Tiempo facturable vs no facturable
Antes de aprender a rastrear horas facturables, es importante entender qué son. La diferencia entre tiempo facturable y
no facturable es simple:
el primero se usa en los cálculos de facturación, mientras que el segundo no.
¿Qué son las horas facturables?
El tiempo facturable son las horas que se cobran al cliente. Incluye el tiempo que tu equipo dedica a tareas relacionadas con el proyecto del cliente,
ya sea de forma directa o indirecta. Ejemplos comunes:
- Trabajar directamente en el proyecto
- Investigar para el proyecto
- Gestionar tareas del proyecto
¿Qué son las horas no facturables?
El tiempo no facturable son las horas que tu equipo dedica a tareas no relacionadas con el proyecto del cliente.
Estas tareas suelen estar relacionadas con la gestión interna de la empresa o proyectos internos. Ejemplos comunes:
- Capacitación y desarrollo del personal
- Trabajo en proyectos propios de la empresa
- Tareas de gestión como recursos humanos
Rastrear tanto el tiempo facturable como el no facturable ayuda a gestionar mejor las finanzas y a facturar a los clientes de forma más eficiente.
Sin embargo, puede ser una tarea tediosa, especialmente con equipos grandes. Por suerte, este proceso se puede simplificar con el tema de esta guía:
seguimiento del tiempo para facturación.
Beneficios del seguimiento del tiempo para una facturación precisa
El seguimiento automático del tiempo ofrece muchas ventajas frente al método manual. Entre ellas:
Precisión inigualable — Usar una app especializada genera datos mucho más exactos.
Esto es aún más evidente con un rastreador automático como WebWork.
Facilidad de uso — Rastrear el tiempo con una app es mucho más fácil que con hojas de cálculo.
Además, el rastreo automático ahorra tiempo a tu equipo, que puede usarlo en tareas de mayor valor.
Escalabilidad — El seguimiento manual es difícil de escalar en equipos grandes.
Se necesita más personal para gestionar hojas de tiempo que con una solución automatizada, lo que genera costes ocultos.
Cómo rastrear horas facturables con WebWork: paso a paso
Ahora entremos en el tema principal de esta guía: el proceso de seguimiento del tiempo para facturación precisa con WebWork.
Este proceso incluye los siguientes pasos:
- Crear proyectos con gestión de proyectos y tareas
- Indicar a tu equipo que use el seguimiento automático
- Configurar recordatorios para describir actividades
- Analizar periódicamente los datos registrados
Crear proyectos con gestión de tareas y proyectos
El primer paso para una facturación precisa es configurar proyectos.
Separa el trabajo de tu equipo en proyectos facturables y no facturables.
Usa la función de Gestión de Proyectos y Tareas de WebWork para crearlos y añade todos los detalles importantes,
incluyendo tarifas horarias para los proyectos facturables.
Después podrás gestionar las tareas del equipo dentro de cada proyecto. Esto ayudará a que trabajen de forma más organizada y eficiente.
Permitir que el equipo registre tiempo con seguimiento automático
Tras configurar proyectos y tareas, debes indicar a tu equipo que empiece a registrar el tiempo.
Para facilitar el proceso, usa la app de escritorio de WebWork para Windows, macOS o Linux.
Por defecto, la app inicia el seguimiento del tiempo cuando el ordenador se enciende,
minimizando el esfuerzo manual para capturar datos precisos.
Configurar recordatorios para describir la actividad
Para mayor precisión, configura recordatorios de descripción de actividad en los ajustes de WebWork.
La frecuencia máxima que puedes establecer es cada 30 minutos.
Así tu equipo mantendrá sus descripciones de actividad actualizadas, reduciendo errores.
Para configurar recordatorios, ve a Configuraciones, luego haz clic en “Rastreador”.
En la pestaña “Software de Escritorio”, encuentra la opción “Recordar escribir descripción de actividad”.
Haz clic en el menú desplegable y elige la frecuencia que mejor se adapte a tus necesidades.
Analizar periódicamente los datos de tiempo registrado
La última acción para asegurar la precisión de tus datos de tiempo facturable es revisarlos periódicamente.
Así podrás corregir errores y evitar sobrecobros o subcobros.
Esto también construye confianza con tus clientes, algo muy valioso.
Aunque puedes hacerlo manualmente, WebWork AI es una mejor opción. Obtén los datos necesarios en segundos con simples comandos.
WebWork AI incluso te da análisis y recomendaciones de productividad precisas, simplificando aún más tu trabajo.
Facturar a los clientes con datos de tiempo precisos
Una vez que sepas cómo rastrear horas facturables con precisión, el siguiente paso es facturar a tus clientes.
WebWork también facilita esta parte. Con su función de facturación, puedes generar facturas por hora en pocos clics.
Luego puedes enviarlas a tus clientes de diversas formas.
Además, gracias a la integración con Stripe, tus clientes pueden pagar directamente desde la factura. Así recibirás tu pago más rápido.
