À mesure que de plus en plus d’entreprises adoptent le télétravail et le travail à distance, le concept de travail asynchrone prend une importance croissante. Même s’il gagne en popularité, il est possible que vous n’en ayez jamais entendu parler. Dans cet article, nous allons explorer ce concept en détail.

Nous verrons ce qu’est le travail asynchrone, quels avantages il offre, et en quoi il se distingue de son pendant traditionnel : la communication synchrone. Nous verrons également comment vous pouvez mettre en place le travail asynchrone dans votre entreprise grâce au suivi du temps.

Qu’est-ce que le travail asynchrone ?

Commençons par les bases : le travail asynchrone est un mode de travail qui ne repose sur aucune communication en temps réel. Il s’organise entièrement selon les emplois du temps individuels des membres de l’entreprise. Dans une équipe asynchrone, il n’existe pas de planning commun — chaque collaborateur est libre d’effectuer ses tâches quand il le souhaite. De ce fait, le travail asynchrone demande bien plus d’anticipation que la communication synchrone. Mais il peut offrir une multitude d’avantages par rapport à son équivalent plus classique, comme une plus grande autonomie des collaborateurs.

Nous aborderons les avantages — ainsi que les inconvénients — du travail asynchrone dans un instant. Mais avant cela, comparons-le au travail synchrone et examinons les principales différences entre les deux.

Travail asynchrone vs travail synchrone

Comme nous venons de le mentionner, le travail asynchrone n’implique aucune communication en temps réel. Concrètement, cela signifie que votre équipe ne recevra pas de retours immédiats si vous adoptez cette approche. La différence fondamentale entre travail asynchrone et travail synchrone peut donc se résumer à un seul concept : la planification. Cela inclut non seulement le volume de planification nécessaire, mais aussi l’horizon de temps sur lequel votre entreprise devra anticiper.

Gardez cela à l’esprit pour identifier les situations où le travail asynchrone n’est pas la meilleure option — nous y reviendrons plus tard. Pour l’instant, voici quelques exemples de chaque approche, en commençant par la plus répandue : la communication synchrone.

Exemples de travail synchrone

Le travail synchrone peut se pratiquer à peu près partout — aussi bien au bureau qu’en télétravail. En voici quelques exemples :

• Réunions en visioconférence
• Conversations instantanées en temps réel
• Échanges en présentiel

Exemples de travail asynchrone

Même si certains canaux de communication asynchrone peuvent être utilisés de façon synchrone, ils n’impliquent généralement aucune attente de réponse immédiate. Un bon indicateur pour les reconnaître : vérifiez s’ils affichent des indicateurs d’activité. Si ce n’est pas le cas, ils sont probablement conçus pour une communication asynchrone. En voici les exemples les plus courants :

• L’e-mail
• Les applications de gestion de projets et de tâches (souvent avec une fonctionnalité de commentaires)
• Les fils de discussion dans les messageries d’équipe

Les avantages du travail asynchrone pour votre entreprise

Maintenant que nous avons posé les bases, voyons comment le travail asynchrone peut contribuer à la réussite de votre entreprise.

Une plus grande autonomie et responsabilisation des collaborateurs

L’autonomie accrue est à la fois une conséquence et une condition essentielle du travail asynchrone. En effet, l’absence de communication en temps réel oblige vos collaborateurs à prendre davantage de décisions par eux-mêmes. Sans cela, ils perdraient un temps précieux à attendre des instructions. Cela peut être un peu déstabilisant — surtout pour les nouvelles recrues. Mais renforcer l’autonomie des collaborateurs peut apporter de nombreux bénéfices à votre organisation.

Parmi ces avantages, on trouve notamment une plus grande responsabilisation des équipes. Vos collaborateurs s’approprieront davantage leur travail et chercheront plus souvent à donner le meilleur d’eux-mêmes. Les bénéfices sont nombreux, que vous pouvez découvrir dans notre article sur l’amélioration de l’engagement professionnel.

Une meilleure concentration et une productivité accrue

L’une des conséquences du travail asynchrone est que vous devrez communiquer moins souvent, mais de façon plus réfléchie. Vos e-mails sont certainement plus longs et plus détaillés que vos échanges en chat, et c’est bien normal. Les messages constituent une source de distraction importante pour de nombreux professionnels, les sortant régulièrement d’un état de concentration profonde. Par conséquent, réduire le volume de messages échangés au sein de votre équipe limitera les risques de dispersion.

Moins de distractions et une meilleure concentration auront un effet direct : une productivité améliorée. Les membres de l’équipe pourront maintenir leur niveau de performance sur des périodes plus longues — et accomplir davantage de tâches en conséquence.

Plus de flexibilité et un meilleur équilibre vie professionnelle-vie personnelle

L’absence de communication en temps réel permet à votre équipe de travailler quand elle le souhaite. Vos collaborateurs peuvent profiter de leurs heures de pointe en matière de productivité pour accomplir leurs tâches au moment où ils sont les plus efficaces. Ils disposent ainsi de plus de liberté pour gérer leurs obligations personnelles — ce qui améliore leur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Comme beaucoup des points abordés ici, cela génère également ses propres effets positifs. Découvrez-les dans notre guide sur comment l’équilibre vie pro-vie perso des collaborateurs peut stimuler la croissance de l’entreprise.

Accès à un vivier de talents plus large

Dans un environnement de travail asynchrone, les horaires de travail importent peu, ce qui vous permet de recruter des professionnels aux quatre coins du monde. Cela ouvre un champ des possibles considérable pour votre entreprise — que vous recherchiez des talents de haut niveau ou des profils plus accessibles financièrement. Proposer cet avantage de flexibilité rendra également votre entreprise plus attractive aux yeux des meilleurs professionnels de votre secteur.

Les défis liés à la mise en place du travail asynchrone

Si ce concept présente de nombreux atouts, il n’est pas exempt de quelques inconvénients. Explorons-les maintenant, en commençant par l’un des plus évidents — et pourtant source de confusion : la communication.

La communication

Si l’absence de communication en temps réel est la caractéristique principale du travail asynchrone, elle peut aussi constituer un frein majeur pour certaines équipes. Un environnement asynchrone exige un niveau de clarté dans les échanges qui peut s’avérer difficile à atteindre pour certains. Des communications floues entraînent des malentendus, qui provoquent à leur tour des retards. C’est pourquoi cette approche n’est pas forcément adaptée à toutes les équipes.

Management et confiance

Gérer une équipe sans communication en temps réel représente un véritable défi. En effet, vous ne pourrez pas donner de retours instantanés à vos collaborateurs ni vérifier en direct s’ils ont bien compris vos demandes.

Un autre aspect étroitement lié à cela est la confiance. En réalité, moins vous avez besoin de superviser un collaborateur, plus cela signifie que vous lui faites confiance. Or, instaurer cette confiance prend du temps — et cela peut prendre encore plus longtemps dans un environnement de travail asynchrone.

Les tâches interdépendantes

Les missions comportant de nombreuses interdépendances seront plus difficiles à mener dans un contexte de communication asynchrone. Concrètement, ces tâches avanceront plus lentement. Heureusement, il est possible d’atténuer cet inconvénient grâce à une planification rigoureuse. Anticiper au maximum ce que chaque collaborateur devra faire permettra d’éviter les ralentissements inutiles.

Tirer parti du travail asynchrone grâce à un outil de suivi du temps

Après avoir passé en revue les défis du travail asynchrone, voyons comment les surmonter. Nous allons nous appuyer sur un outil de productivité que vous utilisez probablement déjà dans votre entreprise : un logiciel de suivi du temps.

Garantir la productivité grâce au suivi du temps et des niveaux d’activité

Comme le travail asynchrone s’effectue à distance, il partage avec le télétravail la même préoccupation centrale pour les managers : la productivité. Plus précisément, de nombreux responsables craignent que leurs collaborateurs ne travaillent moins que prévu. Heureusement, les applications de suivi du temps permettent d’y remédier facilement. Elles sont indispensables pour tout planning de travail flexible — quel que soit le mode de communication adopté. Les données collectées, comme le temps passé et les niveaux d’activité, vous aideront également à instaurer un climat de confiance avec vos équipes.

Gérer projets et tâches au même endroit

De nombreuses applications de qualité vous permettent de gérer projets et tâches au même endroit que votre suivi du temps. C’est un atout précieux pour s’assurer que tous les membres de votre espace de travail savent sur quoi travaillent leurs collègues. Ils pourront ainsi mieux prioriser leurs propres tâches et maximiser leur efficacité.

Garder une trace du travail accompli

Dans la même logique, un système de gestion des tâches vous permettra également de suivre l’avancement des travaux réalisés. En utilisant une application performante proposant des statuts personnalisables, vous pouvez même organiser les tâches terminées. Par exemple, sur WebWork, vous avez la possibilité de créer des statuts distincts pour les tâches qui sont :

• Entièrement terminées
• En attente d’informations complémentaires
• En attente du travail d’une autre personne
• En attente de révision

Au-delà des tâches, les stand-ups quotidiens constituent un excellent moyen de suivre l’avancement des projets. Si vous ne connaissez pas ce format, un stand-up meeting est une courte réunion avec un objectif bien précis : faire le point sur l’avancement. Le stand-up virtuel en est la version digitale. Quelques outils de suivi du temps haut de gamme proposent des stand-ups automatiques, configurables en quelques clics. WebWork, par exemple, peut envoyer plusieurs stand-ups à chaque division de votre entreprise via WebWork Chat ou Slack. Consultez notre intégration avec Slack pour en savoir plus.

Détecter et éliminer les sources de distraction

L’un des grands avantages du travail asynchrone est qu’il contribue à réduire les distractions. Un outil de suivi du temps performant vous permettra d’aller encore plus loin. WebWork, par exemple, vous permet de classer différentes applications et sites web comme productifs, neutres ou non productifs. Lorsque vos collaborateurs travaillent sur leur ordinateur avec le tracker activé, celui-ci détecte les plateformes non productives. WebWork avertit alors votre équipe de ne pas s’attarder sur ces sites et applications — contribuant ainsi à limiter les effets négatifs des distractions.

Améliorer la communication et mettre en place des canaux d’urgence

Vous n’y avez peut-être pas pensé, mais les outils de time tracking peuvent être excellents pour améliorer la collaboration. Les solutions les plus complètes intègrent des fonctionnalités de communication comme le chat et les réunions vidéo. Mais certains des meilleurs time trackers, comme WebWork, vont encore plus loin en proposant plusieurs canaux de chat.

L’une des raisons essentielles de disposer de différents canaux de chat est d’être prêt à faire face aux situations d’urgence. Dans ces cas-là, vous aurez besoin que votre équipe réagisse rapidement. Ce qui nous amène naturellement au point suivant — les situations où le travail asynchrone n’est pas la meilleure option.

Quand le travail asynchrone n’est-il pas la meilleure option ?

Dans certains cas, rien ne peut remplacer la communication en temps réel. Heureusement, ces situations sont peu nombreuses. Voici celles que nous allons aborder :

• Les situations d’urgence
• Les conversations difficiles

Les situations d’urgence

Lorsqu’une urgence survient dans votre entreprise, vous avez besoin que vos collaborateurs réagissent immédiatement. Contrairement à presque toutes les autres tâches, les urgences ne peuvent pas être planifiées à l’avance. Cela souligne l’importance de disposer de canaux de communication synchrone dédiés — même si vous ne devriez y recourir que très rarement.

Les conversations difficiles

Si vous devez avoir une conversation délicate avec un collaborateur, le faire en personne reste probablement la meilleure option. Il peut s’agir d’un échange sur des problèmes de performance, de comportement ou d’une situation nécessitant beaucoup de nuance. Le feedback en temps réel qu’offre la communication synchrone — notamment en termes d’émotions — est alors irremplaçable.

Définir des règles pour une communication asynchrone efficace

Avant de conclure cet article, examinons un dernier élément qui peut contribuer à améliorer la communication async : les règles de fonctionnement.

Délais de réponse

Si le travail asynchrone n’est pas immédiat, il ne doit pas non plus être retardé trop longtemps. Lors de la mise en place de cette stratégie dans votre organisation, définissez des délais acceptables pour les réponses. Bien entendu, cela dépendra en grande partie de la répartition géographique de votre équipe. Si vos collaborateurs travaillent aux quatre coins du globe, un délai de 8 à 12 heures peut être un bon point de départ. Si tous vos employés sont dans le même fuseau horaire, vous pouvez viser 4 à 6 heures, voire moins.

Règles de contexte et de contenu

Comme mentionné précédemment, le travail async implique moins de messages, mais des messages plus réfléchis. Si vous omettez des informations essentielles, vous risquez de provoquer des retards importants. La gravité de ces retards dépendra bien sûr de vos délais de réponse définis, ce qui souligne une fois de plus leur importance. C’est pourquoi il est judicieux de définir des règles sur la quantité d’informations que chacun doit inclure dans ses messages. En règle générale, communiquer davantage reste la meilleure approche.

Conclusion

Si le travail synchrone est encore largement répandu, la communication async recèle un fort potentiel. Pour de nombreuses entreprises, elle peut offrir de nombreux avantages et contribuer à accélérer leur croissance.

Ce modèle n’est toutefois pas sans défauts. Son intégration peut s’avérer complexe, la gestion des équipes étant l’un des aspects les plus délicats de cette transition.

Cependant, avec les bons outils et une approche adaptée, vous serez en mesure d’en tirer parti pour votre entreprise. Des applications de time tracking de qualité seront indispensables si vous souhaitez opérer ce changement. Elles vous apporteront également de nombreux bénéfices supplémentaires, ce qui en fait un investissement judicieux — quelle que soit la manière dont votre équipe communique sur le long terme.