Avec le travail à distance qui s’impose comme le nouveau mode de travail standard, le besoin de le rendre aussi productif qu’en présentiel ne cesse de croître. Heureusement, la multitude d’outils disponibles aujourd’hui nous simplifie largement la tâche.

Si vous lisez cet article, je suppose que vous avez déjà une idée de ce qu’est le travail à distance. Et même si ce n’est pas le cas, vous êtes au bon endroit pour découvrir les outils essentiels pour passer au remote et en tirer le meilleur parti.

Table des matières

• Le travail à distance et ses défis
• Avantages et inconvénients
• Qu’est-ce que le suivi du temps ?
• Outils de suivi du temps
• Outils de communication
• Outils de gestion de projet

Le travail à distance et ses défis

Ce n’est un secret pour personne : la pandémie a bouleversé le monde du travail en propulsant le travail à distance au rang de nouvelle norme. Cette pratique a pris une toute autre dimension et a démontré à quel point il est possible de travailler confortablement depuis chez soi tout en restant pleinement productif.

Depuis, de nombreuses études ont été menées pour analyser l’efficacité de ce mode de travail.

Dans l’ensemble, elles convergent vers un même constat : il est impossible d’affirmer de manière absolue l’efficacité du travail à distance, car plusieurs facteurs entrent en jeu.

L’une de ces études, publiée sur NCBI, entre davantage dans les détails. En résumé, elle indique que l’efficacité se mesure à travers des critères tels que l’interférence entre vie professionnelle et vie personnelle, l’autonomie et le contrôle dans le travail, la discipline personnelle des salariés, la procrastination, le soutien social et le sentiment de solitude. Ces facteurs peuvent, selon la façon dont ils sont gérés, être à la fois bénéfiques ou néfastes.

Dans le même registre, une étude de FlexJobs fait état de niveaux de performance élevés en mode remote, avec une productivité prouvée supérieure de 7%.

Le travail à distance est par ailleurs très plébiscité par les salariés eux-mêmes, comme le confirme une autre étude de la même source. Sur 2 100 employés interrogés, 51 % se déclarent plus productifs, tandis que 95 % estiment avoir été capables de fournir les mêmes résultats qu’au bureau.

Le travail à distance profite également à l’infrastructure des entreprises : moins de consommation, c’est moins de charges à payer.

Avantages et inconvénients du travail à distance

Les facteurs mentionnés ci-dessus nous permettent de mieux cerner les avantages et les inconvénients du travail à distance.

En particulier, les éléments suivants constituent de véritables atouts, reconnus comme contributeurs à une meilleure productivité :

• la liberté accordée aux employés
• l’autodiscipline
• la possibilité de travailler dans le confort de son domicile
• l’autonomie dans le travail
• la réduction des charges pour l’entreprise

Si la majorité des entreprises ont constaté une hausse de productivité, elles ont également dû faire face aux inconvénients du travail à distance, notamment :

• le manque de suivi et de contrôle sur les employés
• l’absence totale de visibilité sur les dépenses professionnelles
• l’intrusion de la vie personnelle dans le travail
• le risque de procrastination
• l’isolement et le manque de soutien social

C’est pourquoi les employeurs ont eu besoin d’outils capables de simplifier le travail des équipes à distance, d’améliorer la communication et la collaboration, de surveiller l’activité des employés et de suivre le temps qu’ils consacrent à leurs tâches.

Dans cet article, nous allons passer en revue 3 types d’outils et 6 logiciels respectifs pour piloter les équipes à distance.

C’est parti !

L’importance du suivi du temps et les outils pour le mettre en place

Pour commencer, le suivi du temps est sans doute l’aspect le plus crucial du suivi du travail à distance. Comme le montrent les études mentionnées plus haut, le niveau de productivité des équipes en remote est étroitement lié au temps effectivement consacré au travail. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises font appel à des assistants virtuels pour gérer davantage de tâches, et ces assistants virtuels contribuent également à gérer le suivi du temps des employés.

D’ailleurs, cette pratique profite autant à l’employeur qu’à l’employé. L’employeur bénéficie d’une transparence sur le temps réellement travaillé, tandis que l’employé aborde ses tâches avec un sens des responsabilités accru, sachant que son activité fait toujours l’objet d’un suivi.

Les outils de suivi du temps se sont largement démocratisés avec l’essor du travail à distance, notamment pendant et après la pandémie. Si vous envisagez d’en adopter un pour votre équipe, voici quelques options à considérer.

WebWork Time Tracker

WebWork est un outil complet et pratique pour suivre le travail des équipes à distance ainsi que le temps qui y est consacré. Il propose une large gamme de fonctionnalités indispensables pour rendre votre expérience simple et agréable !

Une analyse récente a révélé que les utilisateurs ont enregistré une hausse de productivité de 25 % et une augmentation de leurs revenus d’environ 799 $ par mois et par employé, grâce à un suivi du temps bien maîtrisé.

WebWork Time Tracker fonctionne sur 4 plateformes : application desktop, version web, application mobile et extension Chrome — ce qui permet à chacun de l’utiliser où qu’il se trouve.

La version desktop propose notamment les fonctionnalités suivantes :

• Suivi du temps avec 4 modes de captures d’écran (arrière-plan, floutée, avec ou sans capture)
• Surveillance de l’utilisation des applications et des sites web
• Niveau d’activité (basé sur les frappes clavier et les clics souris)
• Suivi des présences
• Rapports en temps réel
• Gestion des tâches
• Heures facturables et facturation
• Fonctionnalité multiplateforme

Si le suivi du temps est votre priorité principale, les versions web, mobile et l’extension sont également d’excellentes options pour tester WebWork sans attendre.

Tarifs : WebWork propose un abonnement à 2,99 $ par utilisateur et par mois, avec une option d’essai gratuit. Et bonne nouvelle : aucune carte bancaire n’est requise pour démarrer l’essai ;).

Time Doctor

Un autre outil de suivi du temps qui mérite d’être mentionné, c’est Time Doctor. Il s’agit d’un autre outil de suivi axé sur la productivité, qui propose de nombreuses fonctionnalités telles que :

• Rapports et analyses
• Captures d’écran
• Utilisation des applications et des sites web
• Alertes de temps passé
• Fonctionnalité multiplateforme
• Suivi des pauses

Time Doctor affirme permettre d’économiser jusqu’à 37 000 $ par an en temps perdu — peut-être est-il temps de récupérer le vôtre.

Tarifs : Time Doctor propose un abonnement à 10 $ par utilisateur et par mois, avec un essai gratuit également disponible.

Apploye

Apploye est un logiciel de suivi du temps qui aide les entreprises à rendre le travail à distance plus efficace en augmentant la productivité globale des équipes remote. Il propose des centaines de fonctionnalités utiles, de quoi tirer le meilleur de vos équipes distribuées. Parmi les principales :

• Suivi du temps
• Captures d’écran, suivi des applications et des URL
• Gestion de projets et budgétisation
• Gestion des clients et facturation
• Rapports et tableau de bord
• Gestion des tâches
• Rapports exportables
• Minuterie d’inactivité, minuterie Pomodoro

Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités qui permettent à une organisation de mieux gérer ses équipes à distance. Apploye en propose bien d’autres encore, à un tarif compétitif et particulièrement abordable.

Tarifs : Apploye est disponible à 4 $/utilisateur/mois pour le plan Solo, 5 $/utilisateur/mois pour le plan Standard, 6 $/utilisateur/mois pour le plan Premium, et 7 $/utilisateur/mois pour le plan Elite. Optez pour un abonnement annuel et économisez jusqu’à 50 %.

TimeCamp

TimeCamp est un logiciel de suivi du temps qui offre à vos équipes à distance plusieurs façons d’enregistrer leur temps — un minuteur en ligne, une application desktop et mobile, ainsi qu’un plugin navigateur. Il s’intègre également avec de nombreux outils destinés aux développeurs, à la gestion de projet, aux équipes commerciales, marketing et aux logiciels de comptabilité, entre autres.

Vous pouvez par ailleurs explorer une large gamme de fonctionnalités TimeCamp :

• Gestion de projets avec budgétisation et taux de facturation,

Tarifs :

TimeCamp propose un plan gratuit incluant, entre autres, des projets et tâches illimités ainsi qu’une intégration. Les plans payants démarrent à 6,3 $ par utilisateur et par mois, avec un plan Enterprise personnalisable pour les équipes ayant des besoins plus avancés et un essai gratuit de 14 jours inclus.

Outils de communication

Les outils de communication sont le ciment qui maintient les équipes distantes connectées. Ils permettent d’organiser les échanges entre les différentes équipes et sur les différents projets.

Heureusement, il en existe une multitude sur le marché et il ne vous reste qu’à choisir celui qui vous convient.

Ils simplifient tellement la communication que certaines équipes vont jusqu’à organiser leurs soirées d’entreprise via ces plateformes.

Zoom

Tout le monde se souvient, ou a au moins entendu parler, de l’essor fulgurant de Zoom au cœur de la pandémie de Covid-19. Lorsque les entreprises ont dû basculer en urgence vers le télétravail, Zoom s’est imposé comme un outil incontournable pour les réunions, les conférences et pour rester connecté en général.

Zoom est une application de visioconférence qui dispose d’un ensemble de fonctionnalités pratiques, notamment :

• Partage d’écran
• Salles de sous-groupes (Breakout rooms)
• Chats en direct
• Sous-titrage automatique

En plus de ces fonctionnalités, Zoom propose un plan gratuit suffisamment complet puisqu’il inclut les fonctions essentielles. Il permet notamment :

• D’accueillir jusqu’à 100 participants
• Des réunions de groupe illimitées de 40 minutes
• Des réunions en tête-à-tête illimitées de 30 minutes
• Un chat privé et de groupe

Tarifs : Les autres plans vont de 149,90 $/an à 240 $/an, selon que vous êtes une petite équipe ou une grande entreprise.

Slack

Slack est un autre outil efficace pour rester en contact avec son équipe et collaborer plus facilement.

Il est particulièrement adapté à l’organisation des échanges au sein des équipes distantes, en permettant de créer des canaux dédiés à cet effet.

Il regorge de fonctionnalités qui rendent l’expérience de messagerie bien plus agréable et conviviale, notamment :

• Recherche avancée (before:, after:, from:, to:me, etc.)
• Mise en forme du texte directement dans l’application
• Réactions aux messages par emoji
• Possibilité de citer les messages d’autres utilisateurs
• Partage d’écran
• Raccourcis clavier
• Commandes (tapez / pour afficher les commandes disponibles)

Tarifs : Slack propose également un plan gratuit, et des plans payants allant de 6,67 USD/mois à 12,50 USD/mois pour profiter de l’ensemble des fonctionnalités.

Outils de gestion de projet

Le télétravail nécessite également des outils de gestion de projet.

C’est une évidence. Comment les managers pourraient-ils autrement attribuer, suivre et contrôler le travail ?

Zoho Projects

Zoho Projects est un outil de gestion de projet complet, largement adopté par les équipes en télétravail. Il propose des fonctionnalités récemment mises à jour, comme :

• Les célèbres diagrammes de Gantt
• La timeline de statut, qui indique la durée prévue d’une tâche
• Des filtres de recherche améliorés
• 2 types de tableaux de bord, personnel et portfolio
• Un module Discuss pour faciliter la communication à distance

Tarifs : Zoho propose également un plan gratuit, limité toutefois à 3 utilisateurs, 2 projets et des fichiers de 10 Mo maximum. Les autres formules sont plus complètes : Premium (5 $/utilisateur/mois) avec 50 utilisateurs et des projets illimités, et Enterprise (10 $/utilisateur/mois) avec des utilisateurs et des projets illimités.

Asana

Asana est un autre outil de gestion de projet utilisable par tous types d’équipes distantes, dans la mesure où n’importe quel membre peut créer et gérer des projets. Asana offre les fonctionnalités suivantes :

• Templates personnalisés
• Mentions faciles pour interpeller ses coéquipiers
• Possibilité d’assigner la même tâche à plusieurs projets
• 2 modes d’affichage : liste et tableau

Tarifs : Asana propose 3 formules tarifaires, dont une gratuite. Cette dernière est particulièrement adaptée aux particuliers et aux petites équipes, car elle donne accès à un large éventail de fonctionnalités sans frais. Les autres formules sont Premium (13,49 USD/utilisateur/mois, moins si facturé annuellement) et Business (30,49 USD/utilisateur/mois, moins si facturé annuellement). Elles offrent un choix de fonctionnalités plus étendu et constituent une excellente option si vous envisagez d’adopter Asana.

La pandémie faisant désormais partie intégrante de notre quotidien, de nombreuses équipes retournent au bureau. Mais beaucoup d’autres, ayant découvert les avantages du télétravail, préfèrent y rester. Cela signifie que le besoin d’outils adaptés au travail à distance reste bien réel, voire croissant.

Face à l’abondance d’outils disponibles, vous trouverez assurément celui qui correspond à vos besoins.

Nous espérons que cet article vous a aidé à faire votre choix. Sinon, n’hésitez pas à essayer WebWork. Vous ne le regretterez pas, c’est promis.