Учёт рабочего времени в таблицах: Полное руководство

Почему стоит отслеживать время в таблицах?

Начнём с преимуществ учёта времени в таблицах. Вот основные из них:

• Повышение продуктивности
• Баланс между работой и личной жизнью
• Оптимизация расчёта зарплаты
• Экономичность

Повышение продуктивности

Главное преимущество учёта времени — это рост продуктивности, независимо от выбранного метода. Отслеживание времени помогает сотрудникам эффективнее использовать рабочие часы. Это повышает их результативность и приносит больше пользы бизнесу при тех же расходах на зарплату.

Баланс между работой и личной жизнью

Кроме пользы для бизнеса, учёт времени может быть полезен и самим сотрудникам. Таблица учёта времени позволяет им отслеживать баланс между работой и личной жизнью. Поддержание этого баланса способствует долгосрочной продуктивности и помогает избежать выгорания.

Упрощённая расчётная ведомость

Если вы оплачиваете труд почасово, важно точно фиксировать отработанные часы. Без таблиц вы рискуете неправильно рассчитать выплаты — переплатить или недоплатить, что может привести к проблемам. Также ручной расчёт без учёта времени в таблицах занимает больше времени.

Доступность и экономичность

По сравнению с другими методами, учёт времени в таблицах — один из самых доступных и дешёвых способов. Всё, что нужно для начала — это бесплатный инструмент вроде Google Таблиц.

Как настроить учёт времени в таблицах

Перейдём к главному: как настроить учёт времени в таблицах. Это включает несколько шагов:

• Определить, что нужно отслеживать
• Создать понятный шаблон
• Дать инструкции команде по заполнению

Как и в любом деле, начинать нужно с анализа своих требований.

Определите, что нужно отслеживать

Обычно учёт времени подразумевает фиксацию общего количества отработанных часов в день. Но если вы хотите использовать данные для расчёта зарплаты, может потребоваться отслеживать и другие параметры:

• Оплачиваемые и неоплачиваемые перерывы
• Разные ставки оплаты по проектам
• Сверхурочные

Например: если вы не оплачиваете перерывы — их нужно учитывать. Если ставка выше на отдельный проект — важно отследить, сколько времени было потрачено именно на него. Если оплачиваете переработки по другой ставке — их тоже стоит выделить отдельно.

Создайте простой шаблон

После того как вы определили, что нужно отслеживать — создайте шаблон таблицы. Можно сделать табели на день, неделю, две недели или месяц — в зависимости от вашей системы оплаты. Не забудьте включить в шаблон все важные поля: перерывы, сверхурочные и пр.

Попросите команду вести учёт времени

Последний и самый важный шаг — это внедрение. После создания шаблона нужно отправить его команде и попросить регулярно заполнять. Этот шаг особенно важен, потому что ручной учёт времени связан с рядом трудностей. Он рутинный и утомительный, а значит — подвержен ошибкам и даже манипуляциям. Именно об этих ограничениях учёта времени в таблицах мы поговорим далее в разделе «Ограничения».

Ограничения учёта времени в таблицах

Как уже упоминалось, основные минусы учёта времени в таблицах:

• Рутинность
• Ошибки при заполнении
• Риск искажения данных

Повторяемость и рутинность

Ручное заполнение таблиц — занятие утомительное и времязатратное. Команда будет тратить на это драгоценное время, которое могла бы направить на задачи с высокой ценностью.

Подверженность ошибкам

Ручной учёт подвержен ошибкам. А если таблица общая — возможны случайные (или не случайные) правки данных других сотрудников.

Высокий риск фальсификации данных

Сотрудники могут ошибаться при вводе времени по невнимательности, но также — намеренно. Это называется хищение рабочего времени и в перспективе может сильно повлиять на бюджет компании. Подробнее читайте в нашей статье о предотвращении хищения времени.

Почему стоит использовать специальное ПО для учёта времени

Учёт времени в таблицах даёт базовое понимание, но специализированные приложения позволяют раскрыть весь потенциал. Вот лишь часть того, что предлагают современные трекеры, такие как WebWork:

• Автоматический учёт времени
• Интеграции с другими сервисами
• Отслеживание активности

Автоматический учёт времени

Одно из ключевых преимуществ — это автоматизация. Например, в WebWork достаточно включить «Автозапуск» в настройках десктопного трекера. Это превращает учёт времени из рутинной задачи в полностью автоматизированный процесс. Помимо экономии времени, вы получите более точные данные.

Интеграции с другими инструментами продуктивности

Скорее всего, вы уже используете другие инструменты продуктивности. Интеграция их с таблицами возможна, но сложна и неудобна. Специализированные решения — вроде WebWork — позволяют легко настроить интеграции с тысячами приложений через Zapier и другие платформы.

Больше, чем просто отслеживание времени

И последнее — качественные трекеры делают гораздо больше, чем просто фиксируют время: они помогают вам управлять проектами, отслеживать производительность, контролировать активность, отпуска и многое другое — всё в одном месте.