Qu’est-ce qu’un congé exceptionnel ?
Un congé exceptionnel est une période prolongée d'absence du travail qu’un salarié peut demander pour des raisons spécifiques. Comme tout congé, il doit être validé par un manager. Il peut être payé ou non selon la situation. Cela peut sembler similaire à un congé classique, mais il existe des différences notables.
Congé exceptionnel vs politique de congés classique
La principale différence réside dans le motif. Les congés classiques sont souvent utilisés pour les vacances ou le temps libre. Les congés exceptionnels concernent des situations sérieuses imprévues. Nous verrons des exemples plus loin. Une autre différence importante est la durée : un congé classique dure quelques semaines par an, tandis qu’un congé exceptionnel peut durer beaucoup plus longtemps.
Quelle est la durée d’un congé exceptionnel ?
Un congé exceptionnel typique dure plusieurs semaines, voire plusieurs mois dans le cas d’un congé parental. La durée exacte dépend des lois locales. Vous pouvez également proposer des congés non obligatoires, avec la durée que vous souhaitez.
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Différentes politiques de congé exceptionnel
Comme mentionné, il existe deux types principaux de congés exceptionnels : obligatoires et facultatifs.
Congés obligatoires par la loi
De nombreux pays imposent des congés spécifiques, comme le congé parental, qui peut durer plusieurs mois.
Congés exceptionnels facultatifs
En plus des obligations légales, vous pouvez proposer des congés supplémentaires comme avantages salariés. Par exemple, un congé de deuil. Ces politiques renforcent le bien-être et l’attractivité de votre entreprise.
Exemples courants de congés exceptionnels
Voici quelques exemples courants de congés exceptionnels :
- Service militaire : absence due à un appel sous les drapeaux.
- Congé parental : pour la naissance ou l’adoption d’un enfant.
- Congé maladie : pour des raisons médicales ou aider un proche.
- Congé de deuil : en cas de perte d’un membre de la famille.
Pourquoi la gestion des absences est importante pour l’employeur
Voyons maintenant la gestion des absences. Il existe deux approches : manuelle ou via un logiciel dédié. La gestion manuelle est chronophage et sujette aux erreurs. Il devient difficile de suivre les soldes d’absence. Le logiciel, en revanche, simplifie le suivi des absences et réduit considérablement les erreurs.
Avantages du suivi via logiciel
Plusieurs solutions logicielles facilitent le travail des RH. Outre les suites RH, des outils de productivité comme WebWork peuvent centraliser le suivi des absences. Cela permet à l’équipe de rester organisée et d’anticiper les absences. Bien que la planification des absences ne soit pas toujours critique, pour les congés longs, elle aide à maintenir la productivité. Si vous utilisez un outil de planification de travail, l’impact sera encore plus important.
Autre avantage : la réduction des erreurs. L’automatisation évite les erreurs de saisie et facilite leur correction en cas de besoin.
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Comment utiliser un logiciel de suivi des congés : étape par étape
Voyons maintenant comment utiliser un logiciel de suivi des congés dans votre entreprise, étape par étape — à commencer par le choix du bon outil.
Choisir un logiciel de suivi
Commencez par choisir un outil adapté. Vous pouvez opter pour un logiciel RH, mais cela peut être coûteux. Une autre solution est d’utiliser un logiciel de suivi du temps comme WebWork, qui inclut la gestion des congés. En plus de cela, vous pouvez gérer la gestion de tâches, améliorer la productivité, et bien plus encore. Un investissement rentable à long terme.
Créer vos politiques d’absence
Une fois votre outil choisi, configurez vos politiques d’absence dans le système. Par exemple, dans WebWork, créez une politique, définissez les soldes de jours et précisez s’ils sont payés ou non.
Former votre équipe à l’utilisation
Ensuite, formez votre équipe. Dans WebWork, c’est simple : les employés apprennent à faire des demandes correctement, les managers apprennent à les traiter selon les règles internes.
Gérer les absences depuis le tableau de bord
Après ces étapes, vous pourrez gérer les absences directement via votre tableau de bord. Vous bénéficierez ainsi d’un suivi automatisé avec peu d’effort.
