Com o crescente número de empresas que adotam o teletrabalho e o trabalho remoto , o conceito de trabalho assíncrono ganha cada vez mais importância. Embora esteja se popularizando, talvez você nunca tenha ouvido falar em trabalho assíncrono. Neste artigo, vamos explorar esse conceito em detalhes.
Vamos abordar o que é trabalho assíncrono, quais vantagens ele oferece e como se compara à sua contraparte tradicional — a comunicação síncrona. Também exploraremos como você pode usar o trabalho assíncrono em sua empresa com a ajuda do controle de tempo.
O que é trabalho assíncrono?
Começando pelo básico, o trabalho assíncrono é um estilo de trabalho que não envolve comunicação em tempo real. Ele depende inteiramente da disponibilidade dos indivíduos dentro de uma empresa. Equipes que trabalham de forma assíncrona não compartilham horários — cada um de seus funcionários tem a liberdade de concluir seu trabalho quando quiser. Como resultado, o trabalho assíncrono exige muito mais planejamento do que a comunicação síncrona. No entanto, ele pode oferecer diversas vantagens em comparação com sua contraparte mais comum, como maior autonomia para os funcionários.
Abordaremos os benefícios — bem como as desvantagens — do trabalho assíncrono em breve. Antes disso, vamos compará-lo ao trabalho síncrono e explorar as principais diferenças entre os dois.
Trabalho assíncrono versus trabalho síncrono
Como já mencionado, o trabalho assíncrono não envolve comunicação em tempo real. Isso significa que não haverá feedback em tempo real para sua equipe se você usar essa estratégia. Consequentemente, a principal diferença entre o trabalho assíncrono e o síncrono pode ser resumida a um conceito: planejamento. Isso inclui não apenas o quanto de planejamento sua empresa precisará fazer, mas também com quanta antecedência esse planejamento deverá ser feito.
Tenha isso em mente para determinar quando o trabalho assíncrono não é a melhor opção, o que abordaremos mais adiante. Por ora, vejamos alguns exemplos de cada um, começando pela estratégia mais comum: comunicação síncrona .
Exemplos de trabalho síncrono
O trabalho síncrono pode ocorrer praticamente em qualquer lugar — tanto no escritório quanto remotamente. Alguns exemplos incluem:
- Reuniões por vídeo
- Conversas de bate-papo em tempo real
- Discussões presenciais
Exemplos de trabalho assíncrono
Embora os canais de comunicação assíncrona possam ser usados para trabalho síncrono, geralmente não há expectativa de resposta imediata. Uma maneira fundamental de identificar esses canais é verificar se eles possuem indicadores de atividade. Caso não possuam, provavelmente são destinados à comunicação assíncrona. Exemplos importantes desses indicadores são:
- Aplicativos de gerenciamento de projetos e tarefas (geralmente com funcionalidade de comentários)
- Tópicos de discussão em aplicativos de bate-papo
Os benefícios do trabalho assíncrono para o seu negócio
Após explorarmos os fundamentos do conceito, vejamos agora como o trabalho assíncrono pode ajudar sua empresa a ter sucesso.
Maior autonomia e responsabilidade dos funcionários
Maior autonomia é tanto uma consequência quanto uma exigência fundamental do trabalho assíncrono. Afinal, a ausência de comunicação em tempo real significa que sua equipe precisará tomar muito mais decisões por conta própria. Caso contrário, perderiam tempo esperando por instruções. Isso pode ser um pouco estressante, principalmente para os recém-contratados. No entanto, aumentar o nível de autonomia dos funcionários pode trazer muitos benefícios para sua empresa.
Um exemplo dessas vantagens é o aumento da responsabilidade dos funcionários. Sua equipe será mais responsável pelo próprio trabalho, esforçando-se para dar o melhor de si com mais frequência. Isso traz muitas vantagens, que você pode explorar em nosso artigo sobre como aumentar o engajamento profissional .
Maior foco e produtividade
Um dos efeitos do trabalho assíncrono é a necessidade de comunicação menos frequente, porém mais ponderada. Afinal, seus e-mails certamente serão mais longos e detalhados do que suas conversas por chat. Mensagens podem ser uma distração para muitos profissionais, impedindo-os de se concentrarem plenamente. Consequentemente, reduzir a troca de mensagens na sua equipe diminuirá as chances de distração dos funcionários.
Reduzir as oportunidades de distração e melhorar o foco terá um efeito fundamental: aumento da produtividade. Os membros da equipe conseguirão manter a produtividade por períodos mais longos, concluindo mais tarefas.
Maior flexibilidade e equilíbrio entre vida profissional e pessoal
A ausência de comunicação em tempo real significa que sua equipe pode trabalhar quando quiser. Eles podem aproveitar seus horários de pico de produtividade para concluir suas tarefas quando estão mais produtivos. Consequentemente, seus funcionários também terão mais liberdade para cuidar de suas responsabilidades pessoais, melhorando o equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Assim como muitas coisas que exploramos aqui, isso também tem seus próprios efeitos positivos. Saiba mais sobre eles em nosso guia sobre como o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos funcionários pode impulsionar o crescimento dos negócios .
Acesso a um conjunto mais amplo de talentos
Como o horário de trabalho não importa muito em um ambiente de trabalho assíncrono, você pode contratar profissionais do mundo todo. Isso pode abrir um leque de oportunidades para o seu negócio, seja para encontrar talentos de alta qualidade ou com preços mais acessíveis. Oferecer flexibilidade também tornará sua empresa mais atraente para os melhores profissionais do seu setor.
Os desafios da implementação do trabalho assíncrono
Embora o conceito tenha muitas vantagens, ele não está isento de algumas desvantagens. Vamos explorá-las a seguir, começando por uma óbvia — porém confusa: a comunicação.
Comunicação
Embora a falta de comunicação em tempo real seja a principal característica do trabalho síncrono, ela também pode ser uma grande desvantagem para algumas equipes . Um ambiente assíncrono exige um nível de clareza na comunicação que pode ser difícil de alcançar para algumas equipes. Comunicações pouco claras levam a mal-entendidos , que, por sua vez, causam atrasos . Consequentemente, algumas equipes podem não se adaptar bem a essa estratégia.
Gestão e Confiança
Gerenciar uma equipe de profissionais sem comunicação em tempo real pode ser um desafio. Afinal, você não poderá fornecer feedback à sua equipe nem verificar se eles entenderam sua solicitação corretamente em tempo real.
Outro fator intimamente relacionado a isso é a confiança. Afinal, você não precisará gerenciar funcionários em quem confia muito. Construir confiança geralmente leva tempo, mas pode levar ainda mais tempo em um ambiente de trabalho assíncrono.
Tarefas Interdependentes
Tarefas com muitas interdependências serão mais difíceis de serem executadas com comunicação assíncrona. Especificamente, essas tarefas progredirão mais lentamente. Felizmente, você pode atenuar essa desvantagem com um planejamento cuidadoso. Determinar com antecedência o máximo possível das tarefas que cada profissional precisará realizar ajudará a evitar atrasos desnecessários.
Aproveitando o trabalho assíncrono com um rastreador de tempo
Após explorarmos os desafios do trabalho assíncrono, podemos agora abordar como você pode superá-los. Usaremos uma ferramenta de produtividade que você provavelmente já utiliza em sua empresa: um software de controle de tempo .
Garanta a produtividade com o monitoramento do tempo e do nível de atividade
Como o trabalho assíncrono é realizado remotamente, tanto ele quanto os arranjos de trabalho remoto compartilham a mesma preocupação fundamental para os gestores: a produtividade . Mais precisamente, muitos líderes temem que suas equipes comecem a trabalhar menos do que o previsto. No entanto, garantir que isso não aconteça é simples com aplicativos de controle de tempo. Em geral, eles são indispensáveis para qualquer horário de trabalho flexível — independentemente do estilo de comunicação. Uma variedade de dados monitorados, como tempo e níveis de atividade, também ajudará a construir confiança com sua equipe.
Gerencie projetos e tarefas em um só lugar
Muitos aplicativos de alta qualidade permitem gerenciar projetos e tarefas no mesmo lugar onde você controla o tempo. Isso pode ser excelente para garantir que os membros da sua equipe estejam cientes do que todos os outros estão fazendo. Como resultado, eles poderão priorizar suas tarefas corretamente para maximizar a eficiência.
Acompanhe o trabalho concluído
Continuando no tema de tarefas, um sistema de gerenciamento de tarefas também ajudará você a acompanhar o trabalho concluído. Usando um aplicativo de alta qualidade que ofereça status personalizáveis , você pode até organizar as tarefas concluídas. Por exemplo, no WebWork, você tem a possibilidade de criar status de tarefas separados para tarefas que estejam:
- Totalmente concluído
- Aguardando mais informações
- Aguardando o trabalho de outra pessoa
- Aguardando revisão
Além das tarefas, outra excelente maneira de acompanhar o progresso são as reuniões diárias de acompanhamento (stand-up) . Caso você não saiba, uma reunião de acompanhamento é um breve encontro com um propósito específico: atualizar-se sobre o andamento das atividades . A reunião de acompanhamento, por sua vez, é a versão virtual dessas reuniões. Alguns softwares de controle de tempo de alta qualidade oferecem reuniões de acompanhamento automáticas que você pode configurar com apenas alguns cliques. Por exemplo, o WebWork pode enviar várias reuniões de acompanhamento para cada departamento da sua empresa pelo WebWork Chat ou Slack. Confira nossa integração com o Slack para saber mais.
Detectar e eliminar distrações
Uma das principais vantagens do trabalho assíncrono é a redução das distrações . Um rastreador de tempo de alta qualidade pode ajudar você a otimizar ainda mais esse processo. Por exemplo, o WebWork permite que você classifique diversos aplicativos e sites como produtivos , neutros ou improdutivos . Conforme seus funcionários trabalham em seus computadores com o rastreador ativado, ele detecta plataformas improdutivas. O WebWork, então, alerta sua equipe para não gastar tempo nesses sites e aplicativos, ajudando a evitar os efeitos negativos das distrações.
Melhorar a comunicação e estabelecer canais de emergência
Você talvez não tenha pensado nisso, mas os aplicativos de controle de tempo podem ser excelentes para melhorar a colaboração . Alguns dos melhores oferecem ferramentas de comunicação integradas, como chat e videoconferências. Mas alguns dos melhores aplicativos de controle de tempo, como o WebWork, oferecem ainda mais funcionalidades com múltiplos canais .
Um dos principais motivos para se ter diferentes canais de chat é estar preparado para emergências . Nessas situações, você precisa que sua equipe consiga responder rapidamente. Isso nos leva perfeitamente ao nosso próximo ponto de discussão: os casos em que o trabalho assíncrono não é a melhor opção.
Quando o trabalho assíncrono não é a melhor opção?
Em alguns casos, a comunicação em tempo real é insubstituível. Felizmente, não há muitos exemplos disso. Os que vamos explorar agora são:
- Situações de emergência
- Conversas difíceis
Situações de emergência
Se ocorrer uma emergência na sua empresa, você precisará que a equipe aja imediatamente . Ao contrário de quase todas as outras tarefas, as emergências não podem ser planejadas com antecedência. Isso ressalta a importância de canais de comunicação síncronos dedicados — embora você só deva usá-los raramente.
Conversas difíceis
Se você precisar ter uma conversa difícil com um funcionário, fazê-la pessoalmente provavelmente é a melhor opção. Pode ser uma conversa sobre baixo desempenho, comportamento inadequado ou outra situação delicada. O feedback em tempo real da comunicação síncrona — especialmente em termos de emoções — é inestimável nesses casos.
Estabelecer diretrizes para garantir uma comunicação assíncrona eficaz
Antes de encerrar este artigo, vamos explorar mais um aspecto que pode ajudar a melhorar a comunicação assíncrona: as diretrizes .
Diretrizes de tempo de resposta
Embora o trabalho assíncrono não seja imediato, também não deve ser atrasado por muito tempo . Ao implementar essa estratégia na sua empresa, defina diretrizes sobre o tempo aceitável para as respostas. Obviamente, isso dependerá muito da distribuição dos horários da sua equipe. Se você tiver pessoas trabalhando em lados opostos do mundo, algo em torno de 8 a 12 horas pode ser um bom começo. Se todos os seus funcionários estiverem no mesmo fuso horário, você pode tentar de 4 a 6 horas ou menos.
Diretrizes contextuais
Como mencionado anteriormente, o trabalho assíncrono envolve menos mensagens, porém mais bem elaboradas. Se você esquecer algum detalhe importante em suas mensagens, poderá causar grandes contratempos . A gravidade desses contratempos dependerá, obviamente, das suas diretrizes de tempo de resposta, o que reforça ainda mais a importância delas. Por isso, é prudente criar regras sobre a quantidade de informações que cada pessoa deve incluir em suas mensagens. De modo geral, porém, comunicar em excesso é a opção preferida.
Pensamentos finais
Embora o trabalho síncrono seja difundido em todo o mundo, a comunicação assíncrona tem um grande potencial . Para muitas empresas, ela pode oferecer diversas vantagens, ajudando a acelerar seu crescimento.
No entanto, o conceito não está isento de falhas. A integração pode ser desafiadora, sendo a gestão da força de trabalho uma das partes mais difíceis da transição.
Mas, com as ferramentas certas e uma abordagem eficaz, você poderá tirar proveito disso para o seu negócio. Aplicativos de controle de tempo de alta qualidade serão indispensáveis se você quiser fazer a transição. Eles oferecerão diversos benefícios adicionais, tornando-se um investimento que vale a pena, independentemente de como sua equipe se comunica a longo prazo.
