Zeiterfassung und Abrechnung
Rechnen Sie jede erfasste Stunde zu ihrem Satz ab — abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit, Rechnungen und Kundenberichte.
Zeiterfassung und Abrechnung ansehenKostenloses Tool für Agenturen, Berater und Freelancer
Rechner für abrechenbare Stunden
Tragen Sie die Woche so ein, wie Sie sie gearbeitet haben – jeden Call, jeden Sprint, jedes interne Meeting – und die Rechnung rechts füllt sich von selbst: abrechenbare Stunden mal Ihr Satz, gerundet, wie Sie abrechnen, und die Stunden, die Sie nicht berechnen können, als das gezeigt, was sie Sie kosten.
Ihre Zeiteinträge
Stunden als Dezimalzahl eingeben (1,25 = 1 Std. 15 Min.). Schalten Sie Einträge aus, die Sie nicht berechnen können – sie bleiben in der Woche, nicht auf der Rechnung.
Bis zu 20 Einträge.
Beträge werden nur zur Anzeige in US-Dollar gezeigt – die Rechnung ist in jeder Währung dieselbe. Nichts, was Sie eingeben, verlässt Ihren Browser.
Ihr abrechenbarer Anteil im Vergleich zu den Richtwerten
Abrechenbare Stunden geteilt durch gearbeitete Stunden. Die Leiter zeigt, wo Agenturen, Beratungen, Freelancer und Kanzleien üblicherweise liegen – und die gestrichelte Linie ist Ihre Woche.
Freelancer
50–60 %
Vertrieb, Verwaltung und Rechnungsstellung fressen den Rest der Woche.
Agenturen
65–80 %
Die meisten Agenturen setzen 70–75 % als Ziel für Mitarbeitende mit Kundenkontakt.
Beratungen
70–85 %
Projektbesetzte Teams erreichen die höchsten Anteile.
Kanzleien
Ziel 75–85 %
Jahresziele von 1.700–2.000 Stunden setzen das voraus – Umfragen zeigen, dass viele Anwälte deutlich weniger ihres Tages berechnen.
Ein niedriger Anteil ist nicht immer ein Problem: Eine Woche mit einem großen Angebot oder einem Onboarding sackt ab. Ein niedriger Anteil jede Woche heißt, der Satz trägt zu viel unberechnete Zeit – erhöhen Sie ihn, berechnen Sie mehr von der Arbeit, die Sie ohnehin tun, oder kürzen Sie die nicht abrechenbaren Stunden.
Zwei Kennzahlen zählen: der abrechenbare Anteil oben (welcher Teil Ihrer Zeit berechnet werden konnte) und die Realisierungsquote (welcher Teil der abrechenbaren Zeit nach Rundung, Rabatten und Abschreibungen tatsächlich auf der Rechnung landete). Dieser Rechner zeigt beides – die Zeile „nicht berechnet“ ist die Lücke.
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Wie viele abrechenbare Stunden brauchen Sie?
Starten Sie beim Jahresziel – 1.500 Stunden in einer kleinen Kanzlei, 1.800–2.000 in einer großen, was auch immer Ihre Agentur pro Person budgetiert – und sehen Sie, was das bei Ihrem abrechenbaren Anteil für eine Woche und einen Tag bedeutet.
37,5abrechenbare Stunden pro Woche
7,5abrechenbare Stunden pro Tag
10Stunden Anwesenheit pro Tag
135.000 $im Jahr berechnet bei 75 $ pro Stunde
7,5 Std.
2,5 Std.
Über 48 Arbeitswochen. Jede Stunde des Tagesstreifens, die nicht lila ist, ist Zeit, die Sie bei der Arbeit verbringen müssen, ohne sie zu berechnen.
Der Anteil verbessert sich nur, wenn die nicht abrechenbaren Stunden sichtbar sind. WebWork erfasst abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit pro Projekt, während Ihr Team arbeitet, und macht aus freigegebenen Stundenzetteln Rechnungen – sehen Sie, wie es Zeiterfassung und Abrechnung für Kundenteams löst.
Abrechenbare Stunden erfassenSo berechnen Sie abrechenbare Stunden
Erfassen Sie jeden Arbeitsblock als Zeiteintrag – die Aufgabe, für wen sie war und wie lange sie gedauert hat. Dezimalzahlen sind am einfachsten: 1 Std. 15 Min. sind 1,25 Stunden.
Markieren Sie jeden Eintrag als abrechenbar oder nicht. Arbeit für einen Kunden im Rahmen einer Vereinbarung ist abrechenbar; Vertrieb, Verwaltung, interne Meetings und Ihre eigene Weiterbildung sind es nicht.
Runden Sie jeden abrechenbaren Eintrag auf Ihren Abrechnungsschritt auf – genaue Minuten, 6 Minuten (ein Zehntel einer Stunde, der Kanzleistandard), 15 oder 30 – und addieren Sie die abrechenbaren Einträge.
Multiplizieren Sie die abrechenbaren Stunden mit dem Satz jedes Eintrags, wenden Sie Rabatt und Steuer an – fertig ist die Rechnung. Teilen Sie die abrechenbaren Stunden durch alle gearbeiteten Stunden für Ihren abrechenbaren Anteil.
Für die lange Version – Methoden, Branchenpraxis und der Weg über die Tabellenkalkulation – lesen Sie den Leitfaden zur Berechnung abrechenbarer Stunden.
Die Formel für abrechenbare Stunden
Abrechenbare Stunden × Stundensatz = fälliger Betrag
Abrechenbare Stunden ÷ gearbeitete Stunden = abrechenbarer Anteil
Ihre Woche: 29,5 Std. × 75 $ = 2.212,50 $ · 29,5 ÷ 38 = 78 %
Was als abrechenbar gilt
- Abrechenbar
- Arbeit an den Lieferergebnissen des Kunden – Design, Code, Schriftsätze, Recherche zu seinem Fall
- Kundenmeetings, Calls und E-Mails zu seinem Projekt
- Korrekturen und Reviews, die er angefordert hat
- Reisezeit und Projektmanagement, wenn die Vereinbarung es vorsieht
- Nicht abrechenbar
- Angebote, Pitches und Vertriebscalls für Aufträge, die Sie noch nicht gewonnen haben
- Interne Meetings, Verwaltung, Rechnungsstellung und Buchhaltung
- Schulungen, das Erlernen eines Tools, Ihr eigenes Marketing
- Das Beheben eigener Fehler – sofern der Vertrag nichts anderes sagt
Unsicher bei einer Grauzone? Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden geht die üblichen Fälle durch.
Rundungsschritte, sichtbar gemacht
Ziehen Sie die Minuten und sehen Sie, was jeder Schritt daraus macht. Aufrunden ist die Konvention – allein der 6-Minuten-Schritt legt auf ein Jahr Rechnungen ein paar Prozent drauf, also halten Sie im Vertrag fest, welchen Sie verwenden.
37 Min.
- Genau 0,62 Std. 46,25 $ zu Ihrem Satz
- 6 Minuten (0,1 Std.) 0,7 Std. 52,50 $ zu Ihrem Satz
- 15 Minuten 0,75 Std. 56,25 $ zu Ihrem Satz
- 30 Minuten 1 Std. 75,00 $ zu Ihrem Satz
Kanzleien rechnen in Zehntelstunden ab: 6 Minuten sind die kleinste Einheit, eine 7-Minuten-E-Mail wird also zu 0,2 Std. Agenturen und Beratungen runden meist auf 15 Minuten, Freelancer berechnen oft die genauen Minuten vom Timer. Keine Variante ist falsch – entscheidend ist, dass der Kunde es weiß und dass Sie sie auf jeden Eintrag gleich anwenden.
Die Rundung erklärt auch, warum die „berechneten Stunden“ auf einer Rechnung höher sein können als die Stunden in Ihrem Stundenzettel. Der Rechner behält beides: die Stunden, die Sie gearbeitet haben, und die Stunden, die Sie nach der Rundung berechnen.
WebWork entdecken
Dieser Rechner ist ein kleiner Teil von WebWork – einer vollständigen Plattform für Zeiterfassung und Abrechnung für Kundenteams.
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Projekt-Zeiterfassung ansehenAbrechenbare Stunden – FAQ
Abrechenbare Stunden sind die Zeit, die Sie für Arbeit aufwenden, die ein Kunde bezahlt – Design, Entwicklung, Schriftsätze, Beratung, seine Meetings und Korrekturen – erfasst gegen einen Stundensatz. Alles andere, was Sie tun, um das Geschäft zu führen (Vertrieb, Verwaltung, interne Meetings, Weiterbildung), ist nicht abrechenbar: Es kostet Zeit, landet aber auf keiner Rechnung.
Erfassen Sie jeden Arbeitsblock als Eintrag mit seiner Dauer, markieren Sie die Einträge, die einem Kunden berechnet werden können, runden Sie jeden abrechenbaren Eintrag auf Ihren Abrechnungsschritt auf und addieren Sie sie. Multiplizieren Sie mit dem Satz für den fälligen Betrag; teilen Sie durch alle gearbeiteten Stunden für Ihren abrechenbaren Anteil. Der Rechner oben macht genau das, während Sie tippen.
Das hängt vom Geschäft ab. Agenturen peilen meist 65–80 % für Mitarbeitende mit Kundenkontakt an, Beratungen 70–85 %, und Freelancer landen bei etwa 50–60 %, sobald Vertrieb, Verwaltung und Rechnungsstellung mitgezählt werden. Kanzleien setzen Jahresziele (1.700–2.000 Stunden) statt eines Anteils. Unter 50 % für ein ganzes Team heißt meist, dass der Satz zu viel unberechnete Zeit trägt.
Ein Vollzeitjahr hat etwa 2.080 bezahlte Stunden (40 × 52). Niemand berechnet alle: Bei 75 % abrechenbar über 48 Arbeitswochen sind das rund 1.440 Stunden; ein Kanzleiziel von 1.800 Stunden im selben Kalender bedeutet 37,5 abrechenbare Stunden pro Woche – etwa 10 Stunden Anwesenheit pro Tag, wenn drei Viertel davon abrechenbar sind. Der Planer auf dieser Seite macht aus jedem Ziel eine Woche und einen Tag.
Die Konvention ist, jeden Eintrag auf den nächsten Schritt aufzurunden – ein 7-Minuten-Call in 6-Minuten-Schritten sind 0,2 Std. Das ist akzeptiert, solange der Schritt in den Auftragsbedingungen steht und konsequent angewendet wird; bei jedem Eintrag zu Ihren Gunsten zu runden und dabei genaue Zeit zu behaupten, ist es nicht. Über ein Jahr legt die Rundung ein paar Prozent auf die Rechnungen – deshalb fragen Kunden danach.
Ein Zehntel einer Stunde – die Standard-Abrechnungseinheit in Kanzleien und manchen Steuerberatungen. Zeit wird als 0,1, 0,2, 0,3 Stunden usw. erfasst, und die kleinste berechenbare Einheit ist 0,1 Std., selbst für eine einminütige E-Mail. Wählen Sie im Rechner „6 Minuten (0,1 Std.)“, um so abzurechnen.
Wenn sie die Arbeit des Kunden betreffen und Ihre Vereinbarung sie abdeckt, ja – ein Status-Call, ein Review-Meeting oder ein E-Mail-Verlauf zu seinem Lieferergebnis sind abrechenbare Zeit. Interne Meetings, Vertriebscalls mit Interessenten und allgemeine Verwaltung sind es nicht. Reisezeit und Projektmanagement sind nur abrechenbar, wenn der Vertrag es vorsieht.
Abrechenbare Stunden sind die Stunden, die berechnet werden könnten – die Einträge, die Sie als Kundenarbeit markiert haben. Berechnete Stunden sind das, was nach Rundung, Rabatten und Abschreibungen tatsächlich auf der Rechnung landet. Der Anteil der abrechenbaren Zeit, der in Rechnung gestellt wird, ist die Realisierungsquote; die Zeilen „nicht berechnet“ und „durch Rundung hinzugekommen“ im Rechner zeigen beide Richtungen dieser Lücke.
Erfassen Sie während der Arbeit, statt die Woche am Freitag zu rekonstruieren – das Gedächtnis lässt die kurzen Einträge fallen, und in den kurzen Einträgen versickert abrechenbare Zeit. Lassen Sie pro Projekt oder Kunde einen Timer laufen, markieren Sie jeden Eintrag beim Erfassen als abrechenbar oder nicht und prüfen Sie die Woche vor der Rechnungsstellung. Ein Zeiterfassungs-Tool mit abrechenbaren Sätzen pro Projekt übernimmt Rundung und Rechnung für Sie.
Nein. Alles läuft in Ihrem Browser, und nichts wird irgendwohin gesendet; laden Sie die Seite neu, kommt die Beispielwoche zurück. Nutzen Sie „Zusammenfassung kopieren“, um die Zahlen zu behalten, oder registrieren Sie sich bei WebWork, wenn die Einträge gespeichert, automatisch erfasst und in Rechnung gestellt werden sollen.