Ein Anwesenheits-Tracker ist eine Tabelle, in der Sie erfassen, wer gearbeitet hat, wer abwesend war und warum – über einen Tag, eine Woche, einen Monat oder ein ganzes Jahr hinweg. Diese kostenlosen Vorlagen bieten Ihnen eine fertige Anwesenheitstabelle, die Sie öffnen, um Ihr Team ergänzen und direkt ausfüllen können. Nutzen Sie die tägliche, wöchentliche oder monatliche Liste für die laufende Erfassung oder den Jahres-Tracker, um bezahlten Urlaub, Freizeit und Krankheitstage an einem Ort zu verwalten.
Vorlage Anwesenheitserfassung (Excel)
Kostenlose tägliche, wöchentliche und monatliche Anwesenheitslisten sowie ein jährlicher Tracker für Urlaub und Krankheitstage. Alle funktionieren in Excel und Google Sheets, mit Statuscodes per Dropdown und Summen, die sich beim Tippen automatisch berechnen.
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Warum Anwesenheit erfassen
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Warum Anwesenheit erfassen?
Zuverlässige Anwesenheitsdaten unterstützen Dienstplanung, Lohnabrechnung und Leistungsbeurteilungen. Eine konsequente Erfassung hilft Ihnen dabei:
- Erkennen Sie Muster bei Verspätungen und Abwesenheiten, bevor sie Besetzung oder Fristen gefährden.
- Bezahlen Sie Mitarbeitende für die tatsächlich geleisteten Stunden – mit weniger Streit bei der Lohnabrechnung.
- Führen Sie saubere Aufzeichnungen für Audits, arbeitsrechtliche Vorgaben und HR-Prüfungen.
- Planen Sie Schichten und Projekte danach, wer verfügbar und wer abwesend ist.
- Trennen Sie Krankheitstage, Urlaub und bezahlte Freizeit, damit die Urlaubskonten stimmen.
Was gehört in eine Anwesenheitsliste für Mitarbeitende
Eine gute Anwesenheitsliste in Excel oder Google Sheets bleibt einfach, aber konsistent. Ob Sie Ihre eigene erstellen oder die Vorlagen unten nutzen – diese Felder lohnt es sich zu erfassen:
- Name des Mitarbeitenden (und ID, falls vorhanden) sowie Abteilung oder Position.
- Das Datum oder der Zeitraum, den die Liste abdeckt.
- Ein Status für jeden Tag – anwesend, abwesend, verspätet oder eine Art der Abwesenheit.
- Kommt-Zeit, Geht-Zeit und Pausenzeit für Stunden- oder Schichtkräfte.
- Gesamtstunden, berechnet aus den obigen Zeiten.
- Eine Notizspalte für Kontext, etwa den Grund für eine Verspätung.
Nicht jede Liste braucht jedes Feld. Eine tägliche Übersicht für ein kleines Team sieht anders aus als eine Monatsliste für hundert Personen – und die vier Vorlagen unten decken beide Enden ab.
Anwesenheitscodes
Einheitliche Codes halten eine geteilte Liste lesbar und lassen die Summen aufgehen. Jede Vorlage nutzt denselben Satz, und jeder Code färbt seine Zelle automatisch ein, sobald Sie ihn im Dropdown auswählen.
| Code | Status |
|---|---|
| P | Anwesend |
| A | Abwesend |
| L | Verspätet |
| WFH | Homeoffice |
| V | Urlaub |
| S | Krankheit |
| H | Feiertag |
Sie können Codes umbenennen oder ergänzen, damit sie zu Ihren Richtlinien passen. Halten Sie sie nur in der gesamten Liste konsistent, damit die Zählungen stimmen.
Kostenlose Excel-Vorlagen zur Anwesenheitserfassung
Vier Vorlagen decken die häufigsten Erfassungsanforderungen ab. Jede Vorlage hier ist kostenlos, funktioniert in Excel und Google Sheets und berechnet ihre Summen selbst. Sie müssen nur die Status eintragen, und die Zusammenfassung aktualisiert sich von allein.
Tägliche Anwesenheitsliste (Excel & Google Sheets)
Erfassen Sie jeweils einen einzelnen Tag. Fügen Sie Name, Position und Abteilung jeder Person hinzu, wählen Sie einen Status aus dem Dropdown und erfassen Sie Kommt-Zeit, Geht-Zeit und Pause. Die Liste berechnet die Gesamtstunden pro Person und zählt laufend, wie viele anwesend, abwesend, verspätet oder abwesend waren – samt Gesamtstunden für das ganze Team.
Ideal für: schichtbasierte Arbeitsplätze, tägliche Personalzählungen und Teams, die ohne viel Aufwand eine schnelle Aufzeichnung wollen.
Wöchentliche Anwesenheitsliste (Excel & Google Sheets)
Legen Sie das Startdatum der Woche fest und markieren Sie dann für jede Person von Montag bis Sonntag einen Status. Die Vorlage summiert je Mitarbeitenden die Arbeitstage, Fehltage und Abwesenheitstage in der Zeile und liefert unten teamweite Summen.
Ideal für: Manager, die die Anwesenheit wöchentlich prüfen, rotierende Schichten und wöchentliche Lohnabrechnungen.
Monatliche Anwesenheitsliste (Excel & Google Sheets)
Wählen Sie Monat und Jahr aus, und die Vorlage trägt den Wochentag unter jedes Datum ein. Erfassen Sie die täglichen Status über den Monat hinweg, und jede Zeile summiert Anwesenheitstage, Abwesenheiten und Urlaub – mit einer Anwesenheitsquote, sobald Sie die Arbeitstage eingeben. Die Teamsummen stehen unter der Tabelle.
Ideal für: HR- und Betriebsteams mit monatlicher Lohnabrechnung oder Abwesenheitsberichten.
Jährlicher Urlaubs- und Krankheitstage-Tracker (Excel & Google Sheets)
Verwalten Sie Abwesenheiten für das ganze Jahr in einer Tabelle. Legen Sie für jede Person das Kontingent für Urlaub, Krankheit und Freizeitausgleich fest und erfassen Sie die genommenen Tage Monat für Monat. Genutzte Tage werden automatisch addiert und der Restsaldo aktualisiert sich laufend – und wird rot, wenn jemand sein Kontingent überschreitet.
Ideal für: das Verfolgen von Urlaubssalden über das Jahr, Jahresauswertungen und die Abwesenheitsplanung.
Erfassen Sie mehr als eine Handvoll Personen? Verzichten Sie auf das manuelle Eintragen und lassen Sie die Anwesenheit sich selbst erfassen.
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So erstellen Sie einen Anwesenheits-Tracker in Excel
Wenn Sie Ihre eigene Anwesenheitsliste erstellen möchten, ist die Einrichtung schnell erledigt:
- Team auflisten. Tragen Sie die Mitarbeiternamen in die erste Spalte ein, bei Bedarf mit Spalten für Position oder Abteilung.
- Daten hinzufügen. Fügen Sie in der obersten Zeile den Tag, die Wochentage oder jedes Datum des Monats ein.
- Statuscodes einrichten. Wählen Sie für jeden Status einen kurzen Code (A, F, U usw.) und fügen Sie mit Daten > Datenüberprüfung ein Dropdown hinzu, damit alle dieselben Werte eingeben.
- Farbe per bedingter Formatierung. Weisen Sie unter Format > Bedingte Formatierung jedem Code eine eigene Füllfarbe zu, damit die Tabelle leicht überschaubar ist.
- Summen bilden. Zählen Sie mit COUNTIF jeden Status pro Person. Zum Beispiel
=COUNTIF(B2:F2,"A")für Anwesenheitstage und SUM für die Gesamtstunden.
Oder überspringen Sie den Aufbau und starten Sie mit einer der Vorlagen oben.
Wenn eine Tabelle nicht ausreicht
Eine Tabelle ist ein guter Ausgangspunkt, und für ein kleines Team reicht sie vielleicht völlig aus. Mit dem Wachstum wird sie jedoch schwerer zu pflegen: Jemand muss jeden Status von Hand eintragen, Remote- und Außendienstmitarbeiter können sich nicht direkt einstempeln, und eine geteilte Datei lässt sich von jedem bearbeiten.
Sobald das manuelle Ausfüllen der Zeiterfassung nicht mehr praktisch ist, wechseln Teams zu professionellen Zeiterfassungs-Tools wie WebWork.
WebWork erfasst die Anwesenheit ganz ohne manuelle Eingabe. Mitarbeiter stempeln sich über ihr eigenes Gerät ein und aus, und ihre Start- und Endzeiten erscheinen automatisch in Ihrem Dashboard. Kommt jemand zu spät oder geht früher, wird nach dem Grund gefragt, sodass der Eintrag sich selbst erklärt. Abwesenheiten werden an derselben Stelle verwaltet. Mitarbeiter beantragen Urlaub, Sie genehmigen oder lehnen ihn mit einem Klick ab, und genehmigte Tage erscheinen in Ihren Anwesenheitsberichten. Für Jahressalden können Sie für jede Urlaubsregelung ein eigenes Kontingent festlegen und sehen, wie viel jede Person bereits genutzt hat.
Berichte decken erfasste Stunden, Anwesenheit, Pausen und Lohnabrechnung ab und lassen sich als CSV, XLS oder PDF exportieren, wenn Sie einen Nachweis außerhalb der App benötigen. Die Preise beginnen bei 3,99 $/Nutzer/Monat.
FAQ
Ja. Alle vier Vorlagen können kostenlos heruntergeladen und genutzt werden, ganz ohne Anmeldung. Fügen Sie Ihr Team hinzu, passen Sie bei Bedarf die Codes an und legen Sie los.
Ja. Jede Vorlage funktioniert sowohl in Excel als auch in Google Sheets.
Sie decken unterschiedliche Berichtszeiträume ab. Die Tagesliste erfasst einen Tag mit Kommen und Gehen, die Wochenliste umfasst Montag bis Sonntag, und die Monatsliste erfasst einen ganzen Monat mit einer Anwesenheitsquote pro Person. Wählen Sie die passend zu Ihrem Berichtsrhythmus.
Klicken Sie auf eine Tageszelle und wählen Sie einen Status aus dem Dropdown-Menü – A für anwesend, F für fehlend usw. Die Zelle färbt sich selbst und die Summen aktualisieren sich automatisch, sodass Sie nichts von Hand zählen müssen.
Teilen Sie die Anwesenheitstage einer Person durch die gesamten Arbeitstage im Zeitraum und formatieren Sie das Ergebnis als Prozentsatz. Die Monatsvorlage übernimmt das für Sie, sobald Sie die Anzahl der Arbeitstage eingeben.
Eine Anwesenheitsliste sollte mindestens den Mitarbeiternamen, das Datum bzw. den Zeitraum und einen Status für jeden Tag enthalten. Ergänzen Sie Kommen- und Gehen-Zeiten für Stundenkräfte, die Gesamtstunden und eine Notizspalte für Kontext wie den Grund einer Abwesenheit.
Nutzen Sie den Jahrestracker, um bezahlte Freizeit, Urlaub und Krankheitstage zu erfassen. Legen Sie das Kontingent pro Abwesenheitsart für jede Person fest, tragen Sie genommene Tage ein, und die Liste führt eine laufende Summe der genutzten und verbleibenden Tage für das ganze Jahr.
Wenn die manuelle Erfassung echte Zeit kostet oder die Aufzeichnungen unzuverlässig werden, ist es Zeit, auf eine professionelle Software umzusteigen. Meist geschieht das, sobald das Team auf über 20 bis 30 Personen wächst oder Sie remote und im Außendienst tätige Mitarbeiter hinzunehmen, die sich nicht vom Schreibtisch aus als anwesend melden lassen. Ab diesem Punkt sparen automatische Einstempelungen und integrierte Abwesenheitsverwaltung mehr Zeit, als sie kosten.
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