Gestionar proyectos en las empresas puede ser un desafío. Hay muchos aspectos que hay que tener en cuenta para garantizar el éxito de un proyecto, incluyendo el tema de este artículo: los entregables . Los entregables de gestión de proyectos son de diferentes tipos y variedades, y hoy los exploraremos. Pero primero, veamos los fundamentos del concepto.
¿Qué son los entregables en la gestión de proyectos?
Los entregables son los resultados que debe producir en las distintas etapas del ciclo de vida del proyecto . Estos productos pueden adoptar diversas formas, dependiendo en gran medida del tipo de producto en el que esté trabajando. Cada proyecto que inicie en su empresa deberá tener al menos un entregable. Sin embargo, pueden tener muchos más resultados esperados, especialmente los proyectos de mayor duración.
Por ejemplo, supongamos que trabajas en un sitio web. En este caso, los resultados del proyecto podrían incluir una maqueta de diseño, algunas páginas individuales y un elemento de encabezado.
Los entregables de gestión de proyectos le permiten mantenerse más organizado durante todo el proceso. Esto, a su vez, le ayudará a alcanzar sus objetivos con mayor eficacia. A propósito, objetivos y entregables son dos conceptos muy similares. Por ello, los profesionales suelen confundirlos. Exploremos ahora las diferencias entre ambos.
Entregables vs. objetivos de la gestión de proyectos
La principal diferencia entre los objetivos y los entregables de un proyecto radica en su logro. Normalmente, los objetivos se completan cerca del final del proyecto. Por lo tanto, se trata de logros relativamente significativos. Los entregables, en cambio, pueden presentarse en cualquier etapa del proyecto, desde el principio hasta el final. Esto nos lleva directamente al siguiente tema de discusión: los diferentes tipos de entregables en la gestión de proyectos.
Los tipos de entregables de gestión de proyectos
Los entregables en la gestión de proyectos pueden presentarse en diversas variantes. Exploraremos tres formas de clasificarlos:
- Interno vs. Externo
- Tangible vs Intangible
- Proceso vs. Producto
Entregables internos vs externos
Los entregables internos y externos del proyecto se refieren simplemente a quién se destina el resultado esperado. Su nombre es intuitivo: los internos se destinan al uso interno y los externos al cliente. Un ejemplo de entregable interno son las directrices de soporte específicas para un producto. Los resultados externos, por su parte, pueden ser cualquier cosa, desde software hasta productos tangibles. Hablando de tangibles, este es nuestro siguiente punto de discusión.
Entregables tangibles vs intangibles
Existen varias maneras de definir los entregables tangibles e intangibles en la gestión de proyectos. El método más común sigue el significado original de la palabra tangible: algo que se puede tocar. Siguiendo esta lógica, un prototipo físico se consideraría un entregable tangible. El software, por su parte, sería intangible.
Otras definiciones de resultados tangibles e intangibles clasifican los resultados no medibles como tangibles. Estos serían los productos finales de las distintas etapas del proyecto. Los entregables intangibles, por otro lado, permiten medir el progreso hacia un objetivo específico, como el aumento de los ingresos.
Entregables del proceso vs. del producto
Al igual que los entregables internos y externos, los resultados de proceso y producto se explican por sí solos. Un entregable de proceso es algo que puede ser necesario completar a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Un entregable de producto, por otro lado, suele entregarse al final del proyecto, cuando se está listo para entregar el producto final.
¿Por qué es importante definir los entregables en la gestión de proyectos?
Definir resultados esperados claros puede ayudar a su personal a mantenerse organizado. A su vez, esto le ayudará en los siguientes pasos importantes a medida que trabaja en su proyecto:
- Realizar un seguimiento del progreso mientras su equipo trabaja en su proyecto
- Mejorar la transparencia con clientes y socios
- Garantizar los estándares de calidad finales y abordar cualquier deficiencia
Seguimiento del progreso
Monitorear el progreso de sus proyectos es vital para garantizar su éxito. Ya sea manualmente o mediante una herramienta de gestión de proyectos , establecer entregables claros le facilitará el trabajo. Puede establecer plazos para los diferentes resultados esperados y realizar un seguimiento de sus fechas de entrega. Si lo hace durante toda la vida útil de un proyecto, podrá identificar a tiempo los obstáculos que afectan al rendimiento. En consecuencia, sus proyectos también tendrán más probabilidades de completarse mucho antes de sus fechas límite.
Mejorar la transparencia con los clientes
Si trabajas en un proyecto para un cliente específico, es fundamental establecer entregables claros. Esto le dará a tu cliente mayor confianza durante todo el proceso. Podrá solicitar cualquier ajuste antes de que sea demasiado tarde, lo cual también beneficiará mucho a tu equipo. Un cronograma claro de entregables resultará en una mejor experiencia general para tus clientes y aumentará su fidelidad a tu empresa.
Garantizar los estándares de calidad finales
Establecer entregables en varias etapas de su proyecto le facilitará evaluar la calidad de los resultados finales. Al examinar la calidad de cada uno de estos entregables, podrá dividir el trabajo de su equipo de control de calidad en partes más pequeñas. Además de simplificar el trabajo de su personal, verificar la calidad en más de una etapa le ayudará a detectar y corregir cualquier deficiencia a tiempo.
Desafíos comunes con los entregables en la gestión de proyectos
Tras explicar por qué es importante definir los entregables, exploremos algunos desafíos que podrían surgir al hacerlo. Estos incluyen:
- Expectativas mal definidas : los clientes a menudo no comunican con claridad sus expectativas para un proyecto. Esto puede generar mucha duplicación de trabajo para el equipo, lo que lo ralentiza.
- Falta de comunicación por parte del cliente : Siguiendo con el tema de la comunicación, algunos clientes no la gestionan bien, tanto al inicio como a lo largo del ciclo de vida de sus proyectos. Al igual que en el punto anterior, esto puede ralentizar el trabajo de tu equipo.
- Desviación del alcance : probablemente conozcas el concepto de desviación del alcance. Lo que empieza como un proyecto relativamente pequeño puede convertirse rápidamente en algo mucho más grande.
Afortunadamente, minimizar el impacto de estos desafíos es bastante sencillo con ciertas herramientas de productividad: software de seguimiento del tiempo .
Establecer entregables de gestión de proyectos con seguimiento del tiempo
Los sistemas de seguimiento de tiempo con soluciones de gestión de proyectos simplifican la definición de entregables. A continuación, se presentan algunos pasos en la gestión de proyectos donde el seguimiento de tiempo puede ser beneficioso:
- Identificación y definición de entregables
- Establecer plazos y expectativas
- Asignación de personal responsable de los entregables
Identificación y definición de entregables
El primer paso para completar los entregables del proyecto es identificarlos. Esto implica dividir el proyecto en partes más pequeñas y asignar objetivos finales a cada una. También debe definir los detalles clave de cada resultado esperado. Estos variarán considerablemente según el tipo de entregable. Por ejemplo, puede que desee establecer una extensión y un formato objetivo para algo como un informe o un plan de acción. Por otro lado, puede que solo desee establecer una fecha límite para una función específica del software. Convenientemente, las fechas límite son nuestro siguiente punto de discusión.
Establecer plazos y expectativas
Tras identificar qué quieres lograr y cómo, debes empezar a establecer plazos. Estos te permitirán establecer el cronograma de entregas de tu proyecto, que luego podrás usar para monitorear el progreso de tu equipo. Es importante que todos en tu equipo conozcan los plazos. Esto les ayudará a saber qué esperar en su día a día para garantizar que el proyecto se complete con éxito.
Asignar personal responsable de los entregables.
En muchas de las empresas más exitosas del mundo, los entregables de la gestión de proyectos suelen tener un responsable. A estos empleados se les asigna el rol de propietario. Esto significa que coordinarán el trabajo para un entregable específico. Sin embargo, un propietario no necesariamente tiene que trabajar directamente en sus objetivos.
Reflexiones finales
Una definición clara de los entregables en la gestión de proyectos puede ayudar a tu equipo a mantenerse organizado. Te permitirán monitorear el progreso de los proyectos en tu empresa y garantizar que tus objetivos se alcancen a tiempo. Puedes simplificar aún más tu trabajo utilizando un sistema de seguimiento del tiempo con potentes funciones de gestión de proyectos y tareas, como WebWork. Esto te ayudará a completar los proyectos a tiempo y a acelerar el crecimiento de tu organización.
