Projekte im Unternehmen zu managen kann ganz schön herausfordernd sein. Es gibt viele Dinge, die man im Blick behalten muss, damit ein Projekt erfolgreich wird – darunter das Thema dieses Artikels: Projektergebnisse. Projektergebnisse im Projektmanagement gibt es in verschiedenen Arten und Ausprägungen, die wir heute genauer unter die Lupe nehmen. Fangen wir aber zunächst mit den Grundlagen an.

Was sind Projektergebnisse im Projektmanagement?

Projektergebnisse sind die Resultate, die du in verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus liefern musst. Diese Outputs können die unterschiedlichsten Formen annehmen – je nachdem, welche Art von Produkt du gerade entwickelst. Jedes Projekt in deinem Unternehmen braucht mindestens ein Projektergebnis. Bei längerfristigen Projekten können es aber auch deutlich mehr erwartete Ergebnisse sein.

Als Beispiel: Stell dir vor, du arbeitest an einer Website. In diesem Fall könnten deine Projektergebnisse ein Design-Mockup, einzelne Unterseiten und ein Header-Element umfassen.

Klar definierte Projektergebnisse helfen dir, während des gesamten Prozesses den Überblick zu behalten. Das wiederum macht es einfacher, deine Ziele effektiv zu erreichen. Apropos Ziele: Ziele und Projektergebnisse sind zwei Konzepte, die sich stark ähneln – weshalb sie in der Praxis oft verwechselt werden. Schauen wir uns also an, was sie voneinander unterscheidet.

Projektergebnisse vs. Projektziele

Der wesentliche Unterschied zwischen Projektzielen und Projektergebnissen liegt im Zeitpunkt ihrer Erreichung. Ziele werden typischerweise gegen Ende eines Projekts erreicht und stellen damit vergleichsweise bedeutende Meilensteine dar. Projektergebnisse hingegen können in jeder Phase eines Projekts entstehen – vom Projektstart bis zum Abschluss. Das führt uns direkt zu unserem nächsten Thema: den verschiedenen Arten von Projektergebnissen im Projektmanagement.

Die Arten von Projektergebnissen im Projektmanagement

Projektergebnisse lassen sich auf viele verschiedene Weisen einteilen. Wir betrachten drei gängige Klassifizierungsansätze:

• Intern vs. Extern
• Greifbar vs. Nicht greifbar
• Prozess vs. Produkt

Interne vs. externe Projektergebnisse

Bei internen und externen Projektergebnissen geht es schlicht darum, für wen ein bestimmtes Ergebnis gedacht ist. Die Bezeichnungen sind selbsterklärend: Interne Ergebnisse sind für den internen Gebrauch bestimmt, externe für einen Kunden. Ein Beispiel für ein internes Ergebnis wäre ein internes Support-Handbuch für ein Produkt. Externe Ergebnisse können dagegen alles sein – von Software bis hin zu physischen Produkten. Und damit kommen wir zum nächsten Punkt: greifbare vs. nicht greifbare Ergebnisse.

Greifbare vs. nicht greifbare Projektergebnisse

Greifbare und nicht greifbare Projektergebnisse lassen sich auf verschiedene Weisen definieren. Die gängigste Methode orientiert sich an der ursprünglichen Wortbedeutung: etwas, das man anfassen kann. Demnach wäre ein physischer Prototyp ein greifbares Projektergebnis, während Software als nicht greifbar gilt.

Andere Definitionen klassifizieren nicht messbare Ergebnisse als greifbar – das wären dann die finalen Outputs der einzelnen Projektphasen. Nicht greifbare Projektergebnisse hingegen ermöglichen es, den Fortschritt in Richtung eines konkreten Ziels zu messen – beispielsweise die Steigerung des Umsatzes.

Prozess- vs. Produktergebnisse

Ähnlich wie bei internen und externen Ergebnissen ist auch hier die Bezeichnung selbsterklärend. Ein Prozessergebnis ist etwas, das während des Projektlebenszyklus erarbeitet wird. Ein Produktergebnis hingegen entsteht typischerweise am Ende eines Projekts – wenn das fertige Endprodukt übergeben wird.

Warum du Projektergebnisse klar definieren solltest

Klar definierte Projektergebnisse helfen deinem Team, strukturiert zu arbeiten. Konkret unterstützen sie dich bei folgenden wichtigen Aspekten während der Projektarbeit:

• Den Fortschritt des Teams im Blick behalten
• Transparenz gegenüber Kunden und Partnern schaffen
• Qualitätsstandards sicherstellen und Schwachstellen rechtzeitig beheben

Den Fortschritt im Blick behalten

Den Projektfortschritt zu überwachen ist entscheidend für den Erfolg. Ob du das manuell oder mit einem Projektmanagement-Tool machst – klar definierte Projektergebnisse machen deine Arbeit deutlich einfacher. Du kannst für einzelne erwartete Ergebnisse Deadlines setzen und deren Lieferdaten im Auge behalten. Wer das konsequent über den gesamten Projektzeitraum macht, erkennt Engpässe frühzeitig. Das erhöht die Chancen erheblich, Projekte deutlich vor dem offiziellen Abgabedatum abzuschließen.

Transparenz gegenüber Kunden schaffen

Wenn du ein Projekt für einen bestimmten Kunden umsetzt, sind klar definierte Projektergebnisse das A und O. Sie geben deinem Kunden die nötige Sicherheit während des gesamten Prozesses. Er kann frühzeitig Anpassungen anfragen – bevor es zu spät ist –, was auch für dein Team von Vorteil ist. Ein klarer Zeitplan für Projektergebnisse führt insgesamt zu einer besseren Kundenerfahrung und stärkt die Kundenbindung an dein Unternehmen.

Qualitätsstandards sicherstellen

Wer Projektergebnisse in verschiedenen Phasen definiert, macht es sich leichter, die Qualität der finalen Ergebnisse zu beurteilen. Indem du die Qualität jedes einzelnen Ergebnisses prüfst, kannst du die Arbeit deines QA-Teams in überschaubare Teilaufgaben aufteilen. Das vereinfacht nicht nur die Arbeit deiner Mitarbeitenden – wer Qualität in mehreren Phasen prüft, erkennt Schwachstellen rechtzeitig und kann sie noch vor dem Abschluss beheben.

Typische Herausforderungen bei Projektergebnissen im Projektmanagement

Nachdem wir geklärt haben, warum du Projektergebnisse definieren solltest, schauen wir uns nun ein paar Herausforderungen an, die dabei auftreten können:

• Unklare Erwartungen: Kunden kommunizieren ihre Vorstellungen oft nicht klar genug. Das kann zu unnötiger Doppelarbeit im Team führen und den Fortschritt ausbremsen.
• Mangelnde Kommunikation seitens des Kunden: Manche Kunden kommunizieren schlecht – sowohl zu Projektbeginn als auch während des gesamten Projektverlaufs. Ähnlich wie beim vorherigen Punkt kann das das Team erheblich verlangsamen.
• Scope Creep: Das Konzept des Scope Creep dürfte den meisten bekannt sein. Was als überschaubares Projekt beginnt, kann sich schnell zu etwas viel Größerem ausweiten.

Zum Glück lassen sich die Auswirkungen dieser Herausforderungen mit den richtigen Produktivitätswerkzeugen gut in den Griff bekommen: Zeiterfassungssoftware.

Projektergebnisse im Projektmanagement mit Zeiterfassung festlegen

Zeiterfassungstools mit integrierten Projektmanagement-Funktionen machen das Festlegen von Projektergebnissen zum Kinderspiel. Hier sind ein paar Stationen im Projektmanagement-Prozess, bei denen Zeiterfassung echten Mehrwert liefert:

• Projektergebnisse identifizieren und definieren
• Deadlines und Erwartungen festlegen
• Verantwortliche Mitarbeitende zuweisen

Projektergebnisse identifizieren und definieren

Der erste Schritt zur Umsetzung von Projektergebnissen ist ihre Identifikation. Dabei wird das Projekt in kleinere Teilbereiche aufgeteilt und jedem davon ein klares Ziel zugewiesen. Außerdem solltest du die wichtigsten Details jedes erwarteten Ergebnisses festhalten. Diese können je nach Art des Projektergebnisses sehr unterschiedlich aussehen. Für einen Bericht oder Aktionsplan möchtest du vielleicht Umfang und Format vorgeben. Bei einem bestimmten Software-Feature reicht hingegen oft eine schlichte Deadline. Und die ist unser nächster Punkt.

Deadlines und Erwartungen festlegen

Sobald du weißt, was du erreichen willst und wie, solltest du Deadlines setzen. Diese bilden den Zeitplan für deine Projektergebnisse – und den kannst du anschließend nutzen, um den Fortschritt deines Teams zu verfolgen. Wichtig dabei: Alle Teammitglieder müssen über die Deadlines Bescheid wissen. Nur so wissen sie, was in ihrem Arbeitsalltag auf sie zukommt, und können dazu beitragen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Verantwortliche Mitarbeitende zuweisen

In vielen der erfolgreichsten Unternehmen weltweit gibt es für Projektergebnisse dedizierte Verantwortliche. Diese Mitarbeitenden übernehmen die Rolle eines sogenannten Owners. Das bedeutet, sie koordinieren die Arbeit rund um ein bestimmtes Projektergebnis. Ein Owner muss dabei aber nicht zwingend selbst an den Aufgaben mitarbeiten.

Fazit

Klar definierte Projektergebnisse helfen deinem Team, strukturiert zu arbeiten. Sie ermöglichen es dir, den Projektfortschritt in deinem Unternehmen im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass Ziele rechtzeitig erreicht werden. Mit einem Zeiterfassungstool, das starke Projekt- und Aufgabenverwaltungsfunktionen bietet – wie WebWork – kannst du deine Arbeit noch weiter vereinfachen. Das hilft dir, Projekte termingerecht abzuschließen und das Wachstum deines Unternehmens zu beschleunigen.