¿Por qué hacer seguimiento del tiempo con hojas de cálculo?
Empecemos por los beneficios de usar hojas de cálculo para el seguimiento del tiempo. Los principales son:
- Mayor productividad
- Mejor equilibrio vida-trabajo
- Gestión de nómina más precisa
- Bajo costo
Mayor productividad
El mayor beneficio del seguimiento del tiempo, sin importar el método, es la productividad.
Permite a los profesionales gestionar mejor su jornada y aprovechar más cada hora de trabajo.
Para las empresas, esto significa más resultados por el mismo gasto en nómina.
Mejor equilibrio vida-trabajo
Además de beneficiar al negocio, el control del tiempo también ayuda a los empleados.
Una hoja de tiempo les permite vigilar su equilibrio entre vida y trabajo, algo clave para evitar el agotamiento y mejorar la productividad sostenible.
Mejor gestión de nómina
Si pagas por hora, necesitas registros precisos.
Sin una hoja de tiempo, podrías pagar de más o de menos, lo que genera errores y conflictos.
Además, calcular la nómina sin datos precisos consume tiempo valioso.
Bajo costo
En comparación con otros métodos, el uso de hojas de cálculo es accesible y económico.
Puedes comenzar con una herramienta gratuita como Google Sheets.
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Cómo Configurar el Seguimiento del Tiempo en Hojas de Cálculo
Veamos cómo configurar el seguimiento del tiempo con hojas de cálculo. Los pasos son:
- Definir qué necesitas registrar
- Crear un diseño claro y sencillo
- Instruir al equipo para que lo complete
Como todo proceso, comienza con el análisis de necesidades.
Define qué necesitas registrar
El control de tiempo suele incluir las horas trabajadas por día.
Pero si lo usarás para nómina, quizá debas registrar también:
- Descansos pagados y no pagados
- Diferentes tarifas horarias por proyecto
- Horas extras
Por ejemplo: si no pagas descansos, debes restarlos.
Si hay proyectos con tarifas especiales, hay que registrar ese tiempo aparte.
Lo mismo aplica para horas extra con tasa distinta.
Crea un diseño simple
Una vez sepas qué registrar, crea la hoja de cálculo para que el equipo la complete.
Puedes configurarla diaria, semanal, quincenal o mensual, según tu sistema de pagos.
Incluye campos clave como descansos, horas extra y cualquier detalle importante.
Haz que tu equipo registre su tiempo
El paso más importante es asegurarte de que el equipo la use correctamente.
Esto es clave porque el seguimiento en hojas es tedioso, repetitivo y propenso a errores.
También puede prestarse al robo de tiempo, del cual hablaremos a continuación.
Limitaciones del Seguimiento con Hojas de Cálculo
Los principales inconvenientes del uso de hojas de cálculo para el control del tiempo son:
- Proceso repetitivo
- Errores humanos
- Mayor posibilidad de fraude de tiempo
Repetitivo
Llenar hojas manualmente es tedioso y consume tiempo.
Esto resta foco de tareas clave que realmente impulsan el negocio.
Propenso a errores
Las hojas manuales no solo son repetitivas, también son fáciles de modificar por error.
Si la hoja es compartida, alguien podría alterar registros de otros sin darse cuenta.
Mayor riesgo de robo de tiempo
Algunos empleados pueden cometer errores de forma involuntaria o intencional.
Esto se conoce como robo de tiempo, y puede generar grandes pérdidas en la nómina.
Conoce más en nuestro artículo sobre cómo evitar el robo de tiempo.
Por Qué Usar un Software de Seguimiento de Tiempo en Su Lugar
Aunque las hojas pueden ayudarte a comenzar, el software especializado desbloquea todo el potencial del control de tiempo.
Aquí algunos beneficios que ofrece una solución como WebWork:
- Seguimiento automático del tiempo
- Integraciones con apps externas
- Monitoreo de actividad
Seguimiento automático del tiempo
Una de las grandes ventajas es automatizar el proceso.
En WebWork, basta con activar la opción de seguimiento automático en la app de escritorio.
Así, el registro deja de ser una tarea tediosa y gana en precisión.
Integraciones con herramientas de productividad
Si ya usas otras herramientas de productividad, integrarlas con hojas puede ser complejo.
En cambio, soluciones como WebWork ofrecen integraciones directas y flujos automatizados con miles de apps vía Zapier.
Más allá del tiempo: gestión completa
Por último, los buenos softwares van más allá del tiempo:
ayudan a gestionar tareas, proyectos, productividad, ausencias y mucho más desde una sola plataforma.
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