Управление проектами в бизнесе — задача непростая. Нужно держать в голове огромное количество вещей, чтобы проект завершился успешно. Одна из таких вещей — тема этой статьи: результаты проекта (deliverables). Они бывают разных типов и форм, и сегодня мы разберём их все. Но сначала — разберёмся с базовыми понятиями.
Что такое результаты проекта в управлении проектами?
Результаты проекта — это то, что вы должны произвести на разных этапах жизненного цикла проекта. Это могут быть самые разные выходные данные — всё зависит от типа продукта, над которым вы работаете. У каждого проекта в вашем бизнесе должен быть хотя бы один ожидаемый результат. Однако у более долгосрочных проектов их может быть значительно больше.
Допустим, вы разрабатываете веб-сайт. В этом случае результаты проекта могут включать дизайн-макет, отдельные страницы и элемент шапки сайта.
Чётко определённые результаты помогают сохранять порядок на протяжении всего процесса и эффективнее достигать целей. Кстати, цели и результаты проекта — понятия очень похожие, и профессионалы нередко их путают. Давайте разберёмся, в чём между ними разница.
Результаты проекта vs цели проекта
Главное отличие целей от результатов проекта — в том, на каком этапе они достигаются. Как правило, цели достигаются ближе к завершению проекта и представляют собой достаточно значимые вехи. Результаты же могут появляться на любом этапе жизненного цикла проекта — с самого начала и до финала. Это плавно подводит нас к следующей теме: типам результатов в управлении проектами.
Типы результатов в управлении проектами
Результаты проекта бывают самыми разными. Мы рассмотрим три способа их классификации:
- Внутренние vs внешние
- Материальные vs нематериальные
- Процессные vs продуктовые
Внутренние и внешние результаты
Внутренние и внешние результаты проекта отличаются тем, для кого они предназначены. Названия говорят сами за себя: внутренние — для использования внутри компании, внешние — для клиента. Пример внутреннего результата — инструкции по поддержке продукта. Внешними могут быть как программные продукты, так и физические изделия. Кстати, о физическом — это наш следующий пункт.
Материальные и нематериальные результаты
Существует несколько подходов к определению материальных и нематериальных результатов проекта. Наиболее распространённый опирается на буквальный смысл слова «материальный» — то, что можно потрогать. Согласно этой логике, физический прототип считается материальным результатом, а программное обеспечение — нематериальным.
Другие определения разграничивают результаты по измеримости. Материальными в этом случае считаются конечные продукты отдельных этапов проекта. Нематериальные же позволяют отслеживать прогресс в достижении конкретной цели — например, роста выручки.
Процессные и продуктовые результаты
Как и в случае с внутренними и внешними результатами, здесь всё достаточно очевидно. Процессный результат — это то, что создаётся в ходе жизненного цикла проекта. Продуктовый результат, как правило, появляется в конце проекта — когда финальный продукт готов к сдаче.
Почему важно определять результаты проекта
Чёткое определение ожидаемых результатов помогает команде работать организованно. Это особенно важно на следующих ключевых этапах:
- Отслеживание прогресса по мере работы команды над проектом
- Повышение прозрачности взаимодействия с клиентами и партнёрами
- Контроль качества финального результата и устранение недочётов
Отслеживание прогресса
Мониторинг хода работ — обязательное условие успешного завершения проекта. Независимо от того, делаете ли вы это вручную или с помощью инструмента управления проектами, чёткие результаты значительно упрощают задачу. Вы можете устанавливать дедлайны для каждого ожидаемого результата и отслеживать сроки их выполнения. Если делать это на протяжении всего проекта, можно вовремя выявить узкие места в работе команды — и с большей вероятностью завершить проект раньше намеченного срока.
Повышение прозрачности для клиентов
Если вы работаете над проектом для конкретного клиента, чётко обозначенные результаты — это must have. Клиент будет чувствовать себя уверенно на протяжении всего процесса и сможет вносить корректировки, пока ещё не поздно — что пойдёт на пользу и вашей команде. Понятная временная шкала результатов повышает общее качество взаимодействия с клиентом и укрепляет его лояльность к вашему бизнесу.
Контроль качества финального результата
Определение результатов на разных этапах проекта упрощает оценку качества финального продукта. Проверяя качество каждого промежуточного результата, вы разбиваете работу QA-команды на небольшие управляемые блоки. Это не только облегчает жизнь команде, но и позволяет вовремя выявить и устранить проблемы — до того, как они превратятся в серьёзные недочёты.
Типичные сложности при работе с результатами проекта
Разобравшись с тем, зачем определять результаты, давайте поговорим о трудностях, с которыми вы можете столкнуться в этом процессе:
- Размытые ожидания: клиенты нередко не могут чётко сформулировать, чего они хотят от проекта. Это приводит к дублированию работы и тормозит команду.
- Слабая коммуникация со стороны клиента: продолжая тему общения — некоторые клиенты плохо коммуницируют как в начале проекта, так и на протяжении всего его жизненного цикла. Как и в предыдущем случае, это замедляет работу команды.
- Расползание границ проекта (scope creep): вы наверняка знакомы с этим явлением. Небольшой на первый взгляд проект может незаметно разрастись до огромных масштабов.
К счастью, минимизировать влияние этих проблем вполне реально с помощью правильных инструментов: программ для учёта рабочего времени.
Определение результатов проекта с помощью учёта рабочего времени
Трекеры времени с функциями управления проектами делают работу с результатами значительно проще. Вот несколько этапов проекта, на которых учёт времени окажется особенно полезным:
- Определение и описание результатов
- Установка дедлайнов и ожиданий
- Назначение ответственных за каждый результат
Определение и описание результатов
Первый шаг к достижению результатов проекта — их определение. Для этого нужно разбить проект на более мелкие части и задать конечную цель для каждой из них. Также стоит зафиксировать ключевые параметры каждого ожидаемого результата — они будут существенно различаться в зависимости от типа. Например, для отчёта или плана действий имеет смысл задать целевой объём и формат. А для конкретной функции программного продукта может быть достаточно просто установить дедлайн. О дедлайнах — в следующем разделе.
Установка дедлайнов и ожиданий
После того как вы определили, чего хотите достичь и каким образом, пора устанавливать дедлайны. Они позволят выстроить временную шкалу результатов проекта, по которой вы сможете отслеживать прогресс команды. Важно, чтобы все участники команды были в курсе установленных сроков — это поможет им понять, что от них ожидается, и обеспечить успешное завершение проекта.
Назначение ответственных за результаты
Во многих успешных компаниях за каждым результатом проекта закреплён конкретный ответственный сотрудник — так называемый owner. Его задача — координировать работу по конкретному результату. При этом owner не обязан лично выполнять все связанные задачи.
Заключение
Чётко определённые результаты проекта помогают команде работать организованно, отслеживать ход работ и достигать целей в срок. Упростить этот процесс ещё больше можно с помощью трекера времени с мощными функциями управления проектами и задачами — например, WebWork. Это поможет завершать проекты вовремя и ускорить рост вашей компании.
