Zeiterfassung mit Tabellenkalkulation: Der komplette Leitfaden

Warum Zeit in Tabellenkalkulationen erfassen?

Beginnen wir mit den Vorteilen der Zeiterfassung per Tabelle. Die wichtigsten sind:

• Höhere Produktivität
• Bessere Work-Life-Balance
• Optimierte Lohnabrechnung
• Geringere Kosten

Höhere Produktivität

Der Hauptvorteil der Zeiterfassung ist eine gesteigerte Produktivität. Sie hilft Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit effizienter zu nutzen und innerhalb der gleichen Zeit mehr zu erledigen. Das steigert nicht nur die Leistung, sondern optimiert auch die Lohnkosten für Ihr Unternehmen.

Besseres Work-Life-Balance

Auch für Mitarbeitende ist die Zeiterfassung vorteilhaft: Mit einer Tabelle behalten sie ihre Work-Life-Balance im Blick. Ein gesunder Ausgleich ist entscheidend für langfristige Leistungsfähigkeit und hilft dabei, Überlastung und Burnout zu vermeiden.

Optimierte Lohnabrechnung

Wenn Sie auf Stundenbasis zahlen, brauchen Sie präzise Aufzeichnungen der geleisteten Arbeitsstunden. Ohne Zeiterfassung riskieren Sie Über- oder Unterzahlungen – beides kann Probleme verursachen und die Abrechnung unnötig aufwendig machen.

Geringere Kosten

Im Vergleich zu anderer Zeiterfassungssoftware ist die Zeiterfassung mit Tabellen eine besonders günstige Lösung. Alles, was Sie brauchen, ist ein Tool wie Google Sheets – kostenlos und leicht zugänglich.

So richten Sie Zeiterfassung mit Tabellen ein

So richten Sie die Zeiterfassung in Tabellen ein – der Prozess besteht aus mehreren Schritten:

• Festlegen, was erfasst werden soll
• Ein übersichtliches Layout erstellen
• Teammitglieder zum Erfassen anleiten

Wie bei vielen anderen Dingen beginnt alles mit einer Bedarfsanalyse.

Bestimmen, was erfasst werden soll

Normalerweise geht es darum, die täglich geleisteten Stunden zu dokumentieren. Wenn Sie das System auch für die Lohnabrechnung nutzen wollen, müssen Sie ggf. weitere Parameter erfassen:

• Bezahlte und unbezahlte Pausen
• Unterschiedliche Stundensätze je nach Projekt
• Überstunden

Beispiel: Wenn Pausen nicht bezahlt werden, müssen sie separat erfasst werden. Werden für bestimmte Projekte höhere Sätze gezahlt, ist auch das separat zu dokumentieren. Das Gleiche gilt für Überstunden mit gesondertem Stundensatz.

Einfaches Layout erstellen

Nachdem Sie wissen, was Sie erfassen möchten, erstellen Sie die Zeittabelle für Ihr Team. Je nach Bedarf können Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Vorlagen nutzen. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Felder wie Pausen und Überstunden enthalten sind.

Team zur Zeiterfassung anleiten

Der letzte und zugleich wichtigste Schritt: Ihre Mitarbeitenden müssen die Tabellen regelmäßig ausfüllen. Warum ist dieser Schritt so wichtig? Weil manuelles Ausfüllen von Tabellenkalkulationen fehleranfällig, mühsam und anfällig für Zeitbetrug ist. Auf diese Nachteile gehen wir gleich im Abschnitt „Einschränkungen der Zeiterfassung mit Tabellen“ näher ein.

Einschränkungen bei der Zeiterfassung mit Tabellen

Wie bereits erwähnt, sind die größten Nachteile bei Zeiterfassung mit Tabellen:

• Wiederholende, manuelle Arbeit
• Fehleranfälligkeit
• Erhöhtes Risiko von Zeitbetrug

Eintönigkeit

Das manuelle Ausfüllen ist monoton und kostet Zeit. Diese Zeit fehlt dann für Aufgaben, die wirklich zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens beitragen.

Fehleranfälligkeit

Tabellen sind nicht nur fehleranfällig, sondern in Teams auch problematisch. In einer gemeinsamen Datei könnten Mitarbeitende versehentlich (oder absichtlich) Einträge anderer verändern.

Höheres Risiko von Zeitbetrug

Fehleinträge können versehentlich passieren – oder absichtlich. Letzteres nennt man Zeitbetrug. Dieser kann auf Dauer zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Lesen Sie unseren Beitrag zum Thema Zeitbetrug verhindern, um mehr zu erfahren.

Warum Sie stattdessen eine Zeiterfassungssoftware nutzen sollten

Tabellen geben Ihnen einen ersten Überblick. Für ein professionelles Zeitmanagement lohnt sich jedoch spezialisierte Software. Hier einige Vorteile moderner Tools wie WebWork:

• Automatische Zeiterfassung
• Integration mit Drittanbieter-Tools
• Aktivitätsüberwachung

Automatische Zeiterfassung

Einer der größten Vorteile ist die Automatisierung. In WebWork aktivieren Sie den automatischen Tracker mit nur einem Klick in den Einstellungen. Das macht Zeiterfassung einfach, zuverlässig und spart viel Aufwand – bei gleichzeitiger Präzision.

Integration mit anderen Produktivitätstools

Wenn Sie bereits andere Tools nutzen, ist die Integration mit Tabellen oft kompliziert. Software wie WebWork bietet integrierte Schnittstellen sowie Automatisierungen mit Tausenden Apps über Plattformen wie Zapier.

Mehr als nur Zeit erfassen

Ein gutes Zeiterfassungstool kann mehr als nur Zeit erfassen: Es hilft bei der Projekt- und Aufgabenverwaltung, Produktivitätsanalyse, Abwesenheitsmanagement und vielem mehr – alles an einem Ort.