Учёт времени и биллинг
Выставляйте счета за каждый отслеженный час по его ставке — оплачиваемое и неоплачиваемое время, инвойсы и отчёты для клиентов.
Смотреть учёт времени и биллингБесплатный инструмент для агентств, консультантов и фрилансеров
Калькулятор оплачиваемых часов
Запишите неделю так, как вы её отработали, — каждый звонок, спринт и внутреннюю встречу, — и счёт справа заполнится сам: оплачиваемые часы умножить на ставку, с тем округлением, по которому вы выставляете счета, а часы, которые нельзя предъявить клиенту, показаны как то, во что они вам обходятся.
Ваши записи о времени
Вводите часы десятичной дробью (1,25 = 1 ч 15 мин). Выключите записи, которые нельзя выставить клиенту, — они останутся в неделе, но не попадут в счёт.
До 20 записей.
Суммы показаны в долларах США только для наглядности — расчёт одинаков в любой валюте. Введённые данные не покидают ваш браузер.
Ваша доля оплачиваемых часов на фоне ориентиров
Оплачиваемые часы, делённые на отработанные. Лестница показывает, где обычно находятся агентства, консалтинг, фрилансеры и юридические фирмы, а пунктирная линия — ваша неделя.
Фрилансеры
50–60 %
Продажи, администрирование и выставление счетов съедают остаток недели.
Агентства
65–80 %
Большинство агентств ставят цель 70–75 % для сотрудников, работающих с клиентами.
Консалтинг
70–85 %
У проектных команд самые высокие показатели.
Юридические фирмы
цель 75–85 %
Годовые нормы 1 700–2 000 часов подразумевают это — опросы показывают, что многие юристы выставляют куда меньшую часть своего дня.
Низкая доля — не всегда проблема: неделя с крупным предложением или онбордингом просядет. Низкая доля каждую неделю означает, что ставка тянет слишком много неоплаченного времени — поднимите её, выставляйте больше уже выполняемой работы или сократите неоплачиваемые часы.
Важны два показателя: доля оплачиваемых часов выше (какую часть времени можно было выставить) и коэффициент реализации (какая часть оплачиваемого времени действительно попала в счёт после округления, скидок и списаний). Калькулятор показывает оба — строка «списано» и есть этот разрыв.
Планируйте от цели
Сколько оплачиваемых часов вам нужно?
Начните с годовой нормы — 1 500 часов для небольшой фирмы, 1 800–2 000 для крупной, столько, сколько ваше агентство закладывает на человека, — и посмотрите, что это значит для недели и дня при вашей доле оплачиваемых часов.
37,5оплачиваемых часов в неделю
7,5оплачиваемых часов в день
10часов на работе в день
135 000 $выставлено за год при ставке 75 $ в час
7,5 ч
2,5 ч
За 48 рабочих недель. Каждый час дневной полосы, который не окрашен фиолетовым, — время, которое нужно провести на работе, не выставляя его клиенту.
Доля растёт только тогда, когда неоплачиваемые часы видны. WebWork фиксирует оплачиваемое и неоплачиваемое время по проектам по ходу работы команды и превращает утверждённые табели в счета — посмотрите, как устроены учёт времени и выставление счетов для клиентских команд.
Начать учёт оплачиваемых часовКак рассчитать оплачиваемые часы
Записывайте каждый блок работы отдельной записью — задача, для кого и сколько заняла. Проще всего десятичными: 1 ч 15 мин — это 1,25 часа.
Отметьте каждую запись как оплачиваемую или нет. Работа для клиента по договору оплачиваема; продажи, администрирование, внутренние встречи и собственное обучение — нет.
Округлите каждую оплачиваемую запись вверх до вашего шага выставления — точные минуты, 6 минут (десятая часа, стандарт юристов), 15 или 30 — и сложите оплачиваемые записи.
Умножьте оплачиваемые часы на ставку по каждой записи, примените скидку и налог — и счёт готов. Разделите оплачиваемые часы на все отработанные, чтобы получить долю оплачиваемых часов.
Подробная версия — методы, отраслевая практика и расчёт в таблице — в руководстве по расчёту оплачиваемых часов.
Формула оплачиваемых часов
Оплачиваемые часы × ставка в час = сумма к оплате
Оплачиваемые часы ÷ отработанные часы = доля оплачиваемых часов
Ваша неделя: 29,5 ч × 75 $ = 2 212,50 $ · 29,5 ÷ 38 = 78 %
Что считается оплачиваемым
- Оплачиваемо
- Работа над результатами для клиента — дизайн, код, документы, исследование по его делу
- Встречи, звонки и переписка с клиентом по его проекту
- Правки и проверки, которые он запросил
- Поездки и управление проектом, если так сказано в договоре
- Неоплачиваемо
- Предложения, питчи и звонки по продажам за работу, которую вы ещё не получили
- Внутренние встречи, администрирование, выставление счетов и бухгалтерия
- Обучение, освоение инструмента, собственный маркетинг
- Исправление собственных ошибок — если договор не говорит иного
Сомневаетесь в спорном случае? В статье оплачиваемые и неоплачиваемые часы разобраны типичные ситуации.
Шаги округления — наглядно
Потяните минуты и посмотрите, во что их превращает каждый шаг. Округление вверх — общепринятая практика: один только 6-минутный шаг добавляет несколько процентов к счетам за год, поэтому пропишите свой шаг в договоре.
37 мин
- Точно 0,62 ч 46,25 $ по вашей ставке
- 6 минут (0,1 ч) 0,7 ч 52,50 $ по вашей ставке
- 15 минут 0,75 ч 56,25 $ по вашей ставке
- 30 минут 1 ч 75,00 $ по вашей ставке
Юридические фирмы выставляют счета десятыми часа: 6 минут — минимальная единица, так что 7-минутное письмо становится 0,2 ч. Агентства и консалтинг чаще округляют до 15 минут, фрилансеры нередко выставляют точные минуты по таймеру. Неправильного варианта нет — важно, чтобы клиент знал и чтобы вы применяли шаг ко всем записям одинаково.
Округление объясняет и то, почему «выставленных часов» в счёте может быть больше, чем часов в табеле. Калькулятор хранит и то и другое: отработанные часы и часы, которые вы выставляете после округления.
Познакомьтесь с WebWork
Этот калькулятор — малая часть WebWork, полноценной платформы учёта времени и выставления счетов для клиентских команд.
Учёт времени для агентств
Клиентские часы, бюджеты проектов и оплачиваемые ставки для агентств — загрузка и прибыльность на виду.
Смотреть учёт для агентствТайм-трекер для фрилансеров
Отслеживайте свои часы по клиентам и проектам, а затем превращайте их в инвойсы и отчёты.
Смотреть трекер для фрилансеровУчёт времени по проектам
Часы и стоимость труда по проектам и задачам в сравнении с бюджетом — сколько на самом деле стоит каждый проект.
Смотреть учёт по проектамОплачиваемые часы — вопросы и ответы
Оплачиваемые часы — это время, потраченное на работу, за которую платит клиент: дизайн, разработка, подготовка документов, консультации, встречи и правки по его проекту, — учтённое по часовой ставке. Всё остальное, что вы делаете для ведения бизнеса (продажи, администрирование, внутренние встречи, обучение), — неоплачиваемое: оно стоит вам времени, но не попадает ни в один счёт.
Запишите каждый блок работы отдельной записью с длительностью, отметьте записи, которые можно предъявить клиенту, округлите каждую оплачиваемую запись вверх до вашего шага выставления и сложите их. Умножьте на ставку — получите сумму к оплате; разделите на все отработанные часы — получите долю оплачиваемых часов. Калькулятор выше делает именно это по мере ввода.
Зависит от бизнеса. Агентства обычно ставят цель 65–80 % для сотрудников, работающих с клиентами, консалтинг — 70–85 %, а фрилансеры выходят примерно на 50–60 %, если учесть продажи, администрирование и выставление счетов. Юридические фирмы задают годовые нормы (1 700–2 000 часов), а не долю. Ниже 50 % для всей команды обычно означает, что ставка тянет слишком много неоплаченного времени.
Полный рабочий год — около 2 080 оплачиваемых работодателем часов (40 × 52). Никто не выставляет их все: при доле 75 % на 48 рабочих недель это примерно 1 440 часов; юридическая норма 1 800 часов при том же календаре — 37,5 оплачиваемых часов в неделю, то есть около 10 часов на работе в день, если три четверти из них оплачиваемы. Планировщик на этой странице превращает любую норму в неделю и день.
Общепринято округлять каждую запись вверх до следующего шага: 7-минутный звонок при 6-минутном шаге — это 0,2 ч. Это допустимо, пока шаг указан в условиях договора и применяется последовательно; округлять в свою пользу по каждой записи, заявляя точное время, — нет. За год округление добавляет к счетам несколько процентов, поэтому клиенты и спрашивают.
Десятая часть часа — стандартная единица выставления в юридических фирмах и некоторых бухгалтерских практиках. Время записывается как 0,1, 0,2, 0,3 часа и так далее, а минимальная единица к оплате — 0,1 ч даже за одноминутное письмо. Выберите «6 минут (0,1 ч)» в калькуляторе, чтобы считать так же.
Если они касаются работы клиента и это покрыто вашим договором — да: статусный звонок, встреча по проверке или переписка о его результате — оплачиваемое время. Внутренние встречи, звонки по продажам с потенциальными клиентами и общее администрирование — нет. Поездки и управление проектом оплачиваемы, только если так сказано в договоре.
Оплачиваемые часы — те, которые можно было предъявить: записи, отмеченные как работа для клиента. Выставленные часы — то, что реально попало в счёт после округления, скидок и списаний. Доля оплачиваемого времени, попавшая в счёт, — коэффициент реализации; строки «списано» и «добавлено округлением» в калькуляторе показывают оба направления этого разрыва.
Учитывайте по ходу работы, а не восстанавливайте неделю в пятницу — память теряет короткие записи, а именно в коротких записях утекает оплачиваемое время. Запускайте таймер на проект или клиента, отмечайте запись как оплачиваемую или нет в момент записи и просматривайте неделю перед выставлением счёта. Тайм-трекер с оплачиваемыми ставками по проектам сделает округление и счёт за вас.
Нет. Всё работает в вашем браузере, и ничего никуда не отправляется; обновите страницу — и вернётся пример недели. Используйте «Копировать сводку», чтобы сохранить цифры, или зарегистрируйтесь в WebWork, если хотите, чтобы записи сохранялись, учитывались автоматически и попадали в счета.