Temps facturable vs non facturable
Avant de savoir comment suivre les heures facturables, il faut d’abord comprendre ce qu’elles sont. La différence entre temps facturable et
temps non facturable est simple :
le premier est utilisé dans les calculs de facturation, tandis que le second ne l’est pas.
Qu’est-ce que les heures facturables ?
Le temps facturable correspond aux heures que vous utilisez pour facturer vos clients. Cela inclut le temps passé par votre équipe sur des tâches liées au projet du client,
directement ou indirectement. Voici quelques exemples courants :
- Travailler directement sur le projet
- Faire des recherches pour le projet
- Gérer des tâches liées au projet
Qu’est-ce que les heures non facturables ?
Le temps non facturable correspond aux heures que votre équipe passe sur des tâches non liées au projet d’un client.
Cela concerne souvent les activités internes ou de gestion de l’entreprise. Exemples typiques :
- Formation et développement des employés
- Travail sur les projets internes de l’entreprise
- Tâches de gestion comme les RH
Suivre à la fois le temps facturable et non facturable vous aide à mieux gérer les finances de votre entreprise et à facturer vos clients plus efficacement.
Cependant, cela peut devenir chronophage, surtout avec une grande équipe. Heureusement, vous pouvez simplifier ce processus grâce à ce guide dédié au
suivi du temps pour la facturation.
Les avantages du suivi du temps pour une facturation précise
Le suivi automatique du temps offre plusieurs avantages par rapport aux méthodes manuelles. Parmi eux :
Précision inégalée — Le suivi via une appli dédiée fournit des données bien plus fiables.
C’est particulièrement vrai avec un tracker automatique comme WebWork.
Facilité d’utilisation — Suivre le temps avec une application est bien plus simple que de remplir manuellement des tableurs.
De plus, le suivi automatisé fait gagner du temps à votre équipe, qui peut alors se concentrer sur des tâches à forte valeur.
Scalabilité — Le suivi manuel est difficile à adapter à de grandes équipes.
Il vous faudra plus de personnel pour gérer les feuilles de temps qu’avec un outil automatisé.
C’est aussi l’un des coûts cachés du suivi manuel à prendre en compte.
Comment suivre les heures facturables avec WebWork : étape par étape
Voyons maintenant le cœur du sujet : le processus de suivi du temps pour une facturation précise avec WebWork.
Il se compose des étapes suivantes :
- Création de projets via la gestion de tâches et projets
- Suivi automatique du temps par votre équipe
- Configuration de rappels de description d’activité
- Analyse périodique des données de suivi
Créer des projets avec la gestion de projets et de tâches
La première étape pour un suivi précis est de créer quelques projets.
Séparez tout le travail de votre équipe entre projets facturables et non facturables.
Utilisez la fonctionnalité de gestion de projets et de tâches de WebWork pour cela, et créez autant de projets que nécessaire. N’oubliez pas de définir les détails clés,
y compris les tarifs horaires pour les projets facturables.
Ensuite, vous pourrez gérer les tâches de vos collaborateurs dans chaque projet. Cela les aidera à savoir sur quoi se concentrer au quotidien,
ce qui renforcera leur efficacité.
Faites suivre le temps par votre équipe grâce au suivi automatique
Une fois les projets et tâches créés dans le tableau de bord, demandez à votre équipe de commencer le suivi du temps.
Pour simplifier, utilisez l’application WebWork pour bureau sur Windows, macOS ou Linux.
Par défaut, elle démarre automatiquement le suivi à l’allumage de l’ordinateur,
ce qui limite le travail manuel nécessaire pour obtenir des données précises.
Configurer des rappels de description d’activité
Pour encore plus de précision, activez les rappels de description d’activité dans les paramètres WebWork.
La fréquence maximale de rappel est toutes les 30 minutes.
Cela garantit que vos collaborateurs tiennent à jour leurs descriptions d’activité, limitant les erreurs.
Pour activer les rappels, allez dans Paramètres, puis cliquez sur « Tracker ».
Dans l’onglet « Logiciel de bureau », trouvez « Rappeler de saisir une description d’activité ».
Choisissez l’option la plus adaptée via le menu déroulant.
Analyser régulièrement les données de temps suivi
Enfin, pour garantir la fiabilité de vos données de temps facturable, vérifiez-les régulièrement.
Cela vous permet d’identifier les erreurs à temps et d’éviter les sur/sous-facturations.
Ainsi, vous gagnez en confiance auprès de vos clients, avec tous les bénéfices que cela implique.
Vous pouvez le faire manuellement, mais WebWork AI vous offre une solution plus rapide. Obtenez les données dont vous avez besoin en quelques secondes avec de simples instructions.
WebWork AI peut aussi fournir des analyses détaillées et des conseils de productivité, simplifiant encore votre travail.
Facturer les clients avec des données de temps précises
Une fois que vous maîtrisez le suivi des heures facturables, passez à l’étape suivante : la facturation de vos clients.
WebWork vous facilite aussi cette tâche. Grâce à sa fonction de facturation, vous pouvez générer des factures horaires en quelques clics.
Vous pouvez ensuite les envoyer aux clients de plusieurs manières.
Mieux encore, grâce à l’intégration Stripe, vos clients peuvent payer directement depuis la facture. Vous êtes ainsi payé plus rapidement que jamais.
