Da Remote Work zum neuen Arbeitsalltag geworden ist, wächst auch der Bedarf, diese Arbeitsweise genauso produktiv zu gestalten wie die klassische Büroarbeit. Zum Glück stehen uns heute so viele leistungsstarke Tools zur Verfügung, dass das gar nicht so schwer ist, wie man vielleicht denkt.

Wenn du diesen Artikel liest, gehe ich davon aus, dass du bereits eine grobe Vorstellung davon hast, was Remote Work bedeutet. Falls nicht – auch kein Problem. Hier findest du alles, was du über die grundlegenden Tools wissen musst, um remote durchzustarten und das Beste daraus zu machen.

Inhaltsverzeichnis

• Remote Work und seine Herausforderungen
• Vor- und Nachteile
• Was ist Zeiterfassung?
• Zeiterfassungs-Tools
• Kommunikations-Tools
• Projektmanagement-Tools

Remote Work und seine Herausforderungen

Es ist kein Geheimnis, dass die Pandemie die Arbeitswelt grundlegend verändert hat – Remote Work wurde vom Ausnahmemodell zum neuen Standard. Plötzlich zeigte sich, wie gut es funktioniert, bequem von zu Hause aus zu arbeiten und dabei trotzdem produktiv zu bleiben.

Seitdem wurden zahlreiche Studien durchgeführt, um die Wirksamkeit dieser Arbeitsweise zu analysieren.

Das Fazit vieler dieser Studien: Die Effektivität von Remote Work lässt sich nicht pauschal beurteilen – es kommt auf mehrere Faktoren an.

Eine auf NCBI veröffentlichte Studie geht genauer ins Detail. Vereinfacht gesagt misst sie Effektivität anhand von Work-Life-Interferenz, beruflicher Autonomie und Kontrolle, Selbstdisziplin der Mitarbeitenden, Prokrastination sowie sozialem Rückhalt und Einsamkeit. Diese Faktoren können sich je nach Umsetzung sowohl positiv als auch negativ auswirken.

In eine ähnliche Richtung geht eine Studie von FlexJobs, die bei Remote Work sehr hohe Leistungswerte und eine nachgewiesene Produktivitätssteigerung von 7 % belegt.

Auch bei den Mitarbeitenden selbst ist das Remote-Modell sehr beliebt, wie eine weitere Erhebung derselben Quelle zeigt. Von 2.100 befragten Beschäftigten gaben 51 % an, produktiver zu sein – und 95 % waren überzeugt, mindestens genauso gute Ergebnisse zu liefern wie im Büro.

Remote Work wirkt sich auch positiv auf die Unternehmensinfrastruktur aus: Weniger Verbrauch bedeutet schlicht geringere Kosten.

Vor- und Nachteile von Remote Work

Die oben genannten Faktoren zeigen uns sowohl die Stärken als auch die Schwächen von Remote Work.

Diese Aspekte gelten als klare Vorteile, die nachweislich zur Produktivitätssteigerung beitragen:

• Freiheit der Mitarbeitenden
• Selbstdisziplin
• Möglichkeit, bequem von zu Hause zu arbeiten
• Berufliche Autonomie
• Geringere Betriebskosten für das Unternehmen

Während viele Unternehmen einen Produktivitätsanstieg verzeichneten, mussten sie gleichzeitig mit den Nachteilen des Remote-Arbeitens umgehen, die sich in folgenden Punkten zeigen:

• Fehlende Kontroll- und Überwachungsmöglichkeiten
• Keine Transparenz bei Unternehmensausgaben
• Vermischung von Privatleben und Arbeit
• Gefahr der Prokrastination
• Einsamkeit und mangelnder sozialer Rückhalt

Genau deshalb brauchen Unternehmen Tools, die den Arbeitsalltag von Remote-Teams erleichtern – für bessere Kommunikation und Zusammenarbeit, zur Überwachung der Mitarbeitertätigkeit und zur Erfassung der aufgewendeten Arbeitszeit.

In diesem Artikel schauen wir uns 3 Kategorien von Tools und jeweils 6 konkrete Softwarelösungen für das Monitoring von Remote-Teams an.

Legen wir los!

Warum Zeiterfassung so wichtig ist – und welche Tools dabei helfen

Zeiterfassung ist wahrscheinlich der wichtigste Aspekt beim Monitoring von Remote-Teams. Wie die oben genannten Studien zeigen, hängt die Produktivität von Remote-Teams stark davon ab, wie viel Zeit tatsächlich mit der Arbeit verbracht wird. Viele Unternehmen setzen heute außerdem auf virtuelle Assistenten, um mehr Aufgaben abzudecken – und virtuelle Assistenten helfen dabei, die Zeiterfassung der Mitarbeitenden im Blick zu behalten.

Das Schöne daran: Zeiterfassung zahlt sich für beide Seiten aus. Der Arbeitgeber gewinnt Transparenz darüber, wie die Arbeitszeit tatsächlich genutzt wird – und der Arbeitnehmer arbeitet mit einem natürlichen Verantwortungsgefühl, weil er weiß, dass seine Arbeit sichtbar ist.

Zeiterfassungs-Tools haben mit dem Aufkommen von Remote Work stark an Bedeutung gewonnen – besonders während und nach der Pandemie. Wenn du überlegst, eines für dein Team einzusetzen, haben wir hier ein paar Empfehlungen für dich.

WebWork Time Tracker

WebWork ist ein praktisches und umfassendes Tool zur Zeiterfassung für Remote-Teams – mit allem, was man dafür braucht. Die breite Funktionspalette macht den Einstieg einfach und den Alltag angenehm.

Eine aktuelle Analyse ergab, dass Nutzer ihre Produktivität um 25 % steigern konnten und pro Mitarbeiter monatlich rund 799 $ mehr Umsatz erzielten – allein durch konsequente Zeiterfassung.

WebWork Time Tracker läuft auf 4 Plattformen: als Desktop-App, im Browser, als mobile App und als Chrome-Erweiterung – damit bist du immer und überall startklar.

Die Desktop-Version bietet unter anderem folgende Funktionen:

• Zeiterfassung mit 4 Screenshot-Modi (im Hintergrund, unscharf, mit und ohne Screenshot)
• Überwachung der App- und Website-Nutzung
• Aktivitätslevel (basierend auf Tastenanschlägen und Mausklicks)
• Anwesenheitskontrolle
• Echtzeit-Berichte
• Aufgabenverwaltung
• Abrechenbare Stunden und Rechnungsstellung
• Plattformübergreifende Funktionalität

Wer sich hauptsächlich auf die Zeiterfassung konzentrieren möchte, ist mit der Web-, Mobil- oder Erweiterungsvariante ebenfalls bestens bedient – ein idealer Einstieg, um WebWork auszuprobieren.

Preise: WebWork bietet einen Plan für 2,99 $ pro Nutzer/Monat an – inklusive kostenloser Testphase, ganz ohne Kreditkarte ;).

Time Doctor

Ein weiteres Tool, das hier definitiv erwähnt werden muss, ist Time Doctor. Auch dieser produktivitätsorientierte Zeiterfasser überzeugt mit einem starken Funktionsumfang:

• Berichte und Auswertungen
• Screenshots
• Web- und App-Nutzung
• Zeitnutzungs-Benachrichtigungen
• Plattformübergreifende Funktionalität
• Pausenerfassung

Time Doctor verspricht, jährlich bis zu 37.000 $ durch verlorene Arbeitszeit einzusparen – vielleicht ist es an der Zeit, auch dein Team davon profitieren zu lassen.

Preise: Time Doctor kostet 10 $ pro Nutzer/Monat und bietet ebenfalls eine kostenlose Testphase an.

Apploye

Apploye ist eine Zeiterfassungssoftware, die Unternehmen dabei hilft, Remote Work durch gesteigerte Gesamtproduktivität ihrer Teams effektiv zu gestalten. Mit Hunderten nützlicher Funktionen lässt sich das Beste aus deiner Remote-Belegschaft herausholen. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Zeiterfassung
• Screenshots, App-Nutzung und URL-Tracking
• Projekte & Budgetplanung
• Kundenverwaltung & Rechnungsstellung

Das sind nur einige der Features, die Unternehmen dabei helfen können, ihre Remote-Mitarbeiter besser zu managen. Apploye bietet noch viele weitere Funktionen – und das zu einem sehr wettbewerbsfähigen und erschwinglichen Preis.

Preise: Apploye kostet $4/Nutzer/Monat für den Solo-Plan, $5/Nutzer/Monat für den Standard-Plan, $6/Nutzer/Monat für den Premium-Plan und $7/Nutzer/Monat für den Elite-Plan. Mit einem Jahresplan lassen sich bis zu 50 % sparen.

TimeCamp

TimeCamp ist eine Zeiterfassungssoftware, die Remote-Teams mehrere Möglichkeiten zur Zeiterfassung bietet – einen Online-Timer, eine Desktop- und Mobile-App sowie ein Browser-Plugin. Darüber hinaus lässt sich TimeCamp mit zahlreichen Tools für Entwickler, Projektmanagement, Sales, Marketing und Buchhaltungs-Apps und vielem mehr integrieren.

Außerdem können Sie eine Vielzahl von TimeCamp-Features ausprobieren:

• Projektmanagement mit Budgetierung und Abrechnungssätzen,
• Rechnungsstellung auf Basis der für jedes Projekt und jede Aufgabe erfassten Stunden,
• Anwesenheitsverwaltung mit Timesheet-Genehmigungen,
• Integrierte und benutzerdefinierte Reports mit Exportfunktion,
• Integration des persönlichen Kalenders,
• Benutzerdefinierte Rollenstruktur,
• Activity Tracking.

Preise:

TimeCamp bietet einen kostenlosen Plan mit beispielsweise unbegrenzten Projekten, Aufgaben und einer Integration. Kostenpflichtige Pläne beginnen ab $6,30 pro Nutzer und Monat, dazu kommt ein anpassbarer Enterprise-Plan für Teams mit anspruchsvolleren Anforderungen sowie eine kostenlose 14-tägige Testphase.

Kommunikations-Tools

Kommunikations-Tools sind das Bindeglied, das Remote-Teams zusammenhält. Sie helfen dabei, die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Projekten zu strukturieren.

Zum Glück gibt es davon im Netz eine ganze Menge – man muss nur das passende auswählen.

Sie machen die Kommunikation so unkompliziert, dass manche Teams sogar ihre Firmenfeiern darüber abhalten.

Zoom

Sicher erinnert sich noch jeder an den plötzlichen Aufstieg von Zoom während der Covid-19-Pandemie. Als Unternehmen unerwartet auf Remote Work umstellen mussten, erwies sich Zoom als unverzichtbar – für Meetings, Konferenzen und den allgemeinen Teamkontakt.

Zoom ist eine Video-Kommunikations-App mit einer Reihe praktischer Tools wie:

• Screen-Sharing
• Breakout Rooms
• Live-Chats
• Automatische Untertitelung

Neben diesen starken Features bietet Zoom einen kostenlosen Plan, der die wichtigsten Funktionen bereits enthält. Er ermöglicht:

• Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern
• Unbegrenzte Gruppen-Meetings mit je 40 Minuten
• Unbegrenzte Einzelgespräche mit je 30 Minuten
• Private und Gruppen-Chats

Preise: Die weiteren Pläne liegen zwischen $149,90/Jahr und $240/Jahr – je nach Teamgröße und Unternehmensanforderungen.

Slack

Slack ist ein weiteres effektives Tool, um mit dem Team in Kontakt zu bleiben und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Es eignet sich besonders gut für die strukturierte Kommunikation in Remote-Teams und ermöglicht das Anlegen separater Channels für einzelne Themen oder Projekte.

Slack bietet viele nützliche Features, die das Chatten komfortabler und angenehmer machen – darunter:

• Erweiterte Suchfunktionen (before:, after:, from:, to:me, usw.)
• Textformatierung direkt in der App
• Emoji-Reaktionen auf Nachrichten
• Möglichkeit, auf Nachrichten anderer zu verweisen
• Screen-Sharing
• Keyboard Shortcuts
• Commands (/ eingeben, um verfügbare Befehle anzuzeigen)

Preise: Auch Slack bietet einen kostenlosen Plan sowie kostenpflichtige Pläne, die zwischen $6,67 USD/Monat und $12,50 USD/Monat liegen – je nachdem, welchen Funktionsumfang man benötigt.

Projektmanagement-Tools

Remote Work erfordert auch den Einsatz von Projektmanagement-Tools.

Klar – wie sollen Arbeitgeber sonst Aufgaben zuweisen, verwalten und den Fortschritt kontrollieren?

Zoho Projects

Zoho Projects ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, das von Remote-Teams weltweit eingesetzt wird. Es bietet kürzlich aktualisierte Features wie:

• Die bekannten Gantt-Charts
• Status-Timeline, die anzeigt, wie lange eine Aufgabe dauern wird
• Verbesserte Suchfilter
• 2 Dashboard-Typen: persönlich und Portfolio
• Discuss-Modul für eine einfachere Remote-Kommunikation

Preise: Zoho bietet ebenfalls einen kostenlosen Plan an, der allerdings auf 3 Nutzer, 2 Projekte und Dateien bis zu 10 MB begrenzt ist. Die weiteren Pakete sind umfangreicher: Premium (5 $/Nutzer/Monat) mit bis zu 50 Nutzern und unbegrenzten Projekten sowie der Enterprise-Plan (10 $/Nutzer/Monat) mit unbegrenzten Nutzern und unbegrenzten Projekten.

Asana

Asana ist ein weiteres Projektmanagement-Tool, das für alle Arten von Remote-Teams geeignet ist, da jedes Teammitglied Projekte erstellen und verwalten kann. Asana bietet folgende Features:

• Custom Templates
• Einfache Erwähnungen zum Ansprechen von Teammitgliedern
• Möglichkeit, dieselbe Aufgabe mehreren Projekten zuzuweisen
• 2 Ansichtsformen: Listen- und Board-Ansicht

Preise: Asana bietet 3 Preispläne, darunter einen kostenlosen. Dieser ist besonders praktisch für Einzelpersonen und kleine Teams, da er bereits einen großen Funktionsumfang kostenlos abdeckt. Die weiteren Pakete sind Premium (US$ 13,49 pro Nutzer/Monat, günstiger bei jährlicher Abrechnung) und Business (US$ 30,49 pro Nutzer/Monat, günstiger bei jährlicher Abrechnung). Diese bieten einen deutlich größeren Funktionsumfang und sind eine gute Wahl, wenn man Asana ernsthaft in Betracht zieht.

Obwohl die Pandemie längst ein fester Bestandteil unseres Alltags geworden ist, kehren viele Teams wieder ins Büro zurück. Gleichzeitig bleiben viele andere, die einmal Remote Work kennengelernt haben, lieber dabei. Das bedeutet: Der Bedarf an remote-freundlichen Tools ist nach wie vor hoch – und wächst sogar weiter.

Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Tools können Sie sicher sein, das passende für Ihre Anforderungen zu finden.

Hoffentlich konnten Sie aus diesem Artikel bereits die eine oder andere Empfehlung mitnehmen. Falls nicht, probieren Sie einfach WebWork aus. Sie werden es nicht bereuen.