Hoje em dia, as ferramentas de automação são utilizadas em diversas plataformas e setores para poupar tempo e recursos. Fazem isso simplificando o trabalho, eliminando tarefas repetitivas e permitindo que nos concentremos naquilo que realmente exige atenção.

Índice

• Automação na Gestão de Projetos
• Por Que Usar Automação na Gestão de Projetos?
• Você Precisa de Automação?
• Benefícios da Automação
• 5 Ferramentas de Automação para Usar em 2022

Automação na Gestão de Projetos

A chegada da automação à gestão de projetos tem sido um recurso extraordinário para gestores e equipes. Independentemente de você já utilizá-la ou não no seu trabalho, se chegou até aqui, está no caminho certo. Depois de adotá-la na sua gestão de projetos, você não vai querer voltar atrás.

Para entender como essas ferramentas funcionam, vamos usar os chatbots como exemplo. Hoje em dia, quase todos os sites os têm. Eles são extremamente eficientes em fornecer as informações certas no momento certo, sem qualquer intervenção humana. Recebem instruções com antecedência e agem com base no gatilho que recebem — ou seja, uma mensagem de um visitante do site. Em outras palavras, desempenham o papel de um colaborador, até que surja a necessidade de um humano, o que em muitos casos nem chega a acontecer.

Neste artigo, vamos analisar os benefícios e as razões para adotar a automação na gestão de projetos e apresentar 5 ferramentas que você pode começar a usar agora mesmo.

Por Que Usar Automação na Gestão de Projetos?

Resposta curta — porque ela vai fazer o trabalho por você!

Integrar a automação à gestão de projetos não só alivia a carga de trabalho como também economiza tempo e recursos.

É importante destacar que a automação não é uma solução mágica para a gestão de projetos — é, antes de tudo, um recurso complementar. Como explica o Wrike, ela não é uma solução em si, é um amplificador.

Por isso, é fundamental que tudo já esteja bem estruturado antes de introduzir a automação, pois ela vai apenas ampliar as instruções fornecidas, não resolver problemas por conta própria.

Você Precisa de Automação?

Talvez você ainda não esteja totalmente convencido de que precisa de automação. Se já estiver, ótimo — pode descer a página. Caso contrário, reflita sobre o seguinte.

Você já teve que lidar com:

• prazos perdidos
• ter que lembrar e relembrar constantemente a equipe
• tarefas repetitivas
• tarefas administrativas simples que consomem tempo demais
• atividades que poderiam ser feitas com pouca ou nenhuma supervisão

Provavelmente você já enfrentou alguns — senão todos — esses problemas no seu fluxo de trabalho (especialmente se for freelancer).

É por isso que é fundamental ter um software de gestão de fluxo de trabalho que permita criar suas próprias automações de acordo com as necessidades específicas do seu trabalho.

Benefícios da Automação

As ferramentas de automação oferecem vantagens que dificilmente seriam alcançadas de outra forma.

Veja alguns deles:

• Redução da Carga de Trabalho

Em primeiro lugar, a automação beneficia o gestor ao eliminar o peso das tarefas repetitivas e administrativas. Isso inclui atribuição de tarefas, envio de lembretes, atualizações de projetos e relatórios, coleta de dados, entre muitas outras.

Dessa forma, o gestor e a equipe ficam livres de uma parcela do trabalho de baixo valor agregado, que, quando acumulado, pode ser bastante desgastante.

• Melhor Distribuição de Esforços

Outro benefício é a melhor distribuição de esforços, energia e foco. Quando gestores e colaboradores não precisam se preocupar com tarefas simples e pouco complexas, conseguem direcionar sua energia e tempo para atividades que exigem mais atenção.

• Maior Produtividade

Uma distribuição de esforços mais eficiente resulta, naturalmente, em maior produtividade. Com a automação cuidando das tarefas calculadas e programadas, os colaboradores passam a entregar resultados melhores nas áreas que exigem criatividade e inovação.

• Menor Probabilidade de Erros Humanos

As ferramentas de automação reduzem significativamente a possibilidade de erros humanos, desde que sejam devidamente configuradas e sem inconsistências na base. Por mais capaz que seja o cérebro humano, os erros são inevitáveis — especialmente os que surgem da desatenção. Com as ferramentas de automação, esse problema praticamente deixa de existir, desde que as instruções estejam corretas.

Cinco Ferramentas de Automação para Usar em 2022

Se você chegou até aqui, provavelmente já está pronto para experimentar a automação na sua gestão de projetos, mas ainda não sabe bem por onde começar.

A gente te ajuda!

Aqui estão 5 ferramentas de automação que você pode começar a usar agora mesmo.

WebWork Time Tracker

Painel do WebWork Time Tracker

Imagine poder ver o que o seu colaborador está fazendo de qualquer lugar do mundo. É exatamente isso que o WebWork oferece, sem qualquer esforço extra da sua parte.

Você recebe capturas de tela automáticas e informações detalhadas sobre quanto tempo cada colaborador dedica a cada projeto, aplicativo e site, além de dados sobre entradas e saídas e quem apresenta maior produtividade.

O WebWork Time Tracker permite que você automatize a gestão dos seus projetos por meio do monitoramento e acompanhamento do trabalho da sua equipe.

Com as configurações necessárias ativas e sem precisar de mais intervenção, você obtém:

• capturas de tela e pop-ups automáticos
• relatórios detalhados sobre o nível de atividade dos colaboradores
• uso de aplicativos e sites
• dados de presença e frequência

Com o modo de captura de tela correto ativado, você recebe prints aleatórios das telas dos seus colaboradores a cada 10 minutos. Mas não para por aí. O WebWork também fornece informações detalhadas sobre o tempo gasto em cada projeto, aplicativo e site.

Outro exemplo de automação com o WebWork é a possibilidade de configurar dados específicos — por exemplo, marcar o Facebook como um site improdutivo — e sempre que o colaborador acessar esse site, a ferramenta abre automaticamente um pop-up lembrando-o de voltar ao trabalho. Claro que há exceções (como quando o Facebook faz parte das atividades profissionais).

Simples assim!

ClickUp

ClickUp é uma ferramenta de gestão de projetos voltada para o gerenciamento de tarefas, comunicação, colaboração e muito mais. Com seu amplo conjunto de funcionalidades, também é considerada uma ferramenta de automação.

O que você pode automatizar com o ClickUp:

• atribuição de tarefas
• adição de etiquetas quando há mudança de status
• alteração da prioridade de uma tarefa conforme o prazo se aproxima
• criação de automações personalizadas

Ao fornecer suas instruções à ferramenta, você define as condições necessárias para que a automação funcione corretamente. A partir daí, quando o gatilho configurado ocorre, a automação sabe exatamente o que fazer.

O ClickUp torna a automação na gestão de projetos algo extremamente simples, com mais de 50 automações disponíveis. E se nenhuma delas atender às suas necessidades, você pode criar a sua própria.

Slack

Slack é uma ferramenta de comunicação que torna a troca de mensagens entre a sua equipe mais organizada, ágil e segura.

Pode ser usado de forma independente ou integrado a ferramentas de gestão de projetos para criar automações de fluxo de trabalho, como notificações automáticas, envio de mensagens de reconhecimento, bots para diferentes finalidades e muito mais.

Por exemplo, com notificações automatizadas, não é necessário lembrar manualmente cada colaborador sobre cada atualização, pois elas são enviadas automaticamente para o canal correspondente no Slack. Lembre-se de que o Slack precisa estar integrado ao software de gestão de projetos que você utiliza.

Jotform

Jotform é um criador e construtor de formulários que pode ser utilizado para automação de workflows. Ele permite criar tarefas automatizadas com base em formulários.

Se você utiliza formulários com frequência, certamente quer evitar os erros que são inevitáveis quando eles são preenchidos manualmente. Com ferramentas de automação como o Jotform ou o Leadgenapp, você obtém o mesmo desempenho ou até melhor, com muito menos chance de erros.

Por exemplo, conforme descrito no próprio Jotform, a ferramenta pode ser usada para enviar respostas automáticas aos visitantes do site após o preenchimento de um formulário.

Também pode ser utilizado como parte de um software de CRM para capturar informações de geração de leads a partir de formulários web.

ifttt

Fonte da imagem:

A última ferramenta que quero incluir na nossa lista é o Ifttt. Trata-se de uma ferramenta de automação para conectar diferentes apps e dispositivos.

O Ifttt é uma ferramenta bastante abrangente, compatível com mais de 650 serviços. Basta escolher os dois serviços que deseja conectar, definir as condições necessárias e pronto: a automação está criada.

Essas automações são chamadas de Applets. Você pode escolher entre as já disponíveis e prontas para uso ou criar as suas próprias.

Agora a parte interessante. IFTTT é a abreviação de “if this then that” (se isso, então aquilo), o que significa que instruções definidas produzem um resultado específico.

Quando você quer criar um novo Applet, adiciona um app ou serviço na seção “if this”, define as especificações e, em seguida, adiciona outro na seção “then that”.

A esta altura, você já deve estar convicto sobre a eficácia da automação na gestão de projetos e saber quais ferramentas pode incorporar ao seu trabalho.

A automação está a revolucionar a forma como trabalhamos, sendo uma grande aliada no dia a dia.

Por isso, já está na hora de começar a usar algumas dessas ferramentas no seu trabalho e experimentar a automação da gestão de projetos por conta própria.

Se não sabe por onde começar, experimente o WebWork Time Tracker, que oferece um período de teste gratuito.

Deixe que ele simplifique a sua rotina de trabalho, dando o primeiro passo rumo à automação do seu workflow.

Você não vai querer voltar atrás.