Logiciel de gestion
des congés
Gérez les demandes, validations et soldes de congés en ligne, dans l'outil de suivi du temps que votre équipe utilise déjà pour saisir ses heures. L'employé soumet sa demande, le propriétaire de l'espace de travail ou un manager désigné l'approuve, la refuse ou la modifie en un clic, et le solde restant se met à jour automatiquement. Disponible dans toutes les formules à partir de 3,99 $ par utilisateur et par mois.
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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des congés ?
Un logiciel de gestion des congés prend en charge les absences des employés, de la demande jusqu'à l'enregistrement. Les employés soumettent leurs demandes de vacances, d'arrêt maladie ou de congés payés, les managers les approuvent ou les refusent, et le système calcule les jours restants de chacun selon chaque politique.
Un logiciel de gestion des congés centralise tout dans un registre unique, sur lequel s'appuient managers, employés et service financier.
Comment fonctionne la gestion des congés dans WebWork
Définir les politiques
Créez une politique pour chaque type de congé proposé par votre entreprise (vacances, arrêts maladie, congé parental, congé sans solde) et paramétrez chacune séparément.
Attribuer les soldes
Attribuez un solde propre à chaque politique, ou un solde unique pour toutes. Vous pouvez aussi autoriser un solde négatif pour certaines politiques.
Les employés font leur demande
Tous les membres de l'espace de travail peuvent demander un congé depuis leur tableau de bord, en choisissant la politique et les dates d'absence.
Les managers approuvent, refusent ou modifient
Lorsqu'un employé fait une demande, vous la traitez en un clic. Modifier une demande ne l'approuve pas : les dates peuvent donc être ajustées avant toute décision.
Gestion des congés en ligne, sans rien à installer
La gestion des congés se fait dans le tableau de bord WebWork, sous Absences > Congés, accessible depuis n'importe quel navigateur. Les managers approuvent les demandes où qu'ils soient, et les employés consultent leur solde restant sans avoir à demander à qui que ce soit.
Comme les congés sont intégrés à WebWork plutôt qu'à un logiciel RH distinct, pas besoin d'un second abonnement ni d'un identifiant supplémentaire pour votre équipe.
Découvrir le suivi du temps webDemandes de congés et validation multiniveau
Le propriétaire de l'espace de travail, un Executive Manager ou un Team Manager autorisé peut approuver, refuser ou modifier toute demande. Les types de membres et autorisations définissent qui décide de quoi.
Si votre organisation exige plusieurs validations, configurez plusieurs niveaux d'approbation dans les paramètres des congés. Les demandes passent alors chaque niveau dans l'ordre, idéal pour les entreprises où un chef d'équipe valide d'abord, puis les RH ou la direction confirment.
Politiques de congés : vacances, maladie et congés payés
Les membres de l'espace de travail s'absentent pour différentes raisons, et chacune peut avoir ses propres règles. Créez une politique pour les vacances, une pour les arrêts maladie, une pour le congé parental, et autant d'autres que nécessaire, chacune avec ses propres paramètres.
Les politiques permettent aussi de gérer différentes juridictions. Une équipe dans un pays peut bénéficier de droits différents de ceux d'une équipe dans un autre, ce qui compte là où les minimums de congés annuels sont fixés par la loi.
Si vous évaluez avant tout la gestion des absences plutôt que le suivi du temps, la page suivi des congés payés et des vacances présente les mêmes fonctionnalités sous cet angle.
Soldes et acquisition des congés
Chaque politique a son propre solde : les jours de vacances et les jours de maladie sont donc comptés séparément. Les soldes se mettent à jour à chaque congé approuvé, et les membres voient ce qu'il leur reste.
L'acquisition est calculée automatiquement : les soldes restent à jour toute l'année sans recalcul manuel. Le calculateur d'acquisition de congés payés vous permet de vérifier un chiffre en dehors de l'outil.
Report des congés annuels et import des soldes
Les soldes de congés se faussent généralement à deux moments : en fin d'année, et lors du passage de votre équipe à un nouvel outil. WebWork les garde exacts dans les deux cas.
Reportez les congés non pris sur l'année suivante
Choisissez ce que deviennent les congés annuels non utilisés. Avec le report activé, le solde restant de chaque membre passe à l'année suivante au lieu de revenir à zéro. Désactivé, les soldes sont remis à zéro en fin d'année comme d'habitude. Comme pour les durées de congé, le paramètre s'applique par politique lorsque chaque type de congé a sa propre durée, ou à tout l'espace de travail lorsqu'une seule durée s'applique à tous.
Importez les soldes depuis un fichier CSV ou XLSX
Vous quittez les tableurs ou un autre outil RH ? Importez les soldes actuels de tous en un seul fichier au lieu de les saisir un par un. Téléchargez le modèle, indiquez chaque solde dans l'unité de la politique (jours ou heures), puis choisissez comment appliquer le fichier :
- Ajout: ajoute la valeur du fichier au solde actuel de chaque membre.
- Remplacer: remplace le solde actuel par la valeur du fichier.
WebWork vérifie d'abord le fichier, signale les éventuels problèmes et affiche précisément les modifications prévues. Les soldes ne sont mis à jour qu'une fois les problèmes corrigés et après votre confirmation.
Voyez qui est absent et quand, dans tout l'espace de travail
La vue globale de l'espace de travail regroupe toutes les absences approuvées. Les congés approuvés apparaissent aussi dans le calendrier de suivi du temps, avec un code couleur pour les distinguer d'un coup d'œil des heures suivies, des pauses et des jours fériés.
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Gestion des congés pour des équipes réparties dans plusieurs pays
Les équipes de différents pays peuvent se voir attribuer des jours fériés et des politiques de congés distincts au sein du même espace de travail : une entreprise distribuée n'a donc pas besoin d'un système par site. La planification des horaires complète ce dispositif lorsque les collaborateurs travaillent aussi à des heures différentes.
Rapports et historique des congés
Les rapports indiquent quand chaque membre de l'espace de travail était en congé et quelle part de son solde il a utilisée, avec des filtres par membre, équipe ou période. Tout s'exporte en CSV ou XLSX, et les rapports peuvent être envoyés par e-mail de façon récurrente.
Cet historique est particulièrement utile lorsqu'un employé conteste son solde ou qu'un audit demande combien de congés payés ont été pris sur une période.
Voir les rapportsLes congés dans le calendrier, les présences et la paie
Les congés approuvés n'ont pas besoin d'être ressaisis ailleurs dans WebWork.
Registre des présences
Le tableau de bord des présences indique en temps réel qui est actif, absent, en retard ou en congé, pour qu'une absence approuvée ne soit pas comptée comme un jour manqué.
Paie
La paie calcule les congés payés avec les heures normales, les heures supplémentaires et les pauses rémunérées, selon le taux de chaque membre.
Rapports de productivité
Les congés payés et les jours fériés apparaissent sur des lignes distinctes dans la répartition du temps de productivité. Ainsi, les jours non travaillés ne sont pas comptabilisés dans le rapport de productivité.
Notifications automatiques des jours fériés
Les jours fériés sont gérés séparément des congés. Créez une liste de jours fériés pour l'espace de travail, attribuez des jours fériés différents à chaque équipe et indiquez s'ils sont chômés ou payés. WebWork AI rédige les messages de notification et les envoie via WebWork Chat ou Slack, et le WebWork Bot ignore les réunions quotidiennes les jours chômés.
Gérer les jours fériés
Sécurité et confidentialité
Les dossiers de congés contiennent des données personnelles : ils bénéficient donc des mêmes protections que le reste des données de votre espace de travail, à savoir chiffrement SSL/TLS, infrastructure cloud sur Amazon S3 et sécurité réseau Cloudflare. WebWork est conforme au RGPD, au CCPA et à la HIPAA, et ne vend pas les données de ses clients.
FAQ
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