Табель учёта рабочего времени — это запись часов, отработанных сотрудником за определённый период, вместе со связанными данными: проектом, названием задачи, сверхурочными, перерывами и ставкой. В речи его также называют таймшитом — это одно и то же.
В этом руководстве разбираем, что входит в табель, какие виды используют компании, обязателен ли он по закону и как его заполняют и утверждают.
Табель учёта рабочего времени — это документ, в котором фиксируются отработанные часы и другие важные данные. Он имеет форму таблицы — отсюда и часть названия. Табели бывают электронными и бумажными, но онлайн-табели встречаются чаще из-за удобства.
Что входит в табель
Помимо общего количества отработанных часов, табели содержат много другой информации о работе вашей команды.
1Алекс Морган · продуктовый дизайнер
Неделя с 12 мая
День
Проект2
Приход
Уход
Перерыв4
Сверх.3
Часы
Пн
Редизайн сайта
09:00
17:30
0:30
—
8,00
Вт
Редизайн сайта
08:45
17:15
0:30
—
8,00
Ср
Онбординг клиента
09:15
18:00
0:30
0:15
8,25
5Ставка 32,00 $/ч
6Утвердил М. Рейес · 19 мая
Из чего состоит табель — по пунктам
Данные сотрудника: имя и должность
Информация о проекте и задаче
Сверхурочные часы
Взятые перерывы
Почасовые ставки
Необходимые данные об утверждении
Кроме того, в зависимости от того, как вы используете табели, могут понадобиться дополнительные сведения. Например, если табели нужны для выставления счетов, в них добавляют данные клиента.
Табель, тайм-шит или отчёт по времени?
Все три названия встречаются, но означают разное. Табель учёта рабочего времени — официальный кадровый документ; именно он нужен для расчёта зарплаты и для проверок. Тайм-шит — калька с английского timesheet, её используют в ИТ и на аутсорсе для той же по сути таблицы часов. Отчёт по времени обычно шире: он показывает, на какие проекты ушли часы, а не только сколько их было. В документах для бухгалтерии и кадров придерживайтесь одного термина — так записи проще искать.
Обязателен ли табель по закону?
Если вы платите команде фиксированный оклад, табели, скорее всего, не понадобятся. Но если оплата идёт почасово, необходимо соблюдать требования к учёту времени. В США, например, закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) устанавливает требования к ведению записей; в России статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Что именно требуют эти правила — сколько хранить записи, что в них указывать, кто их утверждает — разобрано в нашем руководстве по соблюдению табелей учёта времени и правовым требованиям. Чтобы точно понять, какие требования действуют для вашей организации, обратитесь к юристу по трудовому праву.
Теперь посмотрим, в каких задачах бизнеса помогают табели. Среди них:
Расчёт зарплаты
Управление проектами
Выставление счетов клиентам
Расчёт заработной платы
Точный расчёт зарплаты критичен, если вы платите почасово. Без табелей сделать это очень трудно.
У вас просто не будет данных о том, сколько сотрудники работали в тот или иной период. Достоверные данные о времени,
а значит и корректные расчёты зарплаты, дают несколько преимуществ. Подробнее разберём их дальше в руководстве.
Управление проектами
Табели полезны при управлении проектами. По ним видно, сколько времени и денег компания тратит на каждый проект.
Это помогает убедиться, что в приоритете именно нужные проекты. Кроме того, табели показывают неравномерную загрузку внутри команды.
Это первый шаг к борьбе с перегрузкой сотрудников, минусы которой многочисленны и очевидны.
Выставление счетов клиентам
Если команда ведёт проекты для конкретных клиентов, без табелей практически не обойтись.
Они нужны не только для счёта после сдачи проекта, но и как подтверждение работы в процессе.
Табели укрепляют доверие клиентов — и потому окупаются.
Виды табелей учёта рабочего времени
Перейдём к другой стороне темы: какие бывают виды табелей?
Ручные и автоматические табели
Два основных вида — ручные и автоматические. Разница понятна из названия: ручные заполняют сами сотрудники, автоматические формирует программа. Автоматические табели обычно создают приложения для учёта времени вроде WebWork. С Desktop Time Tracker от WebWork вы также увидите, в каких приложениях и на каких сайтах сотрудники проводили время. Это позволяет проверить точность табелей перед выставлением счетов клиентам и выплатой зарплаты.
Периоды табелей
Помимо деления на ручные и автоматические, табели различаются по периоду. Самый распространённый — недельный: он охватывает рабочую неделю сотрудника. Также используют двухнедельные и месячные табели — в зависимости от того, как часто вы платите команде.
Пять периодов и кому какой подходит
Табель
Что охватывает
Кому подходит
Обычная периодичность выплат
Дневной
Один рабочий день по часам
Сменная работа, выездные бригады, задачи
Любая
Недельный
Семь дней с нарастающим итогом
Почасовая оплата — самый частый формат
Раз в неделю
Двухнедельный
Две календарные недели
Команды с выплатой раз в две недели
Раз в 2 недели
Полумесячный
С 1-го по 15-е и с 16-го по конец месяца
Оклад с фиксированными датами выплат
Дважды в месяц
Месячный
Полный календарный месяц
Оклад, клиенты на абонентской оплате
Раз в месяц
Нужен готовый бланк? Скачайте бесплатный шаблон табеля для любого из этих периодов — восемь вариантов в Excel, Google Таблицах и PDF.
Как устроен процесс работы с табелем
Табель проходит четыре этапа: сотрудник фиксирует часы, сдаёт табель в конце периода, руководитель проверяет и утверждает его, а утверждённые часы уходят в расчёт зарплаты или в счёт клиенту. На бумаге каждый этап — это передача документа; в программе учёта времени всё происходит в одном месте.
Фиксация часов — Сотрудник отмечает начало и конец работы, перерывы и — если это важно — проект или задачу, к которым относится каждый отрезок времени. В бумажном табеле это делают вручную каждый день, в трекере часы записываются автоматически в фоне.
Сдача в конце периода — В конце недели, двух недель или месяца сотрудник проверяет табель на пропуски, дописывает недостающее и сдаёт его. Именно здесь чаще всего возникают задержки: расчёт зарплаты не начнётся, пока не сданы все табели.
Проверка и утверждение — Руководитель сверяет часы с графиком, отпусками и фактически сделанной работой, а затем утверждает табель или возвращает его на исправление. Утверждение превращает записанное время в сумму, которую компания оплатит.
Оплата и выставление счетов — Утверждённые часы идут в расчёт зарплаты и переработок, а по клиентским проектам — в счета по согласованной ставке. Тот же утверждённый табель остаётся вашим доказательством при споре об оплате или при проверке.
Всё описанное выше работает и на бумаге, и в таблице. Программа меняет одно: фиксация, сдача и утверждение перестают быть отдельными ручными шагами.
Что делает программа для табелей
Программа для управления табелями — это приложение, которое собирает всё отслеженное время команды в одном месте. Вместо сбора листов вы видите одни и те же данные в виде табеля, таймлайна или отчётов — в WebWork все три представления строятся на одних и тех же часах.
Экономия денег и защита от приписок
Неточный табель обходится дорого дважды: сначала переплатой за неотработанные часы, затем штрафами, если нарушены местные требования к учёту. Больше всего денег обычно уносит кража рабочего времени — когда сотруднику оплачивают часы, которых он не отработал. Автоматический учёт убирает саму возможность: часы записываются в момент работы, а не восстанавливаются по памяти в конце недели.
На что смотреть: утверждение и автоматический учёт
Основную работу делают две функции. Автоматический учёт времени отвечает за точность исходных часов — в WebWork автоматический трекинг включён по умолчанию через опцию «Автозапуск» десктопного трекера. Утверждение табелей ловит то, что автоматика поймать не может: время, добавленное вручную, и обычные ошибки. Функция утверждения табелей в WebWork позволяет принимать или отклонять табель и настраивать, кто из руководителей имеет на это право, чтобы согласование не упиралось в одного человека.
Оцените лучшее приложение для табелей вашей команды
Запишитесь на демо — покажем, как WebWork автоматически формирует, проверяет и утверждает табели вашей команды.
Табель — это запись часов, отработанных человеком за определённый период: чаще всего день, неделю, две недели или месяц. В нём фиксируют, когда работа началась и закончилась, сколько длились перерывы и нередко над каким проектом шла работа.
Имя и должность сотрудника, время начала и окончания каждого рабочего дня, перерывы, сверхурочные, проект или задача, ставка при необходимости и место для подписи руководителя.
Да. «Таймшит» — это калька с английского timesheet, которую используют в IT и международных компаниях, а «табель учёта рабочего времени» — официальное название документа, в том числе унифицированных форм Т-12 и Т-13.
Табели заполняют сотрудники, подрядчики и фрилансеры, а руководители, HR-команды и бухгалтерия проверяют и утверждают их. При автоматическом учёте табель формируется сам — его остаётся только проверить.
Во многих странах работодатель обязан вести учёт рабочего времени, особенно при почасовой оплате. В России это прямо закреплено в статье 91 ТК РФ. Требования различаются по странам и регионам, поэтому стоит проконсультироваться с юристом по трудовому праву.
Это этап, на котором руководитель проверяет и подтверждает учтённые часы, прежде чем они уйдут в расчёт зарплаты или в счёт клиенту. Такая проверка ловит ошибки до того, как они повлияют на выплаты.
