À medida que cada vez mais empresas adotam o teletrabalho e o trabalho remoto, o conceito de trabalho assíncrono ganha cada vez mais relevância. Apesar do crescimento da sua popularidade, é possível que ainda não tenha ouvido falar muito sobre o tema. Neste artigo, vamos explorar o conceito em profundidade.

Vamos explicar o que é o trabalho assíncrono, quais as vantagens que oferece e como se compara ao seu modelo tradicional — a comunicação síncrona. Também vamos ver como pode implementar o trabalho assíncrono na sua empresa com o apoio do registo de tempo.

O que é o trabalho assíncrono?

Começando pelo básico: o trabalho assíncrono é um modelo de trabalho que não depende de comunicação em tempo real. Funciona inteiramente em função dos horários individuais de cada colaborador. As equipas que trabalham de forma assíncrona não têm horários partilhados — cada pessoa é livre de realizar o seu trabalho quando entender. Por isso, o trabalho assíncrono exige um planeamento bastante mais cuidadoso do que a comunicação síncrona. No entanto, pode trazer uma série de vantagens em relação ao modelo mais comum, como uma maior autonomia dos colaboradores.

Vamos falar sobre os benefícios — e também os desafios — do trabalho assíncrono já a seguir. Antes disso, vamos compará-lo com o trabalho síncrono e perceber quais são as principais diferenças entre os dois.

Trabalho assíncrono vs trabalho síncrono

Como já foi referido, o trabalho assíncrono não envolve comunicação em tempo real. Isto significa que a sua equipa não terá respostas imediatas se adotar esta abordagem. Por isso, a grande diferença entre o trabalho assíncrono e o síncrono resume-se a um único conceito — o planeamento. Isto inclui não só a quantidade de planeamento necessária, mas também com quanta antecedência a empresa terá de planear.

Tenha isto em mente para perceber quando o trabalho assíncrono não é a melhor opção, algo que abordaremos mais adiante. Por agora, vejamos alguns exemplos de cada modelo, começando pela abordagem mais comum: a comunicação síncrona.

Exemplos de trabalho síncrono

O trabalho síncrono pode acontecer em praticamente qualquer contexto — tanto no escritório como em regime remoto. Alguns exemplos incluem:

• Reuniões por videochamada
• Conversas em tempo real por chat
• Discussões presenciais

Exemplos de trabalho assíncrono

Embora os canais de comunicação assíncrona possam também ser usados de forma síncrona, a sua principal característica é a ausência de expectativa de resposta imediata. Uma boa forma de identificar esses canais é verificar se têm indicadores de atividade. Se não tiverem, provavelmente foram concebidos para comunicação assíncrona. Os exemplos mais comuns são:

• Email
• Aplicações de gestão de projetos e tarefas (habitualmente com funcionalidade de comentários)
• Tópicos de discussão em aplicações de chat

Os benefícios do trabalho assíncrono para a sua empresa

Depois de explorar os conceitos fundamentais, vejamos agora de que forma o trabalho assíncrono pode ajudar a sua empresa a crescer.

Maior autonomia e responsabilidade dos colaboradores

A maior autonomia é ao mesmo tempo uma consequência e um requisito essencial do trabalho assíncrono. Afinal, sem comunicação em tempo real, os colaboradores terão de tomar muito mais decisões por conta própria — caso contrário, perderiam tempo à espera de instruções. Isto pode ser um pouco intimidante, especialmente para quem está a começar. Mas aumentar a autonomia dos colaboradores pode trazer muitos benefícios para a sua organização.

Um exemplo dessas vantagens é o aumento da responsabilidade individual. A equipa torna-se mais responsável pelo próprio trabalho, empenhando-se mais frequentemente em dar o seu melhor. Isto tem, por sua vez, muitos outros benefícios, que pode explorar no nosso artigo sobre como aumentar o envolvimento profissional.

Maior foco e produtividade

Um dos efeitos do trabalho assíncrono é que passa a comunicar com menos frequência, mas de forma mais ponderada. Afinal, um email tende a ser muito mais completo e detalhado do que uma mensagem de chat. As notificações constantes podem ser uma fonte de distração para muitos profissionais, tirando-os de um estado de concentração profunda. Assim, reduzir o volume de mensagens trocadas na equipa diminui também as possibilidades de distração.

Reduzir as distrações e melhorar o foco tem um efeito direto: uma produtividade mais elevada. Os membros da equipa conseguem manter o rendimento por períodos mais longos — concluindo mais tarefas como resultado.

Mais flexibilidade e melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional

A ausência de comunicação em tempo real permite que a sua equipa trabalhe quando quiser. Cada colaborador pode tirar partido dos seus momentos de maior produtividade para realizar as suas tarefas quando se encontra no melhor estado. Consequentemente, os colaboradores também têm mais liberdade para tratar das suas responsabilidades pessoais — melhorando o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Como muitas das coisas que explorámos aqui, isto também tem efeitos positivos adicionais. Saiba mais no nosso guia sobre como o equilíbrio entre vida pessoal e profissional pode impulsionar o crescimento do negócio.

Acesso a um leque mais alargado de talentos

Num ambiente de trabalho assíncrono, o horário de trabalho deixa de ser um fator limitante, o que lhe permite contratar profissionais de qualquer parte do mundo. Isto pode abrir um vasto leque de oportunidades para a sua empresa — seja para encontrar talentos de maior qualidade ou com custos mais competitivos. Além disso, oferecer flexibilidade como benefício torna a sua empresa mais atrativa para os melhores profissionais do setor.

Os desafios de implementar o trabalho assíncrono

Apesar das muitas vantagens, o conceito não é isento de desafios. Vamos explorá-los a seguir, começando por um que parece óbvio mas que pode ser confuso: a comunicação.

Comunicação

Embora a ausência de comunicação em tempo real seja a principal característica do trabalho assíncrono, pode também ser um ponto fraco para certas equipas. Um ambiente assíncrono exige um nível de clareza comunicativa que nem todas as equipas conseguem atingir facilmente. Comunicações pouco claras geram mal-entendidos, que por sua vez provocam atrasos. Por isso, este modelo pode não ser adequado para todos os tipos de equipas.

Gestão e Confiança

Gerir uma equipa sem comunicação em tempo real pode ser um verdadeiro desafio. Afinal, não é possível dar feedback imediato nem verificar em tempo real se os colaboradores compreenderam corretamente o que lhes foi pedido.

Outro aspeto diretamente relacionado com isto é a confiança. Quando a confiança é elevada, a necessidade de gestão intensiva diminui. Construir essa confiança costuma levar tempo e, num ambiente de trabalho assíncrono, esse processo pode ser ainda mais demorado.

Tarefas Interdependentes

Tarefas com muitas interdependências são mais difíceis de executar num contexto de comunicação assíncrona. Concretamente, estas tarefas tendem a avançar mais lentamente. Felizmente, este inconveniente pode ser minimizado com um planeamento cuidadoso. Definir com antecedência o máximo possível do que cada profissional precisa de fazer ajuda a evitar bloqueios desnecessários.

Tirar partido do trabalho assíncrono com um registo de tempo

Depois de explorar os desafios do trabalho assíncrono, vamos ver como é possível superá-los. Para isso, vamos recorrer a uma ferramenta de produtividade que provavelmente já utiliza na sua empresa: o software de registo de tempo.

Garantir a produtividade com o registo de tempo e níveis de atividade

Como o trabalho assíncrono é realizado à distância, partilha com o trabalho remoto a mesma preocupação central para os gestores: a produtividade. Muitos líderes receiam que os colaboradores trabalhem menos do que é suposto. No entanto, garantir que isso não acontece é simples com aplicações de registo de tempo. Em geral, estas ferramentas são indispensáveis em qualquer horário de trabalho flexível — independentemente do estilo de comunicação. Os dados registados, como o tempo e os níveis de atividade, ajudam também a construir uma relação de confiança com a equipa.

Gerir projetos e tarefas num só lugar

Muitas aplicações de qualidade permitem gerir projetos e tarefas no mesmo lugar onde é feito o registo de tempo. Isto é excelente para garantir que todos os membros da equipa sabem no que os colegas estão a trabalhar. Assim, conseguem priorizar as suas próprias tarefas de forma mais eficaz, maximizando a eficiência.

Acompanhar o trabalho concluído

Continuando no tema das tarefas, um sistema de gestão de tarefas também ajuda a controlar o que já foi concluído. Com uma aplicação de qualidade que ofereça estados personalizáveis, é possível organizar as tarefas concluídas de forma estruturada. Por exemplo, no WebWork, pode criar estados de tarefas separados para atividades que estão:

• Totalmente concluídas
• À espera de mais informações
• À espera do trabalho de outra pessoa
• À espera de revisão

Para além das tarefas, outra forma excelente de acompanhar o progresso são os daily stand-ups. Caso não esteja familiarizado, um stand-up é uma reunião curta com um único propósito: fazer um ponto de situação rápido. No contexto remoto, o stand-up é a versão virtual dessas reuniões. Alguns registadores de tempo de qualidade oferecem stand-ups automáticos que pode configurar em poucos cliques. Por exemplo, o WebWork pode enviar vários stand-ups para cada divisão da sua empresa através do WebWork Chat ou do Slack. Saiba mais sobre a nossa integração com o Slack.

Detetar e eliminar distrações

Uma das principais vantagens do trabalho assíncrono é que ajuda a reduzir as distrações. Um registo de tempo de qualidade permite levar isto ainda mais longe. Por exemplo, o WebWork permite classificar diversas aplicações e sites como produtivos, neutros ou não produtivos. Enquanto os colaboradores trabalham no computador com o registo ativo, a ferramenta deteta automaticamente as plataformas não produtivas. O WebWork avisa então a equipa para não perder tempo nessas aplicações e sites — ajudando a evitar os efeitos negativos das distrações.

Melhorar a comunicação e criar canais de emergência

Talvez você não tenha pensado nisso, mas os rastreadores de tempo podem ser excelentes para melhorar a colaboração. Alguns de maior qualidade oferecem ferramentas de comunicação integradas, como chat e videochamadas. Mas alguns dos melhores time trackers, como o WebWork, vão ainda mais longe, com múltiplos canais de chat.

Um motivo importante para ter canais de chat distintos é estar preparado para emergências. Nessas situações, você precisará que a sua equipe consiga responder rapidamente. Isso nos leva perfeitamente ao próximo ponto — os casos em que o trabalho assíncrono não é a melhor opção.

Quando o trabalho assíncrono não é a melhor opção?

Em alguns casos, a comunicação em tempo real não pode ser substituída por nada. Felizmente, esses casos não são muitos. Os que vamos explorar agora são:

• Situações de emergência
• Conversas difíceis

Situações de emergência

Se surgir uma emergência na sua empresa, você precisará que a equipe aja imediatamente. Ao contrário de praticamente qualquer outra tarefa, as emergências não podem ser planejadas com antecedência. Isso evidencia a importância de ter canais de comunicação síncrona dedicados — mesmo que você os utilize raramente.

Conversas difíceis

Se precisar ter uma conversa difícil com um colaborador, fazer isso pessoalmente é provavelmente a melhor opção. Pode ser uma conversa sobre desempenho abaixo do esperado, comportamento ou outra situação delicada. O feedback em tempo real da comunicação síncrona — especialmente em termos de emoções — é inestimável nesses casos.

Definindo diretrizes para garantir uma comunicação assíncrona eficaz

Antes de encerrar este artigo, vamos explorar mais um elemento que pode tornar a comunicação assíncrona mais eficiente: as diretrizes.

Diretrizes de tempo de resposta

Embora o trabalho assíncrono não seja imediato, as respostas também não devem demorar tempo demais. Ao implementar essa estratégia na sua empresa, defina diretrizes sobre o tempo máximo aceitável para responder. Claro, isso dependerá muito da distribuição dos horários da sua equipe. Se você tem pessoas trabalhando em fusos horários opostos, algo como 8 a 12 horas pode ser um bom ponto de partida. Se todos os colaboradores estão no mesmo fuso, pode tentar 4 a 6 horas ou menos.

Diretrizes de contexto

Como mencionado anteriormente, o trabalho assíncrono envolve menos mensagens, mas mais elaboradas. Se você omitir detalhes importantes nas suas mensagens, pode causar atrasos significativos. A gravidade desses atrasos dependerá, naturalmente, das suas diretrizes de tempo de resposta, o que reforça ainda mais a importância delas. Por isso, é recomendável criar regras sobre quanta informação cada pessoa deve incluir nas suas mensagens. De modo geral, porém, comunicar em excesso é a opção preferível.

Considerações finais

Embora o trabalho síncrono seja amplamente adotado ao redor do mundo, a comunicação assíncrona tem muito potencial. Para muitas empresas, ela pode oferecer uma série de vantagens — contribuindo para acelerar o crescimento.

No entanto, o conceito não está livre de desafios. Pode ser difícil de implementar, sendo a gestão da força de trabalho uma das partes mais complexas dessa transição.

Mas, com as ferramentas certas e uma abordagem eficaz, você conseguirá aproveitar esse modelo no seu negócio. Aplicativos de time tracking de alta qualidade serão indispensáveis se você quiser fazer essa mudança. Eles trazem uma série de benefícios adicionais ao mesmo tempo, tornando-se um investimento que vale a pena — independentemente de como a sua equipe se comunica no longo prazo.