Heute werden Automatisierungstools auf vielen Plattformen und in zahlreichen Branchen eingesetzt, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Sie vereinfachen Arbeitsprozesse, befreien uns von sich wiederholenden Aufgaben und ermöglichen es uns, unsere Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu lenken.

Inhaltsverzeichnis

• Automatisierung im Projektmanagement
• Warum Automatisierung im Projektmanagement einsetzen?
• Brauchst du Automatisierung?
• Vorteile der Automatisierung
• 5 Automatisierungstools für 2022

Automatisierung im Projektmanagement

Die Einführung von Automatisierung im Projektmanagement hat sich für Manager und Teams als echter Gamechanger erwiesen. Egal, ob du sie bereits nutzt oder nicht – wenn du hier bist, bist du auf dem richtigen Weg. Wer einmal damit gearbeitet hat, möchte nicht mehr darauf verzichten.

Um zu verstehen, wie das funktioniert, nehmen wir Chatbots als Beispiel. Heutzutage hat fast jede Website einen. Sie sind äußerst effektiv darin, relevante Informationen zur richtigen Zeit bereitzustellen – ganz ohne menschliches Eingreifen. Sie erhalten ihre Anweisungen im Voraus und reagieren auf Basis eines Auslösers, zum Beispiel einer Nachricht eines Website-Besuchers. Anders gesagt übernehmen sie die Arbeit eines Mitarbeiters, bis tatsächlich ein Mensch gefragt ist – was in vielen Fällen gar nicht erst vorkommt.

In diesem Artikel schauen wir uns die Vorteile und Gründe für Projektmanagement-Automatisierung an – sowie 5 Tools, mit denen du sofort loslegen kannst.

Warum Automatisierung im Projektmanagement einsetzen?

Kurze Antwort – weil sie deine Arbeit für dich erledigt!

Die Integration von Automatisierung ins Projektmanagement entlastet nicht nur spürbar beim Arbeitsaufwand, sondern spart auch Zeit und Ressourcen.

Wichtig zu verstehen: Automatisierung ist keine Wunderlösung für das Projektmanagement, sondern ein Hilfsmittel. Wie Wrike es treffend formuliert: Sie ist keine Lösung an sich, sondern ein Verstärker.

Das bedeutet: Bevor du Automatisierung einführst, muss alles bereits sauber aufgesetzt sein – denn sie verstärkt nur das, was du ihr mitgibst, und löst keine grundlegenden Probleme.

Brauchst du Automatisierung?

Vielleicht bist du noch nicht ganz überzeugt, warum du Automatisierung brauchst. Falls doch – super, dann scroll einfach weiter. Falls nicht, überleg kurz, ob dir folgendes bekannt vorkommt.

Hast du jemals mit folgenden Dingen zu kämpfen gehabt:

• verpasste Deadlines
• ständiges Erinnern und Hinterherlaufen
• sich wiederholende Aufgaben
• zeitraubende administrative Routineaufgaben
• Aufgaben, die eigentlich kaum Aufsicht brauchen

Höchstwahrscheinlich kennst du einige, wenn nicht sogar alle dieser Probleme aus deinem Arbeitsalltag – besonders Freelancer werden hier nicken.

Genau deshalb ist es so wichtig, eine Workflow-Software zu haben, mit der du eigene Automatisierungen erstellen kannst, die genau zu deinen Arbeitsanforderungen passen.

Vorteile der Automatisierung

Automatisierungstools bieten Vorteile, die auf anderem Wege kaum zu erreichen sind.

Hier sind einige davon:

• Entlastung vom Arbeitsaufwand

In erster Linie entlastet Automatisierung den Manager, indem sie wiederkehrende und administrative Aufgaben abnimmt. Dazu gehören zum Beispiel das Zuweisen von Aufgaben, das Versenden von Erinnerungen, Projekt- und Berichts-Updates, die Datenerfassung und vieles mehr.

So werden Manager und Teams von einem Teil der weniger kritischen oder eher minderwertigen Arbeit befreit, die sich im Laufe der Zeit zu einer echten Belastung summieren kann.

• Bessere Verteilung von Energie und Fokus

Ein weiterer Vorteil ist die bessere Verteilung von Energie, Aufmerksamkeit und Fokus. Wenn Manager und Mitarbeiter sich nicht mehr um kleine, unkomplizierte Aufgaben kümmern müssen, können sie ihre Zeit und Energie gezielt in Aufgaben investieren, die wirklich Aufmerksamkeit erfordern.

• Höhere Produktivität

Eine effizientere Verteilung von Aufwand und Fokus führt ganz natürlich zu höherer Produktivität. Da Automatisierung kalkulierbare und programmierbare Aufgaben übernimmt, können Mitarbeiter in den Bereichen bessere Ergebnisse erzielen, die Kreativität und Innovation erfordern.

• Geringeres Risiko menschlicher Fehler

Automatisierungstools reduzieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler – vorausgesetzt, sie sind korrekt konfiguriert und frei von grundlegenden Inkonsistenzen. So leistungsfähig das menschliche Gehirn auch ist: Fehler passieren, besonders durch Unachtsamkeit. Genau das ist bei Automatisierungstools kaum ein Thema – aber auch hier gilt: nur mit den richtigen Anweisungen.

Fünf Automatisierungstools für 2022

An diesem Punkt bist du wahrscheinlich bereit, Automatisierung in dein Projektmanagement zu integrieren – nur weißt du noch nicht genau, welche Tools du dafür nutzen sollst.

Kein Problem, wir haben die Antwort!

Hier sind 5 Automatisierungstools, mit denen du sofort starten kannst.

WebWork Time Tracker

WebWork Time Tracker Dashboard

Stell dir vor, du könntest von überall auf der Welt sehen, woran dein Mitarbeiter gerade arbeitet. Genau das ermöglicht dir WebWork – ohne großen Aufwand deinerseits.

Du erhältst automatisierte Screenshots sowie detaillierte Informationen darüber, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter für welches Projekt, welche App und welche Website aufwendet, wann er kommt und geht – und wer am produktivsten ist.

WebWork Time Tracker ermöglicht es dir, dein Projektmanagement zu automatisieren, indem du die Arbeit deiner Mitarbeiter überwachst und nachverfolgst.

Mit den richtigen Einstellungen und ohne weiteres Eingreifen erhältst du

• automatisierte Screenshots und Pop-ups
• detaillierte Berichte zum Aktivitätsniveau der Mitarbeiter
• App- und Website-Nutzung
• Anwesenheitsdaten

Im richtigen Screenshot-Modus werden alle 10 Minuten zufällige Screenshots der Bildschirme deiner Mitarbeiter erstellt. Aber das ist noch nicht alles: WebWork liefert dir außerdem detaillierte Informationen über die für jedes Projekt, jede App und jede Website aufgewendete Zeit.

Ein weiteres Beispiel für Automatisierung mit WebWork: Du kannst bestimmte Daten hinterlegen – zum Beispiel Facebook als unproduktive Website markieren. Besucht ein Mitarbeiter diese Seite, öffnet das Automatisierungstool automatisch ein Pop-up, das ihn daran erinnert, wieder an die Arbeit zu gehen. Ausnahmen lassen sich natürlich einrichten (z. B. wenn Facebook zur Arbeit gehört).

So einfach ist das!

ClickUp

ClickUp ist ein Projektmanagement-Tool für Aufgabenverwaltung, Kommunikation, Zusammenarbeit und vieles mehr. Dank seines breiten Funktionsumfangs gilt es auch als Automatisierungstool.

Was du mit ClickUp automatisieren kannst:

• Aufgaben zuweisen
• Tags hinzufügen, wenn sich ein Status ändert
• Priorität einer Aufgabe anpassen, wenn die Deadline näher rückt
• eigene Automatisierungen erstellen

Indem du dem Tool deine Anweisungen gibst, legst du Bedingungen fest, die für das einwandfreie Funktionieren der Automatisierung entscheidend sind. Sobald der entsprechende Auslöser eintritt, weiß die Automatisierung genau, was zu tun ist.

ClickUp macht Projektmanagement-Automatisierung zum Kinderspiel – mit mehr als 50 vorgefertigten Automatisierungen. Und falls keine davon zu deinen Anforderungen passt, kannst du einfach eine eigene erstellen.

Slack

Slack ist ein Kommunikationstool, das die Zusammenarbeit im Team strukturiert, schnell und sicher macht.

Es kann eigenständig genutzt oder mit Projektmanagement-Tools integriert werden, um Workflow-Automatisierungen umzusetzen – zum Beispiel automatische Benachrichtigungen, das Versenden von Shout-outs, Bots für verschiedene Zwecke und vieles mehr.

Mit automatisierten Benachrichtigungen müssen Sie beispielsweise nicht jeden Mitarbeiter manuell an jedes Update erinnern, da diese automatisch an den jeweiligen Kanal in Slack gesendet werden. Beachten Sie dabei, dass Slack in die von Ihnen verwendete Projektmanagement-Software integriert sein muss.

Jotform

Jotform ist ein Formular-Builder und -Creator, der für die Workflow-Automatisierung eingesetzt werden kann. Er eignet sich zur Erstellung automatisierter Aufgaben, die auf Formularen basieren.

Wer häufig mit Formularen arbeitet, möchte natürlich Fehler vermeiden, die bei manueller Erstellung zwangsläufig passieren. Mit einem Automatisierungstool wie Jotform oder Leadgenapp erzielen Sie die gleiche oder bessere Leistung – bei deutlich geringerem Fehlerrisiko.

Wie auf der Jotform-Website beschrieben, lässt es sich zum Beispiel nutzen, um Website-Besuchern automatisch eine Antwort zu senden, nachdem sie ein Formular ausgefüllt haben.

Darüber hinaus kann es als Teil einer CRM-Software eingesetzt werden, um Lead-Generierungsdaten aus Web-Formularen zu erfassen.

ifttt

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Das letzte Tool, das ich in unsere Liste aufnehmen möchte, ist Ifttt. Es handelt sich um ein Automatisierungstool zur Verknüpfung verschiedener Apps und Geräte.

Ifttt ist ein äußerst vielseitiges Tool, das mit über 650 Services kompatibel ist. Sie wählen einfach die beiden Services aus, die Sie verbinden möchten, legen die erforderlichen Bedingungen fest – und schon haben Sie eine Automatisierung erstellt.

Diese Automatisierungen werden als Applets bezeichnet. Sie können entweder auf vorgefertigte Applets zurückgreifen oder eigene erstellen.

Nun zum interessanten Teil: IFTTT steht für „if this then that“, was bedeutet, dass festgelegte Anweisungen ein bestimmtes Ergebnis auslösen.

Wenn Sie ein neues Applet erstellen möchten, fügen Sie im Abschnitt „if this“ eine App oder einen Service hinzu, wählen die gewünschten Einstellungen und fügen anschließend im Abschnitt „then that“ einen weiteren hinzu.

An diesem Punkt sollten Sie von der Wirksamkeit der Automatisierung im Projektmanagement überzeugt sein und wissen, welche Tools Sie in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Automatisierung revolutioniert die Art und Weise, wie wir arbeiten, und ist dabei eine enorme Unterstützung.

Deshalb ist es höchste Zeit, einige dieser Tools in Ihrer Arbeit einzusetzen und Projektmanagement-Automatisierung selbst zu erleben.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, probieren Sie WebWork Time Tracker aus – es wird ein kostenloser Test angeboten.

Lassen Sie es Ihre tägliche Arbeitsroutine vereinfachen und den Einstieg in die Automatisierung Ihres Workflows erleichtern.

Sie werden nie wieder darauf verzichten wollen.