Оплачиваемое и неоплачиваемое время
Прежде чем понять, как отслеживать оплачиваемые часы, нужно разобраться, что это вообще такое. Разница между оплачиваемым и
неоплачиваемым временем проста:
первое используется в расчетах оплаты, а второе — нет.
Что такое оплачиваемые часы?
Оплачиваемое время — это часы, за которые вы взимаете плату с клиентов. Это включает время, которое ваша команда тратит на выполнение задач, связанных с проектом клиента,
прямо или косвенно. Примеры таких задач:
- Работа над самим проектом
- Проведение исследований для проекта
- Управление задачами внутри проекта
Что такое неоплачиваемые часы?
Неоплачиваемое время — это часы, которые сотрудники тратят на задачи, не связанные с проектами клиентов.
Обычно это касается управленческой деятельности или внутренних проектов компании. Примеры:
- Обучение и развитие сотрудников
- Работа над внутренними проектами компании
- Задачи управления, такие как HR
Отслеживание как оплачиваемого, так и неоплачиваемого времени помогает лучше управлять финансами компании и эффективнее выставлять счета клиентам.
Однако это может быть утомительной задачей, особенно при большой команде. К счастью, этот процесс можно упростить с помощью темы данного гайда:
отслеживания времени для выставления счетов.
Попробуйте WebWork уже сегодня — совершенно бесплатно
Преимущества отслеживания времени для точного выставления счетов
Автоматическое отслеживание времени имеет ряд преимуществ перед ручными методами. Среди них:
Максимальная точность — использование специализированного приложения обеспечивает гораздо более точные данные.
Особенно это заметно при использовании автоматического трекера времени, такого как WebWork.
Простота использования — отслеживание времени в приложении проще, чем ввод вручную в таблицы.
Более того, автоматизация экономит время ваших сотрудников, которое они могут потратить на рост бизнеса.
Масштабируемость — масштабирование ручного трекинга для больших команд затруднительно.
Вам придется привлекать больше людей для ведения табелей, чего можно избежать при автоматизации.
Это один из скрытых расходов ручного трекинга, о которых стоит помнить.
Оцените лучшее приложение для трекинга времени и выставления счетов
Ищете приложение для отслеживания времени с точным выставлением счетов? Запишитесь на демонстрацию WebWork и узнайте, почему это лучший выбор.
Как отслеживать оплачиваемое время с WebWork: пошагово
Теперь перейдем к основной теме гайда — отслеживанию времени для точного выставления счетов с WebWork.
Процесс включает следующие шаги:
- Создание проектов с помощью управления задачами и проектами
- Инструкция команде по автоматическому отслеживанию времени
- Настройка напоминаний об описании активности
- Периодический анализ отслеженных данных
Создание проектов с помощью управления задачами и проектами
Первый шаг к точному отслеживанию времени для выставления счетов — это настройка нескольких проектов.
Разделите всю работу команды на оплачиваемые и неоплачиваемые проекты.
Используйте функцию управления проектами и задачами в WebWork и создайте необходимое количество проектов. Укажите все важные детали,
включая почасовые ставки для оплачиваемых проектов.
После этого вы сможете управлять задачами сотрудников внутри каждого проекта. Так команда будет точно знать, над чем работать каждый день,
и будет работать более организованно и эффективно.
Отслеживание времени сотрудниками с автоматическим трекингом
После создания проектов и задач в панели управления, дайте инструкции сотрудникам начать отслеживание времени.
Чтобы упростить процесс, используйте десктопное приложение WebWork для Windows, macOS или Linux.
По умолчанию приложение начнет трекинг сразу после включения компьютера,
что сократит необходимость вручную предоставлять данные о времени.
Настройка напоминаний о описании активности
Чтобы добиться еще большей точности, настройте напоминания об описании активности в настройках WebWork.
Максимальная частота напоминаний — раз в 30 минут.
Это поможет команде своевременно обновлять описание активности, снижая вероятность ошибок.
Чтобы настроить напоминания, перейдите в Настройки, затем нажмите «Трекер».
Вкладка «Десктопное ПО» содержит пункт «Напоминание об описании активности».
Выберите подходящий вариант из выпадающего списка.
Периодический анализ данных об отслеженном времени
Последний шаг к точному сбору данных об оплачиваемом времени — это периодическая проверка.
Это позволит вовремя выявлять ошибки и избегать недо- или переплат.
В результате вы укрепите доверие клиентов, что принесет много пользы.
Хотя вы можете делать это вручную, проще воспользоваться WebWork AI. Вы получите нужные данные за считанные секунды, используя лишь пару команд.
WebWork AI также предоставляет точную аналитику и рекомендации по продуктивности, упрощая вашу работу.
Выставление счетов клиентам по точным данным об отслеженном времени
После того как вы научитесь точно отслеживать оплачиваемое время, следующий шаг — выставление счетов клиентам.
Это еще один процесс, который WebWork делает проще. С помощью функции выставления счетов можно создавать счета по часам за пару кликов.
Далее вы можете отправить их клиентам разными способами.
Более того, клиенты смогут оплатить счета напрямую благодаря Stripe-интеграции. Это поможет вам получать оплату быстрее, чем когда-либо.
