Con el trabajo remoto consolidándose como la nueva forma de trabajar, la necesidad de hacerlo igual de productivo crece al mismo ritmo. Por suerte, la gran variedad de herramientas a las que tenemos acceso hoy en día lo hacen mucho más sencillo de lo que parece.

Si estás leyendo este artículo, asumo que ya tienes alguna noción sobre el trabajo remoto. Y si no es así, estás en el lugar indicado para descubrir las herramientas básicas que necesitas para trabajar en remoto y sacarle el máximo partido.

Tabla de contenidos

• El trabajo remoto y sus desafíos
• Ventajas y desventajas
• ¿Qué es el seguimiento del tiempo?
• Herramientas de seguimiento del tiempo
• Herramientas de comunicación
• Herramientas de gestión de proyectos

El trabajo remoto y sus desafíos

No es ningún secreto que la pandemia reciente transformó por completo el mundo laboral, convirtiendo el trabajo remoto en la nueva normalidad. Este modelo adquirió un nuevo significado y demostró lo viable que es trabajar desde casa sin sacrificar la productividad.

Desde entonces, se han realizado numerosos estudios para analizar la efectividad de este modelo de trabajo.

En líneas generales, todos coinciden en que no es posible afirmar de manera absoluta que el trabajo remoto sea efectivo, ya que hay varios factores que entran en juego.

Uno de esos estudios, publicado en NCBI, profundiza en el tema. En términos generales, plantea que la efectividad se mide en función de la interferencia entre trabajo y vida personal, la autonomía y el seguimiento laboral, la autodisciplina del empleado, la procrastinación, el apoyo social y la sensación de aislamiento. Sin embargo, la forma en que se gestionan estos factores puede resultar tanto positiva como negativa.

En la misma línea, otro estudio de FlexJobs registra niveles de rendimiento bastante elevados en el trabajo remoto, con un aumento de productividad demostrado del 7%.

El modelo remoto también es muy demandado por los propios empleados, según otro estudio de la misma fuente. De 2.100 trabajadores encuestados, el 51% afirma ser más productivo, mientras que el 95% considera que puede ofrecer los mismos resultados que en la oficina.

El trabajo remoto también beneficia a la infraestructura de las empresas, ya que un menor consumo de recursos se traduce directamente en menos gastos.

Ventajas y desventajas del trabajo remoto

Los factores mencionados anteriormente nos permiten identificar con claridad las ventajas y desventajas del trabajo remoto.

En concreto, los siguientes factores representan grandes ventajas que contribuyen de forma demostrada a mayores niveles de productividad:

• libertad de los empleados
• autodisciplina
• posibilidad de trabajar desde la comodidad del hogar
• autonomía laboral
• reducción de gastos para la empresa

Aunque la mayoría de las empresas vieron un aumento en la productividad, también tuvieron que lidiar con las desventajas del trabajo remoto, como muestran los siguientes factores:

• falta de seguimiento y control sobre los empleados
• nula visibilidad sobre los gastos empresariales
• interferencia de la vida personal en el trabajo
• riesgo de procrastinación
• aislamiento y falta de apoyo social

Por eso, los empleadores necesitaron herramientas que simplificaran el trabajo de los equipos remotos, mejoraran la comunicación y la colaboración, permitieran monitorear a los empleados y registrar el tiempo dedicado a cada tarea.

En este artículo, analizaremos 3 tipos de herramientas y 6 soluciones de software para gestionar equipos remotos.

¡Empecemos!

La importancia del seguimiento del tiempo y las herramientas para hacerlo

Para empezar, el seguimiento del tiempo es probablemente el aspecto más relevante del monitoreo en el trabajo remoto. Como vemos en los estudios mencionados, el nivel de productividad de los equipos remotos depende en gran medida del tiempo que dedican a trabajar. Hoy en día, muchas empresas contratan asistentes virtuales para gestionar más tareas, y los asistentes virtuales también ayudan a gestionar el seguimiento del tiempo de los empleados.

Y lo mejor es que beneficia tanto al empleador como al empleado. El empleador gana en transparencia sobre el tiempo dedicado al trabajo real, mientras que el empleado asume sus tareas con mayor sentido de responsabilidad al saber que su actividad sigue siendo visible.

Las herramientas de seguimiento del tiempo se popularizaron con el auge del trabajo remoto, especialmente durante y después de la pandemia. Si estás pensando en usar una para tu equipo, aquí tienes algunas opciones.

WebWork Time Tracker

WebWork es una herramienta completa y fácil de usar para el seguimiento del trabajo remoto en equipo y el tiempo invertido en cada tarea. Ofrece una amplia gama de funciones esenciales para que tu experiencia sea ágil y, por qué no, hasta entretenida.

Un análisis reciente reveló que los usuarios experimentaron un aumento de productividad del 25% y un incremento de ingresos de aproximadamente 799 $ al mes por empleado, todo gracias a un seguimiento del tiempo bien implementado.

WebWork Time Tracker funciona en 4 plataformas: escritorio, web, móvil y como extensión de Chrome, lo que permite usarlo desde cualquier lugar.

La versión de escritorio incluye, entre otras, las siguientes funciones:

• Seguimiento del tiempo con 4 modos de captura de pantalla (en segundo plano, difuminada, con y sin captura)
• Monitoreo de uso de aplicaciones y sitios web
• Nivel de actividad (basado en pulsaciones de teclado y clics del ratón)
• Control de asistencia
• Informes en tiempo real
• Gestión de tareas
• Horas facturables y generación de facturas
• Compatibilidad multiplataforma

Si el seguimiento del tiempo es tu única prioridad, las versiones web, móvil y la extensión son opciones igualmente válidas para probar WebWork.

Precio: WebWork ofrece un plan de 2,99 $ por usuario/mes con opción de prueba gratuita. Y sin necesidad de tarjeta de crédito, por cierto ;).

Time Doctor

Otro rastreador de tiempo que merece una mención es Time Doctor. Se trata de otra solución orientada a la productividad que ofrece funciones como:

• Informes y análisis
• Capturas de pantalla
• Uso de aplicaciones y sitios web
• Alertas de uso del tiempo
• Compatibilidad multiplataforma
• Seguimiento de pausas

Time Doctor asegura que puede ahorrarte 37.000 $ al año en tiempo perdido. Quizás ha llegado el momento de que tú también lo compruebes.

Precio: Time Doctor ofrece un plan de 10 $ por usuario/mes, también con prueba gratuita.

Apploye

Apploye es un software de seguimiento del tiempo que ayuda a las empresas a hacer el trabajo remoto más efectivo mejorando la productividad general de sus equipos. Ofrece cientos de funciones valiosas, más que suficientes para sacar el máximo rendimiento de tu equipo remoto. Algunas de las más destacadas son:

• Seguimiento del tiempo
• Capturas de pantalla, uso de aplicaciones y seguimiento de URL
• Gestión de proyectos y presupuestos
• Gestión de clientes y facturación

Estas son algunas de las funciones que pueden ayudar a una organización a gestionar mejor a su equipo remoto. Apploye ofrece muchas otras funcionalidades, todo a un precio muy competitivo y accesible.

Precios: Apploye tiene un precio de $4/usuario/mes para el plan Solo, $5/usuario/mes para el plan Standard, $6/usuario/mes para el plan Premium y $7/usuario/mes para el plan Elite. Con el plan anual puedes ahorrar un 50%.

TimeCamp

TimeCamp es un software de seguimiento de tiempo que ofrece a tu equipo remoto múltiples formas de registrar horas: un timer online, una app de escritorio y móvil, y un plugin para el navegador. Además, se integra con una gran variedad de herramientas para developers, gestión de proyectos, ventas, marketing y aplicaciones de contabilidad, entre muchas otras.

Además, puedes probar una amplia gama de funciones de TimeCamp:

• Gestión de proyectos con presupuesto y tarifas de facturación,
• Facturación basada en las horas registradas por proyecto y tarea,
• Gestión de asistencia con aprobación de hojas de tiempo,
• Reportes integrados y personalizados con opción de exportación,
• Integración con calendario personal,
• Estructura de roles personalizable,
• Seguimiento de actividad.

Precios:

TimeCamp ofrece un plan gratuito que incluye, por ejemplo, proyectos y tareas ilimitados y una integración. Los planes de pago comienzan desde $6.3 por usuario al mes, además de un plan Enterprise personalizable para equipos con necesidades más avanzadas y una prueba gratuita de 14 días.

Herramientas de Comunicación

Las herramientas de comunicación son el pegamento que mantiene unidos a los equipos remotos. Ayudan a organizar la comunicación entre distintos equipos y proyectos.

Por suerte, existe una gran cantidad de opciones disponibles y solo tienes que elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.

Facilitan tanto la comunicación que algunos equipos llegan incluso a organizar sus fiestas corporativas a través de ellas.

Zoom

Estoy seguro de que todos recuerdan, o al menos han escuchado, el repentino auge de Zoom en plena pandemia de Covid-19. Cuando las empresas se vieron ante la necesidad inesperada de transicionar al modo de trabajo remoto, Zoom resultó ser una solución ideal para reuniones, conferencias o simplemente para mantenerse conectados.

Zoom es una aplicación de comunicación por video que cuenta con una serie de herramientas muy útiles, como:

• Compartir pantalla (Screen-sharing)
• Salas de grupos (Breakout rooms)
• Chats en vivo
• Subtítulos automáticos

Además de estas excelentes funciones, Zoom cuenta con un plan gratuito bastante completo que incluye las características más esenciales. Permite:

• Reuniones con hasta 100 participantes
• Reuniones grupales ilimitadas de 40 minutos
• Reuniones individuales ilimitadas de 30 minutos
• Chat privado y grupal

Precios: Los demás planes oscilan entre $149.90/año y $240/año para equipos pequeños y grandes empresas, respectivamente.

Slack

Slack es otra herramienta muy eficaz para mantenerse en contacto con el equipo y colaborar de forma más fluida.

Es especialmente práctica para organizar la comunicación en equipos remotos, ya que permite crear canales separados para cada proyecto o área.

Cuenta con muchas funciones que hacen que la experiencia de mensajería sea mucho más cómoda y dinámica, entre ellas:

• Búsqueda avanzada (before:, after:, from:, to:me, etc.)
• Formato de texto directamente en la app
• Reacciones con emojis a los mensajes
• Posibilidad de citar lo que dijo otro miembro del equipo
• Compartir pantalla (Screen-sharing)
• Atajos de teclado
• Comandos (escribe / para ver los comandos disponibles)

Precios: Slack también dispone de un plan gratuito, y los planes de pago oscilan entre $6.67 USD/mes y $12.50 USD/mes si quieres acceder a la experiencia completa.

Herramientas de Gestión de Proyectos

El trabajo remoto también requiere herramientas de gestión de proyectos.

Y tiene todo el sentido. ¿De qué otra manera pueden los responsables asignar, gestionar y controlar el trabajo?

Zoho Projects

Zoho Projects es una herramienta integral de gestión de proyectos muy utilizada por equipos remotos. Ofrece funciones recientemente actualizadas, como:

• Los populares diagramas de Gantt
• Línea de tiempo de estado, que muestra cuánto tardará una tarea
• Filtros de búsqueda mejorados
• 2 tipos de dashboards: personal y de portafolio
• Módulo Discuss para facilitar la comunicación en remoto

Precios: Zoho también ofrece un plan gratuito, aunque está limitado a 3 usuarios, 2 proyectos y archivos de hasta 10 MB. Los paquetes superiores son más completos, como el plan Premium ($5/usuario/mes) con hasta 50 usuarios y proyectos ilimitados, y el plan Enterprise ($10/usuario/mes) con usuarios y proyectos ilimitados.

Asana

Asana es otra herramienta de gestión de proyectos que puede ser utilizada por todo tipo de equipos remotos, ya que cualquier miembro del equipo puede crear y gestionar proyectos. Asana ofrece las siguientes funciones:

• Plantillas personalizadas
• Menciones sencillas para dirigirse a los compañeros de equipo
• Posibilidad de asignar la misma tarea en múltiples proyectos
• 2 vistas disponibles: lista y tablero

Precios: Asana cuenta con 3 planes de precios, uno de los cuales es gratuito. Este último es bastante conveniente para personas individuales y equipos pequeños, ya que ofrece una amplia gama de funciones de Asana sin costo alguno. Los otros planes son Premium (US$13.49/usuario/mes, con descuento si se factura anualmente) y Business (US$30.49/usuario/mes, con descuento si se factura anualmente). Estos ofrecen una mayor variedad de funciones y son ideales si estás considerando adoptar Asana.

Con la pandemia ya como parte inevitable de nuestra realidad, muchos equipos están regresando a la oficina. Sin embargo, muchos otros, tras experimentar el trabajo remoto, prefieren seguir con este modelo. Esto significa que la demanda de herramientas adaptadas al trabajo remoto sigue siendo elevada, e incluso va en aumento.

Con la gran cantidad de herramientas disponibles hoy en día, puedes estar seguro de encontrar la que se ajuste a todas tus necesidades.

Esperamos que hayas podido encontrar alguna opción útil en este artículo. Si no es así, no dudes en probar WebWork. Te prometo que no te arrepentirás.