Что такое асинхронная работа и как она помогает вашей команде

По мере того как всё больше компаний переходит на удалённую и дистанционную работу, концепция асинхронной работы приобретает всё большее значение. Несмотря на растущую популярность, многие до сих пор не слышали об этом подходе. В этой статье мы разберём его подробно.

Мы рассмотрим, что такое асинхронная работа, какие преимущества она даёт и чем отличается от традиционного синхронного взаимодействия. Также разберём, как внедрить асинхронный формат в вашем бизнесе с помощью учёта рабочего времени.

Что такое асинхронная работа?

Начнём с основ. Асинхронная работа — это формат, при котором общение в режиме реального времени не предполагается. Каждый сотрудник строит свой рабочий день самостоятельно, исходя из собственного графика. В асинхронных командах нет общего расписания: каждый выполняет задачи тогда, когда ему удобно. Именно поэтому такой подход требует значительно более тщательного планирования по сравнению с синхронным взаимодействием. Зато он даёт ряд ощутимых преимуществ — например, повышает самостоятельность сотрудников.

О преимуществах и недостатках асинхронной работы мы поговорим чуть позже. Сначала сравним её с синхронным форматом и разберём ключевые отличия между ними.

Асинхронная и синхронная работа: в чём разница

Как уже было сказано, асинхронная работа не предполагает общения в реальном времени. Это означает, что обратная связь в команде не происходит мгновенно. По сути, главное различие между двумя форматами сводится к одному понятию — планированию. Речь идёт не только о том, сколько планирования потребуется вашему бизнесу, но и о том, насколько далеко вперёд придётся думать.

Держите это в голове, когда будете определять, в каких ситуациях асинхронный формат не подходит — об этом мы поговорим позже. А пока рассмотрим несколько примеров каждого из подходов, начав с более привычного: синхронного взаимодействия.

Примеры синхронной работы

Синхронная работа может происходить практически где угодно — как в офисе, так и в удалённом формате. К её примерам относятся:

• Видеозвонки и онлайн-встречи
• Переписка в чате в режиме реального времени
• Личные разговоры и обсуждения

Примеры асинхронной работы

Асинхронные каналы коммуникации при желании можно использовать и для синхронного взаимодействия, однако по своей природе они не предполагают мгновенного ответа. Один из простых способов распознать такой канал — проверить, есть ли в нём индикаторы активности (статус «онлайн»). Если нет — скорее всего, он создан для асинхронного общения. Наиболее распространённые примеры:

• Электронная почта
• Приложения для управления проектами и задачами (как правило, с функцией комментариев)
• Треды в мессенджерах

Преимущества асинхронной работы для вашего бизнеса

Разобравшись с основами, давайте посмотрим, как асинхронный формат может помочь вашему бизнесу расти.

Больше самостоятельности и ответственности у сотрудников

Самостоятельность — это одновременно и результат, и обязательное условие асинхронной работы. Отсутствие общения в реальном времени означает, что сотрудники будут вынуждены принимать гораздо больше решений самостоятельно — иначе они просто будут терять время в ожидании инструкций. Для новых сотрудников это может быть непривычно, но повышение самостоятельности сотрудников несёт в себе множество плюсов для компании.

Один из таких плюсов — рост личной ответственности. Каждый член команды начинает более осознанно относиться к своей работе и стремится делать её лучше. Подробнее об этом читайте в нашей статье о том, как повысить вовлечённость сотрудников.

Лучше фокус — выше продуктивность

Один из эффектов асинхронной работы заключается в том, что общаться приходится реже, но более обдуманно. Не зря электронные письма, как правило, гораздо подробнее и структурированнее, чем переписка в чате. Постоянные сообщения отвлекают сотрудников и выбивают их из состояния глубокой концентрации. Сокращение количества таких уведомлений снижает риск потери фокуса.

Меньше отвлекающих факторов — выше концентрация, а значит, и продуктивность. Сотрудники смогут дольше удерживать рабочий ритм и успевать больше.

Гибкость и здоровый баланс между работой и жизнью

Отсутствие синхронного общения даёт команде возможность работать в удобное время. Каждый может использовать свои часы пиковой продуктивности для выполнения задач — тогда, когда он работает наиболее эффективно. Это также освобождает время для личных дел, улучшая баланс между профессиональной и личной жизнью.

Как и многое из того, о чём мы говорим, это влечёт за собой цепочку положительных эффектов. Подробнее — в нашем материале о том, как баланс между работой и личной жизнью способствует росту бизнеса.

Доступ к специалистам со всего мира

В асинхронном формате рабочие часы не играют принципиальной роли, а значит, вы можете нанимать профессионалов из любой точки мира. Это открывает огромные возможности — будь то поиск более квалифицированных специалистов или оптимизация затрат на персонал. К тому же гибкий формат работы сам по себе привлекает сильных профессионалов в вашу компанию.

Сложности при переходе на асинхронную работу

При всех своих преимуществах асинхронный формат имеет и определённые недостатки. Разберём их подробнее — начнём с очевидного, но неоднозначного момента: коммуникации.

Коммуникация

Отсутствие общения в реальном времени — это главная особенность асинхронного формата, но для некоторых команд оно же может стать серьёзным минусом. Асинхронная среда требует высокой чёткости и ясности в коммуникации, которой не каждая команда способна добиться с ходу. Размытые формулировки ведут к недопониманию, а недопонимание — к задержкам. Поэтому асинхронный подход подходит далеко не всем командам.

Управление и доверие

Управлять командой без общения в реальном времени непросто. Вы не сможете оперативно дать обратную связь или убедиться, что сотрудник правильно понял задачу.

Тесно связан с этим и вопрос доверия. Чем больше вы доверяете сотрудникам, тем меньше нужно их контролировать. Но доверие выстраивается постепенно, а в асинхронном формате этот процесс может занять ещё больше времени.

Взаимозависимые задачи

Задачи с большим количеством зависимостей сложнее выполнять в асинхронном режиме — они продвигаются медленнее. К счастью, этот недостаток можно сгладить грамотным планированием. Чем детальнее вы заранее пропишете, что именно должен сделать каждый участник, тем меньше будет лишних задержек.

Как использовать асинхронную работу с помощью трекера времени

Разобравшись со сложностями, перейдём к тому, как их преодолеть. На помощь придёт инструмент, который вы, скорее всего, уже используете в своём бизнесе: программа для учёта рабочего времени.

Контроль продуктивности с помощью учёта времени и активности

Асинхронная работа, как и удалённый формат в целом, порождает одну общую головную боль для руководителей: продуктивность. Многие из них переживают, что сотрудники начнут работать меньше положенного. Однако решить эту проблему несложно с помощью приложений для учёта времени. Такие инструменты незаменимы при любом гибком графике работы — вне зависимости от формата коммуникации. Данные об активности и отработанном времени также помогают выстраивать доверие между руководителем и командой.

Управление проектами и задачами в одном месте

Многие качественные приложения позволяют управлять проектами и задачами в той же среде, где ведётся учёт времени. Это удобно: каждый участник команды понимает, над чем работают коллеги, и может грамотно расставлять приоритеты для максимальной эффективности.

Отслеживание выполненной работы

Продолжая тему задач: система управления ими также помогает фиксировать, что уже сделано. В качественных приложениях с настраиваемыми статусами вы можете структурировать выполненные задачи по категориям. Например, в WebWork можно создавать отдельные статусы для задач, которые:

• Полностью завершены
• Ожидают дополнительной информации
• Ожидают результатов работы другого сотрудника
• Ожидают проверки

Помимо задач, ещё один отличный способ отслеживать прогресс — ежедневные stand-up’ы. Если вы не знакомы с этим форматом: stand-up — это короткая встреча с одной конкретной целью: синхронизация по прогрессу. Виртуальный stand-up — это онлайн-версия таких встреч. Некоторые качественные time tracker’ы предлагают автоматические stand-up’ы, которые можно настроить буквально в несколько кликов. Например, WebWork умеет отправлять stand-up’ы каждому подразделению вашей компании через WebWork Chat или Slack. Подробнее об этом — в нашей статье об интеграции со Slack.

Выявляйте и устраняйте отвлекающие факторы

Одно из главных преимуществ асинхронной работы — снижение количества отвлекающих факторов. Качественный time tracker поможет вывести это на новый уровень. К примеру, WebWork позволяет присваивать приложениям и сайтам статус продуктивных, нейтральных или непродуктивных. Пока сотрудники работают за компьютером с включённым tracker’ом, он будет фиксировать обращения к непродуктивным платформам. WebWork будет предупреждать команду о нецелевом использовании сайтов и приложений — помогая минимизировать негативное влияние отвлечений.

Улучшайте коммуникацию и создавайте каналы для экстренных ситуаций

Возможно, вы об этом не задумывались, но time tracker’ы отлично подходят для улучшения совместной работы. Некоторые из них предлагают встроенные инструменты коммуникации — чат и видеозвонки. Лучшие решения, такие как WebWork, идут ещё дальше и поддерживают несколько каналов чата.

Разделение на разные каналы особенно важно, когда возникают нештатные ситуации. В таких случаях команда должна реагировать быстро. Это плавно подводит нас к следующему вопросу — когда асинхронная работа не является оптимальным выбором.

Когда асинхронная работа — не лучший вариант?

В некоторых ситуациях коммуникацию в реальном времени ничем не заменить. К счастью, таких случаев немного. Рассмотрим основные из них:

• Чрезвычайные ситуации
• Сложные разговоры

Чрезвычайные ситуации

Если в компании возникает нештатная ситуация, сотрудники должны реагировать немедленно. В отличие от большинства задач, форс-мажоры нельзя запланировать заранее. Это подчёркивает важность выделенных синхронных каналов коммуникации — даже если пользоваться ими придётся крайне редко.

Сложные разговоры

Если вам нужно провести сложный разговор с сотрудником, лучше делать это лично. Речь может идти о низкой эффективности, поведении или другой деликатной ситуации. Живая обратная связь при синхронной коммуникации — особенно в плане считывания эмоций — в подобных случаях незаменима.

Правила для эффективной асинхронной коммуникации

Прежде чем завершить статью, рассмотрим ещё один элемент, который делает async-коммуникацию лучше: чёткие правила.

Правила времени ответа

Асинхронная работа не предполагает мгновенных ответов, однако затягивать с ними тоже не стоит. Внедряя этот подход в компании, установите допустимые сроки ответа на сообщения. Разумеется, они во многом будут зависеть от того, насколько разбросаны графики сотрудников. Если команда работает по всему миру, хорошей отправной точкой могут стать 8–12 часов. Если все находятся в одном часовом поясе, можно ориентироваться на 4–6 часов или меньше.

Правила по содержанию сообщений

Как уже говорилось, async-работа предполагает меньше сообщений, но более обдуманных. Если упустить важные детали, это может привести к серьёзным задержкам. Насколько критичными они окажутся — напрямую зависит от установленных правил времени ответа, что лишний раз подчёркивает их значимость. Поэтому имеет смысл заранее определить, какой объём информации должен содержаться в сообщениях. Как правило, лучше склоняться в сторону избыточной детализации.

Итоги

Несмотря на то что синхронная работа по-прежнему доминирует во всём мире, async-коммуникация обладает огромным потенциалом. Для многих компаний она открывает целый ряд преимуществ и способна ускорить их рост.

Вместе с тем у этого подхода есть и свои сложности. Интегрировать его непросто, а управление распределённой командой — одна из самых трудоёмких частей перехода.

Тем не менее, используя правильные инструменты и грамотный подход, вы сможете извлечь из этого реальную пользу для бизнеса. Качественные приложения для time tracking станут незаменимым помощником в этом переходе — и принесут массу дополнительных преимуществ, делая их ценным вложением вне зависимости от того, какой формат коммуникации останется основным в долгосрочной перспективе.

Похожие статьи

• Как обнаружить теневой ИИ в вашей команде