Arbeitszeiterfassung in der EU: Gesetze, Vorgaben, Compliance

Rechtsgrundlage für die Zeiterfassung in der EU

Das EuGH-Urteil von 2019 stärkt die EU-Arbeitszeitrichtlinie, die das Recht auf maximale Arbeitszeiten, Ruhezeiten und faire Überstundenvergütung schützt. Arbeitgeber müssen:

• Beginn, Ende und Pausen erfassen.
• Aufzeichnungen für eine gesetzlich festgelegte Mindestdauer aufbewahren.
• Mitarbeitern und Kontrollbehörden einfachen Zugang zu den Daten ermöglichen.

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten Zeitdaten als personenbezogene Daten und müssen sicher gespeichert, zugriffsbeschränkt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Warum EU-Länder Zeiterfassung verlangen

Die verpflichtende Zeiterfassung gewährleistet:

• Schutz vor übermäßiger Arbeitsbelastung.
• Einhaltung von Mindestlohn- und Überstundenregelungen.
• Beweise bei Streitigkeiten über Arbeitszeit oder Vergütung.
• Transparenz und Schutz vor Lohnbetrugsvorwürfen.

Länderspezifische Vorgaben und Aufbewahrungsfristen

Spanien
Pflicht: Tägliche Erfassung von Start- und Endzeiten aller Mitarbeitenden.
Aufbewahrung: 4 Jahre.
Strafen: Ab ~626 €. Deutschland
Pflicht: Dokumentation sämtlicher Arbeitszeiten.
Aufbewahrung: ~2 Jahre.
Strafen: Bis zu 30.000 €. Niederlande
Pflicht: Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten.
Aufbewahrung: ≥52 Wochen.
Strafen: Bußen >3× Mindestlohn. Frankreich
Pflicht: Erfassung der geleisteten Stunden, insbesondere Teilzeit und Überstunden.
Aufbewahrung: Gemäß Lohn- und Arbeitsrecht.
Vereinigtes Königreich (nicht EU)
Pflicht: Nachweise über Einhaltung der Arbeitszeitgesetze.
Aufbewahrung: ≥2 Jahre.

Strafen bei Verstößen

Die Folgen bei Nichteinhaltung können sein:

• Geldbußen von mehreren Hundert bis Zehntausenden Euro.
• Behördliche Anordnungen zur Korrektur.
• Rechtliche Schritte durch Mitarbeitende.

Merkmale eines gesetzeskonformen Systems

Ein gesetzeskonformes Zeiterfassungssystem sollte:

• Start-/Endzeiten und Pausen korrekt erfassen.
• Daten gemäß nationalen Aufbewahrungsregeln speichern.
• Für Mitarbeitende und Prüfer zugänglich sein.
• Manipulationen verhindern.
• DSGVO-Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit erfüllen.

So unterstützt Sie WebWork bei der Einhaltung

WebWork Time Tracker erleichtert die Einhaltung der Vorgaben zur Zeiterfassung in EU-Staaten. Mit WebWork können Sie:

• Die tägliche Arbeitszeiterfassung automatisieren
• Länderspezifische Regeln für Pausen, Überstunden und Speicherung anwenden.
• Daten sicher und DSGVO-konform speichern.
• Mitarbeitenden Zugriff in Echtzeit gewähren.
• Berichte exportieren für Kontrollen.

Ob in Spanien, Deutschland oder mehreren EU-Ländern – WebWork sorgt für lückenlose Compliance.

Fazit

Die verpflichtende Zeiterfassung in der EU schützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Um Bußgelder zu vermeiden und faire Arbeitsbedingungen zu fördern, ist das Verständnis der EU-weit geltenden sowie landesspezifischen Regelungen essenziell. Mit WebWork Time Tracker setzen Sie ein rechtskonformes, effizientes und mitarbeiterfreundliches System um – grenzüberschreitend und sicher.