месяцев. Провинции могут устанавливать более строгие правила. Австралия По Fair Work Act работодатели должны хранить записи времени и оплаты (часы работы, сверхурочные и др.) 7 лет. Записи должны быть доступны для проверки и предоставляться сотрудникам по запросу. Новая Зеландия Работодатели обязаны вести ежедневные записи часов работы и выплат за каждый платёжный период. Сингапур С 2016 года работодатели обязаны вести подробные записи о занятости, включая часы и выплаты, согласно Employment Act. Япония По Закону о трудовых стандартах работодатели обязаны фиксировать фактическое рабочее время; записи обычно хранятся 3 года. Индия Штатные законы о торговле и предприятиях требуют ведения журналов посещаемости и учёта рабочего времени; требования варьируются, но универсальны. Бразилия Компании с 20+ сотрудниками обязаны фиксировать время прихода и ухода (вручную, механически или через электронную систему «ponto») по CLT. Мексика Работодатели должны вести записи часов работы и сверхурочных в соответствии с Федеральным трудовым законом. Южная Африка Закон о базовых условиях труда (BCEA) требует вести установленные записи рабочего времени, оплаты и отпусков и вывешивать краткое резюме BCEA.

Что должно быть в корректном табеле

• Данные о сотруднике
• Ежедневное начало/окончание и общее количество часов
• Перерывы на питание/отдых там, где требуется
• Отдельные записи о сверхурочных
• Срок хранения по юрисдикции
• Читаемый, точный и доступный формат

С WebWork эти данные фиксируются автоматически через автоматический учёт времени, что исключает ручные ошибки и гарантирует заполнение всех обязательных полей.

Лучшие практики для глобального соблюдения

• Используйте цифровую систему, готовую к аудиту, соответствующую самым строгим стандартам в ваших регионах.
• Обучайте сотрудников и руководителей правилам соответствия.
• Регулярно проверяйте записи, чтобы выявлять пробелы и ошибки.
• Следите за изменениями в местном трудовом законодательстве.

Заключение

Соблюдение табелей и юридических требований — универсальная обязанность, но правила различаются в зависимости от юрисдикции. В США это требует знания как FLSA, так и законов штатов; глобально — адаптации системы к самой строгой норме. WebWork Time Tracker помогает без усилий выполнить эти требования — автоматизировать сбор времени, разделять сверхурочные, безопасно хранить записи и готовить их к аудиту, чтобы ваш бизнес соблюдал нормы в любой стране.