Hoje, as ferramentas de automação são usadas em muitas plataformas e setores para economizar tempo e recursos das pessoas. Eles fazem isso simplificando o trabalho, livrando-nos de tarefas repetitivas e permitindo que nos concentremos naquelas que precisam de mais atenção.

Índice

• Automação em gerenciamento de projetos
• Por que usar a automação no gerenciamento de projetos?
• Você precisa de automação?
• Benefícios da automação
• 5 ferramentas de automação para usar em 2022

Automação em gerenciamento de projetos

A introdução da automação no gerenciamento de projetos tem sido um trunfo fenomenal para gerentes e equipes. Independentemente de você utilizá-lo em seu trabalho ou não, se você está aqui, está no caminho certo. Depois de usá-lo em seu gerenciamento de projetos , você nunca mais vai querer voltar atrás.

Para entender como eles funcionam, tomemos os chatbots como exemplo. Hoje em dia quase todos os sites os possuem. Eles são muito eficazes no fornecimento das informações necessárias no momento certo, sem intervenção humana. Eles recebem instruções antecipadamente e atuam com base no gatilho que recebem, ou seja, uma mensagem de um visitante do site. Ou seja, eles fazem o trabalho de um funcionário, até que surja a necessidade de um funcionário humano, o que em muitos casos nem acontece.

Neste artigo, veremos os benefícios e os motivos da automação do gerenciamento de projetos e 5 ferramentas que você pode começar a usar agora.

Por que usar a automação no gerenciamento de projetos?

Resposta curta – porque fará o seu trabalho em vez de você!

Integrar a automação ao gerenciamento de projetos não apenas alivia em termos de carga de trabalho, mas também economiza tempo e recursos.

É importante observar que a automação não é uma solução completa para gerenciamento de projetos. É antes um trunfo. Conforme explicado pelo Wrike, não é uma solução em si, é uma lupa. 

Assim, tudo já precisa ser configurado antes de introduzir a automação, pois ela só vai amplificar as instruções dadas e não resolvê-las.

Você precisa de automação?

Você provavelmente ainda não está convencido de por que precisa de automação. Se estiver, ótimo, você pode rolar para baixo. Se não, vamos pensar novamente no seguinte. 

Você já teve que lidar com:

• prazos perdidos
• constantemente tendo que lembrar e lembrar
• tarefas repetitivas
• tarefas administrativas básicas demoradas 
• tarefas que de fato poderiam ser realizadas com pouca ou nenhuma supervisão

Você provavelmente já enfrentou alguns, senão todos esses problemas em seu fluxo de trabalho (especialmente freelancers ).

É por isso que é importante ter um software de fluxo de trabalho que permita criar suas próprias automações para atender às suas necessidades específicas de trabalho.

Benefícios da automação 

As ferramentas de automação oferecem benefícios que não podem ser adquiridos de outra forma.

Aqui estão alguns deles:

• Remoção de carga de trabalho 

Em primeiro lugar, a automação beneficia o gestor ao eliminar a carga de tarefas repetitivas e administrativas. Isso pode incluir atribuição de tarefas, envio de lembretes, atualizações de projetos e relatórios, coleta de dados e muito mais.

Dessa forma o gestor e a equipe ficam isentos de alguma parte de trabalho não tão essencial ou de baixo valor que pode ser cansativo quando somados. 

• Melhor Distribuição de Esforços

O próximo benefício é uma melhor distribuição de esforços, energia e foco. Quando gestores e colaboradores não precisam se preocupar com tarefas pequenas e descomplicadas, eles conseguem direcionar sua energia e tempo para tarefas que exigem mais atenção.

• Maior produtividade 

Ter uma distribuição de esforços mais eficiente resulta naturalmente em maior produtividade. Com a automação auxiliando nas tarefas calculadas e programadas, os colaboradores produzem melhores resultados em áreas que necessitam de criatividade e inovação.

• Baixa chance de erros provocados pelo homem

As ferramentas de automação reduzem a possibilidade de erros cometidos pelo homem, se programadas corretamente e desprovidas de discrepâncias subjacentes. Não importa quão perfeito seja o cérebro humano, os erros são inevitáveis, especialmente aqueles provenientes da desatenção. Este último é quase inexistente com ferramentas de automação , mas novamente com instruções adequadas.

Cinco ferramentas de automação para usar em 2022 

Portanto, neste ponto, você provavelmente está pronto para tentar a automação em seu gerenciamento de projetos , mas não tem certeza sobre quais ferramentas usar.

Nós pegamos você! 

Aqui estão 5 ferramentas de automação que você pode começar a usar agora.

Rastreador de tempo WebWork 

Painel do WebWork Time Tracker

Imagine poder ver o que seu funcionário está fazendo de qualquer lugar do mundo. Exatamente, o WebWork oferece essa oportunidade sem esforço extra de sua parte.

Você obtém automatizadas e informações detalhadas sobre quanto tempo cada funcionário gasta em cada projeto, aplicativo e site, quando eles entram e saem e quem é o mais produtivo de todos.

WebWork Time Tracker permite automatizar o gerenciamento de projetos monitorando e rastreando o trabalho de seus funcionários.

Com as configurações necessárias ativadas e sem intervenção adicional, você obtém 

• capturas de tela e pop-ups automatizados
• relatórios detalhados sobre o nível de atividade dos funcionários 
• uso de aplicativo/site
• dados de atendimento

Com o modo de captura de tela correto ativado, você obtém capturas de tela aleatórias das telas de seus funcionários a cada 10 minutos. Mas isso não é o fim. O WebWork também fornece informações detalhadas sobre o tempo gasto em cada projeto, cada aplicativo e site. 

Outro exemplo de automação com WebWork é que você pode atribuir os dados necessários (por exemplo, marcar o Facebook como um site improdutivo), sempre que o funcionário visitar o referido site, a ferramenta de automação abre um pop-up lembrando-o de voltar ao trabalho. É claro que se aplicam exceções (por exemplo, o Facebook faz parte do trabalho).

É muito fácil! 

Clique para cima 

ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos para gerenciamento de tarefas, comunicação, colaboração e muito mais. também é considerada uma ferramenta de automação

O que você pode automatizar com ClickUp:

• atribuir tarefas
• adicione tags quando ocorrer uma mudança de status
• alterar a prioridade da tarefa quando o prazo se aproximar
• crie sua própria automação

Ao dar suas instruções à ferramenta, você cria condições que serão essenciais para que a automação funcione corretamente. A seguir, quando o gatilho necessário acontece, a automação sabe o que fazer. 

Clickup torna a automação do gerenciamento de projetos muito fácil com suas mais de 50 automações. Além disso, você pode criar o seu próprio se nenhum dos disponíveis atender às suas necessidades.

Folga 

Slack é uma ferramenta de comunicação que torna a comunicação entre sua equipe organizada, rápida e segura.

Pode ser usado separadamente ou integrado a ferramentas de gerenciamento para automatizar fluxos de trabalho como notificações automáticas, envio de mensagens, bots para diversas finalidades e muito mais.

Por exemplo, com notificações automatizadas, você não precisa lembrar manualmente todos os funcionários sobre cada atualização, pois elas são enviadas automaticamente para o respectivo canal no Slack. Lembre-se de que o Slack precisa ser integrado ao software de gerenciamento de projetos que você usa.

Jotform 

Jotform é um construtor e criador de formulários que pode ser usado para automação de fluxo de trabalho . Pode ser utilizado para realizar tarefas automatizadas que utilizam formulários.

Se você usa formulários com frequência, deseja evitar erros que são inevitáveis ​​quando os formulários são feitos por um ser humano. Com ferramentas de automação como Jotform ou Leadgenapp , você obtém o mesmo ou melhor desempenho com menos chances de erros.

Por exemplo, conforme descrito no Jotform , ele pode ser usado para enviar respostas automatizadas aos visitantes do site após preencherem um formulário.

Ele também pode ser usado como parte do software CRM para extrair informações de geração de leads de formulários da web.

ifttt 

Fonte da imagem:

A última ferramenta que quero incluir em nossa lista é o Ifttt . É uma ferramenta de automação para conectar diferentes aplicativos e dispositivos.

Ifttt é uma ferramenta inclusiva, pois funciona com mais de 650 serviços. Basta escolher os dois serviços que deseja conectar, definir as condições necessárias e pronto, você criou a automação.

Essas automações são chamadas de miniaplicativos. Você pode escolher entre os disponíveis e prontos ou criar o seu próprio. 

Agora a parte interessante. O IFTTT abre como “se isto então aquilo”, o que significa que as instruções definidas produzem um determinado resultado. 

Quando você deseja criar um novo miniaplicativo, você adiciona um aplicativo ou serviço na seção “se este”, escolhe as especificações e depois adiciona outro na seção “então aquilo”.

Neste ponto, você deve estar convencido da eficácia da automação no gerenciamento de projetos e saber quais ferramentas pode incorporar ao seu trabalho.

A automação está revolucionando a maneira como trabalhamos por ser de grande ajuda. 

É por isso que já é hora de você começar a usar algumas dessas ferramentas em seu trabalho e experimentar a automação do gerenciamento de projetos .

Se você não sabe por onde começar, o WebWork Time Tracker, pois ele oferece uma avaliação gratuita.

Deixe-o simplificar sua rotina de trabalho, dando início à automação em seu fluxo de trabalho. 

Você nunca mais vai querer voltar.