Un suivi des présences des employés est un tableur qui enregistre qui a travaillé, qui était absent et pourquoi, sur une journée, une semaine, un mois ou une année entière. Ces modèles gratuits vous offrent une feuille de présence prête à l'emploi que vous pouvez ouvrir, remplir avec votre équipe et commencer à utiliser. Servez-vous de la feuille quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle pour le suivi au quotidien, ou du suivi annuel pour gérer congés payés, vacances et arrêts maladie au même endroit.
Modèle Excel de suivi des présences
Feuilles de présence gratuites quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, plus un suivi annuel des congés, vacances et arrêts maladie. Chacune fonctionne dans Excel et Google Sheets, avec des codes de statut déroulants et des totaux qui se calculent au fil de la saisie.
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Pourquoi suivre les présences ?
Des données de présence fiables facilitent la planification, la paie et les évaluations. Un suivi régulier vous aide à :
- Repérez les retards et les absences récurrentes avant qu'ils n'impactent la couverture ou les délais.
- Rémunérez chacun pour les heures réellement travaillées, avec moins de litiges de paie.
- Conservez des registres clairs pour les audits, le droit du travail et les revues RH.
- Planifiez les équipes et les projets en fonction des disponibilités et des congés.
- Distinguez congés maladie, vacances et congés payés pour garder des soldes exacts.
Que faire figurer dans une feuille de présence
Une bonne feuille de présence dans Excel ou Google Sheets reste simple mais cohérente. Que vous créiez la vôtre ou utilisiez les modèles ci-dessous, voici les champs à suivre :
- Le nom de l'employé (et son identifiant, le cas échéant), avec le service ou le poste.
- La date ou la période couverte par la feuille.
- Un statut pour chaque jour — présent, absent, en retard ou un type de congé.
- L'heure d'arrivée, de départ et la pause pour le personnel horaire ou en équipe.
- Le total des heures travaillées, calculé à partir des horaires ci-dessus.
- Une colonne de notes pour le contexte, comme la raison d'un retard.
Toutes les feuilles n'ont pas besoin de tous les champs. Un comptage quotidien pour une petite équipe n'a rien à voir avec une feuille mensuelle pour cent personnes, et les quatre modèles ci-dessous couvrent ces deux cas.
Codes de statut de présence
Des codes cohérents gardent une feuille partagée lisible et font que les totaux tombent juste. Chaque modèle utilise le même jeu de codes, et chacun colore automatiquement sa cellule dès que vous le sélectionnez dans le menu déroulant.
| Code | Statut |
|---|---|
| P | Présent |
| A | Absent |
| L | Retard |
| WFH | Télétravail |
| V | Vacances |
| S | Congé maladie |
| H | Férié |
Vous pouvez renommer ou ajouter des codes selon votre propre politique. Veillez simplement à les garder cohérents dans toute la feuille pour que les décomptes restent exacts.
Modèles Excel gratuits de suivi de présence
Quatre modèles couvrent les besoins de suivi les plus courants. Chaque modèle de suivi de présence est gratuit, fonctionne dans Excel comme dans Google Sheets et calcule ses propres totaux. Il vous suffit de saisir les statuts et le récapitulatif se met à jour tout seul.
Feuille de présence quotidienne (Excel et Google Sheets)
Suivez une seule journée à la fois. Ajoutez le nom, le poste et le service de chaque personne, choisissez un statut dans le menu déroulant et notez l'heure d'arrivée, de départ et la pause. La feuille calcule le total des heures par personne et tient un décompte des présents, absents, retards ou congés, ainsi que le total des heures pour toute l'équipe.
Idéal pour : les entreprises fonctionnant par équipes, les comptages quotidiens et les équipes qui veulent un suivi rapide sans configuration compliquée.
Feuille de présence hebdomadaire (Excel et Google Sheets)
Définissez la date de début de la semaine, puis indiquez un statut pour chaque personne du lundi au dimanche. Le modèle totalise pour chaque employé les jours travaillés, les jours d'absence et les jours de congé sur sa ligne, et affiche les totaux de l'équipe en bas.
Idéal pour : les managers qui vérifient les présences chaque semaine, les équipes tournantes et la paie hebdomadaire.
Feuille de présence mensuelle (Excel et Google Sheets)
Choisissez le mois et l'année : le modèle indique automatiquement le jour de la semaine sous chaque date. Notez les statuts jour après jour, et chaque ligne totalise les jours de présence, les absences et les congés, avec un taux de présence dès que vous saisissez les jours ouvrés. Les totaux de l'équipe figurent sous le tableau.
Idéal pour : les équipes RH et opérationnelles qui gèrent la paie mensuelle ou l'absentéisme.
Suivi annuel des congés payés, vacances et arrêts maladie (Excel et Google Sheets)
Gérez les congés de toute l'année dans une seule feuille. Définissez le quota de chacun pour les vacances, les arrêts maladie et les congés payés, puis enregistrez les jours pris mois après mois. Les jours utilisés se cumulent automatiquement et le solde restant se met à jour au fil du temps, passant au rouge en cas de dépassement du quota.
Idéal pour : suivre les soldes de congés sur l'année, les bilans annuels et planifier les absences.
Vous suivez plus de quelques personnes ? Oubliez le pointage manuel et laissez les présences s'enregistrer toutes seules.
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Comment créer un suivi de présence dans Excel
Si vous préférez créer votre propre feuille de présence, la mise en place est rapide :
- Listez votre équipe. Placez les noms des employés dans la première colonne, avec des colonnes pour le poste ou le service si nécessaire.
- Ajoutez les dates. Sur la ligne du haut, ajoutez le jour, les jours de la semaine ou chaque date du mois.
- Définissez des codes de statut. Choisissez un code court pour chaque statut (P, A, C, etc.) et ajoutez un menu déroulant via Données > Validation des données pour que tout le monde saisisse les mêmes valeurs.
- Ajoutez de la couleur avec la mise en forme conditionnelle. Dans Format > Mise en forme conditionnelle, attribuez à chaque code sa propre couleur de remplissage pour une lecture plus facile.
- Faites les totaux. Utilisez COUNTIF pour compter chaque statut par personne. Par exemple,
=COUNTIF(B2:F2,"P")pour les jours de présence, et SUM pour totaliser les heures.
Ou gagnez du temps en partant de l'un des modèles ci-dessus.
Quand un tableur ne suffit plus
Un tableur est un bon point de départ, et pour une petite équipe il peut suffire. Mais il devient plus difficile à maintenir à mesure que vous grandissez : quelqu'un doit saisir chaque statut à la main, le personnel en télétravail ou sur le terrain ne peut pas pointer directement, et un fichier partagé peut être modifié par n'importe qui.
Dès qu'il n'est plus pratique de remplir la feuille de présence à la main, les équipes se tournent vers des outils de suivi du temps professionnels comme WebWork.
WebWork enregistre les présences sans saisie manuelle. Les employés pointent l'entrée et la sortie depuis leur propre appareil, et leurs heures de début et de fin apparaissent automatiquement dans votre tableau de bord. Si quelqu'un arrive en retard ou part en avance, une invite lui demande la raison, si bien que l'enregistrement se justifie de lui-même. Les congés sont gérés au même endroit. Les employés font une demande de congé, vous l'approuvez ou la refusez en un clic, et les jours approuvés apparaissent dans vos rapports de présence. Pour les soldes annuels, vous pouvez définir un quota distinct pour chaque politique de congés et voir combien chaque personne a utilisé.
Les rapports couvrent les heures suivies, les présences, les pauses et la paie, et s'exportent en CSV, XLS ou PDF lorsque vous avez besoin d'un enregistrement en dehors de l'application. Les tarifs commencent à 3,99 $/utilisateur/mois.
FAQ
Oui. Les quatre modèles sont gratuits à télécharger et à utiliser, sans inscription. Ajoutez votre équipe, ajustez les codes si besoin, et commencez le suivi.
Oui. Chaque modèle fonctionne dans Excel et Google Sheets.
Ils couvrent des périodes différentes. La feuille quotidienne enregistre une journée avec les heures d'entrée et de sortie, la feuille hebdomadaire couvre du lundi au dimanche, et la feuille mensuelle suit un mois entier avec un taux de présence par personne. Choisissez celle qui correspond à la fréquence de vos rapports.
Cliquez sur la cellule d'un jour et choisissez un statut dans le menu déroulant — P pour présent, A pour absent, et ainsi de suite. La cellule se colore et les totaux se mettent à jour automatiquement, sans aucun calcul manuel.
Divisez le nombre de jours de présence par le total des jours travaillés de la période, puis affichez le résultat en pourcentage. Le modèle mensuel le fait pour vous dès que vous saisissez le nombre de jours travaillés.
Au minimum, une feuille de présence doit contenir le nom de l'employé, la date ou la période, et un statut pour chaque jour. Ajoutez les heures d'arrivée et de départ pour le personnel horaire, le total des heures et une colonne de notes pour préciser le contexte, comme le motif d'une absence.
Utilisez le suivi annuel pour gérer les congés payés, les vacances et les arrêts maladie. Définissez le quota de chaque personne par type de congé, enregistrez les jours pris, et la feuille tient un total à jour des jours utilisés et restants pour toute l'année.
Lorsque le pointage manuel commence à vous faire perdre un temps précieux ou que les données ne sont plus fiables, c'est le signe qu'il est temps d'opter pour un logiciel professionnel. Cela arrive généralement quand l'équipe dépasse 20 à 30 personnes, ou lorsque vous ajoutez du personnel distant ou sur le terrain, impossible à pointer depuis un bureau. À ce stade, les pointages automatiques et le suivi des congés intégré font gagner plus de temps qu'ils n'en coûtent.
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