Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Zeit
Bevor Sie wissen, wie man abrechenbare Stunden erfasst, müssen Sie verstehen, was das ist. Der Unterschied zwischen abrechenbarer und
nicht abrechenbarer Zeit ist einfach:
Erstere wird in Abrechnungen berücksichtigt, letztere nicht.
Was sind abrechenbare Stunden?
Abrechenbare Zeit sind Stunden, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Dazu gehört die Zeit, die Ihr Team direkt oder indirekt an Kundenprojekten arbeitet. Typische Beispiele:
- Arbeiten am eigentlichen Projekt
- Recherche für das Projekt
- Aufgabenverwaltung im Projekt
Was sind nicht abrechenbare Stunden?
Nicht abrechenbare Zeit sind Stunden, die Ihr Team nicht für Kundenprojekte aufwendet.
Diese Zeit betrifft oft interne Aufgaben oder organisatorische Prozesse. Gängige Beispiele:
- Mitarbeiterschulungen und -weiterbildung
- Arbeit an internen Unternehmensprojekten
- Verwaltungsaufgaben wie Personalwesen
Das Erfassen sowohl abrechenbarer als auch nicht abrechenbarer Zeit hilft, Ihre Finanzen besser zu steuern und Rechnungen effizienter zu erstellen.
Allerdings ist dies aufwendig, besonders mit einem größeren Team. Zum Glück lässt sich dieser Prozess durch das Thema dieses Leitfadens vereinfachen:
Zeiterfassung für Rechnungsstellung.
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Vorteile der Zeiterfassung für genaue Abrechnung
Automatische Zeiterfassung bietet viele Vorteile gegenüber manueller Erfassung. Darunter:
Höchste Genauigkeit – Mit einer spezialisierten App erhalten Sie viel genauere Daten.
Das zeigt sich besonders bei Nutzung eines automatischen Zeiterfassers wie WebWork.
Einfache Bedienung – Die Zeiterfassung per App ist deutlich einfacher als manuelles Eintragen in Tabellen.
Außerdem spart Ihr Team Zeit, die es in wichtigere Aufgaben investieren kann.
Skalierbarkeit – Manuelle Zeiterfassung ist bei großen Teams schwer skalierbar.
Sie benötigen mehr Personal für die Verwaltung, was versteckte Kosten verursacht.
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So verfolgen Sie abrechenbare Stunden mit WebWork: Schritt für Schritt
Schauen wir uns nun das Hauptthema dieses Leitfadens an: den Prozess der genauen Zeiterfassung für Abrechnung mit WebWork.
Er besteht aus folgenden Schritten:
- Projekte mit Projekt- und Aufgabenmanagement erstellen
- Teammitglieder zur automatischen Zeiterfassung anleiten
- Erinnerungen zur Beschreibung von Aktivitäten einrichten
- Erfasste Zeitdaten regelmäßig analysieren
Projekte mit Projekt- und Aufgabenmanagement erstellen
Der erste Schritt zur genauen Abrechnung ist das Erstellen einiger Projekte.
Trennen Sie die Arbeit Ihres Teams in abrechenbare und nicht abrechenbare Projekte.
Nutzen Sie dazu WebWorks Projekt- und Aufgabenmanagement und legen Sie so viele Projekte wie nötig an. Tragen Sie dabei alle wichtigen Details ein,
inklusive der Stundensätze für abrechenbare Projekte.
Danach können Sie Aufgaben Ihres Teams innerhalb jedes Projekts verwalten. So weiß jeder, woran er arbeiten soll, und arbeitet strukturierter.
Teammitglieder mit automatischer Zeiterfassung arbeiten lassen
Nach dem Einrichten der Projekte und Aufgaben im Dashboard sollten Sie Ihr Team zur Zeiterfassung anweisen.
Verwenden Sie dazu die WebWork-Desktop-App für Windows, macOS oder Linux.
Die App startet die Zeiterfassung automatisch beim Hochfahren des Computers –
dadurch verringert sich der manuelle Aufwand erheblich.
Erinnerungen zur Aktivitätsbeschreibung einrichten
Für noch mehr Genauigkeit richten Sie Aktivitätsbeschreibungserinnerungen in den WebWork-Einstellungen ein.
Die maximale Erinnerungsfrequenz beträgt alle 30 Minuten.
So halten Ihre Mitarbeitenden ihre Aktivitätsbeschreibungen aktuell und minimieren Fehler.
Um die Erinnerungen zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf „Tracker“.
Im Tab „Desktop-Software“ finden Sie die Option „An Aktivitätsbeschreibung erinnern“.
Wählen Sie aus dem Dropdown die passende Einstellung aus.
Erfasste Zeitdaten regelmäßig analysieren
Der letzte Schritt zur Sicherstellung der Genauigkeit Ihrer abrechenbaren Zeitdaten ist die regelmäßige Überprüfung.
So erkennen Sie Fehler rechtzeitig und vermeiden Über- oder Unterabrechnungen.
Das stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden – mit klaren Vorteilen.
Zwar können Sie das manuell machen, aber mit WebWork AI geht es schneller: Sie erhalten die benötigten Daten in Sekunden mit wenigen Befehlen.
WebWork AI liefert auch präzise Analysen und Produktivitätsempfehlungen – ein echter Gewinn.
Kunden mit genauen Zeitdaten abrechnen
Sobald Sie wissen, wie man abrechenbare Stunden genau verfolgt, folgt der nächste Schritt: die Abrechnung der Kunden.
Auch hier hilft WebWork. Über die Rechnungsfunktion erstellen Sie Rechnungen basierend auf Stunden mit nur wenigen Klicks.
Danach können Sie diese auf verschiedenen Wegen an Ihre Kunden senden.
Zusätzlich können Kunden dank Stripe-Integration direkt aus der Rechnung bezahlen. So erhalten Sie schneller Ihr Geld.
