À medida que mais e mais empresas mudam para o teletrabalho e o trabalho remoto , o conceito de trabalho assíncrono torna-se mais importante. Embora sua popularidade esteja crescendo, talvez você nunca tenha ouvido falar de trabalho assíncrono antes. Neste artigo, exploraremos o conceito em profundidade.

Abordaremos o que é o trabalho assíncrono, quais as vantagens que ele oferece e como ele se compara à sua contraparte tradicional – a comunicação síncrona. Também exploraremos como você pode usar o trabalho assíncrono em sua empresa com a ajuda do controle de tempo.

O que é trabalho assíncrono?

Começando pelo básico, o trabalho assíncrono é um estilo de trabalho que não envolve comunicação em tempo real. Depende inteiramente das programações de indivíduos dentro de uma empresa. As equipes de trabalho assíncronas não têm horários compartilhados – cada um de seus funcionários é livre para concluir seu trabalho quando desejar. Como resultado, o trabalho assíncrono requer um pouco mais de planejamento do que a comunicação sincronizada. Mas pode ter uma variedade de benefícios em comparação com o seu homólogo mais comum, como maior autonomia dos funcionários.

Abordaremos os benefícios – bem como as desvantagens – do trabalho assíncrono em breve. Antes disso, vamos compará-lo ao trabalho síncrono e explorar as principais diferenças entre os dois.

Trabalho assíncrono vs síncrono

Como já mencionado, o trabalho assíncrono não envolve comunicação em tempo real. O que isso significa é que não haverá feedback em tempo real para sua equipe se você usar a estratégia. Como resultado, a principal diferença entre trabalho assíncrono e síncrono pode ser resumida em um conceito: planejamento. Isso inclui não apenas quanto planejamento seu negócio precisará fazer, mas também com que antecedência ele terá que planejar.

Tenha isso em mente para determinar quando o trabalho assíncrono não é a melhor opção, o que abordaremos mais tarde. Por enquanto, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de cada um, começando pela estratégia mais comum: comunicação sincronizada .

Exemplos de trabalho síncrono

O trabalho síncrono pode ocorrer praticamente em qualquer lugar – tanto no escritório quanto durante o trabalho remoto. Exemplos disso incluem:

• Videoconferências
• Conversas de bate-papo em tempo real
• Discussões presenciais

Exemplos de trabalho assíncrono

Embora canais de comunicação assíncronos possam ser usados ​​para trabalho sincronizado, eles geralmente não envolvem expectativa de resposta imediata. Uma maneira importante de identificar esses canais é ver se eles possuem indicadores de atividade. Caso contrário, provavelmente se destinam à comunicação assíncrona. Os principais exemplos disso são:

• E-mail
• Aplicativos de gerenciamento de projetos e tarefas (geralmente com funcionalidade de comentários)
• Tópicos de discussão em aplicativos de bate-papo

Os benefícios do trabalho assíncrono para o seu negócio

Depois de explorar os fundamentos do conceito, vamos agora ver como o trabalho assíncrono pode ajudar seu negócio a ter sucesso.

Maior autonomia e responsabilidade dos funcionários

O aumento da autonomia é ao mesmo tempo um resultado e um requisito importante do trabalho assíncrono. Afinal, não ter comunicação em tempo real significa que sua equipe precisará tomar muito mais decisões. Caso contrário, perderiam tempo esperando instruções. Isso pode ser um pouco estressante, especialmente para novos contratados. Porém, aumentar os níveis de autonomia dos funcionários pode trazer muitos benefícios para a sua empresa.

Um exemplo dessas vantagens é o aumento da responsabilidade dos funcionários. Sua equipe será mais responsável pelo seu trabalho, se esforçando para dar o melhor de si com mais frequência. Isso tem muitas vantagens próprias, que você pode explorar em nosso artigo sobre como aumentar o engajamento profissional .

Melhor foco e produtividade

Um dos efeitos do trabalho assíncrono é que você precisará se comunicar com menos frequência, mas com mais atenção. Afinal, seus e-mails são certamente mais longos e detalhados do que suas conversas no chat. As mensagens podem distrair muitos profissionais, afastando-os de um estado de foco profundo. Conseqüentemente, ter menos mensagens trocadas em sua equipe reduzirá as chances de a equipe se distrair.

Reduzir as oportunidades de distração e melhorar o foco terá um efeito fundamental: maior produtividade. Os membros da equipe serão capazes de manter sua produtividade alta por períodos mais longos – como resultado, concluindo mais tarefas. 

Maior flexibilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional

A falta de comunicação em tempo real significa que sua equipe pode trabalhar quando quiser. Eles podem aproveitar seus horários de pico de produtividade para concluir suas tarefas quando tiverem o melhor desempenho. Consequentemente, os seus funcionários também terão mais liberdade para cuidar das suas responsabilidades pessoais, melhorando o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Como muitas coisas que exploramos aqui, isso também tem efeitos positivos. Saiba mais sobre eles em nosso guia sobre como o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos funcionários pode impulsionar o crescimento dos negócios .

Acesso a um conjunto mais amplo de talentos

Como as horas de trabalho realmente não importam em um ambiente de trabalho assíncrono, você pode contratar profissionais de todo o mundo. Isso pode abrir um mundo de oportunidades para o seu negócio – não importa se você deseja talentos de maior qualidade ou mais acessíveis. Oferecer a vantagem da flexibilidade também tornará sua empresa mais atraente para os melhores profissionais do seu setor.

Os desafios da implementação do trabalho assíncrono

Embora o conceito tenha muitas vantagens, ele apresenta alguns pontos negativos. Vamos explorá-los a seguir, começando com um óbvio, mas confuso: a comunicação.

Comunicação

Embora a falta de comunicação em tempo real seja a principal característica do trabalho de sincronização, ela também pode ser uma desvantagem importante para certas equipes . Um ambiente assíncrono requer um nível de clareza de comunicação que pode ser difícil de ser alcançado por algumas equipes. Comunicações pouco claras levarão a mal-entendidos , que causarão atrasos . Como resultado, algumas equipes podem não ser as mais adequadas à estratégia.

Gestão e Confiança

Gerenciar uma equipe de profissionais sem comunicação em tempo real pode ser um desafio. Afinal, você não poderá fornecer feedback à sua equipe ou determinar se eles entenderam sua solicitação corretamente em tempo real.

Outra coisa que está intimamente relacionada a isso é a confiança. Afinal, você não precisará gerenciar funcionários em quem confia muito. Construir confiança geralmente leva tempo, mas pode demorar ainda mais em um ambiente de trabalho assíncrono.

Tarefas Interdependentes

Tarefas com muitas interdependências serão mais difíceis de trabalhar com comunicação assíncrona. Especificamente, estas tarefas progredirão mais lentamente. Felizmente, você pode aliviar essa desvantagem com um planejamento cuidadoso. Determinar antecipadamente o que cada profissional precisará fazer ajudará a evitar lentidão desnecessária.

Aproveitando o trabalho assíncrono com um rastreador de tempo

Tendo explorado os desafios do trabalho assíncrono, podemos agora abordar como você pode superá-los. Usaremos uma ferramenta de produtividade que você provavelmente já usa em sua empresa: software de controle de tempo .

Garanta a produtividade com monitoramento de tempo e nível de atividade

Como o trabalho assíncrono é realizado remotamente, tanto ele quanto os arranjos de trabalho remoto compartilham a mesma preocupação principal dos gerentes: produtividade . Mais precisamente, muitos líderes estão preocupados com a possibilidade de os seus funcionários começarem a trabalhar menos do que deveriam. No entanto, garantir que isso não aconteça é simples com aplicativos de monitoramento de tempo. Em geral, eles são inestimáveis ​​para qualquer horário de trabalho flexível , independentemente do estilo de comunicação. Uma variedade de dados rastreados, como tempo e níveis de atividade, também ajudarão você a construir a confiança de sua equipe.

Gerencie projetos e tarefas em um só lugar

Muitos aplicativos de alta qualidade permitem gerenciar projetos e tarefas no mesmo lugar em que você monitora o tempo. Isso pode ser excelente para garantir que os membros do seu espaço de trabalho estejam cientes do que todos os outros estão fazendo. Como resultado, eles poderão priorizar suas tarefas corretamente para maximizar a eficiência.

Acompanhe o trabalho concluído

Continuando com o tema das atribuições, um sistema de gerenciamento de tarefas também o ajudará a acompanhar o trabalho que foi concluído. Usando um aplicativo de alta qualidade que oferece status personalizáveis , você pode até organizar tarefas concluídas. Por exemplo, no WebWork, você tem a capacidade de criar status de tarefas separados para atribuições que são:

• Totalmente concluído
• Aguardando mais informações
• Esperando pelo trabalho de outra pessoa
• Esperando para ser revisado

Além das tarefas, outra excelente forma de acompanhar o progresso são as reuniões diárias . Se você não sabe, uma reunião stand-up é uma reunião curta que tem um propósito distinto: acompanhar o progresso . Já o stand-up é a versão virtual dessas reuniões. Alguns rastreadores de tempo de alta qualidade oferecem ajustes automáticos que você pode configurar com apenas alguns cliques. Por exemplo, o WebWork pode enviar vários stand-ups para cada divisão da sua empresa no WebWork Chat ou Slack. Confira nossa integração com o Slack para saber mais.

Detecte e elimine distrações

Uma das principais vantagens do trabalho assíncrono é que ele ajuda a reduzir as distrações . Um rastreador de tempo de alta qualidade o ajudará a levar isso para o próximo nível. Por exemplo, o WebWork permite definir vários aplicativos e sites como produtivos , neutros ou não produtivos . À medida que seus funcionários trabalham em seus computadores enquanto o rastreador está ligado, ele detecta plataformas não produtivas. O WebWork alertará então sua equipe para não perder tempo nesses sites e aplicativos, ajudando a evitar os efeitos negativos das distrações.

Melhore a comunicação e estabeleça canais de emergência

Talvez você não tenha pensado nisso, mas os rastreadores de tempo podem ser excelentes para aprimorar a colaboração . Alguns de maior qualidade oferecem ferramentas de comunicação integradas, como chat e videoconferências. Porém, alguns dos melhores rastreadores de tempo, como o WebWork, oferecem ainda mais funcionalidades com vários canais .

Um dos principais motivos pelos quais você deve ter diferentes canais de bate-papo é estar preparado para emergências . Nessas situações, você precisará que sua equipe seja capaz de responder rapidamente. Isso nos leva perfeitamente ao próximo ponto de discussão: casos em que o trabalho assíncrono não é o melhor.

Quando o trabalho assíncrono não é a melhor opção?

Em alguns casos, a comunicação em tempo real não pode ser substituída por nada. Felizmente, não existem muitos exemplos disso. Os que exploraremos agora são:

• Situações de emergência
• Conversas difíceis

Situações de emergência

Se ocorrer uma emergência em sua empresa, você precisará de uma equipe para agir imediatamente . Ao contrário de quase todas as outras tarefas, as emergências não podem ser planeadas com antecedência. Isso destaca a importância de canais de comunicação síncronos dedicados – mesmo que você deva usá-los raramente.

Conversas difíceis

Se você precisar ter uma conversa difícil com um funcionário, fazê-lo pessoalmente é provavelmente sua melhor opção. Pode ser uma conversa sobre mau desempenho, comportamento ou outra situação sutil. O feedback em tempo real da comunicação síncrona – especialmente em termos de emoções – é inestimável nesses casos.

Definir diretrizes para garantir uma comunicação assíncrona eficaz

Antes de encerrar este artigo, vamos explorar uma última coisa que pode ajudar a melhorar a comunicação assíncrona: diretrizes .

Diretrizes de tempo de resposta

Embora o trabalho assíncrono não seja imediato, também não deve ser adiado por muito tempo . Ao implementar a estratégia em sua empresa, estabeleça diretrizes sobre quanto tempo é aceitável para as respostas. Claro, isso vai depender muito da distribuição da agenda da sua equipe. Se você tem pessoas trabalhando em lados opostos do globo, algo como 8 a 12 horas pode ser um bom começo. Se todos os seus funcionários estiverem no mesmo fuso horário, você poderá tentar de 4 a 6 horas ou menos.

Diretrizes contextuais

Conforme mencionado anteriormente, o trabalho assíncrono envolve menos mensagens, mas mais ponderadas. Se você esquecer algum detalhe necessário em suas mensagens, poderá causar grandes contratempos . A gravidade destes dependerá, obviamente, das suas diretrizes de tempo de resposta, destacando ainda mais a sua importância. Por isso, é aconselhável criar regras sobre a quantidade de informações que todos devem incluir em suas mensagens. Geralmente, porém, a comunicação excessiva é a opção preferida.

Pensamentos finais

Embora o trabalho síncrono esteja difundido em todo o mundo, a comunicação assíncrona tem muito potencial . Para muitas empresas, pode oferecer uma variedade de vantagens – ajudando a acelerar o seu crescimento.

No entanto, o conceito não está isento de falhas. A integração pode ser um desafio, sendo a gestão da força de trabalho uma das partes mais difíceis da mudança.

Mas, usando as ferramentas certas e uma abordagem eficaz, você poderá tirar vantagem disso para o seu negócio. Aplicativos de controle de tempo de alta qualidade serão inestimáveis ​​se você quiser fazer a mudança. Eles proporcionarão muitos benefícios adicionais ao mesmo tempo, tornando-os um investimento que vale a pena – independentemente de como sua equipe se comunica a longo prazo.